Yeni Yıl İçin Bordro Uyum İpuçları
Yayınlanan: 2023-01-18Bordro uyumluluğu, tek bir çalışanı olanlar da dahil olmak üzere her büyüklükteki işletmenin, çalışanlara nasıl ödeme yapıldığını düzenleyen tüm federal, eyalet ve yerel yönergelere uymasını gerektirir. Stopaj gerekliliklerinden işsizlik sigortası primlerine kadar her şey zamanında yapılmalıdır ve düzenlemeleri ihlal eden işverenler ağır cezalara tabidir ve kapatılma riskiyle karşı karşıyadır.
İşte işletmenizi önümüzdeki yıl bordro uyumu konusunda doğru tarafta tutmak için bilmeniz gereken 12 şey.
İlk Çalışanınızı İşe Almak
- İşveren Kimlik Numarası (EIN) Alın : EIN (Federal Vergi Kimlik Numarası olarak da adlandırılır), vergi beyanı, raporlama ve diğer belgeleme amaçları için kullanılan dokuz basamaklı bir sayıdır.EIN, çalışanlarla ve ortaklık veya şirket olarak faaliyet gösteren şirketlerle yapılan tüm işler için gereklidir. Dahili Gelir Servisi (IRS) web sitesi portalı aracılığıyla veya Form SS-4'ü IRS'ye faks veya posta yoluyla göndererek bir EIN için başvurabilirsiniz.
- Eyalete kaydolun : Herhangi bir çalışanı işe almadan önce, işletmenizi, işletmenizin kurulduğu eyalete kaydettirmelisiniz.Tipik olarak, bu, şirketin eyaletin gelir departmanından veya istihdam geliştirme departmanından bir işveren vergi hesap numarası almasını gerektirir.
- İşsizliksigortası için kaydolun : İşsizlik sigortası Vergisi (UI), işsiz işçilere (işsiz olan, kendi eylemlerine dayalı olmayan) geçici ödemeler sağlayan federal bir programdır.Her eyaletin kendi işsizlik oranları ve nitelikler için eşikleri vardır. UI katkısı işverenin sorumluluğundadır.
- Ek gereksinimleri kontrol edin : Eyalet bordro vergi düzenlemeleri ve gereksinimleri eyalete göre değişir, bu nedenle diğer vergi yükümlülükleri için oluşum durumuna bakın.Örneğin, bordro ve UI vergilerine ek olarak California, işverenlere Devlet Engellilik Sigorta Vergisi (SDI) ve İstihdam Eğitim Vergisi (ETT) uygular.
- Gerekli tüm maaş bordrosu formlarını doldurun : Federal amaçlar doğrultusunda, çalışanların Amerika Birleşik Devletleri'nde yasal olarak çalışmasına izin verildiğini kanıtlamak için bir W-4 stopaj formu ve bir I-9 formu doldurmaları gerekir.Ayrıca, eyaletinizin bir eyalet stopaj vergisi formunun doldurulup gönderilmesini zorunlu kılıp kılmadığını kontrol edin.
- Vergi yükümlülüklerinizi anlayın : Bir işveren olarak çalışanlardan hangi vergilerin kesilmesi gerektiğini ve hangi vergileri ödemekle yükümlü olduğunuzu bilmelisiniz.
- Federal gelir vergisi—çalışanların maaş çeklerinden kesilir.
- Eyalet gelir vergisi—çalışanların maaş çeklerinden kesilir.
- Yerel gelir vergisi—çalışanların maaş çeklerinden kesilir.
- FICA—Sosyal Güvenlik ve Medicare Vergileri. (Yarısı çalışanın maaşından kesilir, diğer yarısını işveren öder.)
- Eyalet ve yerel bordro vergileri—Bazıları çalışanların maaşından kesilebilirken bazılarına işveren ödeme yapabilir.
- İşsizlik vergileri—FUTA (Federal işsizlik vergisi işveren tarafından ödenir ve çalışanların maaşlarından kesilmez.); SUTA (Eyalet işsizlik vergisi genellikle işverenler tarafından ödenir ve çalışanların maaş çeklerinden kesilmez. Bu aynı zamanda "SUI", yani eyalet işsizlik sigortası olarak da bilinir.)
- İşçi tazminat sigortası—İşveren tarafından ödenir, çalışanların maaş çeklerinden kesilmez.
- Çalışan maaşına yapılan süslemeler—çalışanların maaş çeklerinden kesilir.
- Yan haklar ve diğer gönüllü kesintiler—çalışan ücretinden kesilir.
Yerel Bordro Uyumluluğu
- Yerel gelir vergilerini araştırın : Federal ve eyalet bordro vergisi yükümlülüklerine ek olarak, birçok belediye belirli yerlerde çalışan ve/veya yaşayan çalışan ve işverenlerden ek gelir vergisi talep etmektedir.Örneğin, New York'ta yaşayan çalışanlar maaşlarına ek bir ek ücret ödemek zorundadır; Newark ve Jersey City, New Jersey'de çalışan veya yaşayan çalışanları olan işverenler, bu şehirlere kaydolmalı ve %1 işveren vergisi ödemelidir.
- Araştırma ikramiyesi ve komisyon vergileri : Bazı eyaletler ve şehirler, işverenlerin ikramiye ve komisyonlar gibi ek ücretler için özel vergiler vermesini zorunlu kılar.
Eyalet Dışından Çalışanları İşe Alma
- Diğer eyaletlerde bordro vergileri için kaydolun: Çalışanları işe alan işletmeler, çalışanların çalıştığı eyalette/eyaletlerde bordro vergilerini ödemek için kaydolmalıdır.İşçilik ve bordro vergilerini yöneten devlet daireleri eyalete göre değişir; ancak, tipik olarak, eyalet dışı işverenler, eyaletin çalışma bakanlığına ve işsizlik sigortası dairesine kaydolmalıdır. O eyalet için size bir işveren vergi hesap numarası atanacaktır.
- Gelir vergisi olmayan eyaletlerde ne yapılmalı : Sekiz eyalette eyalet gelir vergisi yoktur: Wyoming, Washington, Teksas, Tennessee, Güney Dakota, Nevada, Florida ve Alaska. Bununla birlikte, bu eyaletlerdeki işverenler, federal gelir vergilerini stopajdan hala sorumludur.
- Ya birden fazla eyalette çalışanınız varsa ?İşverenler, işletmeyi, çalışanların asıl işlerini yürüttükleri her eyaletin vergi dairesine kaydettirmelidir. Çoğu durumda, işverenler, her eyalete uyumu sağlamak için üçüncü taraf bir bordro hizmeti tutar.
- Karşılıklı anlaşmaya sahip eyaletler: Bazı eyaletlerde, bir eyalette çalışan ancak başka bir eyalette yaşayan çalışanların yalnızca ikamet ettikleri eyalete gelir vergisi ödemesine izin veren "Eyalet Vergi Karşılıklılığı Anlaşmaları" vardır.Karşılıklılık söz konusuysa, çalışanların çalışma durumu vergisi yerine ikamet durumu vergisinin kesilmesi için bir ikamet dışı sertifikası doldurması ve işverene teslim etmesi gerekir. Ancak mütekabiliyet işçinin ev adresine göre belirlenirken, işsizlik sigortası genellikle işçinin/işveren iş adresine göre belirlenir. Aşağıdaki eyaletlerin şu anda karşılıklılık anlaşmaları vardır:
- Arizona (Kaliforniya, Indiana, Oregon ve Virginia)
- Illinois (Kentucky, Michigan ve Wisconsin)
- Indiana (Kentucky, Michigan, Ohio, Pensilvanya ve Wisconsin)
- Iowa (İllinois)
- Kentucky (Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia ve Wisconsin (Not: Virginia ve Ohio'nun anlaşmaları şarta bağlıdır, bu nedenle şartlar konusunda eyaletlere danışın)
- Maryland (Pensilvanya, Virginia, Batı Virjinya ve Washington, DC)
- Michigan (Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio ve Wisconsin)
- Minnesota (Michigan ve Kuzey Dakota)
- Montana (Kuzey Dakota)
- New Jersey (Pensilvanya)
- Kuzey Dakota (Minnesota ve Montana)
- Ohio (Indiana, Kentucky, Michigan, Maryland, Pensilvanya ve Batı Virginia)
- Pensilvanya (Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia ve Batı Virginia)
- Virginia (Kentucky, Maryland, Pensilvanya, Washington, D)C) ve Batı Virginia)
- Washington, DC (Maryland ve Virginia)
- Batı Virjinya (Kentucky, Maryland, Ohio, Pensilvanya ve Virginia)
- Wisconsin (Illinois, Indiana, Kentucky ve Michigan)
2023 Bordro Vergisi Değişiklikleri
İşte 2023 vergi yılı için nelerin değiştiğine hızlı bir bakış:
- Sosyal Güvenlik ücret tabanı 160.200 dolara yükseldi.
- Sağlıkta esnek harcama düzenlemesi (FSA) katkı limiti 3.050 $'a yükseldi.
- 401(k) vergi öncesi katkı seviyesi 22.500$'a yükseldi.
- Ev çalışanları için FICA eşiği 2.600 dolara yükseldi.
Gelir Bağlantı Noktası Üzerine Son Bir Söz
İşletmenin kuruluş durumu dışında bir eyalette çalışan ve/veya ikamet eden tam veya yarı zamanlı çalışanlarınız varsa, o eyalette gelir bağlantı noktanız var demektir. Nexus, bir çalışan orada ikamet etsin ya da etmesin farklı bir eyalette çalıştığında ortaya çıkar. Bir işveren olarak, diğer eyaletin bordro vergisi düzenlemelerine uymalı ve yabancı kalifikasyon için kayıt olmalısınız.
Ayrıca, yabancı niteliklere sahip şirketler, eyalette yerel bir adrese sahip kayıtlı bir acenteye isim vermelidir. Kayıtlı bir temsilci, bir işletme adına "süreç tebligatını" (yasal belgeler ve devlet tebligatları) kabul etme yetkisine sahip bir kişi veya şirkettir. Tipik olarak, yabancı kalifikasyon başvurusunda bulunmak için bir başlangıç ücreti vardır ve şirketin kaydı her yıl yenilemesi gerekir.
Resim: Envato Elementleri