12 распространенных проблем с расписанием сотрудников и их решения

Составление графика работы сотрудников — одна из самых сложных задач, с которыми приходится сталкиваться руководителям и владельцам бизнеса. Между необходимостью манипулировать персоналом с различными потребностями в расписании, запросами на отгулы и различными наборами навыков планирование может занимать чрезвычайно много времени.

Неудивительно, что многие менеджеры изо всех сил пытаются создать справедливый и сбалансированный график работы. График смены — довольно сложная задача.

Особенно, если вы все еще вручную создаете расписание сотрудников, вы подвергаете себя проблемам с расписанием, ошибкам и неудовлетворенности сотрудников.

Ручное планирование, согласно исследованию, вызывает:

• 20% времени менеджера тратится на составление графика работы
• На 174 % больше текучести кадров из-за ошибок при составлении расписания вручную
• 140 часов ежегодно тратится впустую на составление ручного графика работы

Мораль этой истории? Используйте цифровое решение, такое как программное обеспечение для планирования сотрудников.

Автоматизируя планирование, вы можете получать стабильные результаты, меньше ошибок, сокращать затраты, максимально повышать производительность сотрудников и повышать общую удовлетворенность сотрудников.

Преимущества автоматического планирования

• Полная видимость доступности каждого сотрудника
• Избегайте сверхурочной работы и ограничений
• Оптимизируйте общение
• Более эффективное планирование
• Экономьте время и деньги
• Делегирование задач без стресса
• Меньшая скорость оборота
• Оптимизированные ежедневные операции

К настоящему моменту вы, вероятно, уже поняли, что создание правильного, справедливого графика, который сделает вас и ваших сотрудников счастливыми, — это работа на полный рабочий день.

Понятно, что многие владельцы и менеджеры в растерянности, но для каждой проблемы есть решение.

Расписание в последнюю минуту

Оставлять дела на последний момент — не лучшая идея. Согласно Forbes, менеджер должен сделать список сотрудников доступным как можно скорее, потому что «это может поставить сотрудников в безвыходное положение, когда им придется выбирать между личными обязанностями и работой. Другие предприятия меняют график в любой момент, что также может создать массу проблем сотрудникам». Менеджеры должны учитывать баланс между работой и личной жизнью своих сотрудников.

Убедитесь, что вы планируете свои сменные графики заблаговременно, чтобы дать всем возможность (включая менеджеров) переварить список и убедиться, что они готовы к работе. Рекомендуется по крайней мере за 2 недели, и убедитесь, что вы последовательны. Чтобы избежать дальнейших проблем с расписанием, заранее проверьте, есть ли в вашем штате законы о создании расписаний, чтобы убедиться, что вы их соблюдаете.

Заблаговременное планирование может создать головную боль, но не так много, как необходимость полностью пересмотреть уже опубликованное расписание.

Чтобы сделать это максимально простым, используйте шаблон расписания, который нужно только настроить в соответствии с потребностями компании и доступностью сотрудников.

Отсутствие надлежащей технологии

Менеджеры, которые все еще используют ручку и бумагу для создания и распространения списка сотрудников, не только усложняют себе жизнь в миллион раз, но и склонны к проблемам с расписанием и недопониманию. Хуже того, множество звонков и сообщений туда и обратно отнимают много времени, неэффективны и могут привести к другим проблемам, таким как неуместный обмен сообщениями и отсутствие разделения между работой и личной жизнью.

На дворе 21 век, и технологии значительно облегчили жизнь менеджеров. С помощью мощного и простого в использовании программного обеспечения для планирования сотрудников, такого как Connecteam, вы можете упростить планирование и упростить общение.

• Создавайте полностью настраиваемые расписания сотрудников за считанные минуты с расширенными возможностями, такими как перетаскивание, повторяющиеся смены, оповещения о конфликтах в расписании, сверхурочные, оповещения об ограничениях и т. д.
• Менеджеры имеют полный контроль над расписанием и могут следить за тем, чтобы сотрудники получали и просматривали расписание с помощью автоматических предупреждений и уведомлений.
• Сотрудники могут делиться своей доступностью, экономя менеджерам массу времени.
• Подтвердите, что сотрудники точно знают, что делать, придя на смену, с помощью заметок о смене, местоположения и прикрепленных файлов.
• Установите ограничения на обмен сменами и разрешите брать определенные смены только определенным сотрудникам в зависимости от их квалификации.
• Разрешите сотрудникам забирать открытые смены и получать автоматические оповещения, чтобы обеспечить охват всех смен.
• Общение внутри приложения уменьшает количество недопонимания, звонков туда-сюда и путаницы.
• Менеджеры в режиме реального времени следят за тем, кто читал или не читал сообщения в приложении; прошли дни пропущенных сообщений или звонков.
• Отправляйте целевые сообщения один на один или создавайте группы, чтобы легко связаться с командой или отделом.

Эти функции и возможности улучшают организацию рабочего места и предотвращают проблемы с планированием еще до того, как они возникнут. Важно настроить свой бизнес на успех, инвестируя в программное обеспечение для планирования сотрудников. Это обеспечит упорядоченное управление персоналом.

Замешательство сотрудников

Путаница среди сотрудников, когда дело доходит до смен, может возникать по многим причинам, включая непредсказуемость смен и изменения в последнюю минуту.

Если нет последовательности или люди меняются сменами по прихоти, без системы, которая бы все это отслеживала, это может привести к хаосу на рабочем месте.

Избежать этих проблем с расписанием — лучшее решение, поэтому давайте посмотрим, как это сделать.

1. Последовательность : используйте шаблон расписания в качестве повторяющегося расписания и вносите коррективы только тогда, когда сотрудникам требуется отпуск или компании необходимо внести кадровые изменения. Таким образом, сотрудники будут иметь значительное уведомление о предстоящих сменах, и если необходимо внести изменения, они несут ответственность за обеспечение покрытия смены.
2. Обмен сменами : обмен сменами не обязательно является проблемой, но отслеживание смены может быть сложным, поэтому сотрудники не знают, кто на самом деле запланирован в конце. Используйте программное обеспечение для планирования сотрудников, чтобы устранить эту проблему планирования. Убедитесь, что сотрудники могут обмениваться сменами только с другими квалифицированными сотрудниками и требуют одобрения менеджера, и расписание будет автоматически обновляться после утверждения обмена.

Как создание последовательного графика, так и использование программного обеспечения для планирования гарантируют, что сотрудники больше не будут сбиты с толку, поэтому они появляются в нужном месте и в нужное время.

Клопен

«Clopen» — это термин, образованный от слов «close» и «open». Фактически это означает, что у вашего сотрудника последняя смена дня и первая смена следующего дня. Это может означать, что ваш сотрудник может работать две смены подряд, не имея возможности пойти домой, чтобы немного вздремнуть. Это обычно происходит в больницах, ресторанах и других круглосуточных учреждениях.

Итак, как вы можете гарантировать, что ваши сотрудники избегают ужасного клопена? Это сводится к управлению расписанием.

Наличие программного обеспечения для управления расписанием для обнаружения проблем планирования, таких как конфликтующие смены или смены, которые слишком близко друг к другу. В противном случае это означает, что вовлеченный менеджер должен внимательно следить за cloopen при окончательном просмотре расписания.

Замыкание также может произойти, если разные менеджеры отвечают за разные части графика (возможно, есть менеджер ночной смены, а другой — дневной). Чтобы избежать этой проблемы с расписанием и обеспечить удовлетворение ваших сотрудников, очень важно, чтобы менеджеры поддерживали связь друг с другом, чтобы гарантировать, что сотрудники получают перерыв, которого они заслуживают. Опять же, установка правильного программного обеспечения может помочь бизнесу обнаружить эти проблемы.

Сверхурочное время выходит из-под контроля

Ваши сотрудники по-прежнему продуктивны, работая сверхурочно? Если ответ «да», то нет необходимости менять статус-кво.

Однако сверхурочная работа часто может быть проблемой и негативно влиять на производительность. Это также дополнительные расходы для бизнеса, поэтому их следует избегать, когда это возможно.

Если компания требует сверхурочной работы, обязательно ограничьте количество часов, разрешенных для сверхурочной работы, чтобы сотрудники не могли воспользоваться преимуществами сверхурочной работы. Это можно сделать с помощью приложения для планирования. Утвердить установленное количество сверхурочных часов; это также обеспечивает соблюдение требований правительства, поскольку округа требуют разных сумм оплаты в зависимости от количества сверхурочных.

Планирование по вызову

Потребительский спрос может быть непредсказуемым, поэтому некоторые компании предпочитают иметь сотрудников в резерве или на дежурстве. Эта практика заключается в том, чтобы заставить сотрудников звонить до начала их смены, чтобы определить, нужны ли они.

Если смена настроена как тихая, то сотрудникам можно запретить приходить на свою смену.

Эта практика разочаровывает сотрудников, поскольку они не могут строить планы, и регулирующие органы также все чаще выступают против этой концепции.

Сеть кофеен Starbucks и ритейлеры Gap и Abercrombie & Fitch (A&F) — лишь некоторые из компаний, которые обязались отказаться от этой практики.

Доступны решения проблем планирования по вызову — менеджерам нужны данные, чтобы иметь возможность понимать прошлые тенденции и делать прогнозы планирования. Программное обеспечение для планирования работы доступно, чтобы помочь именно в этом, устраняя необходимость в планировании по вызову и повышая удовлетворенность сотрудников.

Неравное распределение смен

Обычно полагаются на несколько избранных сотрудников для выполнения определенных задач, таких как закрытие или открытие магазина. Любимые сотрудники всегда найдутся, даже если вы стараетесь быть объективным.

Но если вы не будете осторожны, вы можете послать неверное сообщение, например, что вы предпочитаете Сьюзен Смит другим сотрудникам или что вы не думаете, что Джон Макдональд справится с задачей быть рядом, когда придет время получать деньги.

Если у вас есть правильная система программного обеспечения ротации, вы можете вообще избежать этих сценариев. Выбор правильного программного обеспечения для управления облегчит ваши проблемы с планированием и обеспечит соблюдение трудового законодательства.

Как владелец малого бизнеса, вы заметите значительные изменения в удовлетворенности сотрудников, когда вы оптимизируете расписание, чтобы ваши сотрудники получали свои предпочтительные смены, при этом также принимая во внимание опыт, что в конечном итоге увеличивает прибыль.

Грязная перестановка смен

Есть плюсы и минусы в том, чтобы позволить работникам обмениваться сменами.

Предоставление сотрудникам возможности распоряжаться своим временем может означать для вас меньшую ответственность, но если об изменениях не сообщается должным образом, это может вызвать проблемы с расписанием, включая хаос и замешательство среди сотрудников.

Обмены могут привести к тому, что работники забудут о своих новых сменах, или вы можете оказаться в ситуации, когда квалифицированный сотрудник заменяется на младшего сотрудника, а на дежурстве не хватает опытных рабочих.

Есть несколько простых решений, позволяющих избежать беспорядочной смены смены.

1. Вы можете внедрить процедуру, требующую от сотрудников, желающих поменяться сменами, связаться с руководством для утверждения смены смены.
2. Используйте надежное программное обеспечение для планирования сотрудников, в котором вы можете контролировать обмен сменами.

Программное обеспечение для планирования, такое как Connecteam, позволяет сотрудникам обмениваться сменами, но только с другими квалифицированными сотрудниками и требует одобрения менеджера. Как только обмен сменами утвержден, расписание обновляется, чтобы все знали об изменениях, и если кто-то забудет о своей смене, вы будете знать, к кому обратиться.

Нехватка сотрудников

Проблемы с расписанием неизбежны, если у вас недостаточно сотрудников для покрытия смен.

Вам нужно не только иметь достаточное количество сотрудников, чтобы покрыть смену, но и прикрыть сотрудников, когда кто-то заболеет или уйдет в отпуск.

Если у вас не хватает персонала, клиенты получат худшее обслуживание, а сотрудники будут чувствовать себя переутомленными и неудовлетворенными.

Решение этой проблемы на бумаге довольно простое, наймите больше сотрудников на полный или неполный рабочий день. Но жизнь не всегда так проста. По многим причинам это может быть нежизнеспособным вариантом. Поэтому, работая с тем, что у вас есть, вам нужно найти способ, чтобы клиенты были довольны, а сотрудники — довольны.

Вы можете использовать программное обеспечение для оптимизации рабочей силы, которую вы в настоящее время имеете, чтобы делать лимонад из лимонов. Оптимизация управления персоналом помогает автоматизировать процессы, поддерживать соответствие требованиям и решать основные бизнес-задачи.

Отсутствие сотрудников в последнюю минуту

Все мы люди, и иногда случаются вещи, из-за которых невозможно приступить к работе.

Forbes отмечает, что «в среднем 3% штатных наемных работников регулярно отсутствуют в рабочие дни. При этом 2,1% отсутствуют по болезни или травме, 0,9% отсутствуют по другим причинам».

Мы не говорим, что частые отсутствия сотрудников следует терпеть, но если сотрудник по какой-либо причине не может прийти на работу, это вызывает проблемы с расписанием.

Итак, как вы можете легко решить проблему отсутствия сотрудников в последнюю минуту? Есть несколько решений этой проблемы планирования.

1. Вы также можете убедиться, что в вашем руководстве для сотрудников есть четкие правила, процедуры и последствия отсутствия сотрудников, чтобы вы могли избежать как можно большего количества неявок в последнюю минуту. Однако эти правила не помогут вашему бизнесу, если сотрудник болен и не может работать. Политики просто заставят сотрудников бояться звонить, что может привести к ситуации отсутствия звонка/неявки.
2. Вы можете убедиться, что в каждой смене есть хотя бы один резервный сотрудник, который доступен для работы, если сотрудник недоступен в последнюю минуту. Если требуется резервный сотрудник, вы можете использовать программное обеспечение, чтобы автоматически уведомить его о выходе на работу.

С программным обеспечением для составления расписания сотрудников, устранение этих отсутствующих в последнюю минуту сотрудников станет менее сложной задачей. Члены команды будут благодарны за поддержку со стороны менеджеров и коллег, вместо того, чтобы иметь дело с одним человеком.

Нет контроля или надзора

Отсутствие контроля или надзора за расписанием может стать причиной головной боли для менеджера по персоналу или того, кто отвечает за создание реестра сотрудников. Многие менеджеры полагаются на свои личные телефоны для передачи сообщений и обновлений сотрудникам. Эти звонки и сообщения могут остаться без ответа или непросмотренными, в результате чего менеджеры практически не имеют контроля и надзора.

Какое быстрое решение этих проблем с расписанием?

1. Вы можете установить четкие политики и процедуры компании, которым должны следовать сотрудники, если у них есть проблемы со своим графиком. Например, вместо обмена сообщениями вы можете потребовать, чтобы сотрудники звонили, если им нужно, чтобы кто-то заменил их смену, или если они опаздывают. Если менеджер не отвечает, они обязаны явиться на работу.
2. Вы можете потребовать, чтобы сотрудник сам нашел замену на смену, и если он не сможет найти замену, ему нужно будет явиться на смену.
3. Инвестируйте в программное обеспечение для планирования сотрудников, чтобы справиться с этим. Такое программное обеспечение, как Connecteam, дает менеджерам полный контроль и контроль над расписанием. Менеджеры могут публиковать расписания, разрешать сотрудникам заявлять об открытых сменах и утверждать обмен сменами. Уведомления в режиме реального времени передаются менеджеру для утверждения или отклонения изменения, и как только решение принято, сотрудник уведомляется, и расписание обновляется. Могут быть установлены ограничения, позволяющие только квалифицированным сотрудникам претендовать на смены или обмениваться ими с другими сотрудниками.

Неспособность управлять графиком работы на ходу

Для менеджеров не редкость быть на ходу. Даже работающим менеджерам приходится иметь дело с проблемами планирования, конфликтами и обновлениями.

Чтобы справиться с этой ситуацией как можно более плавно и эффективно, важно, чтобы менеджеры имели доступ к расписаниям и информации о сотрудниках из любого места.

Решение этих распространенных проблем с расписанием простое: используйте программное обеспечение для планирования сотрудников. С Connecteam вы можете легко и быстро редактировать или создавать новые смены, находясь в пути. Менеджеры также могут просматривать информацию о смене и общаться с соответствующими сотрудниками через чат в приложении прямо через свои мобильные устройства с ладони.

Заключительное слово о проблемах планирования сотрудников

Хотя проблем с расписанием нельзя избежать на 100%, ими можно управлять. В конце концов, все сводится к общению и организации.

Мы настоятельно рекомендуем программное обеспечение для планирования, которое позволяет создавать, изменять и публиковать расписания одним нажатием кнопки. Время бесконечных электронных таблиц Excel прошло. Использование приложения для планирования сотрудников сэкономит вам много времени, поэтому вы сможете сосредоточиться на вещах, которые действительно важны для вашего бизнеса.