6 中小型企業的託管打印服務優勢

託管打印服務 (MPS) 的優勢可能是您企業尚未開發的成功源泉。

雖然可能不像機器人或低代碼等數字化轉型的其他領域那樣令人興奮，但它可以成為任何現代組織的重要方面。

託管打印服務 (MPS) 簡要說明： MPS 是一種服務，它結合了多種工具和技術來優化或管理公司的打印需求或文檔輸出，同時保持固定的預算。

還採用了技術來跟踪打印機的使用情況並確保遵守預算。 託管服務支持和工程師通常執行維護職責，同時開發更好的文檔工作流程，包括必要時的數字化。

數字化轉型已經徹底改變了業務的許多方面，但紙張是並且可能永遠是一個不變的因素。

辦公室員工平均每年要打印驚人的 10,000 份文件，並丟棄大約 400 萬噸紙張。

對於今天的中小型企業來說，這是很多資源，包括金錢。

相關信息圖：但是為什麼今天人們印刷這麼多呢？

嗯，答案很簡單：當今世界上的數據比以往任何時候都多，而且數據的激增，尤其是在 SMB 中，意味著對有效處理大量信息的需求增加。

世界上 90% 的數據是在過去兩年中創建的。

這裡的問題是，企業正在處理大量數據，同時仍在使用過時的方法來組織數據。

將此與當前員工的打印習慣相結合，企業的打印成本可能會開始迅速失控。

這些成本進一步增加了無法使他們的印刷機隊保持最新的組織。

簡而言之，由於長期習慣、舊機器和大量新數據的湧入，組織在打印成本上的支出比以往任何時候都多。

對於許多企業而言，託管打印服務 (MPS) 一直是通過與託管服務提供商 (MSP) 合作的解決方案。

MSP 可幫助公司解決有關其打印環境的常見問題，而無需過度預算。

這些常見問題通常涉及舊硬件、安全性、最佳實踐、成本和缺乏組織結構。

託管打印服務的好處

讓我們來看看一些託管打印服務的好處以及對您的企業的優質 MPS 提供商的期望。

請記住，託管打印服務不同於生產打印，後者涉及超出標準辦公室打印機功能的材料生產。

生產印刷包括大批量印刷、寬幅印刷、使用第五種碳粉顏色、添加清漆或箔、切割和裝訂小冊子、產品標籤印刷等。 

相關解決方案：1. MPS 幫助簡化操作

託管打印服務的好處包括促進公司的數字化轉型。

這不僅僅是削減成本或保護自己免受網絡威脅（儘管這兩個非常重要）。

這是關於改進您的流程以充分利用您使用的技術並在適當的情況下添加新的解決方案。

MPS 作為更廣泛的數字化轉型努力的推動者的作用比以前更頻繁、更廣泛地得到認可。

81% 的中小企業認為，到 2025 年，紙質流程的數字化對於推動其組織的數字化轉型非常重要。

這種思維轉變的原因之一是數字化轉型。 也就是說，使用現代工具和技術來簡化操作，與實施印刷管理戰略非常吻合。

一個明顯的例子是在雲上為您的所有業務數據安裝一個數字存儲庫，這意味著工作人員比過去更容易訪問信息。

除此之外，通過使用智能多功能打印機 (MFP) 可以對打印機組進行的改進非常重要。

MFP 提高了企業的生產力，允許最終用戶從任何地方打印，並允許 MFP 自動將掃描的文檔上傳到指定的在線存儲空間，從而使企業中任何有權訪問的人都可以立即使用它。

2. MPS 可以保護敏感文件和數據

當人們考慮端點安全時，他們幾乎總是想到某種設備。

這些通常是筆記本電腦和其他移動設備，它們對中小企業構成網絡威脅作為切入點。

物聯網設備超越了這一點，打印機對現代中小企業來說是一個重要的弱點。

2019 年，估計有59% 的企業遭受了與打印相關的數據丟失。 其中只有三分之一是內部員工的行為造成的，這表明網絡犯罪分子更頻繁地將注意力轉向打印機，以此作為進入網絡的途徑。

2020 年，已有100 萬台打印機面臨攻擊風險。

想想從您的打印機中出來的所有敏感材料。

由於不同級別的眾多員工處理的敏感數據通常會通過打印機，因此必須將您的打印環境納入公司的網絡安全計劃。

導致數據洩露的一些最常見的與打印相關的威脅包括：

• 文件盜竊：當公司遇到未經授權的數據通過惡意軟件移動時，這被稱為Cryptojacking：當惡意軟件在設備上安裝非法軟件以利用處理能力挖掘加密貨幣時，就會發生Cryptojacking 。 通常，此類惡意軟件將自身定位在路由器或其他物聯網設備上，可直接訪問多台計算機以最大化可用功率。
• 黑客攻擊：任何联網設備都容易受到黑客攻擊。 黑客使用打印機來獲取硬盤驅動器上的不安全數據，並訪問公司網絡的其他部分，否則這些部分會表現出更好的網絡安全性。
• 電子郵件攻擊：由於文檔是通過打印機通過電子郵件發送到外部來源，因此可能會發生與打印相關的數據丟失。
• 打印機篡改：可以有意或無意地更改不安全的打印機設置以降低文檔安全性。 更改可能包括將作業保存到另一個區域、完全重新路由作業或將設備重置為其出廠設置以消除可能已安裝的任何自定義安全功能。

MPS 提供商將確保您的打印機組完全安全，並將丟失數據的可能性降至最低。

3. MPS 幫助減少打印費用

企業可以從 MPS 獲得的最重要的產品之一是可見性。

當您使用託管打印服務時，您的提供商會知道您何時耗材不足以及何時需要服務。 擁有數字監控解決方案的管理人員可以主動檢查打印機何時補充緩慢（例如碳粉）以計劃交付。

每個員工的打印習慣平均每年花費公司 725 美元，這可能佔總業務成本的 5-15%。

當打印​​機發生故障或故障時，MPS 提供商將提供並提供現場服務。

您還可以獲得能夠以更有效和更有條理的方式跟踪您的支出的優勢。 擁有監控軟件的 MPS 提供商可以在每個付款週期為您提供詳細的賬單。 因此，期望合格的 MPS 提供商提供透明度。

通常情況下，企業根本不知道印刷支出，因為他們從來沒有辦法監控它們。

這導致成本在很長一段時間內逐漸增加，成為資源的持續消耗。

如果一個組織的支出遠高於他們的需要怎麼辦？ 如果在一些幫助下，他們可以實施策略來減少印刷支出，然後將其保持在適合未來的水平怎麼辦？

事實是，大多數公司不知道這些重要問題的答案，因為他們不監控自己的打印習慣。

MSP 將確保跟踪您的打印機使用情況，並且使用 MFP，他們將能夠精確分析您的支出。

這實際上意味著制定與您在打印資源上使用和花費的預算相一致的預算要容易得多。 一旦您的 MSP 知道您的預算，他們就會允許您堅持下去，因此成本永遠不會失控。

這有助於您降低成本並簡化預算。

相關： 4. MPS 有助於提高可持續性

減少環境足跡已成為許多中小型企業日益重要的目標。

員工比以往任何時候都更加關注公司積極感興趣（或不感興趣）的問題和價值觀。

57% 的員工認為美國企業需要在解決重要的社會問題方面發揮更積極的作用。

最重要的問題之一是氣候變化，它正在影響希望納入負責任的綠色政策以反映對企業價值觀的這種興趣的中小型企業。

美國企業消費紙質產品的速度是不可持續的，他們遲早將不得不通過實施印刷戰略來應對這一問題。

美國 36% 的採伐木材用於造紙，全球每年有超過 3000 萬英畝的森林被毀以幫助補充這種產量。

這是我們Impact為客戶實施可持續發展計劃的原因之一。

其中包括應對森林砍伐的“再利用”計劃、可持續採購的紙張以及減少紙質流程的解決方案。

這些舉措還具有減少不必要成本的額外好處。

相關博客：5. MPS 提供持續諮詢

託管打印服務應始終尋求為您的工作環境和流程提供專業知識。

優質合作夥伴將認識到託管服務需求的一個關鍵方面是他們提供的諮詢。

託管打印服務提供商也不例外。 向您出售打印機的供應商與收工之間存在很大差異； 以及將帶頭確保您的打印策略最適合您的需求的供應商。

當您與託管打印服務建立關係時，期望他們執行以下操作：

測繪與設置管理

專家將評估您的辦公室，以更好地了解辦公室是否適當設置以實現最大生產力。

這意味著通過確定它們是否放置在最佳位置來評估哪些打印機使用過度或使用不足。

然後，他們將繪製環境圖，以直觀地指示當前和潛在的選項。 確保工作場所提高生產力的一個簡單但關鍵的步驟。

使用 MPS，公司還可以決定哪些打印行為會導致不必要的成本。 例如，是否過度使用彩色副本？ 可以有份數限制嗎？ 通過正確的設置，公司可以增加高效印刷行為的文化。

員工訪談

員工和其他利益相關者將被詢問當前流程以及他們可能遇到的任何問題。

這使提供商有機會更好地了解最依賴打印的人的優勢、劣勢和需求。

從當前設備收集數據

他們將確定設備的使用方式。 未充分利用？ 過度使用？

員工的印刷習慣是什麼，他們的需求是什麼？

MPS 提供商將使用評估工具從您現有的打印設置中收集數據，以更好地了解每個打印設備的確切使用量，然後確定最適合您需求的設備。

底線

託管打印服務的主要優勢之一是能夠找到這些支出並儘可能多地消除浪費的做法。 本博文中列出的大多數好處都直接或間接與節省成本有關。

這也不僅僅是減少打印的情況。 它確保您得到適當的保護，因此您不會屈服於數據洩露； 它正在實施正確的數字解決方案並對用戶進行培訓，以便他們能夠有效地共享數據。

無論是保護您的網絡免受威脅還是減少紙張消耗，中小型企業以某種方式發現，與供應商合作滿足其打印需求從長遠來看可以節省現金。

這應該是任何現代 SMB 的主要目標； 毫無疑問，對於絕大多數組織而言，印刷成本正在失控，其中許多組織不具備降低這些成本的知識或手段。

與 MSP 建立合作夥伴關係可幫助企業了解他們可以在哪些方面進行改進，以及他們如何可以節省打印支出並實現環境現代化。

如果您想了解更多關於如何利用這些 MPS 優勢等的信息，請訪問我們的閱讀我們的方法，以及我們對透明度和客戶服務的承諾。