Conseils de conformité de la paie pour la nouvelle année

La conformité de la paie exige que toutes les tailles d'entreprises, même celles qui n'ont qu'un seul employé, respectent toutes les directives fédérales, étatiques et locales qui régissent la façon dont les employés sont payés. Tout, des exigences de retenue à la source aux cotisations d'assurance-chômage, doit être déposé à temps, et les employeurs qui enfreignent les réglementations sont passibles de lourdes sanctions et risquent d'être fermés.

Voici 12 choses à savoir pour garder votre entreprise du bon côté de la conformité de la paie au cours de l'année à venir.

Embaucher votre premier employé

1. Obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN) : un EIN (également appelé numéro d'identification fiscale fédéral) est un numéro à neuf chiffres utilisé pour les déclarations de revenus, les déclarations et d'autres fins de documentation.L'EIN est requis pour toute entreprise avec des employés et des entreprises qui fonctionnent comme un partenariat ou une société. Vous pouvez demander un EIN via le portail du site Web de l'Internal Revenue Service (IRS) ou en faxant ou en envoyant le formulaire SS-4 à l'IRS.
2. Enregistrez-vous auprès de l'État : Avant d'embaucher un employé, vous devez enregistrer votre entreprise auprès de l'État où votre entreprise est constituée.En règle générale, cela nécessite que l'entreprise obtienne un numéro de compte fiscal de l'employeur auprès du département du revenu ou du département de développement de l'emploi de l'État.
3. Inscrivez-vous à l'assurance -chômage : La taxe d'assurance-chômage (UI) est un programme fédéral qui fournit des paiements temporaires aux chômeurs (qui sont au chômage, non basés sur leurs propres actions). Chaque État a ses propres taux de chômage et seuils de qualification. La cotisation à l'assurance-chômage est à la charge de l'employeur.
4. Vérifiez les exigences supplémentaires : les réglementations et les exigences en matière d'impôt sur les salaires varient d'un État à l'autre, alors vérifiez auprès de l'État de formation pour d'autres obligations fiscales.Par exemple, en plus des charges sociales et des cotisations d'assurance-chômage, la Californie impose une taxe d'État sur l'assurance invalidité (SDI) et une taxe sur la formation à l'emploi (ETT) aux employeurs.
5. Remplir tous les formulaires de paie requis : Aux fins fédérales, les employés doivent remplir un formulaire de retenue W-4 et un formulaire I-9 pour prouver que l'employé est légalement autorisé à travailler aux États-Unis.En outre, vérifiez si votre état exige qu'un formulaire de retenue d'impôt d'état soit rempli et soumis.
6. Comprendre vos obligations fiscales : En tant qu'employeur, vous devez savoir quelles taxes doivent être retenues sur les employés et quelles taxes vous êtes obligé de payer.

• Impôt fédéral sur le revenu - retenu sur les chèques de paie des employés.
• Impôt sur le revenu de l'État - retenu sur les chèques de paie des employés.
• Impôt local sur le revenu - retenu sur les chèques de paie des employés.
• FICA—Taxes sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie. (La moitié est retenue sur le salaire de l'employé et l'employeur paie l'autre moitié.)
• Charges sociales nationales et locales - Certaines peuvent être retenues sur le salaire des employés, tandis que l'employeur peut en payer d'autres.
• Impôts sur le chômage - FUTA (l'impôt fédéral sur le chômage est payé par l'employeur et n'est pas retenu sur les chèques de paie des employés.); SUTA (l'impôt sur le chômage de l'État est généralement payé par les employeurs et n'est pas retenu sur les chèques de paie des employés. Ceci est également connu sous le nom de «SUI», assurance-chômage de l'État.)
• Assurance contre les accidents du travail—Payée par l'employeur, non déduite des chèques de paie des employés.
• Saisies sur salaire des employés - retenues sur les chèques de paie des employés.
• Avantages sociaux et autres retenues volontaires — retenues sur le salaire des employés.

Conformité de la paie locale

7. Rechercher les impôts locaux sur le revenu : En plus des obligations fédérales et étatiques en matière de charges sociales, de nombreuses municipalités exigent des impôts supplémentaires sur le revenu des employés et des employeurs travaillant et/ou vivant dans des endroits spécifiques.Par exemple, les employés vivant à New York doivent payer une surtaxe supplémentaire sur leur salaire ; les employeurs dont les employés travaillent ou vivent à Newark et Jersey City, New Jersey, doivent s'inscrire auprès de ces villes et payer une taxe patronale de 1 %.
8. Taxes sur les primes de recherche et les commissions : certains États et villes exigent que les employeurs prélèvent des taxes spéciales sur les salaires supplémentaires, tels que les primes et les commissions.

Embauche d'employés hors de l'État

9. Inscrivez-vous aux charges sociales dans d'autres États : les entreprises qui embauchent des employés doivent s'inscrire pour payer les charges sociales dans le ou les États où les employés travaillent.Les départements d'État qui régissent les charges sociales et sur le travail varient d'un État à l'autre; cependant, en règle générale, les employeurs hors de l'État doivent s'inscrire auprès du département du travail de l'État et du bureau d'assurance-chômage. Un numéro de compte fiscal d'employeur vous sera attribué pour cet État.
10. Que faire dans les États sans impôt sur le revenu : Huit États n'ont pas d'impôt sur le revenu : Wyoming, Washington, Texas, Tennessee, Dakota du Sud, Nevada, Floride et Alaska. Cependant, les employeurs de ces États sont toujours responsables de la retenue d'impôt fédéral sur le revenu.
11. Et si vous avez des employés dans plusieurs états ?Les employeurs doivent enregistrer l'entreprise auprès de l'agence fiscale de chaque État où les employés effectuent leur travail principal. Dans la plupart des cas, les employeurs font appel à un service de paie tiers pour assurer la conformité avec chaque état.
12. États avec un accord de réciprocité : Plusieurs États ont des «accords de réciprocité fiscale d'État», qui permettent aux employés qui travaillent dans un État mais vivent dans un autre de ne payer des impôts sur le revenu qu'à leur État de résidence.Si la réciprocité existe, les employés doivent remplir et remettre un certificat de non-résidence à l'employeur pour que l'impôt de l'État de résidence soit retenu à la place de l'impôt de l'État de travail. Cependant, alors que la réciprocité est basée sur l'adresse du domicile de l'employé, la responsabilité du chômage est généralement déterminée par l'adresse professionnelle de l'employé/employeur. Les États suivants ont actuellement des accords de réciprocité :

• Arizona (Californie, Indiana, Oregon et Virginie)
• Illinois (Kentucky, Michigan et Wisconsin)
• Indiana (Kentucky, Michigan, Ohio, Pennsylvanie et Wisconsin)
• Iowa (Illinois)
• Kentucky (Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginie, Virginie-Occidentale et Wisconsin (Remarque : les accords de Virginie et de l'Ohio sont conditionnels, alors vérifiez auprès des États sur les conditions)
• Maryland (Pennsylvanie, Virginie, Virginie-Occidentale et Washington, DC)
• Michigan (Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio et Wisconsin)
• Minnesota (Michigan et Dakota du Nord)
• Montana (Dakota du Nord)
• New Jersey (Pennsylvanie)
• Dakota du Nord (Minnesota et Montana)
• Ohio (Indiana, Kentucky, Michigan, Maryland, Pennsylvanie et Virginie-Occidentale)
• Pennsylvanie (Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginie et Virginie-Occidentale)
• Virginie (Kentucky, Maryland, Pennsylvanie, Washington, D)C) et Virginie-Occidentale)
• Washington, DC (Maryland et Virginie)
• Virginie-Occidentale (Kentucky, Maryland, Ohio, Pennsylvanie et Virginie)
• Wisconsin (Illinois, Indiana, Kentucky et Michigan)

Modifications des charges sociales pour 2023

Voici un bref aperçu de ce qui a changé pour l'année d'imposition 2023 :

• La base salariale de la sécurité sociale est passée à 160 200 $.
• Le plafond de cotisation de l'arrangement de dépenses flexible (ASF) en santé a augmenté à 3 050 $.
• Le niveau de cotisation 401(k) avant impôt est passé à 22 500 $.
• Le seuil FICA pour les employés de maison est passé à 2 600 $.

Un dernier mot sur le lien de revenu

Si vous avez des employés à temps plein ou à temps partiel qui travaillent et/ou résident dans des États autres que l'État de création de l'entreprise, vous avez un lien de revenu dans cet État. Le lien se produit lorsqu'un employé travaille dans un État différent, qu'il y réside ou non. En tant qu'employeur, vous devez vous conformer aux réglementations fiscales de l'autre État et vous inscrire pour une qualification étrangère.

En outre, les entreprises ayant des qualifications étrangères doivent nommer un agent enregistré avec une adresse locale dans l'État. Un agent enregistré est une personne ou une société ayant le pouvoir d'accepter une « signification de procédure » ​​(documents juridiques et avis gouvernementaux) au nom d'une entreprise. En règle générale, il y a des frais initiaux pour déposer une demande de qualification étrangère, et l'entreprise doit renouveler l'inscription chaque année.

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Image : Éléments Envato