靈活的時間表：終極商業指南

對於雇主來說，採用靈活的時間表工作是一種日益增長的趨勢，尤其是考慮到員工的需求。 讓我們分解一下彈性時間表是什麼，它對雇主和僱員的利弊，甚至回答一些關於該主題的常見問題解答。

在過去十年中，對靈活時間表的需求一直在顯著增長。

甚至在 COVID-19 之前，調查顯示 87% 的員工至少在某些時候希望有機會在家工作。

一半甚至願意以減薪作為交換。

靈活的工作時間表使員工能夠以最高的生產力水平工作，並使他們能夠過上健康的工作與生活平衡。 事實上，隨著越來越多的千禧一代和 Z 世代員工進入勞動力市場，靈活的日程安排正變得越來越普遍。

在本博客中，我們將深入探討靈活時間表的目的、它們對員工和雇主的各種利弊，以及如何在您的企業中有效地實施靈活的時間表。

什麼是靈活的時間表？

靈活的時間表為員工提供了標準的上午 8 點至下午 5 點的替代方案，但仍然每週工作 40 小時。 一般來說，這意味著沒有對每個人都相同的嚴格時間表。 相反，員工可以在白天（或晚上）選擇最適合他們的班次或時間段。

彈性時間表允許員工改變他們開始和結束工作日的時間，只要他們仍在做相同數量的工作並保持相同或更高水平的生產力。

有哪些類型的靈活時間表可用？

無論您是需要不時在辦公室外工作還是只能在周末工作，靈活的時間表對於雇主和僱員來說都是雙贏的局面，並且可以採取多種形式。

壓縮工作週

壓縮工作周可能是最常見的彈性時間表，因為它包括一個為期四天的工作週，員工每天工作四個十小時。 這種靈活的日程安排讓您的團隊多休息一天，這樣他們就可以享受工作與生活的平衡。

通常，壓縮工作週在辦公室環境中效果最好。 但是，如果您計劃得當，它可以適用於零售、餐館等任何業務。 壓縮工作週的其他好處包括更好的休息和更少的通勤。

每日靈活時間表

通過每天的彈性時間表，員工手頭有幾個選擇：

• 早開始早結束
• 稍後開始工作，稍後繼續工作
• 在他們的午休時間花些額外的時間，這是後來彌補的
• 夜間工作
• 有靈活的周末，或者在自定義的日子裡有固定的日子，而不是標準的周末

每日靈活的日程安排使您可以從上午 10 點到凌晨 3 點或從上午 7 點到下午 4 點工作。 這種靈活的時間表與標準時間不同，由員工和雇主決定。

彈性時間

使用彈性工作時間，雇主不會對你的打卡時間很著迷。相反，他們希望你按照你同意的標準時間工作並完成所有任務。 這意味著您可以隨時來辦公室，隨時離開！

只要員工對自己的時間負責並實現自己的目標，那才是最重要的。 因此，如果他們只在辦公室呆了 15 個小時，其餘的時間都是在家中完成的，那麼，您將獲得更多權力。

拆分班次

拆分班次計劃意味著您將全天的工作時間分開。 例如，您可以在早上投入四個小時，在下午再投入兩個小時，然後通過投入最後兩個小時來結束您的夜晚。

另一種變體是早上四個小時，然後晚上四個小時。 拆分班次時間表僅意味著您一天的時間表被拆分以允許其間發生其他生活事件。

基於我們上面概述的所有內容，靈活的工作時間表可以帶來有效和高效的工作流程。 隨著勞動力的不斷變化，您必須保持領先於趨勢，以確保員工的敬業度和滿意度。

替代時間表

這種靈活的日程安排讓無法正常工作五天的員工更輕鬆。 這些員工需要一個能夠履行其職責的時間表，例如兒童保育和其他個人事務。

另一種時間表使員工可以輕鬆地在周末工作，參加第二班，甚至夜班（所有類型的輪班），讓他們在白天有更多的自由。

彈性地

Flexplace 充當預定時間表，旨在讓員工更輕鬆地在家中或不在辦公室的任何遠程位置工作。 這可以從一周中的幾個小時或幾天到全職。 Flexplace 調度可以通過三種方式實現：

• 遠程辦公：使用計算機和數字設備來解決與時間和位置相關的限制，遠程辦公允許員工遠程或在工作場所工作。
• 旅館：與遠程辦公類似，員工保留單獨的聯合辦公空間來執行工作，從而降低辦公空間成本。
• 雪鳥計劃：在冬季將工作安排轉移到溫暖地區的能力。 通信和電話營銷業務的工人從雪鳥計劃中受益匪淺。

遠程工作

這種類型的彈性時間表允許員工臨時或永久地在辦公室之外執行所有工作。

如今，許多企業都接受遠程工作，讓員工比以往任何時候都更加靈活，可以在他們選擇的任何地方工作和生活。

遠程工作計劃向具有相關經驗和技能的更廣泛的候選人開放招聘。

兼職職位

兼職工作是一種有價值的替代品，可以替代那些無法像全職工作的同事那樣工作多小時或多天的工人。 這種靈活性適用於在工作之外有其他承諾的工人，例如育兒或學習。

工作分享

為了有效地完成任務，經理們可能會考慮在他們的業務中實施工作共享或工作共享計劃。 這基本上是兩個或多個兼職工人之間的全職責任劃分。

選定的員工將在他們之間分配每個工作週，確保“全職”工作計劃仍然完整。

額外帶薪休假 (PTO)

通過增加員工的帶薪休假，您可以激勵他們繼續執行很容易變得單調的工作程序。

增加休假時間，甚至無限休假時間，是許多企業正在認真考慮的政策，以激勵員工充分發揮潛力。

如何為您的企業製定靈活的時間表

說實話，靈活的工作環境會讓雇主的生活變得極其困難。 畢竟，試圖根據他們的可用性找到合適的員工來完成特定工作可能是一場後勤噩夢。 這可能是一種複雜的經營方式，尤其是當您與不同地點和時區的員工一起工作時。

但是，通過幾個簡單的步驟，雇主可以使靈活的時間表無縫地工作，以造福於他們的業務。

1. 建立核心工作時間

讓團隊在不同的時區和地點進行協作可能很棘手。 這就是為什麼建立一個共同的工作窗口是必不可少的。

例如，該核心工作窗口可以是從上午 11 點到下午 4 點以及在一周內。 只有在這段時間內，才能進行團隊會議和任務委派。

有了這個紀律嚴明的基礎，員工可以準確地知道何時是相互和高層管理人員溝通的最佳時間，同時也獲得了他們所需的自主權。

2. 在個人層面上了解您的員工

在這個時代，僅僅了解您的員工所從事的工作以及他們帶來的技能是不夠的。

如果您清楚地了解他們作為個人的身份，以及他們在工作之外的承諾，那麼您就會更好地了解他們的可用性，並且每個人都更有可能相互信任。

因此，可以更有效地管理任務。 這也意味著您知道哪些人最適合特定工作。 這也減少了需要對員工進行微觀管理的機會。

在個人層面上了解您的遠程員工可能具有挑戰性。 但是您可以採取一些步驟來使其更容易：

• 定期進行視頻通話追趕：每天或每周定期與員工簽到是很重要的。 每天至少 15-30 分鐘的追趕可以使遠程溝通更加有效。
• 理解：重要的是讓遠程員工從懷疑中受益，相信他們即使不在身邊也能完成工作。
• 提出問題：花更少的時間專注於自己或手頭的任務，並給你的員工一點關注。 對他們的生活表現出一些興趣。 這可以建立相互尊重，並向您的員工表明您關心他們。

3. 最大化您的團隊會議

雖然團隊會議可能很耗時並且妨礙實際工作，但它們對於建立團隊精神和士氣至關重要。 為了充分利用這些會議來適應每個人的繁忙日程，您應該：

• 直截了當：不要讓團隊走上毫無意義的切線。 保持簡潔和主題。
• 發送議程：事先為團隊提供會議前議程，說明會議將涵蓋的內容，可以讓他們做好準備。
• 總結：為您的員工提供可操作的提示，他們可以在會議之後將這些提示應用到他們的工作中。

4. 使用數字調度軟件解決方案

數字日程安排軟件解決方案可以幫助雇主為其員工準備詳細、易於閱讀的靈活日程安排。 員工可以通過舒適的移動設備對日程安排進行個人調整，以確保提前準備好所有輪班。

這類軟件，如 Connecteam，可以讓管理人員：

• 複製或設置重複的時間表，使用拖放，或打開輪班以供抓取。
• 如果小時數超過了您預定義的每日或每週限制，則會收到警報。
• 為每個班次添加信息，例如時間、位置、任務、筆記、附件等。
• 如果員工接受或拒絕輪班、遲到或完成任務，則會收到通知。
• 添加或編輯班次、交換用戶、分配任務等。
• 以多種方式（單個、多個、導入或模板）安排班次。

如果您仍然不相信您需要靈活的時間表，讓我們從雇主和員工的角度深入探討利弊。

雇主靈活時間表的利弊

雇主的優點

作為雇主，您可以通過多種方式實施靈活的工作時間表。 這些包括：

• 提高員工敬業度和士氣：工作與生活平衡的員工更加快樂和充實，從而提高了員工的士氣和敬業度。 另外，這也意味著他們不會費心在其他地方尋找新工作。
• 更容易招聘：包括靈活的日程安排讓您有更高的機會吸引當前的頂尖人才。 當今的就業市場競爭激烈，這已不是什麼秘密。 因此，如果您要在競爭中保持領先地位，就需要以適當的激勵措施和福利來迎合當前的勞動力。
• 減少員工流失率：靈活的工作時間表可能會成為您的員工保留策略中的一個關鍵因素，這可以減少員工流失率。 當員工敬業、快樂和滿意時，他們就不會在別處尋找工作。
• 更高的生產力水平：研究表明，當為員工提供靈活的時間表時，生產力水平會更高，士氣也會更高。
• 更少的未出現或延遲打卡：具有靈活時間表的員工能夠輕鬆地圍繞輪班計劃他們的個人日程安排，因此準時打卡自然會發生。 事實上，這項研究表明，有機會根據自己的需要製定替代工作時間表的員工更有可能準時上班。 借助靈活的日程安排和準確的時間跟踪應用程序，您可以幫助顯著降低未出現和遲到的情況。

雇主的缺點

儘管如此，靈活的工作時間表並不一定是雇主的完美安排。 例如：

• 可能導致缺乏信任：大多數經理習慣於看到他們的員工上班、工作和下班。 這使他們能夠監督員工一整天的工作。 然而，彈性時間表依賴於信任。 一些經理可能不完全信任他們的員工，這可能會導致負面關係。
• 員工可能會濫用這種靈活性：在家工作的員工可以參與家務、看電視或小睡。 他們的一些正常朝九晚五工作的同事可能會認為他們是懶鬼，因為雇主無法用自己的眼睛監控生產力。
• 降低客戶滿意度：當某個員工不在時，一些客戶可能會感到惱火。 當您擁有以客戶為中心的工作角色時，它可能只允許一些靈活的調度。 也許一整天在家工作是不可能的。

員工靈活時間表的利弊

員工的優點

您的員工也可以通過多種方式從靈活的工作時間表中受益。 這些包括：

• 健康的工作與生活平衡：從家庭義務和追求其他激情到解決健康問題或避免長途通勤，原因無窮無盡。 根據研究，16.8%的千禧一代選擇工作是因為他們可以實現工作與生活的平衡。 此外，在決定在哪里工作時，靈活性是重中之重。
• 節省通勤時間和金錢：通過靈活的時間表，員工可以遠程工作，這意味著他們可以在通勤時避免交通和其他壓力事件。 此外，員工可以節省通勤時的燃料和時間損失。
• 更多成長機會：在招聘和留住員工方面，公司必須提供員工發展機會，尤其是千禧一代和 Z 世代所要求的。 事實上，蓋洛普報告稱，“87% 的千禧一代認為職業或職業成長和發展機會對他們來說在工作中很重要。” 通過靈活的日程安排，您的員工可以在不工作時參加專業課程或課程，從而實現他們的教育目標並獲得與其工作角色相關的更高專業技能。

• 降低育兒成本：壓縮、每日和靈活的工作時間表都為父母提供了大大降低育兒成本的機會。 如果一位家長按傳統時間工作，則有彈性時間表的家長可以送學，而另一位則可以接送。 這種平衡讓父母可以輕鬆管理兩份全職工作，而無需托兒。
• 更健康的幸福感：68% 的日程安排不靈活的員工報告說“工作壓力不合理”。 與此同時，那些具有彈性時間表的人報告的與工作相關的壓力水平要低得多。 團隊的身心健康對於底線、客戶、人員流動率以及他們個人生活中的理智都很重要。

員工的缺點

就像雇主一樣，靈活的工作時間也會給員工帶來不利影響。 這些包括：

• 日程安排可能會變得複雜：經常在辦公室環境中工作的員工會發現，當他們的同事沒有相同的工作日程時，他們很難以最佳狀態工作。 計劃團隊會議可能很複雜，因為圍繞每個人的靈活時間進行協調可能會讓人頭疼。
• 不適合所有角色：並非所有工作角色都適合靈活調度，例如面向客戶的職位。 因此，這些工作角色需要固定的固定時間。 對於這樣的員工，他們可能會怨恨在日程安排上有更多自由的同事。
• 可能會造成不安全的做法：如果員工的工作時間比同事早或晚得多，那麼他們通常會獨自或幾乎獨自在辦公室。 這可能導致責任問題，因為如果發生事故或危險，員工沒有人可以求助。

常見問題

靈活時間表的目的是什麼？

彈性時間表允許員工調整他們的工作時間，這樣他們就不必與傳統的工作時間表相對應，例如朝九晚五到 8-6。 顧名思義，彈性時間表為僱員和雇主提供了靈活性，只要前者仍在完成他們每週的合同小時數。

創建靈活的時間表時應考慮哪些因素？

為了為您的員工創建相關的彈性時間表，您需要評估當前員工的文化並確定員工的個人和集體需求。

從那裡，您可以開始製定政策和結構，使您的工作場所的靈活時間表變得現實和可持續。 您需要找到一種有效的工具來創建實際的時間表，無論是通過手動流程還是使用數字解決方案。 一旦實施，重要的是要監控計劃的成功並隨時調整它。

在創建靈活的時間表時，您應該問您的員工哪些問題？

在為員工設計彈性時間表時，一些值得詢問的問題包括：

• 您的角色可以遠程執行嗎？
• 可以在一天中的任何時間執行嗎？
• 業務中是否已經進行了靈活調度？ 成功了嗎？
• 員工目前是否有有效的工作與生活平衡？

靈活時間表的底線

重要的是要權衡為您的員工和企業提供靈活的工作時間表的利弊。 我們強調了許多好處，從提高生產力到減少員工流動率。

雖然可能存在一些缺點，但通過仔細規劃、有效的員工管理策略和員工調度應用程序，您可以輕鬆應對上述缺點。