新年の給与コンプライアンスのヒント
公開: 2023-01-18給与計算のコンプライアンスでは、あらゆる規模の企業 (従業員が 1 人の企業であっても) が、従業員への支払い方法を規制するすべての連邦、州、および地方のガイドラインを順守する必要があります。 源泉徴収要件から失業保険の拠出金まで、すべて期限内に提出する必要があり、規制に違反した雇用主は厳しい罰則を受け、閉鎖されるリスクがあります。
来年も給与計算のコンプライアンスを維持するために知っておくべき 12 の事柄を以下に示します。
最初の従業員を雇う
- 雇用主識別番号 (EIN) を取得する: EIN (連邦納税者番号とも呼ばれます) は、納税申告、報告、およびその他の文書化の目的で使用される 9 桁の番号です。EIN は、パートナーシップまたは企業として運営されている従業員および企業とのビジネスに必要です。 EIN は、内国歳入庁 (IRS) の Web サイト ポータルから、またはフォーム SS-4 を IRS にファックスまたは郵送して申請できます。
- 州に登録する: 従業員を雇用する前に、事業が設立された州に事業を登録する必要があります。通常、これには会社が州の歳入局または雇用開発局から雇用者税口座番号を取得する必要があります。
- 失業保険の登録: 失業保険税 (UI) は、失業者 (自分の行動に基づくものではなく、失業者) に一時的な支払いを提供する連邦政府のプログラムです。 各州には、独自の失業率と資格のしきい値があります。 UI への貢献は雇用主の責任です。
- 追加の要件を確認する: 州の給与税の規制と要件は州によって異なるため、その他の納税義務については設立の州に確認してください。たとえば、給与と UI 税に加えて、カリフォルニア州では州障害保険税 (SDI) と雇用訓練税 (ETT) が雇用主に課されます。
- 必要なすべての給与フォームに記入する: 連邦政府の目的で、従業員は W-4 源泉徴収フォームと I-9 フォームに記入して、従業員が米国で合法的に働くことを許可されていることを証明する必要があります。さらに、州の源泉徴収票に記入して提出する必要があるかどうかを確認してください。
- 納税義務を理解する: 雇用主として、従業員から源泉徴収しなければならない税金と、支払う義務がある税金を知っておく必要があります。
- 連邦所得税 - 従業員の給与から天引きされます。
- 州所得税 — 従業員の給与から天引きされます。
- 従業員の給与から天引きされる地方所得税。
- FICA—社会保障税とメディケア税。 （半分は従業員の給料から天引きされ、残りの半分は雇用主が支払います。）
- 州および地方の給与税 — 従業員の給与から天引きされるものもあれば、雇用主が支払うものもあります。
- 失業税 - FUTA (連邦失業税は雇用主が支払い、従業員の給与から天引きされることはありません。); SUTA (州の失業税は通常、雇用主によって支払われ、従業員の給与から天引きされることはありません。これは、州の失業保険である「SUI」とも呼ばれます。)
- 労災保険 - 従業員の給与から差し引かれるのではなく、雇用主が支払います。
- 従業員の賃金差し押さえ - 従業員の給料から差し引かれる。
- 従業員の給与から差し引かれる福利厚生およびその他の任意控除。
ローカル給与コンプライアンス
- 地方所得税の調査: 連邦および州の給与税の義務に加えて、多くの地方自治体は、特定の場所で働いているおよび/または住んでいる従業員および雇用主に追加の所得税を要求しています。たとえば、ニューヨーク市に住む従業員は、賃金に追加料金を支払う必要があります。 ニュージャージー州ニューアークおよびジャージーシティに従業員が勤務または居住している雇用主は、これらの都市に登録し、1% の雇用主税を支払う必要があります。
- ボーナス税とコミッション税の調査: 州や市によっては、ボーナスやコミッションなどの追加賃金に対する特別税の源泉徴収を雇用主に義務付けている州や市もあります。
州外の従業員の雇用
- 他の州での給与税の登録:従業員を雇用する企業は、従業員が勤務する州で給与税を支払うために登録する必要があります。労働税と給与税を管理する州の部門は、州によって異なります。 ただし、通常、州外の雇用主は、州の労働局と失業保険事務所に登録する必要があります。 その州の雇用主税口座番号が割り当てられます。
- 所得税のない州ですべきこと : 8 つの州には州所得税がありません。 ワイオミング、ワシントン、テキサス、テネシー、サウスダコタ、ネバダ、フロリダ、アラスカ。 ただし、これらの州の雇用主は連邦所得税を源泉徴収する責任があります。
- 複数の州に従業員がいる場合はどうなりますか?雇用主は、従業員が主要な仕事を行うすべての州の税務当局に事業を登録する必要があります。 ほとんどの場合、雇用主はサードパーティの給与計算サービスを利用して、各州へのコンプライアンスを確保しています。
- 互恵協定を結んでいる州: いくつかの州では「州税互恵協定」を結んでおり、ある州で働いていて別の州に住んでいる従業員は、居住している州にのみ所得税を支払うことができます。相互主義が存在する場合、従業員は非居住証明書を作成して雇用主に提出し、勤務州税の代わりに居住州税が源泉徴収されるようにする必要があります。 ただし、相互関係は従業員の自宅住所に基づいていますが、失業保険は通常、従業員/雇用主の勤務先住所によって決定されます。 現在、相互協定を結んでいる州は次のとおりです。
- アリゾナ (カリフォルニア、インディアナ、オレゴン、バージニア)
- イリノイ（ケンタッキー、ミシガン、ウィスコンシン）
- インディアナ (ケンタッキー、ミシガン、オハイオ、ペンシルベニア、ウィスコンシン)
- アイオワ（イリノイ）
- ケンタッキー州 (イリノイ州、インディアナ州、ミシガン州、オハイオ州、バージニア州、ウェスト バージニア州、ウィスコンシン州 (注: バージニア州とオハイオ州の協定には条件があるため、条件については州に確認してください)
- メリーランド (ペンシルバニア、バージニア、ウェスト バージニア、ワシントン DC)
- ミシガン (イリノイ、インディアナ、ケンタッキー、ミネソタ、オハイオ、ウィスコンシン)
- ミネソタ（ミシガンおよびノースダコタ）
- モンタナ（ノースダコタ州）
- ニュージャージー（ペンシルバニア）
- ノースダコタ (ミネソタおよびモンタナ)
- オハイオ (インディアナ、ケンタッキー、ミシガン、メリーランド、ペンシルバニア、ウェスト バージニア)
- ペンシルバニア (インディアナ、メリーランド、ニュージャージー、オハイオ、バージニア、ウェスト バージニア)
- バージニア (ケンタッキー、メリーランド、ペンシルバニア、ワシントン DC)、ウェスト バージニア)
- ワシントンDC（メリーランドとバージニア）
- ウェストバージニア (ケンタッキー、メリーランド、オハイオ、ペンシルベニア、バージニア)
- ウィスコンシン (イリノイ、インディアナ、ケンタッキー、ミシガン)
2023 年の給与税の変更
2023 課税年度の変更点の概要は次のとおりです。
- 社会保障の賃金ベースは 160,200 ドルに引き上げられました。
- 医療の柔軟な支出の取り決め (FSA) の拠出限度額が 3,050 ドルに引き上げられました。
- 401(k) の税引き前の拠出額は 22,500 ドルに上昇しました。
- 家事労働者の FICA 基準額は 2,600 ドルに引き上げられました。
所得ネクサスに関する最後の言葉
正社員またはパートタイムの従業員が、ビジネスの形成された州以外の州で働いている、および/または居住している場合、その州に所得ネクサスがあります。 ネクサスは、従業員がそこに住んでいるかどうかにかかわらず、別の州で働くときに発生します。 雇用主として、他の州の給与税規則を遵守し、外国資格を登録する必要があります。
また、外国の資格を持つ企業は、州内の地元の住所を持つ登録代理人を指名する必要があります。 登録代理人とは、ビジネスに代わって「プロセスのサービス」（法的文書および政府通知）を受け入れる権限を持つ個人または会社です。 通常、外国資格の申請には初期費用がかかり、会社は毎年登録を更新する必要があります。
画像: Envato Elements