12 ปัญหาการจัดตารางเวลาพนักงานทั่วไปและแนวทางแก้ไข

การจัดตารางเวลาพนักงานเป็นหนึ่งในงานที่ท้าทายที่สุดที่ผู้จัดการและเจ้าของธุรกิจต้องรับมือ ระหว่างการต้องเล่นปาหี่พนักงานที่มีความต้องการด้านการจัดกำหนดการต่างๆ การขอลาหยุด และชุดทักษะที่แตกต่างกัน การจัดกำหนดการอาจใช้เวลานานมาก

ไม่น่าแปลกใจที่ผู้จัดการหลายคนพยายามดิ้นรนเพื่อสร้างตารางการทำงานที่ยุติธรรมและสมดุล การจัดตารางเวลากะเป็นคำสั่งที่ค่อนข้างสูงในการรักษา

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณยังคงสร้างกำหนดการของพนักงานด้วยตนเอง แสดงว่าคุณเปิดรับปัญหาในการจัดกำหนดการ ข้อผิดพลาด และความไม่พอใจของพนักงาน

การจัดตารางเวลาด้วยตนเองตามการวิจัยสาเหตุ:

• 20% ของเวลาของผู้จัดการเสียเวลาไปกับการสร้างตารางงาน
• มูลค่าการซื้อขายเพิ่มขึ้น 174% เนื่องจากข้อผิดพลาดจากการสร้างกำหนดการด้วยตนเอง
• เสียเวลา 140 ชั่วโมงต่อปีโดยการสร้างตารางการทำงานด้วยตนเอง

คุณธรรมของเรื่อง? ใช้โซลูชันดิจิทัล เช่น ซอฟต์แวร์จัดตารางเวลาพนักงาน

ด้วยการจัดกำหนดการอัตโนมัติ คุณสามารถส่งมอบผลลัพธ์ที่สม่ำเสมอ พบข้อผิดพลาดน้อยลง ลดต้นทุน เพิ่มผลิตภาพของพนักงานสูงสุด และเพิ่มความพึงพอใจโดยรวมของพนักงาน

ประโยชน์ของการตั้งเวลาอัตโนมัติ

• มองเห็นได้ชัดเจนถึงความพร้อมของพนักงานทุกคน
• หลีกเลี่ยงการทำงานล่วงเวลาและข้อจำกัด
• ปรับปรุงการสื่อสาร
• การจัดตารางเวลาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
• ประหยัดเวลาและเงิน
• การมอบหมายงานที่ปราศจากความเครียด
• อัตราการหมุนเวียนน้อยลง
• การดำเนินงานประจำวันที่คล่องตัว

ถึงตอนนี้ คุณคงได้เรียนรู้แล้วว่าการสร้างตารางเวลาที่เหมาะสมและยุติธรรมที่ทำให้คุณและพนักงานมีความสุขคืองานเต็มเวลา

เป็นที่เข้าใจได้ว่าเจ้าของและผู้จัดการหลายคนกำลังสูญเสีย แต่ทุกปัญหามีทางแก้ไข

กำหนดการนาทีสุดท้าย

การทิ้งสิ่งต่าง ๆ ไว้ในนาทีสุดท้ายไม่ใช่ความคิดที่ดี ตามข้อมูลของ Forbes ผู้จัดการควรจัดทำบัญชีรายชื่อพนักงานให้พร้อมใช้งานโดยเร็วที่สุดเพราะ “สิ่งนี้อาจทำให้พนักงานต้องผูกมัด โดยต้องเลือกระหว่างความรับผิดชอบส่วนตัวกับงาน ธุรกิจอื่นๆ จะเปลี่ยนกำหนดการทันทีทันใด ซึ่งอาจทำให้พนักงานมีปัญหาได้เช่นกัน” ผู้จัดการต้องคำนึงถึงความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานของพนักงานด้วย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้วางแผนตารางกะไว้ล่วงหน้าแล้ว เพื่อให้ทุกคนมีโอกาส (รวมถึงผู้จัดการ) ในการแยกแยะรายชื่อและทำให้แน่ใจว่าพวกเขาพร้อมที่จะทำงาน ขอแนะนำล่วงหน้าอย่างน้อย 2 สัปดาห์และตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณมีความสม่ำเสมอ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดกำหนดการเพิ่มเติม ให้ตรวจสอบว่ารัฐของคุณมีกฎหมายสำหรับการสร้างกำหนดการล่วงหน้าหรือไม่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามข้อกำหนด

การตั้งเวลาล่วงหน้าอาจทำให้ปวดหัวได้ แต่ไม่มากเท่ากับการยกเครื่องตารางเวลาที่เผยแพร่ไปแล้วทั้งหมด

เพื่อให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ให้ใช้เทมเพลตกำหนดการที่ต้องปรับเปลี่ยนตามความต้องการของบริษัทและความพร้อมของพนักงานเท่านั้น

ขาดเทคโนโลยีที่เหมาะสม

ผู้จัดการที่ยังคงใช้ปากกาและกระดาษในการสร้างและแจกจ่ายรายชื่อพนักงาน ไม่เพียงแต่ทำให้ชีวิตของพวกเขาหนักขึ้นเป็นล้านเท่าเท่านั้น แต่ยังมีแนวโน้มที่จะเกิดปัญหาในการจัดกำหนดการและการสื่อสารที่ผิดพลาดอีกด้วย ที่แย่ไปกว่านั้น การโทรและส่งข้อความไปมาจำนวนมากใช้เวลานาน ไม่มีประสิทธิภาพ และอาจนำไปสู่ปัญหาอื่นๆ เช่น การส่งข้อความที่ไม่เหมาะสม และการขาดงาน/ชีวิตแยกจากกัน

ศตวรรษที่ 21 นี้แล้ว และเทคโนโลยีทำให้ชีวิตของผู้จัดการง่ายขึ้นมาก ด้วยซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการพนักงานที่มีประสิทธิภาพและใช้งานง่าย เช่น Connecteam คุณสามารถลดปัญหาการจัดกำหนดการและปรับปรุงการสื่อสารได้

• สร้างกำหนดการของพนักงานที่ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ในไม่กี่นาทีด้วยความสามารถขั้นสูง เช่น การลากและวาง กะที่เกิดซ้ำ การแจ้งเตือนข้อขัดแย้งในการจัดกำหนดการ การทำงานล่วงเวลา การแจ้งเตือนข้อจำกัด ฯลฯ
• ผู้จัดการมีหน้าที่กำกับดูแลการจัดกำหนดการอย่างสมบูรณ์ และสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานได้รับและดูกำหนดการด้วยการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
• พนักงานสามารถแชร์ความพร้อมได้ ซึ่งช่วยประหยัดเวลาให้กับผู้จัดการได้มาก
• ยืนยันว่าพนักงานรู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อมาถึงกะด้วยบันทึกย่อตำแหน่ง ที่ตั้ง และไฟล์แนบ
• กำหนดข้อ จำกัด การแลกเปลี่ยนกะและอนุญาตให้เฉพาะพนักงานบางคนรับกะเฉพาะตามคุณสมบัติของพวกเขา
• อนุญาตให้พนักงานรับกะที่เปิดอยู่และรับการแจ้งเตือนอัตโนมัติเพื่อให้แน่ใจว่าครอบคลุมทุกกะ
• การสื่อสารในแอปช่วยลดการสื่อสารที่ผิดพลาด การโทรกลับไปกลับมา และความสับสน
• ผู้จัดการมีการกำกับดูแลแบบเรียลไทม์ว่าใครอ่านหรือไม่อ่านข้อความในแอป หายไปเป็นวันที่ไม่ได้รับข้อความหรือการโทร
• ส่งข้อความแบบ 1:1 เป้าหมายหรือสร้างกลุ่มเพื่อติดต่อกับทีมหรือแผนกได้อย่างง่ายดาย

ฟีเจอร์และความสามารถเหล่านี้ช่วยเพิ่มองค์กรในที่ทำงานและหยุดปัญหาการจัดกำหนดการก่อนที่จะเกิดขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องตั้งค่าธุรกิจของคุณให้ประสบความสำเร็จโดยการลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาพนักงาน มันจะช่วยให้การจัดการแรงงานคล่องตัว

ความสับสนของพนักงาน

ความสับสนในหมู่พนักงานในเรื่องกะสามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ รวมถึงความไม่แน่นอนของกะและการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย

หากไม่มีความสม่ำเสมอหรือผู้คนเปลี่ยนกะโดยไม่ได้ตั้งใจ โดยไม่มีระบบในการติดตามทั้งหมด ก็สามารถสร้างความหายนะในที่ทำงานได้

การหลีกเลี่ยงปัญหาเรื่องการจัดกำหนดการเหล่านี้เป็นทางออกที่ดีที่สุด ลองมาดูวิธีการทำกัน

1. ความ สอดคล้อง : ใช้เทมเพลตกำหนดการเป็นกำหนดการที่เกิดซ้ำ และทำการปรับเปลี่ยนเฉพาะเมื่อพนักงานต้องการเวลาพัก หรือบริษัทจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงการจัดพนักงาน ด้วยวิธีนี้ พนักงานจะมีการแจ้งเตือนที่สำคัญเกี่ยวกับกะที่กำลังจะเกิดขึ้น และหากจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลง ถือเป็นความรับผิดชอบของพวกเขาที่จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นครอบคลุม
2. Shift swapping : Shift swapping ไม่จำเป็นต้องเป็นปัญหา แต่การติดตามการสลับสับเปลี่ยนอาจซับซ้อน ดังนั้นพนักงานจึงไม่ทราบว่าใครเป็นคนกำหนดเวลาจริงในตอนท้าย ใช้ซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการพนักงานเพื่อขจัดปัญหาการจัดกำหนดการนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถสลับกะได้เฉพาะกับพนักงานที่มีคุณสมบัติอื่นๆ และต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการ และกำหนดการจะอัปเดตโดยอัตโนมัติเมื่อการอนุมัติการแลกเปลี่ยนได้รับอนุมัติ

ทั้งการสร้างกำหนดการที่สอดคล้องกันและการใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะไม่สับสนอีกต่อไป ดังนั้นพวกเขาจึงปรากฏตัวในสถานที่ที่เหมาะสมและในเวลาที่เหมาะสม

โคลเพน

'Clopen' เป็นคำที่มาจากคำว่า 'close' และ 'open' หมายความว่าพนักงานของคุณมีกะสุดท้ายของวันและกะแรกในวันถัดไปอย่างมีประสิทธิภาพ นี่อาจหมายความว่าพนักงานของคุณสามารถทำงานสองกะติดต่อกันได้โดยไม่ต้องกลับบ้านเพื่อปิดตา ซึ่งมักเกิดขึ้นในโรงพยาบาล ร้านอาหาร และสถานประกอบการตลอด 24 ชั่วโมงอื่นๆ

ดังนั้นคุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าพนักงานของคุณหลีกเลี่ยงโคลนที่น่าสะพรึงกลัว? มันเดือดลงไปที่การจัดการกำหนดการ

มีซอฟต์แวร์การจัดการกำหนดการเพื่อตรวจหาปัญหาการจัดกำหนดการ เช่น กะที่ขัดแย้งกันหรืองานที่อยู่ใกล้กันเกินไป ไม่เช่นนั้นหมายความว่าผู้จัดการที่เกี่ยวข้องจะต้องจับตาดูโคลเพนเมื่อทำการฉายรอบสุดท้ายของตาราง

Clopens อาจเกิดขึ้นได้หากผู้จัดการต่างกันรับผิดชอบส่วนต่าง ๆ ของตาราง (อาจมีผู้จัดการกะกลางคืนและอีกคนหนึ่งสำหรับวันนั้น) เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดตารางเวลานี้และเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณมีความสุข ผู้จัดการประสานงานระหว่างกันเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะได้รับช่วงพักที่พวกเขาสมควรได้รับ อีกครั้ง การติดตั้งซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสามารถช่วยให้ธุรกิจตรวจพบปัญหาเหล่านี้ได้

การทำงานล่วงเวลาทำให้ควบคุมไม่ได้

พนักงานของคุณยังคงมีประสิทธิผลในการทำงานล่วงเวลาหรือไม่? หากคำตอบคือ 'ใช่' ก็ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนสถานะที่เป็นอยู่

อย่างไรก็ตาม การทำงานล่วงเวลามักเป็นปัญหาและส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน นอกจากนี้ยังเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับธุรกิจ ดังนั้นควรหลีกเลี่ยงเมื่อเป็นไปได้

หากบริษัทกำหนดให้ต้องทำงานล่วงเวลา อย่าลืมจำกัดจำนวนชั่วโมงที่ได้รับอนุมัติให้ทำงานล่วงเวลาเพื่อที่พนักงานจะได้ไม่ใช้ประโยชน์จากค่าล่วงเวลา สามารถทำได้โดยใช้แอพตั้งเวลา อนุมัติค่าล่วงเวลาที่กำหนดไว้ สิ่งนี้ยังช่วยให้มั่นใจว่ารัฐบาลปฏิบัติตามเนื่องจากเคาน์ตีต่าง ๆ ต้องการค่าจ้างที่แตกต่างกันตามจำนวนการทำงานล่วงเวลา

กำหนดการการโทร

ความต้องการของลูกค้าอาจคาดเดาไม่ได้ ดังนั้นบางบริษัทจึงต้องการให้พนักงานอยู่ในสถานะเตรียมพร้อมหรือรอรับสาย แนวปฏิบัตินี้เกี่ยวข้องกับการให้พนักงานโทรเข้ามาก่อนที่กะจะเริ่มพิจารณาว่าจำเป็นหรือไม่

หากกะถูกตั้งค่าให้เงียบ พนักงานจะถูกสั่งไม่ให้เข้ามาทำงาน

แนวทางปฏิบัตินี้สร้างความหงุดหงิดให้กับพนักงานเนื่องจากไม่สามารถวางแผนได้ และหน่วยงานกำกับดูแลก็ต่อต้านแนวคิดนี้มากขึ้น

ร้านกาแฟ Starbucks และผู้ค้าปลีก Gap และ Abercrombie & Fitch (A&F) เป็นเพียงบางบริษัทที่สัญญาว่าจะเลิกล้มแนวทางปฏิบัตินี้

โซลูชันสำหรับปัญหาการจัดกำหนดการเมื่อโทรพร้อมใช้งาน – ผู้จัดการต้องการข้อมูลเพื่อให้สามารถเข้าใจแนวโน้มที่ผ่านมาและเพื่อให้สามารถคาดการณ์กำหนดการได้ ซอฟต์แวร์จัดตารางงานพร้อมให้ความช่วยเหลือในเรื่องนี้ โดยไม่จำเป็นต้องจัดกำหนดการเมื่อโทรเรียกและเพิ่มความพึงพอใจของพนักงาน

การกระจายกะไม่เท่ากัน

เป็นเรื่องปกติที่จะต้องอาศัยพนักงานเพียงไม่กี่คนที่เลือกทำงานบางอย่าง เช่น การปิดหรือเปิดร้าน จะมีพนักงานที่ชื่นชอบอยู่เสมอ แม้ว่าคุณจะพยายามทำตัวให้เป็นกลางก็ตาม

แต่ถ้าคุณไม่ระวัง คุณสามารถส่งข้อความที่ไม่ถูกต้อง เช่น คุณชอบ Susan Smith มากกว่าพนักงานคนอื่น ๆ หรือว่าคุณไม่คิดว่า John McDonald มีหน้าที่ต้องอยู่ที่นั่นเมื่อถึงเวลาเก็บเงิน

หากคุณมีระบบซอฟต์แวร์ rota ที่เหมาะสม คุณสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์เหล่านี้ได้ทั้งหมด การเลือกซอฟต์แวร์การจัดการที่เหมาะสมจะช่วยให้ปัญหาการจัดกำหนดการของคุณง่ายขึ้นและรับรองการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณจะสังเกตเห็นการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในความพึงพอใจของพนักงาน เมื่อคุณปรับการจัดกำหนดการให้เหมาะสม เพื่อให้พนักงานของคุณได้รับกะที่ต้องการในขณะที่คำนึงถึงประสบการณ์ด้วย ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลกำไรในที่สุด

สลับกะยุ่ง

มีข้อดีและข้อเสียในการอนุญาตให้คนงานเปลี่ยนกะได้

การอนุญาตให้พนักงานจัดการเวลาของตนเองอาจหมายถึงความรับผิดชอบของคุณน้อยลง แต่ถ้าการเปลี่ยนแปลงไม่ได้รับการสื่อสารอย่างถูกต้อง อาจทำให้เกิดปัญหาในการจัดกำหนดการ รวมถึงความโกลาหลและความสับสนระหว่างพนักงาน

การแลกเปลี่ยนอาจส่งผลให้พนักงานลืมเกี่ยวกับกะใหม่ของพวกเขา หรือคุณอาจจบลงในสถานการณ์ที่พนักงานที่มีคุณสมบัติเปลี่ยนไปกับพนักงานระดับจูเนียร์ และไม่มีพนักงานที่มีประสบการณ์ในการปฏิบัติหน้าที่

มีวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ สองสามข้อเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนกะที่ยุ่งเหยิง

1. คุณสามารถกำหนดขั้นตอนการทำงานที่กำหนดให้พนักงานที่ต้องการสลับกะเพื่อติดต่อกับฝ่ายบริหารเพื่อขออนุมัติการแลกเปลี่ยนกะได้
2. ใช้ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาพนักงานที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งคุณสามารถดูแลการแลกเปลี่ยนกะได้

ซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลา เช่น Connecteam ช่วยให้พนักงานสามารถสลับกะได้ แต่เฉพาะกับพนักงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเท่านั้น และต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการ เมื่อการสลับกะได้รับการอนุมัติ กำหนดการจะอัปเดตเพื่อให้ทุกคนทราบถึงการเปลี่ยนแปลง และหากมีใครบางคนลืมเกี่ยวกับกะของพวกเขา คุณจะรู้ว่าต้องติดต่อใคร

การขาดแคลนพนักงาน

ปัญหาด้านการจัดกำหนดการเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้หากคุณมีพนักงานไม่เพียงพอที่จะครอบคลุมกะ

คุณไม่เพียงแค่ต้องมีพนักงานเพียงพอสำหรับกะงานเท่านั้น แต่ยังต้องครอบคลุมสำหรับพนักงานเมื่อมีคนป่วยหรือลาพักร้อนด้วย

หากคุณมีพนักงานไม่เพียงพอ ลูกค้าจะได้รับบริการที่แย่กว่านั้น และพนักงานจะรู้สึกทำงานหนักเกินไปและไม่พอใจ

วิธีแก้ปัญหานี้บนกระดาษค่อนข้างง่าย จ้างพนักงานประจำหรือนอกเวลาเพิ่ม แต่ชีวิตไม่ได้เรียบง่ายเสมอไป ด้วยเหตุผลหลายประการ นี่อาจไม่ใช่ตัวเลือกที่ใช้การได้ ดังนั้น การทำงานกับสิ่งที่คุณมี คุณจึงต้องหาวิธีที่จะทำให้ลูกค้าพึงพอใจและพนักงานมีความสุข

คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพพนักงานที่คุณต้องทำน้ำมะนาวจากมะนาว การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการกำลังคนช่วยให้กระบวนการทำงานโดยอัตโนมัติ รักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด และแก้ปัญหาทางธุรกิจขั้นพื้นฐาน

การขาดงานของพนักงานในนาทีสุดท้าย

เราทุกคนต่างก็เป็นมนุษย์ และบางครั้งก็มีบางอย่างที่ทำให้ไม่สามารถไปทำงานได้

Forbes ตั้งข้อสังเกตว่า “โดยเฉลี่ยแล้ว 3% ของพนักงานที่ทำงานเต็มเวลาขาดงานเป็นประจำ ในขณะที่ 2.1% หายไปเนื่องจากความเจ็บป่วยหรือการบาดเจ็บ 0.9% หายไปด้วยเหตุผลอื่น”

เราไม่ได้บอกว่าการลาออกของพนักงานบ่อยครั้งควรได้รับการยินยอม แต่ถ้าพนักงานไม่สามารถทำงานด้วยสาเหตุใดก็ตาม จะทำให้เกิดปัญหาในการจัดกำหนดการ

คุณจะแก้ปัญหาการขาดงานของพนักงานในนาทีสุดท้ายได้อย่างไร? มีวิธีแก้ไขปัญหาเกี่ยวกับการจัดกำหนดการนี้เล็กน้อย

1. คุณยังสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าคู่มือพนักงานของคุณมีนโยบาย ขั้นตอน และผลที่ตามมาที่ชัดเจนสำหรับการขาดงานของพนักงาน เพื่อให้คุณสามารถหลีกเลี่ยงการไม่มาปรากฏตัวในนาทีสุดท้ายได้มากที่สุด อย่างไรก็ตาม นโยบายเหล่านี้จะไม่ช่วยธุรกิจของคุณเมื่อพนักงานป่วยและไม่สามารถทำงานได้ นโยบายนี้จะทำให้พนักงานกลัวที่จะโทรเข้า ซึ่งอาจทำให้สถานการณ์ไม่รับสาย/ไม่แสดงตัว
2. คุณสามารถมั่นใจได้ว่าแต่ละกะมีพนักงานสำรองอย่างน้อยหนึ่งคนที่พร้อมทำงาน ถ้าพนักงานไม่ว่างในนาทีสุดท้าย หากจำเป็นต้องมีพนักงานสำรอง คุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อแจ้งให้พวกเขามาทำงานโดยอัตโนมัติได้

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาพนักงาน การครอบคลุมการขาดงานของพนักงานในนาทีสุดท้ายจะไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป สมาชิกในทีมจะรู้สึกขอบคุณที่ได้รับการสนับสนุนจากผู้จัดการและเพื่อนร่วมงาน มากกว่าที่จะจัดการกับการเป็นคนๆ เดียว

ไม่มีการควบคุมหรือกำกับดูแล

การขาดการควบคุมหรือการกำกับดูแลกำหนดเวลาอาจทำให้เกิดอาการปวดหัวที่สำคัญสำหรับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือใครก็ตามที่รับผิดชอบในการสร้างบัญชีรายชื่อพนักงาน ผู้จัดการหลายคนใช้โทรศัพท์ส่วนตัวในการส่งต่อข้อความและการอัปเดตไปยังพนักงาน การโทรและข้อความเหล่านี้อาจไม่ได้รับหรือไม่มีการดู ทำให้ผู้จัดการควบคุมและกำกับดูแลเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย

วิธีแก้ปัญหาอย่างรวดเร็วสำหรับปัญหาการจัดกำหนดการเหล่านี้คืออะไร

1. คุณสามารถกำหนดนโยบายและขั้นตอนของบริษัทที่ชัดเจนซึ่งพนักงานต้องปฏิบัติตามหากพวกเขามีปัญหากับกำหนดการ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะส่งข้อความ คุณสามารถกำหนดให้พนักงานโทรมาหากพวกเขาต้องการใครสักคนที่คอยดูแลกะงานของพวกเขาหรือหากพวกเขาจะมาสาย ถ้าผู้จัดการไม่ตอบ ก็ต้องมาทำงาน
2. คุณสามารถกำหนดให้พนักงานหาคนมาแทนที่กะได้ด้วยตนเอง และหากพวกเขาไม่สามารถหาคนมาแทนได้ พวกเขาจะต้องแสดงตัวสำหรับกะนั้น
3. ลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดตารางเวลาพนักงานเพื่อจัดการกับเรื่องนี้ ซอฟต์แวร์อย่าง Connecteam ช่วยให้ผู้จัดการสามารถกำกับดูแลและควบคุมกำหนดการได้อย่างสมบูรณ์ ผู้จัดการสามารถเผยแพร่กำหนดการ อนุญาตให้พนักงานอ้างสิทธิ์ในกะที่เปิดอยู่ และอนุมัติการสลับกะได้ การแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์จะถูกส่งต่อไปยังผู้จัดการเพื่ออนุมัติหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง และเมื่อมีการตัดสินใจ พนักงานจะได้รับแจ้งและกำหนดการจะอัปเดต ข้อจำกัดสามารถตั้งค่าให้อนุญาตเฉพาะพนักงานที่มีคุณสมบัติเท่านั้นที่จะเรียกร้องหรือแลกเปลี่ยนกะกับพนักงานคนอื่นได้

ไม่สามารถจัดการตารางการทำงาน On-The-Go

ไม่ใช่เรื่องแปลกที่ผู้จัดการจะต้องเดินทางอยู่เสมอ แม้แต่ผู้จัดการที่กำลังเดินทางก็ต้องจัดการกับปัญหาการจัดกำหนดการ ความขัดแย้ง และการอัปเดต

เพื่อจัดการสถานการณ์นี้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด ผู้จัดการต้องสามารถเข้าถึงกำหนดการและข้อมูลพนักงานได้จากทุกที่

การแก้ปัญหาทั่วไปเกี่ยวกับการจัดกำหนดการเหล่านี้ทำได้ง่ายดาย: ใช้ซอฟต์แวร์จัดกำหนดการพนักงาน ด้วย Connecteam คุณสามารถแก้ไขหรือสร้างกะใหม่ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วในขณะเดินทาง ผู้จัดการยังสามารถดูข้อมูลกะและสื่อสารกับพนักงานที่เกี่ยวข้องผ่านการแชทในแอพ ทั้งหมดได้โดยตรงผ่านอุปกรณ์มือถือของพวกเขาจากฝ่ามือของพวกเขา

คำพูดสุดท้ายเกี่ยวกับปัญหาการจัดตารางเวลาพนักงาน

แม้ว่าปัญหาการจัดกำหนดการจะหลีกเลี่ยงไม่ได้ 100% แต่ก็สามารถจัดการได้ ในท้ายที่สุด ทั้งหมดก็ขึ้นอยู่กับการสื่อสารและการจัดระเบียบ

เราขอแนะนำซอฟต์แวร์การจัดกำหนดการที่ช่วยให้คุณสร้าง เปลี่ยนแปลง และเผยแพร่กำหนดการได้ด้วยการคลิกปุ่มเพียงปุ่มเดียว วันของสเปรดชีต excel ที่ไม่มีที่สิ้นสุดสิ้นสุดลงแล้ว การใช้แอปจัดตารางเวลาพนักงานจะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มาก คุณจึงสามารถจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ ในธุรกิจของคุณได้