6 Vantaggi dei servizi di stampa gestiti per le PMI

I vantaggi dei servizi di stampa gestiti (MPS) potrebbero essere una fonte di successo non sfruttata per la tua azienda.

Anche se forse non così entusiasmante come altre aree della trasformazione digitale come i bot o il low-code, può diventare un aspetto vitale di qualsiasi organizzazione moderna.

I servizi di stampa gestiti (MPS) spiegano brevemente: MPS è un servizio che incorpora una varietà di strumenti e tecnologie per ottimizzare o gestire le esigenze di stampa di un'azienda o l'output dei documenti mantenendo un budget prestabilito.

La tecnologia è incorporata anche per tenere traccia dell'uso della stampante e garantire il rispetto del budget. Il supporto del servizio gestito e gli ingegneri in genere svolgono compiti di manutenzione, sviluppando al contempo migliori flussi di lavoro dei documenti che includono la digitalizzazione ove necessario.

La trasformazione digitale ha rivoluzionato molti aspetti del business, ma la carta è, e probabilmente sarà sempre, un fattore costante.

L' impiegato d'ufficio medio stampa ben 10.000 documenti e scarta circa 4 milioni di tonnellate di carta all'anno.

Sono molte risorse, denaro compreso, con cui una PMI deve avere a che fare oggi.

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Ebbene, la risposta è abbastanza semplice: oggi nel mondo ci sono più dati che mai e la proliferazione dei dati, soprattutto tra le PMI, ha comportato una maggiore necessità di gestire in modo efficace grandi quantità di informazioni.

Il 90% dei dati mondiali è stato creato negli ultimi due anni .

Il problema qui è che le aziende hanno a che fare con un assalto di dati, pur utilizzando metodi obsoleti per organizzarli.

Combina questo con le attuali abitudini di stampa dei dipendenti e i costi di stampa per un'azienda possono iniziare a sfuggire di mano rapidamente.

Questi costi aumentano ulteriormente nelle organizzazioni che non sono state in grado di mantenere aggiornato il proprio parco macchine.

In breve, le organizzazioni stanno spendendo più che mai sui costi di stampa a causa di abitudini a lungo termine, vecchie macchine e un afflusso di nuovi dati da tenere in considerazione.

Per molte aziende, i servizi di stampa gestiti (MPS) sono stati la soluzione grazie alle partnership con i fornitori di servizi gestiti (MSP).

Gli MSP aiutano le aziende ad affrontare le preoccupazioni comuni sui loro ambienti di stampa senza la necessità di un budget eccessivo.

Queste preoccupazioni comuni riguardano in genere hardware obsoleto, sicurezza, procedure consigliate, costi e mancanza di struttura organizzativa.

Vantaggi dei servizi di stampa gestiti

Diamo un'occhiata ad alcuni vantaggi dei servizi di stampa gestiti e cosa aspettarsi da un provider MPS di qualità per la tua azienda.

Tieni presente che i servizi di stampa gestiti sono diversi dalla stampa di produzione, che implica la produzione di materiali che vanno oltre le capacità di una stampante per ufficio standard.

La stampa di produzione include la stampa di grandi volumi, la stampa di grande formato, l'utilizzo di un quinto colore del toner, l'aggiunta di vernice o pellicola, il taglio e la rilegatura di libretti, la stampa di etichette di prodotti e altro ancora. 

Soluzioni correlate: 1. MPS aiuta a semplificare le operazioni

I vantaggi dei servizi di stampa gestiti includono l'agevolazione della trasformazione digitale di un'azienda.

Non si tratta solo di tagliare i costi o proteggersi dalle minacce informatiche (sebbene questi due siano molto importanti).

Si tratta di migliorare i processi per ottenere il meglio dalla tecnologia utilizzata e aggiungere nuove soluzioni ove appropriato.

Il ruolo di MPS come fattore abilitante per più ampi sforzi di trasformazione digitale viene riconosciuto più frequentemente e ampiamente rispetto a prima.

L' 81% delle PMI ritiene che la digitalizzazione dei processi cartacei sarà importante per guidare la trasformazione digitale delle proprie organizzazioni entro il 2025.

Una delle ragioni di questo cambiamento di pensiero è la trasformazione digitale; ovvero, l'uso di strumenti e tecnologie moderne per semplificare le operazioni, si allinea molto bene con l'implementazione di una strategia per la gestione della stampa.

Un ovvio esempio di ciò sarebbe l'installazione di un repository digitale sul cloud per tutti i dati aziendali, il che significa che le informazioni sono molto più accessibili ai lavoratori rispetto al passato.

Oltre a ciò, sono significativi i miglioramenti che è possibile apportare a un parco stampanti utilizzando le stampanti multifunzione intelligenti (MFP).

Gli MFP migliorano la produttività di un'azienda, consentendo agli utenti finali di stampare da qualsiasi luogo e consentendo all'MFP di caricare automaticamente un documento scansionato in uno spazio di archiviazione online designato, rendendolo immediatamente disponibile a chiunque nell'azienda abbia accesso autorizzato.

2. MPS può proteggere documenti e dati sensibili

Quando le persone pensano alla sicurezza degli endpoint, hanno quasi sempre in mente un certo tipo di dispositivo.

Di solito si tratta di laptop e altri dispositivi mobili che rappresentano minacce informatiche per le PMI come punti di ingresso.

I dispositivi IoT si estendono oltre, con le stampanti che rappresentano un punto debole significativo per le PMI moderne.

Nel 2019, circa il 59% delle aziende ha subito una perdita di dati legata alla stampa . Solo un terzo di questi è dovuto alle azioni del personale interno, suggerendo che i criminali informatici stanno rivolgendo più frequentemente le loro attenzioni alle stampanti come un modo per creare reti.

Nel 2020, già un milione di stampanti erano a rischio di attacco .

Pensa a tutto il materiale sensibile che esce dalle tue stampanti.

Poiché i dati sensibili gestiti da numerosi dipendenti a diversi livelli possono spesso passare attraverso le stampanti, è fondamentale includere l'ambiente di stampa nel programma di sicurezza informatica dell'azienda.

Alcune delle minacce più comuni relative alla stampa che portano a violazioni dei dati includono:

• Furto di documenti: quando un'azienda subisce lo spostamento non autorizzato di dati tramite malware, è noto come Cryptojacking: il cryptojacking si verifica quando il malware installa software illecito su un dispositivo per sfruttare la potenza di elaborazione per il mining di criptovalute. Spesso, tale malware si posiziona su un router o un altro dispositivo Internet-of-Things con accesso diretto a più computer per massimizzare la potenza disponibile.
• Hacking: qualsiasi dispositivo connesso alla rete è suscettibile di essere violato. Gli hacker utilizzano le stampanti sia per acquisire dati non protetti sul disco rigido sia per accedere ad altre parti della rete aziendale che altrimenti esibiscono una migliore sicurezza informatica.
• Attacchi e -mail: possono verificarsi perdite di dati legate alla stampa perché i documenti vengono inviati tramite e-mail a fonti esterne tramite una stampante.
• Manomissione della stampante: le impostazioni della stampante non protetta possono essere modificate, intenzionalmente o accidentalmente, per ridurre la sicurezza dei documenti. Le modifiche potrebbero includere il salvataggio dei lavori in un'altra area, il reindirizzamento completo dei lavori o il ripristino del dispositivo alle impostazioni di fabbrica per eliminare eventuali funzioni di sicurezza personalizzate che potrebbero essere state installate.

Un provider MPS garantirà che il tuo parco stampanti sia completamente sicuro e ridurrà al minimo il rischio di perdita di dati.

3. MPS aiuta a ridurre la spesa di stampa

Una delle offerte più importanti che le aziende possono ottenere da MPS è la visibilità .

Quando utilizzi un servizio di stampa gestito, il tuo provider saprà quando le forniture sono in esaurimento e quando hai bisogno di assistenza. I manager con una soluzione di monitoraggio digitale possono controllare in modo proattivo quando una stampante è lenta nelle ricariche, ad esempio di toner, per pianificare le consegne.

Le abitudini di stampa di ciascun dipendente costano a un'azienda in media $ 725 all'anno , che potrebbero rappresentare il 5-15% dei costi aziendali totali.

In caso di rottura o malfunzionamento di una stampante, l'assistenza in loco viene fornita e coperta dal provider MPS.

Hai anche il vantaggio di poter monitorare le tue spese in modo più efficiente e organizzato. I fornitori di MPS con software di monitoraggio possono fornirti una fattura dettagliata ad ogni ciclo di pagamento. Pertanto, aspettati trasparenza da un fornitore MPS qualificato.

Capita spesso che le aziende semplicemente non siano a conoscenza delle spese di stampa perché non hanno mai avuto i mezzi per monitorarle.

Ciò porta a costi che si accumulano gradualmente in un lungo periodo di tempo, diventando un costante drenaggio di risorse.

Cosa succede se un'organizzazione sta spendendo ben al di sopra del necessario? E se, con un po' di aiuto, potessero implementare strategie per ridurre la spesa per la stampa e mantenerla a un livello adeguato per il futuro?

Il fatto è che la maggior parte delle aziende non conosce la risposta a queste importanti domande perché non controlla le proprie abitudini di stampa.

Un MSP si assicurerà di tenere traccia dell'utilizzo della stampante e, con gli MFP, sarà in grado di analizzare le tue spese con precisione.

Ciò significa effettivamente che è molto più semplice stabilire un budget in linea con ciò che usi e spendi per le risorse di stampa. Una volta che il tuo MSP conosce il tuo budget, ti consentirà di rispettarlo, quindi i costi non sfuggono mai di mano.

Questo ti aiuta a mantenere bassi i costi e ottimizzare il tuo budget.

Correlati: 4. MPS aiuta ad aumentare la sostenibilità

La riduzione dell'impronta ambientale è stato un obiettivo sempre più importante per molte PMI.

I dipendenti, più che mai, si preoccupano delle questioni e dei valori in cui la loro azienda si interessa (o disinteressa) attivamente .

Il 57% dei dipendenti ritiene che le aziende americane debbano svolgere un ruolo più attivo nell'affrontare importanti questioni sociali .

Una delle questioni più importanti, il cambiamento climatico, sta colpendo le PMI che vogliono incorporare una politica verde responsabile per riflettere questo interesse per i valori aziendali.

La velocità con cui le aziende negli Stati Uniti consumano prodotti a base di carta è insostenibile e prima o poi dovranno affrontarlo implementando strategie di stampa per aiutare.

Il 36% del legname raccolto negli Stati Uniti viene utilizzato per produrre carta e oltre 30 milioni di acri globali di foresta vengono distrutti ogni anno per aiutare a integrare questa produzione.

È uno dei motivi per cui noi di Impact implementiamo iniziative di sostenibilità per i nostri clienti.

Questi includono programmi di "rileafing" per contrastare la deforestazione, carta proveniente da fonti sostenibili e soluzioni per ridurre i processi cartacei.

Queste iniziative hanno anche l'ulteriore vantaggio di ridurre i costi inutili.

Blog correlato: 5. MPS offre una consultazione continua

Un servizio di stampa gestito dovrebbe sempre cercare di fornirti competenze per il tuo ambiente di lavoro e i tuoi processi.

I partner di qualità riconosceranno che un aspetto chiave della domanda di servizi gestiti è la consulenza che forniscono.

I fornitori di servizi di stampa gestiti non sono diversi; e c'è una grande differenza tra un venditore che ti venderà una stampante e la chiamerà un giorno; e un fornitore che si occuperà di garantire che la tua strategia di stampa sia la migliore possibile per le tue esigenze.

Quando intrattieni una relazione per i servizi di stampa gestiti, aspettati che agiscano come segue:

Gestione mappatura e impostazione

Gli specialisti valuteranno il tuo ufficio per capire meglio se l'ufficio è impostato in modo appropriato per la massima produttività.

Ciò significa valutare quali stampanti sono sovrautilizzate o sottoutilizzate determinando se sono posizionate in posizioni ottimali.

Quindi mapperanno l'ambiente per fornire un'indicazione visiva delle opzioni attuali e potenziali. Un passaggio semplice ma fondamentale per garantire una migliore produttività sul posto di lavoro.

Con un MPS, un'azienda può anche decidere quali comportamenti di stampa causano costi inutili. Ad esempio, le copie a colori sono abusate? Può esserci un limite al numero di copie? Con le impostazioni corrette, un'azienda può accrescere una cultura di comportamenti di stampa efficienti.

Interviste ai dipendenti

Ai dipendenti e alle altre parti interessate verrà chiesto informazioni sui processi in corso e su eventuali problemi che potrebbero avere.

Ciò offre al fornitore l'opportunità di comprendere meglio i punti di forza, i punti deboli e le esigenze delle persone che si affidano maggiormente alla stampa.

Raccolta dati dai dispositivi correnti

Identificheranno come vengono utilizzati i dispositivi. Sottoutilizzato? Sovrautilizzato?

Quali sono le abitudini di stampa dei dipendenti e quali sono le loro esigenze?

Il provider MPS utilizzerà uno strumento di valutazione per raccogliere i dati dalla configurazione di stampa esistente per ottenere una migliore comprensione di quanto viene utilizzato esattamente ciascun dispositivo di stampa e quindi determinare ciò che si adatta meglio alle tue esigenze.

Linea di fondo

Uno dei principali vantaggi del servizio di stampa gestito è la possibilità di trovare tali spese ed eliminare il maggior numero possibile di pratiche dispendiose. La maggior parte dei vantaggi elencati in questo post del blog sono direttamente o indirettamente correlati al risparmio sui costi.

E non si tratta solo di stampare meno. Si sta assicurando che tu sia adeguatamente protetto in modo da non soccombere a una violazione dei dati; sta ottenendo l'implementazione delle soluzioni digitali corrette e la formazione degli utenti in modo che possano condividere i dati in modo efficace.

Che si tratti di proteggere la rete dalle minacce o di ridurre il consumo di carta, in un modo o nell'altro le PMI scoprono che la collaborazione con un fornitore per le loro esigenze di stampa consente loro di risparmiare denaro a lungo termine.

E questa dovrebbe essere un'ambizione primaria di qualsiasi PMI moderna; non c'è dubbio che i costi di stampa stiano sfuggendo di mano alla stragrande maggioranza delle organizzazioni e molte di loro non hanno le conoscenze oi mezzi per contenere tali costi.

Una partnership con un MSP aiuta le aziende a capire dove possono apportare miglioramenti e come possono risparmiare sulle spese di stampa e modernizzare i propri ambienti.

Se desideri saperne di più su come sfruttare questi vantaggi MPS e altro ancora, vai alla nostra Leggi il nostro approccio e il nostro impegno per la trasparenza e il servizio clienti.