SMB 向けマネージド プリント サービスの 6 つのメリット

マネージド プリント サービス (MPS) の利点は、ビジネスの成功の秘訣となる可能性があります。

ボットやローコードなどのデジタル トランスフォーメーションの他の分野ほど刺激的ではないかもしれませんが、現代の組織にとって重要な側面になる可能性があります。

マネージド プリント サービス (MPS) の簡単な説明: MPS は、一定の予算を維持しながら、企業の印刷ニーズまたはドキュメント出力を最適化または管理するためのさまざまなツールとテクノロジを組み込んだサービスです。

プリンターの使用を追跡し、予算を確実に遵守するための技術も組み込まれています。 マネージド サービスのサポートとエンジニアは、通常、保守業務を遂行しながら、必要に応じてデジタル化を含むより優れたドキュメント ワークフローを開発します。

デジタル トランスフォーメーションはビジネスの多くの側面に革命をもたらしましたが、紙は常に一定の要素であり、今後もそうなるでしょう。

平均的なオフィス ワーカーは、1 年間に 10,000 という驚異的な数のドキュメントを印刷し、約400 万トンの紙を廃棄しています。

これは、SMB が今日対処しなければならない、お金を含む多くのリソースです。

関連インフォグラフィック:しかし、なぜ人々は今日、これほど多くの印刷物を印刷しているのでしょうか?

答えは非常に簡単です。現在、世界にはこれまで以上に多くのデータがあり、特に中小企業の間でデータが急増しているため、大量の情報を効果的に処理する必要性が高まっています。

世界のデータの 90% は、過去 2 年間に作成されたものです。

ここでの問題は、企業がデータの猛攻撃に対処している一方で、データを整理するための時代遅れの方法を使用していることです。

これを現在の従業員の印刷習慣と組み合わせると、企業の印刷コストはすぐに手に負えなくなる可能性があります。

これらのコストは、印刷フリートを最新の状態に保つことができなかった組織ではさらに増加し​​ます。

要するに、組織は、長期にわたる習慣、古いマシン、および説明が必要な新しいデータの流入の結果として、これまで以上に印刷コストに支出しています。

多くの企業にとって、マネージド プリント サービス (MPS) は、マネージド サービス プロバイダー (MSP) とのパートナーシップによるソリューションとなっています。

MSP は、企業が過大な予算を必要とすることなく、印刷環境に関する一般的な懸念に対処するのに役立ちます。

これらの一般的な懸念には、通常、古いハードウェア、セキュリティ、ベスト プラクティス、コスト、および組織構造の欠如が含まれます。

マネージド プリント サービスの利点

いくつかのマネージド プリント サービスの利点と、ビジネスにとって高品質の MPS プロバイダーに期待できることを見てみましょう。

マネージド プリント サービスは、標準的なオフィス プリンターの能力を超える素材の生産を伴うプロダクション プリントとは異なることに注意してください。

プロダクション プリントには、大量印刷、ワイド フォーマット印刷、5 番目のトナー カラーの使用、ワニスまたはフォイルの追加、小冊子の裁断と製本、製品ラベル印刷などが含まれます。 

関連ソリューション:1. MPS ヘルプの運用の合理化

マネージド プリント サービスの利点には、企業のデジタル トランスフォーメーションの促進が含まれます。

コストを削減したり、サイバー脅威から身を守ったりするだけではありません (ただし、この 2 つは非常に重要です)。

プロセスを改善して、使用するテクノロジーを最大限に活用し、必要に応じて新しいソリューションを追加することです。

幅広いデジタル トランスフォーメーションの取り組みを可能にする MPS の役割は、以前よりも頻繁かつ広く認識されています。

SMBの 81% は、2025 年までに組織のデジタル トランスフォーメーションを推進するために、紙ベースのプロセスをデジタル化することが重要になると考えています。

この考え方の変化の理由の 1 つは、デジタル トランスフォーメーションです。 つまり、運用を合理化するための最新のツールとテクノロジの使用は、印刷管理戦略の実装と非常によく一致しています。

この明白な例は、すべてのビジネス データのデジタル リポジトリをクラウドにインストールすることです。これは、従業員が情報に以前よりもはるかにアクセスしやすくなることを意味します。

これに加えて、スマート多機能プリンター (MFP) を利用することで、プリンター フリートに加えることができる改善は重要です。

MFP はビジネスの生産性を向上させ、エンド ユーザーがどこからでも印刷できるようにし、MFP がスキャンしたドキュメントを指定されたオンライン ストレージ スペースに自動的にアップロードできるようにすることで、アクセス権が付与された企業内の誰もがすぐに利用できるようにします。

2. MPS は機密文書とデータを保護できます

エンドポイント セキュリティについて考えるとき、ほとんどの場合、特定の種類のデバイスを念頭に置いています。

これらは通常、ノート PC やその他のモバイル デバイスであり、SMB にサイバー脅威をエントリ ポイントとしてもたらします。

IoT デバイスはこれを超えて拡張されており、プリンターは現代の SMB にとって重大な弱点となっています。

2019 年には、推定59% の企業が印刷関連のデータ損失に見舞われました。 そのうちの 3 分の 1 のみが内部スタッフの行動によるものであり、サイバー犯罪者がネットワークへの侵入経路としてより頻繁にプリンターに注意を向けていることを示唆しています。

2020 年には、すでに100 万台のプリンターが攻撃の危険にさらされていました。

プリンターから出てくるすべての機密資料について考えてみてください。

さまざまなレベルの多数の従業員が扱う機密データは、多くの場合、プリンターを通過する可能性があるため、会社のサイバーセキュリティ プログラムに印刷環境を含めることが不可欠です。

データ侵害につながる最も一般的な印刷関連の脅威には、次のものがあります。

• ドキュメントの盗難: 企業がマルウェアを介したデータの不正な移動を経験した場合、それは流出またはクリプトジャッキング:クリプトジャッキングは、マルウェアがデバイスに不正なソフトウェアをインストールして、処理能力を利用して暗号通貨をマイニングするときに発生します。 多くの場合、このようなマルウェアは、利用可能な電力を最大化するために、複数のコンピューターに直接アクセスできるルーターまたはその他のモノのインターネット デバイス上に配置されます。
• ハッキング:ネットワークに接続されたデバイスは、ハッキングされる可能性があります。 ハッカーはプリンターを使用して、ハード ドライブ上のセキュリティで保護されていないデータを取得したり、会社のネットワークの他の部分にアクセスしたりします。
• 電子メール攻撃:文書がプリンターを介して外部ソースに電子メールで送信されるため、印刷関連のデータ損失が発生する可能性があります。
• プリンターの改ざん:セキュリティで保護されていないプリンターの設定は、意図的または誤って変更され、ドキュメントのセキュリティが低下する可能性があります。 変更には、ジョブを別の領域に保存する、ジョブを完全に再ルーティングする、またはデバイスを工場出荷時の設定にリセットして、インストールされている可能性のあるカスタム セキュリティ機能を削除することが含まれる場合があります。

MPS プロバイダーは、プリンター フリートが完全に安全であることを保証し、データ損失の可能性を最小限に抑えます。

3. MPS は印刷費の削減に役立ちます

企業が MPS から得られる最も重要なオファリングの 1 つは可視性です。

マネージド プリント サービスを使用すると、サプライ品が少なくなった時期やサービスが必要な時期がプロバイダーに通知されます。 デジタル監視ソリューションを使用している管理者は、プリンターの補充 (トナーなど) が遅い時期を事前に確認して、配送を計画できます。

各従業員の印刷習慣は、企業に年間平均 725 ドルのコストをかけており、これは総ビジネス コストの 5 ～ 15% を占める可能性があります。

プリンターが壊れたり故障したりした場合、オンサイト サービスが提供され、MPS プロバイダーによってカバーされます。

また、より効率的かつ組織的な方法で支出を追跡できるという利点もあります。 監視ソフトウェアを備えた MPS プロバイダーは、支払いサイクルごとに詳細な請求書を提供できます。 したがって、資格のある MPS プロバイダーからの透明性を期待してください。

多くの場合、企業は印刷支出を監視する手段がなかったため、単に印刷支出に気付いていません。

これにより、長期間にわたってコストが徐々に増加し、リソースが常に枯渇することになります。

組織が必要以上に支出している場合はどうなるでしょうか? 何らかの支援を受けて、印刷費を削減し、将来に向けて適切なレベルに維持するための戦略を実行できるとしたら?

実際のところ、ほとんどの企業は、印刷の習慣を監視していないため、これらの重要な質問に対する答えを知りません。

MSP は、プリンターの使用状況を確実に追跡し、MFP を使用すると、支出を正確に分析できます。

これは事実上、印刷リソースの使用量と支出に見合った予算を簡単に設定できることを意味します。 MSP が予算を把握すると、予算を維持できるようになるため、コストが手に負えなくなることはありません。

これにより、コストを抑え、予算を合理化できます。

関連:4. MPS は持続可能性の向上に役立ちます

環境フットプリントの削減は、多くの SMB にとってますます重要な目標になっています。

従業員は、これまで以上に、会社が積極的に関心を持っている (または関心を持たない) 問題や価値観に関心を持っています。

従業員の 57% は、米国企業が重要な社会問題に対処する上でより積極的な役割を果たす必要があると感じています。

最も重要な問題の 1 つである気候変動は、企業価値へのこの関心を反映する責任あるグリーン ポリシーを組み込みたい SMB に影響を与えています。

米国の企業が紙ベースの製品を消費する速度は持続不可能であり、遅かれ早かれ、印刷戦略を実施してこれに立ち向かわなければならない.

米国で伐採された木材の 36% は紙の生産に使用されており、この生産を補うために、世界で毎年 3,000 万エーカー以上の森林が破壊されています。

これは、 Impact がお客様のためにサステナビリティ イニシアチブを実施する理由の 1 つです。

これらには、森林破壊に対抗するための「リリーフィング」プログラム、持続可能な方法で調達された紙、および紙ベースのプロセスを削減するためのソリューションが含まれます。

これらのイニシアチブには、不要なコストを削減できるという追加の利点もあります。

関連ブログ:5. MPS による継続的なコンサルテーションの提供

マネージド プリント サービスは、常に作業環境とプロセスに関する専門知識を提供するように努める必要があります。

質の高いパートナーは、マネージド サービスに対する需要の重要な側面が提供するコンサルティングであることを認識するでしょう。

マネージド プリント サービス プロバイダーも例外ではありません。 また、プリンターを販売するベンダーと、1 日で終わるベンダーとの間には大きな違いがあります。 そして、お客様の印刷戦略がお客様のニーズに最適であることを保証するために主導権を握るベンダーです。

マネージド プリント サービスとの関係を結ぶときは、次のことを行うことを期待してください。

マッピングと設定管理

スペシャリストがあなたのオフィスを評価し、オフィスが生産性を最大化するために適切に設定されているかどうかをよりよく理解します.

これは、プリンタが最適な位置に配置されているかどうかを判断することで、どのプリンタが過剰に使用されているか、または十分に使用されていないかを評価することを意味します。

次に、環境をマッピングして、現在および潜在的なオプションを視覚的に示します。 職場での生産性を向上させるためのシンプルだが重要なステップ。

MPS を使用すると、企業は不要なコストの原因となる印刷動作を判断することもできます。 たとえば、カラー コピーが多用されていませんか。 部数制限はありますか？ 適切な設定を行うことで、企業は効率的な印刷行動の文化を高めることができます。

社員インタビュー

従業員やその他の利害関係者は、現在のプロセスと発生する可能性のある問題について尋ねられます。

これにより、プロバイダーは、印刷に最も依存している人々の長所、短所、およびニーズをよりよく理解する機会が得られます。

現在のデバイスからのデータ収集

彼らは、デバイスがどのように使用されているかを識別します。 十分に活用されていませんか？ 使いすぎ？

従業員の印刷習慣とニーズは何ですか?

MPS プロバイダーは、評価ツールを使用して既存の印刷設定からデータを収集し、各印刷デバイスの使用状況を正確に把握して、ニーズに最適なものを決定します。

結論

マネージド プリント サービスの主な利点の 1 つは、これらの支出を見つけて、できるだけ多くの無駄な慣行を取り除くことができることです。 このブログ投稿に記載されている利点のほとんどは、コストの節約に直接的または間接的に関連しています。

また、印刷量を減らすだけではありません。 データ侵害に屈しないように、適切に保護されていることを確認しています。 適切なデジタル ソリューションを実装し、ユーザーをトレーニングして、効果的にデータを共有できるようにします。

ネットワークを脅威から保護するか、紙の消費量を削減するかに関係なく、SMB は何らかの方法で、印刷のニーズに合わせてプロバイダーと提携することで、長期的には現金を節約できることに気付きます。

そして、これは現代の中小企業の主要な目標であるべきです。 大多数の組織にとって印刷コストが手に負えなくなっていることは間違いなく、その多くはコストを抑えるための知識や手段を持っていません。

MSP とのパートナーシップは、企業がどこを改善できるか、また印刷費を節約し、環境を近代化する方法を理解するのに役立ちます。

これらの MPS の利点を活用する方法などについて詳しく知りたい場合は、当社のアプローチと、透明性と顧客サービスへの取り組みについてお読みください。