12個常見的員工排班問題及其解決方案

員工調度很容易成為經理和企業主必須處理的最具挑戰性的任務之一。 在必須兼顧員工與各種日程安排需求、休假請求和不同技能組合之間，日程安排可能非常耗時。

難怪許多經理都在努力製定公平和平衡的工作時間表。 輪班安排是一個相當高的要求。

尤其是如果您仍在手動創建員工日程安排，您就會面臨日程安排問題、錯誤和員工不滿。

根據研究，手動調度導致：

• 經理 20% 的時間浪費在製定工作計劃上
• 由於手動創建計劃的錯誤，營業額增加了 174%
• 創建手動工作計劃每年浪費 140 小時

這個故事的主旨？ 使用數字解決方案，例如員工調度軟件。

通過自動化調度，您能夠提供一致的結果、減少錯誤、降低成本、最大限度地提高員工生產力並提高員工的整體滿意度。

自動調度的好處

• 全面了解每位員工的可用性
• 避免加班和限制
• 簡化溝通
• 更高效的調度
• 節省時間和金錢
• 輕鬆的任務委派
• 更少的周轉率
• 簡化日常操作

到現在為止，您可能已經了解到，制定一個讓您和您的員工開心的適當、公平的時間表是一項全職工作。

可以理解的是，許多業主和管理者都束手無策，但對於每一個問題，都有一個解決方案。

最後一分鐘安排

把事情留到最後一刻從來都不是一個好主意。 據《福布斯》報導，經理應盡快提供員工名冊，因為“這會使員工陷入困境，不得不在個人責任和工作之間做出選擇。 其他企業會隨時更改時間表，這也會給員工帶來很多問題。” 管理人員必須考慮員工的工作與生活平衡。

確保您提前計劃好輪班時間表，讓每個人（包括經理）都有機會消化名冊並確保他們可以工作。 建議至少提前 2 週，並確保您始終如一。 為避免進一步的日程安排問題，請檢查您所在的州是否有提前製定日程安排的法律，以確保您遵守規定。

提前安排會讓人頭疼，但不會像必須徹底檢查已經發布的時間表那樣讓人頭疼。

為了使其盡可能簡單，請使用只需要根據公司需求和員工可用性進行調整的計劃模板。

缺乏適當的技術

仍在使用筆和紙來創建和分發員工名冊的經理不僅使他們的生活變得困難了一百萬倍，而且他們很容易出現日程安排問題和溝通不暢。 更糟糕的是，大量的來回通話和消息既費時又低效，並且可能導致其他問題，例如不適當的消息傳遞和缺乏工作/生活分離。

現在是 21 世紀，技術讓管理人員的生活變得更加輕鬆。 借助 Connecteam 等功能強大且易於使用的員工排班軟件，您可以緩解排班問題並簡化溝通。

• 借助拖放、定期輪班、調度衝突警報、加班、限制警報等高級功能，在幾分鐘內創建完全可定制的員工時間表。
• 經理有完整的日程安排監督，可以確保員工收到並查看了帶有自動警報和通知的日程安排。
• 員工可以分享他們的可用性，從而為管理人員節省大量時間。
• 使用輪班筆記、位置和附加文件確認員工在到達輪班時確切知道該做什麼。
• 設置換班限制，只允許某些員工根據他們的資格選擇特定的班次。
• 允許員工接班並接收自動警報，以確保涵蓋所有班次。
• 應用內溝通減少了溝通不暢、來回通話和混亂。
• 經理可以實時監督誰已閱讀或未閱讀應用內消息； 錯過信息或電話的日子已經一去不復返了。
• 發送有針對性的 1:1 消息或創建群組以輕鬆與團隊或部門取得聯繫。

這些特性和功能增加了工作場所的組織性，並在日程安排問題發生之前就停止了。 通過投資員工調度軟件來為您的企業取得成功做好準備非常重要。 它將確保簡化勞動力管理。

員工困惑

員工在輪班方面的困惑可能有很多原因，包括輪班的不可預測性和最後一刻的變化。

如果沒有一致性，或者人們一時興起換班，沒有系統來跟踪這一切，它可能會對工作場所造成嚴重破壞。

避免這些調度問題是最好的解決方案，所以讓我們看看如何做到這一點。

1. 一致性：使用計劃模板作為重複計劃，僅在員工需要休假或公司需要進行人員變動時進行調整。 這樣一來，員工就會對即將到來的輪班有重要的通知，如果需要進行更改，他們有責任確保輪班得到覆蓋。
2. 輪班調換：輪班調換不一定是問題，但跟踪調換可能會變得複雜，因此員工不知道最終實際安排了誰。 使用員工調度軟件來消除這個調度問題。 確保員工只能與其他符合條件的員工進行輪班並需要經理批准，並且當輪換獲得批准時，時間表將自動更新。

創建一致的日程安排和使用日程安排軟件都可以確保員工不再感到困惑，因此他們會出現在正確的地點和正確的時間。

關閉

“Clopen”是由“close”和“open”這兩個詞創造的術語。 這實際上意味著您的員工有當天的最後一個班次和第二天的第一個班次。 這可能意味著您的員工可以連續工作兩班，而無法回家休息一下。 這通常發生在醫院、餐館和其他 24 小時營業的場所。

那麼，您如何確保您的員工避免可怕的 cloopen 呢？ 歸結為日程管理。

擁有調度管理軟件來檢測調度問題，例如衝突的班次或過於靠近的班次。 否則，這意味著所涉及的經理在進行日程的最後放映時必須對 cloopen 保持敏銳的觀察力。

如果不同的經理負責時間表的不同部分（可能有一個夜班經理，另一個負責白天），也可能會發生 Clopens。 為避免這種日程安排問題並確保您的員工保持快樂，管理人員之間的聯繫至關重要，以確保員工得到他們應得的休息時間。 同樣，安裝正確的軟件可以幫助企業檢測這些問題。

加班螺旋失控

您的員工在加班時仍然高效嗎？ 如果答案是“是”，那麼就沒有必要改變現狀。

但是，加班通常會成為一個問題，並對生產力產生負面影響。 這也是企業的額外成本，因此應盡可能避免。

如果公司需要加班，請務必限制批准的加班小時數，以免員工利用加班福利。 這可以使用調度應用程序來完成。 批准一定數量的加班； 這也確保了政府的合規性，因為各縣根據加班時間要求支付不同的工資。

待命安排

客戶需求可能無法預測，因此一些公司更喜歡讓員工待命或隨叫隨到。 這種做法包括讓員工在輪班開始之前打電話來確定是否需要他們。

如果輪班設置為安靜，則可以告訴員工不要來輪班。

這種做法讓員工感到沮喪，因為他們無法制定計劃，監管機構也越來越反對這種概念。

咖啡連鎖店星巴克和零售商 Gap 和 Abercrombie & Fitch (A&F) 只是一些承諾取消這種做法的公司。

隨時可用的調度問題的解決方案 - 管理人員需要數據才能了解過去的趨勢並能夠做出調度預測。 作業調度軟件可以幫助解決這個問題，消除了待命調度的需要並提高了員工的滿意度。

不均等的班次分配

依靠少數員工來完成特定任務是很常見的，例如關閉或開設商店。 總會有最喜歡的員工，​​即使你試圖保持客觀。

但是，如果您不小心，您可能會發出錯誤的信息，即您偏愛蘇珊史密斯而不是其他員工，或者您認為約翰麥克唐納無法勝任在該兌現時出現的任務。

如果您擁有正確的 rota 軟件系統，則可以完全避免這些情況。 選擇正確的管理軟件將緩解您的日程安排問題並確保遵守勞動法。

作為小企業主，當您優化日程安排時，您會注意到員工滿意度的巨大變化，以便您的員工在獲得他們喜歡的班次的同時也考慮到經驗，這最終會增加利潤。

凌亂的換檔

允許工人換班有利也有弊。

允許員工管理自己的時間可能意味著您的責任更少，但如果更改沒有正確傳達，可能會導致日程安排問題，包括員工之間的混亂和混亂。

調換可能會導致工人忘記他們的新班次，或者您最終可能會遇到合格員工與初級員工調換的情況，並且缺乏經驗豐富的值班工人。

有一些簡單的解決方案可以避免混亂的換檔。

1. 您可以製定一個程序，要求想要換班的員工與管理層聯繫以獲得換班的批准。
2. 使用強大的員工調度軟件，您可以在其中監督換班。

Connecteam 等調度軟件允許員工換班，但只能與其他合格的員工換班，並且需要經理的批准。 一旦換班獲得批准，時間表就會更新，以便每個人都知道這些變化，如果有人忘記了他們的班次，您就會知道該聯繫誰。

員工短缺

如果您沒有足夠的員工來輪班，那麼日程安排問題是不可避免的。

您不僅需要有足夠的員工來輪班，還需要在有人生病或休假時為員工提供保障。

如果人手不足，客戶將獲得更差的服務，員工會感到過度勞累和不滿意。

紙面上解決這個問題的方法很簡單，僱傭更多的全職或兼職員工。 但生活並不總是那麼簡單。 由於許多原因，這可能不是一個可行的選擇。 因此，利用現有資源，您需要找到一種讓客戶滿意和員工滿意的方法。

您可以使用軟件來優化當前用檸檬製作檸檬水的勞動力。 勞動力管理優化有助於實現流程自動化、保持合規性並解決基本業務問題。

最後一分鐘員工缺勤

我們都是人，有時會發生一些事情，使我們無法開始工作。

福布斯指出，“平均而言，有 3% 的全職帶薪員工定期缺勤。 2.1% 因生病或受傷缺席，0.9% 因其他原因缺席”。

我們並不是說應該容忍員工頻繁缺勤，但如果員工由於任何原因無法上班，就會導致日程安排問題。

那麼，如何輕鬆解決最後一刻的員工缺勤問題呢？ 這個調度問題有幾個解決方案。

1. 您還可以確保您的員工手冊對員工缺勤有明確的政策、程序和後果，這樣您就可以盡可能避免最後一刻的缺勤。 但是，當員工生病且無法工作時，這些政策將無助於您的業務。 這些政策只會讓員工害怕打電話，這可能會造成不打電話/不出現的情況。
2. 您可以確保每個班次至少有一名後備員工，如果員工在最後一分鐘不可用，則可以工作。 如果需要後備員工，您可以使用軟件自動通知他們上班。

使用員工調度軟件，解決這些最後一分鐘的員工缺勤將變得不那麼困難。 團隊成員會感謝經理和同事的支持，而不是面對一個人的失敗。

沒有控製或監督

缺乏控製或調度監督可能會給人力資源經理或負責創建員工名冊的人帶來嚴重的麻煩。 許多經理依靠他們的個人電話向員工傳遞消息和更新。 這些電話和消息可能無人接聽或無人查看，使管理人員幾乎無法控制和監督。

這些調度問題的快速解決方案是什麼？

1. 您可以製定明確的公司政策和程序，如果員工的日程安排有問題，他們必須遵守這些政策和程序。 例如，如果員工需要有人代班或遲到，您可以要求員工打電話，而不是發送消息。 如果經理不回答，他們必須到場上班。
2. 您可以要求員工自己尋找替代人員，如果他們找不到替代人員，他們將需要出現在輪班中。
3. 投資員工調度軟件來解決這個問題。 Connecteam 等軟件為管理人員提供了全面的監督和日程控制。 經理可以發佈時間表，允許員工申請輪班，並批准輪班。 實時通知會轉發給經理以批准或拒絕更改，一旦做出決定，就會通知員工並更新時間表。 可以將限制設置為僅允許合格的員工要求或與其他員工交換輪班。

無法隨時隨地管理工作計劃

經理們在忙碌中並不少見。 即使是忙碌的經理也需要處理日程安排問題、衝突和更新。

為了盡可能順利和高效地管理這種情況，管理人員可以從任何地方訪問日程安排和員工信息，這一點很重要。

這些常見調度問題的解決方案很簡單：使用員工調度軟件。 使用 Connecteam，您可以在旅途中輕鬆快速地編輯或創建新班次。 經理還可以通過應用程序內的聊天查看輪班信息並與相關員工進行交流，所有這些都直接通過他們的移動設備，從他們的手掌開始。

關於員工排班問題的最終決定

雖然調度問題不是 100% 可以避免的，但它們是可以管理的。 最後，這一切都歸結為溝通和組織。

我們強烈建議您通過單擊按鈕創建、更改和發布計劃的計劃軟件。 無休止的 Excel 電子表格的時代已經結束。 使用員工調度應用程序將為您節省大量時間，因此您可以專注於對您的業務真正重要的事情。