12 일반적인 직원 일정 문제 및 해결 방법

직원 일정은 관리자와 비즈니스 소유자가 처리해야 하는 가장 어려운 작업 중 하나입니다. 다양한 일정 요구 사항, 휴가 요청 및 다양한 기술 집합을 가진 직원을 저글링해야 하는 경우 일정을 잡는 데 시간이 매우 많이 소요될 수 있습니다.

많은 관리자들이 공정하고 균형 잡힌 작업 일정을 만들기 위해 고군분투하는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 교대 근무 일정은 유지 관리하기가 꽤 까다로운 주문입니다.

특히 직원 일정을 여전히 수동으로 생성하는 경우 일정 문제, 오류 및 직원 불만이 발생할 수 있습니다.

연구에 따르면 수동 스케줄링은 다음을 유발합니다.

• 관리자 시간의 20%는 작업 일정을 만드는 데 낭비됩니다.
• 수동 일정 생성 오류로 인해 174% 더 많은 회전율 발생
• 수작업 스케줄 생성으로 연간 140시간 낭비

이 이야기의 교훈? 직원 일정 관리 소프트웨어와 같은 디지털 솔루션을 사용합니다.

일정 자동화를 통해 일관된 결과를 제공하고, 실수를 줄이고, 비용을 절감하고, 직원 생산성을 극대화하고, 전반적인 직원 만족도를 높일 수 있습니다.

자동 스케줄링의 이점

• 모든 직원의 가용성에 대한 완전한 가시성
• 초과 근무 및 제한 피하기
• 커뮤니케이션 간소화
• 보다 효율적인 스케줄링
• 시간과 비용 절약
• 스트레스 없는 작업 위임
• 회전율 감소
• 간소화된 일상 업무

지금쯤이면 자신과 직원을 행복하게 하는 적절하고 공정한 일정을 만드는 것이 정규직이라는 것을 배웠을 것입니다.

당연히 많은 소유주와 관리자가 어려움을 겪지만 모든 문제에는 해결책이 있습니다.

막바지 일정

일을 마지막 순간까지 미루는 것은 결코 좋은 생각이 아닙니다. Forbes에 따르면 관리자는 직원 명단을 가능한 한 빨리 공개해야 합니다. 다른 사업체들은 예고 없이 일정을 변경해 직원들에게도 많은 문제를 야기할 수 있다”고 말했다. 관리자는 직원의 일과 삶의 균형을 고려해야 합니다.

모든 사람(관리자 포함)이 명단을 소화하고 근무할 수 있는지 확인하기 위해 교대 일정을 미리 계획해야 합니다. 최소 2주 전에 권장하고 일관성을 유지하십시오. 추가 일정 문제를 방지하려면 해당 주에 일정을 만드는 법이 있는지 미리 확인하여 규정을 준수하고 있는지 확인하십시오.

미리 일정을 잡으면 골치 아픈 일이 생길 수 있지만 이미 게시된 일정을 완전히 점검해야 하는 것만큼 골칫거리가 되지는 않습니다.

최대한 간단하게 하려면 회사의 필요와 직원 가용성에 따라 조정하면 되는 일정 템플릿을 사용합니다.

적절한 기술의 부족

여전히 펜과 종이를 사용하여 직원 명단을 만들고 배포하는 관리자는 자신의 삶을 백만 배 더 힘들게 만들 뿐만 아니라 일정 문제와 잘못된 의사 소통을 하기 쉽습니다. 설상가상으로 수많은 통화 및 메시지가 시간을 소모하고 비효율적이며 부적절한 메시지 및 일과 삶의 분리 부족과 같은 다른 문제로 이어질 수 있습니다.

지금은 21세기이며 기술은 관리자의 삶을 훨씬 더 쉽게 만들었습니다. Connecteam과 같은 강력하고 사용하기 쉬운 직원 일정 소프트웨어를 사용하면 일정 문제를 완화하고 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다.

• 끌어서 놓기, 반복되는 교대 근무, 일정 충돌 알림, 초과 근무, 제한 알림 등과 같은 고급 기능을 사용하여 완전히 사용자 지정 가능한 직원 일정을 몇 분 안에 생성합니다.
• 관리자는 일정을 완벽하게 감독하며 직원이 자동화된 경고 및 알림을 통해 일정을 받고 확인하도록 할 수 있습니다.
• 직원은 가용성을 공유하여 관리자의 시간을 엄청나게 절약할 수 있습니다.
• 교대 근무 메모, 위치 및 첨부 파일을 통해 직원이 교대 근무를 위해 도착할 때 무엇을 해야 하는지 정확히 알고 있는지 확인합니다.
• 교대 근무 제한을 설정하고 특정 직원만 자격에 따라 특정 교대 근무를 선택하도록 허용합니다.
• 직원이 열린 교대조를 선택하고 자동 알림을 수신하여 모든 교대조가 처리되도록 합니다.
• 인앱 커뮤니케이션은 잘못된 의사 소통, 왕복 통화 및 혼란을 줄입니다.
• 관리자는 누가 인앱 메시지를 읽었는지 여부를 실시간으로 감독합니다. 부재중 메시지나 전화의 시대는 지났습니다.
• 대상 1:1 메시지를 보내거나 그룹을 만들어 팀이나 부서와 쉽게 연락할 수 있습니다.

이러한 기능은 작업장 구성을 향상시키고 문제가 발생하기 전에 일정 문제를 중지합니다. 직원 일정 소프트웨어에 투자하여 비즈니스를 성공으로 이끄는 것이 중요합니다. 능률적인 인력 관리를 보장할 것입니다.

직원 혼란

교대 근무와 관련하여 직원들 사이에 혼란은 예측할 수 없는 교대 및 막바지 변경을 포함하여 여러 가지 이유로 발생할 수 있습니다.

일관성이 없거나 사람들이 변덕스럽게 교대 근무를 하는 경우 모든 것을 추적할 수 있는 시스템이 없으면 직장에서 혼란을 초래할 수 있습니다.

이러한 일정 문제를 피하는 것이 최상의 솔루션이므로 이를 수행하는 방법을 살펴보겠습니다.

1. 일관성 : 일정 템플릿을 반복 일정으로 사용하고 직원이 휴가를 필요로 하거나 회사에서 직원을 변경해야 할 때만 조정합니다. 이렇게 하면 직원은 다가오는 교대조에 대해 상당한 통지를 받게 되며 변경이 필요한 경우 교대조가 보장되도록 하는 것은 직원의 책임입니다.
2. 교대 근무 교대 근무가 반드시 문제가 되는 것은 아니지만 교대 근무를 추적하는 것이 복잡할 수 있으므로 직원들은 결국 누가 실제로 예정되어 있는지 알지 못합니다. 직원 일정 관리 소프트웨어를 사용하여 이러한 일정 문제를 제거하십시오. 직원이 자격을 갖춘 다른 직원과만 교대 근무를 할 수 있도록 하고 관리자 승인이 필요하며, 교대 근무가 승인되면 일정이 자동으로 업데이트됩니다.

일관된 일정을 만들고 일정 소프트웨어를 사용하면 직원이 더 이상 혼란스러워하지 않으므로 올바른 장소와 시간에 나타납니다.

클로펜

'닫다'는 '닫다'와 '열다'의 합성어입니다. 이는 직원이 오늘의 마지막 교대 근무와 다음 날 첫 교대 근무가 있음을 의미합니다. 이것은 당신의 직원이 눈을 감고 집에 갈 수 있는 능력 없이 연속 2교대 근무를 할 수 있음을 의미할 수 있습니다. 이것은 일반적으로 병원, 식당 및 기타 24시간 시설에서 발생합니다.

그렇다면 직원들이 두려운 클로펜을 피하도록 하려면 어떻게 해야 할까요? 일정관리로 귀결됩니다.

충돌하는 교대 근무 또는 너무 가까운 교대 근무와 같은 일정 문제를 감지하는 일정 관리 소프트웨어가 있습니다. 그렇지 않으면 관련된 관리자가 일정의 최종 상영을 할 때 클로펜을 예리하게 관찰해야 함을 의미합니다.

다른 관리자가 일정의 다른 부분을 담당하는 경우에도 Clopens가 발생할 수 있습니다(야간 관리자와 낮 근무 관리자가 있을 수 있음). 이러한 일정 문제를 피하고 직원이 만족할 수 있도록 하려면 관리자가 서로 연락하여 직원이 마땅히 휴식을 취할 수 있도록 하는 것이 중요합니다. 다시 말하지만 올바른 소프트웨어를 설치하면 기업에서 이러한 문제를 감지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

통제 불능의 초과 근무

귀하의 직원은 초과 근무 중에도 여전히 생산적입니까? 대답이 '예'라면 현재 상태를 변경할 필요가 없습니다.

그러나 초과 근무는 종종 문제가 될 수 있으며 생산성에 부정적인 영향을 미칩니다. 또한 비즈니스에 추가 비용이 발생하므로 가능한 한 피해야 합니다.

회사에서 초과 근무를 요구하는 경우 직원이 초과 근무 수당을 사용하지 않도록 초과 근무 승인 시간을 제한해야 합니다. 이것은 일정 앱을 사용하여 수행할 수 있습니다. 일정량의 초과 근무를 승인합니다. 이는 또한 카운티가 초과 근무 수에 따라 다른 금액의 급여를 요구하기 때문에 정부 규정 준수를 보장합니다.

온콜 스케줄링

고객 수요는 예측할 수 없으므로 일부 회사에서는 직원을 대기 또는 대기 상태로 두는 것을 선호합니다. 이 관행에는 직원들이 교대 근무가 시작되기 전에 직원이 필요한지 여부를 결정하기 위해 전화하도록 하는 것이 포함됩니다.

교대조가 조용하게 설정되어 있으면 직원들이 교대 근무에 오지 말라고 말할 수 있습니다.

이러한 관행은 계획을 세울 수 없기 때문에 직원들에게 좌절감을 주고 규제 기관도 점점 더 이 개념을 반대합니다.

커피 체인 스타벅스와 소매업체인 Gap과 A&F(Abercrombie & Fitch)는 이러한 관행을 폐지하겠다고 약속한 일부 회사일 뿐입니다.

대기 일정 문제에 대한 솔루션을 사용할 수 있습니다. 관리자는 과거 추세를 이해하고 일정을 예측할 수 있는 데이터가 필요합니다. 작업 예약 소프트웨어를 사용하면 바로 이 작업을 수행할 수 있으므로 대기 예약이 필요 없고 직원 만족도가 높아집니다.

불균등 교대 분포

상점 폐쇄 또는 개업과 같은 특정 작업을 수행하기 위해 선택된 소수의 직원에게 의존하는 것이 일반적입니다. 객관적이려고 해도 좋아하는 직원은 항상 있을 것입니다.

그러나 조심하지 않으면 잘못된 메시지를 보낼 수 있습니다. 즉, 다른 직원보다 Susan Smith를 선호하거나 John McDonald가 현금화할 시간이 되었을 때 그 자리에 있을 수 없다고 생각한다는 잘못된 메시지를 보낼 수 있습니다.

올바른 로타 소프트웨어 시스템이 있다면 이러한 시나리오를 모두 피할 수 있습니다. 올바른 관리 소프트웨어를 선택하면 일정 문제가 쉬워지고 노동법을 준수할 수 있습니다.

소규모 비즈니스 소유자는 일정을 최적화하여 직원들이 선호하는 교대 근무를 하는 동시에 경험을 고려하여 궁극적으로 수익을 증가시킬 수 있도록 직원 만족도에 큰 변화를 줄 수 있습니다.

지저분한 교대 근무

근로자가 교대 근무를 하도록 허용하는 데에는 장단점이 있습니다.

직원이 자신의 시간을 관리할 수 있도록 하면 귀하에 대한 책임이 줄어들 수 있지만 변경 사항이 제대로 전달되지 않으면 직원 간의 혼란과 혼란을 비롯한 일정 문제가 발생할 수 있습니다.

교환으로 인해 직원이 새 교대 시간을 잊어버리거나 자격을 갖춘 직원이 하급 직원으로 바뀌고 근무 경험이 있는 직원이 부족한 상황이 발생할 수 있습니다.

지저분한 교대 근무를 피하기 위한 몇 가지 쉬운 솔루션이 있습니다.

1. 교대 근무를 전환하려는 직원이 교대 근무 전환 승인을 위해 경영진과 연락하도록 하는 절차를 마련할 수 있습니다.
2. 교대 근무를 감독할 수 있는 강력한 직원 일정 소프트웨어를 사용하십시오.

Connecteam과 같은 스케줄링 소프트웨어를 사용하면 직원이 교대 근무를 바꿀 수 있지만 다른 자격을 갖춘 직원과만 교환할 수 있으며 관리자의 승인이 필요합니다. 교대 근무가 승인되면 일정이 업데이트되어 모든 사람이 변경 사항을 알 수 있으며 누군가 교대 근무를 잊어버린 경우 누구에게 연락해야 하는지 알 수 있습니다.

직원 부족

교대 근무를 담당할 직원이 충분하지 않은 경우 일정 문제는 불가피합니다.

교대 근무를 처리할 충분한 직원이 있을 뿐만 아니라 누군가 아프거나 휴가를 갈 때 직원을 위해 충당해야 합니다.

직원이 부족하면 고객은 더 나쁜 서비스를 받고 직원은 과로와 불만족을 느낄 것입니다.

서류상 이 문제에 대한 해결책은 더 많은 정규직 또는 시간제 직원을 고용하는 것보다 훨씬 간단합니다. 그러나 삶은 항상 그렇게 단순하지 않습니다. 여러 가지 이유로 이것은 실행 가능한 옵션이 아닐 수 있습니다. 따라서 가지고 있는 것을 가지고 일하면서 고객을 만족시키고 직원을 행복하게 할 수 있는 방법을 찾아야 합니다.

소프트웨어를 사용하여 현재 레몬으로 레모네이드를 만드는 데 필요한 인력을 최적화할 수 있습니다. 인력 관리 최적화는 프로세스를 자동화하고 규정 준수를 유지하며 기본적인 비즈니스 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다.

마지막 순간 직원 부재

우리는 모두 인간이고 때때로 일을 할 수 없게 만드는 상황이 발생합니다.

Forbes는 "평균적으로 정규직 급여 근로자의 3%가 정기적으로 결근합니다. 질병이나 부상으로 결근하는 비율은 2.1%, 기타 이유로 결근하는 비율은 0.9%입니다.”

직원의 잦은 결근을 용인해야 한다고 말하는 것은 아니지만 직원이 어떤 이유에서든 일을 할 수 없으면 일정 문제가 발생합니다.

그렇다면 마지막 순간에 직원의 결근을 어떻게 쉽게 해결할 수 있습니까? 이 일정 문제에 대한 몇 가지 솔루션이 있습니다.

1. 또한 직원 핸드북에 직원 결석에 대한 명확한 정책, 절차 및 결과가 있는지 확인하여 막바지 노쇼를 최대한 많이 피할 수 있습니다. 그러나 이러한 정책은 직원이 아프고 일할 수 없을 때 귀하의 비즈니스에 도움이 되지 않습니다. 이 정책은 직원들이 전화하기를 두려워하게 만들어 노콜/노쇼 상황을 만들 수 있습니다.
2. 마지막 순간에 직원이 부재중일 경우 각 교대조에 최소한 한 명의 백업 직원이 있도록 할 수 있습니다. 백업 직원이 필요한 경우 소프트웨어를 사용하여 자동으로 출근하도록 알릴 수 있습니다.

직원 일정 관리 소프트웨어를 사용하면 이러한 마지막 순간에 직원 부재를 처리하는 데 어려움이 줄어들 것입니다. 팀원들은 한 사람이 무너지는 것보다 관리자와 동료의 지원이 있음에 감사 할 것입니다.

통제 또는 감독 없음

통제 또는 일정 관리 감독의 부족은 HR 관리자나 직원 명단 작성을 담당하는 사람에게 큰 골칫거리가 될 수 있습니다. 많은 관리자가 개인 전화를 사용하여 직원에게 메시지와 업데이트를 전달합니다. 이러한 전화와 메시지는 응답이 없거나 확인되지 않아 관리자가 거의 통제할 수 없고 감독할 수 없습니다.

이러한 일정 문제에 대한 빠른 해결책은 무엇입니까?

1. 직원이 일정에 문제가 있는 경우 따라야 하는 명확한 회사 정책 및 절차를 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 메시지를 보내는 대신 직원이 교대 근무를 할 사람이 필요하거나 늦게 도착할 경우 전화하도록 요청할 수 있습니다. 관리자가 응답하지 않으면 출근해야 합니다.
2. 직원이 교대 근무를 대체할 사람을 직접 찾도록 요청할 수 있으며 직원이 교대 근무를 찾을 수 없는 경우 교대 근무를 위해 나타나야 합니다.
3. 이를 처리하기 위해 직원 일정 소프트웨어에 투자하십시오. Connecteam과 같은 소프트웨어는 관리자에게 완전한 감독과 일정 제어를 제공합니다. 관리자는 일정을 게시하고 직원이 교대 근무를 신청할 수 있도록 허용하고 교대 근무 교환을 승인할 수 있습니다. 실시간 알림은 관리자에게 중계되어 변경 승인 또는 거부가 결정되며, 결정이 내려지면 해당 직원에게 알림이 전송되고 일정이 업데이트됩니다. 자격을 갖춘 직원만 다른 직원과 교대 근무를 청구하거나 교환할 수 있도록 제한을 설정할 수 있습니다.

이동 중에 작업 일정을 관리할 수 없음

관리자가 이동 중에 있는 것은 드문 일이 아닙니다. 이동 중인 관리자도 일정 문제, 충돌 및 업데이트를 처리해야 합니다.

이러한 상황을 최대한 원활하고 효율적으로 관리하려면 관리자가 어디에서나 일정과 직원 정보에 액세스할 수 있어야 합니다.

이러한 일반적인 일정 문제에 대한 솔루션은 간단합니다. 직원 일정 소프트웨어를 사용하는 것입니다. Connecteam을 사용하면 이동 중에도 쉽고 빠르게 새로운 교대조를 편집하거나 생성할 수 있습니다. 관리자는 또한 모바일 장치를 통해 손바닥에서 직접 앱 내 채팅을 통해 교대 정보를 확인하고 관련 직원과 소통할 수 있습니다.

직원 일정 문제에 대한 마지막 말

일정 문제를 100% 피할 수는 없지만 관리할 수는 있습니다. 결국 모든 것은 커뮤니케이션과 조직으로 귀결됩니다.

클릭 한 번으로 일정을 생성, 변경 및 게시할 수 있는 일정 소프트웨어를 적극 권장합니다. 끝없는 Excel 스프레드시트의 시대는 끝났습니다. 직원 일정 앱을 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있으므로 비즈니스에서 진정으로 중요한 일에 집중할 수 있습니다.