6 中小型企业的托管打印服务优势

托管打印服务 (MPS) 的优势可能是您企业尚未开发的成功源泉。

虽然可能不像机器人或低代码等数字化转型的其他领域那样令人兴奋，但它可以成为任何现代组织的重要方面。

托管打印服务 (MPS) 简要说明： MPS 是一种服务，它结合了多种工具和技术来优化或管理公司的打印需求或文档输出，同时保持固定的预算。

还采用了技术来跟踪打印机的使用情况并确保遵守预算。 托管服务支持和工程师通常执行维护职责，同时开发更好的文档工作流程，包括必要时的数字化。

数字化转型已经彻底改变了业务的许多方面，但纸张是并且可能永远是一个不变的因素。

办公室员工平均每年要打印惊人的 10,000 份文件，并丢弃大约 400 万吨纸张。

对于今天的中小型企业来说，这是很多资源，包括金钱。

相关信息图：但是为什么今天人们印刷这么多呢？

嗯，答案很简单：当今世界上的数据比以往任何时候都多，而且数据的激增，尤其是在 SMB 中，意味着对有效处理大量信息的需求增加。

世界上 90% 的数据是在过去两年中创建的。

这里的问题是，企业正在处理大量数据，同时仍在使用过时的方法来组织数据。

将此与当前员工的打印习惯相结合，企业的打印成本可能会开始迅速失控。

这些成本进一步增加了无法使他们的印刷机队保持最新的组织。

简而言之，由于长期习惯、旧机器和大量新数据的涌入，组织在打印成本上的支出比以往任何时候都多。

对于许多企业而言，托管打印服务 (MPS) 一直是通过与托管服务提供商 (MSP) 合作的解决方案。

MSP 可帮助公司解决有关其打印环境的常见问题，而无需过度预算。

这些常见问题通常涉及旧硬件、安全性、最佳实践、成本和缺乏组织结构。

托管打印服务的好处

让我们来看看一些托管打印服务的好处以及对您的企业的优质 MPS 提供商的期望。

请记住，托管打印服务不同于生产打印，后者涉及超出标准办公室打印机功能的材料生产。

生产印刷包括大批量印刷、宽幅印刷、使用第五种碳粉颜色、添加清漆或箔、切割和装订小册子、产品标签印刷等。 

相关解决方案：1. MPS 帮助简化操作

托管打印服务的好处包括促进公司的数字化转型。

这不仅仅是削减成本或保护自己免受网络威胁（尽管这两个非常重要）。

这是关于改进您的流程以充分利用您使用的技术并在适当的情况下添加新的解决方案。

MPS 作为更广泛的数字化转型努力的推动者的作用比以前更频繁、更广泛地得到认可。

81% 的中小企业认为，到 2025 年，纸质流程的数字化对于推动其组织的数字化转型非常重要。

这种思维转变的原因之一是数字化转型。 也就是说，使用现代工具和技术来简化操作，与实施印刷管理战略非常吻合。

一个明显的例子是在云上为您的所有业务数据安装一个数字存储库，这意味着工作人员比过去更容易访问信息。

除此之外，通过使用智能多功能打印机 (MFP) 可以对打印机组进行的改进非常重要。

MFP 提高了企业的生产力，允许最终用户从任何地方打印，并允许 MFP 自动将扫描的文档上传到指定的在线存储空间，从而使企业中任何有权访问的人都可以立即使用它。

2. MPS 可以保护敏感文件和数据

当人们考虑端点安全时，他们几乎总是想到某种设备。

这些通常是笔记本电脑和其他移动设备，它们对中小企业构成网络威胁作为切入点。

物联网设备超越了这一点，打印机对现代中小企业来说是一个重要的弱点。

2019 年，估计有59% 的企业遭受了与打印相关的数据丢失。 其中只有三分之一是内部员工的行为造成的，这表明网络犯罪分子更频繁地将注意力转向打印机，以此作为进入网络的途径。

2020 年，已有100 万台打印机面临攻击风险。

想想从您的打印机中出来的所有敏感材料。

由于不同级别的众多员工处理的敏感数据通常会通过打印机，因此必须将您的打印环境纳入公司的网络安全计划。

导致数据泄露的一些最常见的与打印相关的威胁包括：

• 文件盗窃：当公司遇到未经授权的数据通过恶意软件移动时，这被称为Cryptojacking：当恶意软件在设备上安装非法软件以利用处理能力挖掘加密货币时，就会发生Cryptojacking 。 通常，此类恶意软件将自身定位在路由器或其他物联网设备上，可直接访问多台计算机以最大化可用功率。
• 黑客攻击：任何联网设备都容易受到黑客攻击。 黑客使用打印机来获取硬盘驱动器上的不安全数据，并访问公司网络的其他部分，否则这些部分会表现出更好的网络安全性。
• 电子邮件攻击：由于文档是通过打印机通过电子邮件发送到外部来源，因此可能会发生与打印相关的数据丢失。
• 打印机篡改：可以有意或无意地更改不安全的打印机设置以降低文档安全性。 更改可能包括将作业保存到另一个区域、完全重新路由作业或将设备重置为其出厂设置以消除可能已安装的任何自定义安全功能。

MPS 提供商将确保您的打印机组完全安全，并将丢失数据的可能性降至最低。

3. MPS 帮助减少打印费用

企业可以从 MPS 获得的最重要的产品之一是可见性。

当您使用托管打印服务时，您的提供商会知道您何时耗材不足以及何时需要服务。 拥有数字监控解决方案的管理人员可以主动检查打印机何时补充缓慢（例如碳粉）以计划交付。

每个员工的打印习惯平均每年花费公司 725 美元，这可能占总业务成本的 5-15%。

当打印机发生故障或故障时，MPS 提供商将提供并提供现场服务。

您还可以获得能够以更有效和更有条理的方式跟踪您的支出的优势。 拥有监控软件的 MPS 提供商可以在每个付款周期为您提供详细的账单。 因此，期望合格的 MPS 提供商提供透明度。

通常情况下，企业根本不知道印刷支出，因为他们从来没有办法监控它们。

这导致成本在很长一段时间内逐渐增加，成为资源的持续消耗。

如果一个组织的支出远高于他们的需要怎么办？ 如果在一些帮助下，他们可以实施策略来减少印刷支出，然后将其保持在适合未来的水平怎么办？

事实是，大多数公司不知道这些重要问题的答案，因为他们不监控自己的打印习惯。

MSP 将确保跟踪您的打印机使用情况，并且使用 MFP，他们将能够精确分析您的支出。

这实际上意味着制定与您在打印资源上使用和花费的预算相一致的预算要容易得多。 一旦您的 MSP 知道您的预算，他们就会允许您坚持下去，因此成本永远不会失控。

这有助于您降低成本并简化预算。

相关： 4. MPS 有助于提高可持续性

减少环境足迹已成为许多中小型企业日益重要的目标。

员工比以往任何时候都更加关注公司积极感兴趣（或不感兴趣）的问题和价值观。

57% 的员工认为美国企业需要在解决重要的社会问题方面发挥更积极的作用。

最重要的问题之一是气候变化，它正在影响希望纳入负责任的绿色政策以反映对企业价值观的这种兴趣的中小型企业。

美国企业消费纸质产品的速度是不可持续的，他们迟早将不得不通过实施印刷战略来应对这一问题。

美国 36% 的采伐木材用于造纸，全球每年有超过 3000 万英亩的森林被毁以帮助补充这种产量。

这是我们Impact为客户实施可持续发展计划的原因之一。

其中包括应对森林砍伐的“再利用”计划、可持续采购的纸张以及减少纸质流程的解决方案。

这些举措还具有减少不必要成本的额外好处。

相关博客：5. MPS 提供持续咨询

托管打印服务应始终寻求为您的工作环境和流程提供专业知识。

优质合作伙伴将认识到托管服务需求的一个关键方面是他们提供的咨询。

托管打印服务提供商也不例外。 向您出售打印机的供应商与收工之间存在很大差异； 以及将带头确保您的打印策略最适合您的需求的供应商。

当您与托管打印服务建立关系时，期望他们执行以下操作：

测绘与设置管理

专家将评估您的办公室，以更好地了解办公室是否适当设置以实现最大生产力。

这意味着通过确定它们是否放置在最佳位置来评估哪些打印机使用过度或使用不足。

然后，他们将绘制环境图，以直观地指示当前和潜在的选项。 确保工作场所提高生产力的一个简单但关键的步骤。

使用 MPS，公司还可以决定哪些打印行为会导致不必要的成本。 例如，是否过度使用彩色副本？ 可以有份数限制吗？ 通过正确的设置，公司可以增加高效印刷行为的文化。

员工访谈

员工和其他利益相关者将被询问当前流程以及他们可能遇到的任何问题。

这使提供商有机会更好地了解最依赖打印的人的优势、劣势和需求。

从当前设备收集数据

他们将确定设备的使用方式。 未充分利用？ 过度使用？

员工的印刷习惯是什么，他们的需求是什么？

MPS 提供商将使用评估工具从您现有的打印设置中收集数据，以更好地了解每个打印设备的确切使用量，然后确定最适合您需求的设备。

底线

托管打印服务的主要优势之一是能够找到这些支出并尽可能多地消除浪费的做法。 本博文中列出的大多数好处都直接或间接与节省成本有关。

这也不仅仅是减少打印的情况。 它确保您得到适当的保护，因此您不会屈服于数据泄露； 它正在实施正确的数字解决方案并对用户进行培训，以便他们能够有效地共享数据。

无论是保护您的网络免受威胁还是减少纸张消耗，中小型企业以某种方式发现，与供应商合作满足其打印需求从长远来看可以节省现金。

这应该是任何现代 SMB 的主要目标； 毫无疑问，对于绝大多数组织而言，印刷成本正在失控，其中许多组织不具备降低这些成本的知识或手段。

与 MSP 建立合作伙伴关系可帮助企业了解他们可以在哪些方面进行改进，以及他们如何可以节省打印支出并实现环境现代化。

如果您想了解更多关于如何利用这些 MPS 优势等的信息，请访问我们的阅读我们的方法，以及我们对透明度和客户服务的承诺。