12 problemas comuns de agendamento de funcionários e suas soluções

O agendamento de funcionários é facilmente uma das tarefas mais desafiadoras com as quais os gerentes e proprietários de empresas precisam lidar. Entre ter que fazer malabarismos com a equipe com várias necessidades de agendamento, solicitações de folga e diferentes conjuntos de habilidades, o agendamento pode ser extremamente demorado.

Não é à toa que muitos gerentes lutam para criar um horário de trabalho justo e equilibrado. O agendamento de turnos é uma tarefa bastante difícil de manter.

Especialmente se você ainda está criando manualmente a agenda do funcionário, você se expõe a problemas de agendamento, erros e insatisfação do funcionário.

O agendamento manual, de acordo com a pesquisa, causa:

• 20% do tempo de um gerente é desperdiçado criando o cronograma de trabalho
• 174% mais rotatividade ocorre devido a erros na criação manual do cronograma
• 140 horas são desperdiçadas anualmente criando um horário de trabalho manual

A moral da história? Use uma solução digital, como um software de agendamento de funcionários.

Ao automatizar o agendamento, você pode fornecer resultados consistentes, cometer menos erros, reduzir custos, maximizar a produtividade dos funcionários e aumentar a satisfação geral dos funcionários.

Benefícios do agendamento automatizado

• Visibilidade total da disponibilidade de cada funcionário
• Evite horas extras e limitações
• Simplifique a comunicação
• Agendamento mais eficiente
• Economize tempo e dinheiro
• Delegação de tarefas sem estresse
• Menores taxas de rotatividade
• Operações diárias simplificadas

Até agora, você provavelmente já aprendeu que criar um cronograma adequado e justo que mantenha você e seus funcionários felizes é um trabalho de tempo integral.

Compreensivelmente, muitos proprietários e gerentes estão perdidos, mas para cada problema, há uma solução.

Agendamento de última hora

Deixar as coisas para a última hora nunca é uma boa ideia. De acordo com a Forbes, o gestor deve disponibilizar a lista de funcionários o mais rápido possível porque “isso pode colocar os funcionários em um impasse, tendo que escolher entre responsabilidades pessoais e trabalho. Outras empresas mudarão os horários a qualquer momento, o que também pode causar muitos problemas aos funcionários”. Os gerentes devem levar em consideração o equilíbrio entre vida profissional e pessoal de seus funcionários.

Certifique-se de planejar seus horários de turno com bastante antecedência para dar a todos uma chance (incluindo os gerentes) de digerir a lista e garantir que eles estejam disponíveis para trabalhar. Recomenda-se pelo menos 2 semanas de antecedência e verifique se você é consistente. Para evitar mais problemas de agendamento, verifique se seu estado possui leis para criar agendamentos com antecedência para garantir que você esteja em conformidade.

Agendar com muita antecedência pode criar dores de cabeça, mas não tantas dores de cabeça quanto ter que revisar completamente um cronograma já publicado.

Para simplificar ao máximo, use um modelo de cronograma que só precisa ser ajustado de acordo com as necessidades da empresa e a disponibilidade dos funcionários.

Falta de tecnologia adequada

Os gerentes que ainda estão usando caneta e papel para criar e distribuir a lista de funcionários não estão apenas tornando suas vidas um milhão de vezes mais difíceis, mas também estão propensos a problemas de agendamento e falta de comunicação. Pior ainda, toneladas de chamadas e mensagens de ida e volta consomem tempo, são ineficientes e podem levar a outros problemas, como mensagens inadequadas e falta de separação entre trabalho e vida pessoal.

Estamos no século 21, e a tecnologia facilitou muito a vida dos gerentes. Com um software de agendamento de funcionários poderoso e fácil de usar, como o Connecteam, você pode facilitar os problemas de agendamento e agilizar a comunicação.

• Crie agendas de funcionários totalmente personalizáveis ​​em minutos com recursos avançados, como arrastar e soltar, turnos recorrentes, alertas de conflito de agendamento, horas extras, alertas de limitação, etc.
• Os gerentes têm supervisão completa da programação e podem garantir que os funcionários recebam e visualizem a programação com alertas e notificações automatizados.
• Os funcionários podem compartilhar sua disponibilidade, economizando muito tempo dos gerentes.
• Confirme se os funcionários sabem exatamente o que fazer ao chegar para o turno com notas, locais e arquivos anexados no turno.
• Defina limitações de troca de turnos e permita que apenas determinados funcionários peguem turnos específicos com base em suas qualificações.
• Permita que os funcionários peguem os turnos abertos e recebam alertas automatizados para garantir que todos os turnos sejam cobertos.
• A comunicação no aplicativo reduz a falta de comunicação, chamadas de ida e volta e confusão.
• Os gerentes têm supervisão em tempo real sobre quem leu ou não as mensagens no aplicativo; se foram os dias de mensagens ou chamadas perdidas.
• Envie mensagens 1:1 direcionadas ou crie grupos para entrar em contato facilmente com uma equipe ou departamento.

Esses recursos e capacidades aumentam a organização do local de trabalho e interrompem os problemas de agendamento antes mesmo que eles aconteçam. É importante preparar sua empresa para o sucesso investindo em software de agendamento de funcionários. Isso garantirá uma gestão simplificada da força de trabalho.

Confusão de funcionários

A confusão entre os funcionários quando se trata de turnos pode ocorrer por vários motivos, incluindo a imprevisibilidade dos turnos e as mudanças de última hora.

Se não houver consistência ou as pessoas estiverem trocando de turno por capricho, sem sistema para rastrear tudo, isso pode causar estragos no local de trabalho.

Evitar esses problemas de agendamento é a melhor solução, então vamos dar uma olhada em como fazer isso.

1. Consistência : Use um modelo de cronograma como um cronograma recorrente e faça ajustes apenas quando os funcionários precisarem de folga ou a empresa precisar fazer alterações na equipe. Dessa forma, os funcionários terão um aviso significativo sobre os próximos turnos e, se for necessário fazer alterações, é sua responsabilidade garantir que o turno seja coberto.
2. Troca de turno: a troca de turno não é necessariamente um problema, mas rastrear as trocas pode ser complicado, de modo que os funcionários não sabem quem está realmente agendado no final. Use o software de agendamento de funcionários para eliminar esse problema de agendamento. Certifique-se de que os funcionários só possam trocar turnos com outros funcionários qualificados e exija a aprovação do gerente, e a programação será atualizada automaticamente quando a troca for aprovada.

Tanto a criação de um cronograma consistente quanto o uso de software de agendamento garantem que os funcionários não fiquem mais confusos, para que eles apareçam no lugar certo e na hora certa.

Clopen

'Clopen' é um termo cunhado das palavras 'close' e 'open.' Isso significa efetivamente que seu funcionário tem o último turno do dia e o primeiro turno no dia seguinte. Isso pode significar que seu funcionário pode trabalhar dois turnos seguidos sem poder ir para casa para dormir um pouco. Isso geralmente ocorre em hospitais, restaurantes e outros estabelecimentos 24 horas.

Então, como você pode garantir que seus funcionários evitem o temido clopen? Tudo se resume ao gerenciamento de cronograma.

Ter um software de gerenciamento de agendamento para detectar problemas de agendamento, como turnos conflitantes ou muito próximos. Caso contrário, isso significa que o gerente envolvido precisa estar atento ao clopen ao fazer as exibições finais da programação.

Clopens também pode ocorrer se diferentes gerentes forem responsáveis ​​por diferentes partes do cronograma (talvez haja um gerente do turno da noite e outro para o dia). Para evitar esse problema de agendamento e garantir que sua equipe seja mantida feliz, é vital que os gerentes entrem em contato para garantir que os funcionários tenham o descanso que merecem. Novamente, instalar o software certo pode ajudar a empresa a detectar esses problemas.

Horas extras saindo do controle

Seus funcionários ainda estão sendo produtivos enquanto trabalham horas extras? Se a resposta for 'sim', não há necessidade de alterar o status quo.

No entanto, as horas extras muitas vezes podem ser um problema e afetar negativamente a produtividade. É também um custo extra para o negócio, por isso deve ser evitado sempre que possível.

Se a empresa exigir horas extras, certifique-se de limitar o número de horas aprovadas para horas extras para que os funcionários não aproveitem os benefícios das horas extras. Isso pode ser feito usando um aplicativo de agendamento. Aprovar uma quantidade definida de horas extras; isso também garante a conformidade do governo, pois os condados exigem valores diferentes de pagamento com base na quantidade de horas extras.

Agendamento de plantão

A demanda do cliente pode ser imprevisível, então algumas empresas preferem ter funcionários de plantão ou de plantão. Essa prática envolve fazer com que os funcionários liguem antes do início de seus turnos para determinar se são necessários.

Se o turno estiver definido para ser silencioso, os funcionários podem ser instruídos a não entrar no turno.

Essa prática é frustrante para os funcionários, pois eles não podem fazer planos, e os reguladores também são cada vez mais contrários a esse conceito.

A rede de café Starbucks e os varejistas Gap e Abercrombie & Fitch (A&F) são apenas algumas empresas que se comprometeram a abandonar a prática.

Estão disponíveis soluções para problemas de agendamento de plantão – os gerentes precisam de dados para poder entender tendências passadas e fazer previsões de agendamento. O software de agendamento de tarefas está disponível para ajudar exatamente nisso, eliminando a necessidade de agendamento de plantão e aumentando a satisfação dos funcionários.

Distribuição Desigual de Turnos

É comum confiar em alguns funcionários selecionados para realizar tarefas específicas, como fechar ou abrir uma loja. Sempre haverá funcionários favoritos, mesmo quando você tenta ser objetivo.

Mas se você não for cuidadoso, poderá enviar a mensagem errada, ou seja, que prefere Susan Smith a outros funcionários ou que acha que John McDonald não está à altura da tarefa de estar lá na hora de sacar dinheiro.

Se você tiver o sistema de software de rota correto, poderá evitar esses cenários completamente. A seleção do software de gerenciamento certo facilitará seus problemas de agendamento e garantirá a conformidade com as leis trabalhistas.

Como proprietário de uma pequena empresa, você notará grandes mudanças na satisfação dos funcionários ao otimizar o agendamento para que seus funcionários obtenham seus turnos preferidos, levando em consideração a experiência, o que, em última análise, aumenta os lucros.

Troca de turno bagunçada

Há prós e contras em permitir que os trabalhadores troquem de turno.

Permitir que os funcionários gerenciem seu próprio tempo pode significar menos responsabilidade para você, mas se as mudanças não forem comunicadas adequadamente, isso pode causar problemas de agendamento, incluindo caos e confusão entre os funcionários.

As trocas podem fazer com que os trabalhadores se esqueçam de seus novos turnos ou você pode acabar em uma situação em que um funcionário qualificado troca por um funcionário júnior e há falta de trabalhadores experientes de plantão.

Existem algumas soluções fáceis para evitar a troca de turnos confusa.

1. Você pode implementar um procedimento que exija que os funcionários que desejam trocar de turno entrem em contato com a administração para aprovação da troca de turno.
2. Use um software robusto de agendamento de funcionários onde você pode supervisionar a troca de turnos.

O software de agendamento, como o Connecteam, permite que os funcionários troquem de turno, mas apenas com outros funcionários qualificados e exige a aprovação do gerente. Assim que a troca de turno for aprovada, a programação é atualizada para que todos estejam cientes das mudanças e, caso alguém esqueça seu turno, você saberá com quem entrar em contato.

Escassez de funcionários

Problemas de agendamento são inevitáveis ​​se você não tiver funcionários suficientes para cobrir os turnos.

Você não precisa apenas ter funcionários suficientes para cobrir os turnos, mas também para cobrir os funcionários quando alguém fica doente ou sai de férias.

Se você estiver com falta de pessoal, os clientes receberão um serviço pior e os funcionários se sentirão sobrecarregados e insatisfeitos.

A solução para este problema no papel é bastante simples, contrate mais funcionários em tempo integral ou meio período. Mas a vida nem sempre é tão simples. Por muitas razões, esta pode não ser uma opção viável. Então, trabalhando com o que você tem, você precisa encontrar uma maneira de manter os clientes satisfeitos e os funcionários felizes.

Você pode usar um software para otimizar a força de trabalho que você tem atualmente para fazer limonada com limões. A otimização do gerenciamento da força de trabalho ajuda a automatizar processos, manter a conformidade e resolver problemas básicos de negócios.

Ausências de último minuto dos funcionários

Somos todos humanos, e às vezes surgem coisas que impossibilitam o trabalho.

A Forbes observa que “em média, 3% dos trabalhadores assalariados em tempo integral faltam regularmente aos dias de trabalho. Enquanto 2,1% estão ausentes por doença ou lesão, 0,9% estão ausentes por outros motivos”.

Não estamos dizendo que as ausências frequentes de funcionários devem ser toleradas, mas se um funcionário não puder, por qualquer motivo, chegar ao trabalho, isso causará problemas de agendamento.

Então, como você pode resolver facilmente as ausências de última hora dos funcionários? Existem algumas soluções para esse problema de agendamento.

1. Você também pode certificar-se de que o manual do funcionário tenha políticas, procedimentos e consequências claras para as ausências de funcionários, para evitar o maior número possível de não comparecimentos de última hora. No entanto, essas políticas não ajudarão sua empresa quando um funcionário estiver doente e incapaz de trabalhar. As políticas apenas deixarão os funcionários com medo de ligar, o que pode criar uma situação de não comparecimento/não comparecimento.
2. Você pode garantir que cada turno tenha pelo menos um funcionário reserva disponível para trabalhar se um funcionário estiver indisponível no último minuto. Se for necessário um funcionário de backup, você pode usar o software para notificá-lo automaticamente para ir trabalhar.

Com o software de agendamento de funcionários, cobrir essas ausências de última hora será menos trabalhoso. Os membros da equipe ficarão gratos por ter o apoio de gerentes e colegas de trabalho, em vez de lidar com um homem a menos.

Sem controle ou supervisão

A falta de controle ou supervisão de agendamento pode causar grandes dores de cabeça para o gerente de RH ou para quem está encarregado de criar a escala de funcionários. Muitos gerentes confiam em seus telefones pessoais para transmitir mensagens e atualizações aos funcionários. Essas chamadas e mensagens podem não ser atendidas ou visualizadas, deixando os gerentes com pouco ou nenhum controle e supervisão.

Qual é uma solução rápida para esses problemas de agendamento?

1. Você pode definir políticas e procedimentos claros da empresa que os funcionários devem seguir se tiverem algum problema com sua agenda. Por exemplo, em vez de enviar mensagens, você pode exigir que os funcionários liguem se precisarem de alguém para cobrir seu turno ou se chegarem atrasados. Se o gerente não responder, eles são obrigados a comparecer ao trabalho.
2. Você pode exigir que o funcionário encontre um substituto para o turno e, se não conseguir encontrar um substituto, precisará comparecer ao turno.
3. Invista em software de agendamento de funcionários para lidar com isso. Softwares como o Connecteam oferecem aos gerentes supervisão completa e controle de cronograma. Os gerentes podem publicar horários, permitir que os funcionários reivindiquem turnos abertos e aprovem trocas de turnos. Notificações em tempo real são retransmitidas ao gerente para aprovar ou negar a mudança e, uma vez tomada a decisão, o funcionário é notificado e o cronograma é atualizado. As limitações podem ser definidas para permitir que apenas funcionários qualificados reivindiquem ou troquem turnos com outros funcionários.

Incapacidade de gerenciar o horário de trabalho em movimento

Não é incomum que os gerentes estejam em movimento. Mesmo os gerentes em movimento precisam lidar com problemas de agendamento, conflitos e atualizações.

Para gerenciar essa situação da maneira mais suave e eficiente possível, é importante que os gerentes tenham acesso a horários e informações de funcionários de qualquer lugar.

A solução para esses problemas comuns de agendamento é fácil: use o software de agendamento de funcionários. Com o Connecteam, você pode editar ou criar novos turnos de maneira fácil e rápida em qualquer lugar. Os gerentes também podem ver as informações do turno e se comunicar com os funcionários relevantes por meio do bate-papo no aplicativo, tudo diretamente por meio de seus dispositivos móveis, na palma de suas mãos.

A palavra final sobre problemas de agendamento de funcionários

Embora os problemas de agendamento não sejam 100% evitáveis, eles podem ser gerenciados. No final, tudo se resume a comunicação e organização.

Recomendamos um software de agendamento que permite criar, alterar e publicar agendamentos com o clique de um botão. Os dias das infinitas planilhas do Excel acabaram. Usar um aplicativo de agendamento de funcionários economizará muito tempo, para que você possa se concentrar nas coisas que realmente importam em seus negócios.