Советы по расчету заработной платы к Новому году

Опубликовано: 2023-01-18

Соблюдение требований по начислению заработной платы требует от предприятий всех размеров, даже с одним сотрудником, соблюдения всех федеральных, государственных и местных правил, регулирующих порядок оплаты труда сотрудников. Все, от требований об удержании до страховых взносов по безработице, должно подаваться вовремя, а работодатели, нарушающие правила, подвергаются суровым штрафам и рискуют быть уволенными.

Вот 12 вещей, которые нужно знать, чтобы ваш бизнес соответствовал требованиям по заработной плате в наступающем году.

советы по соблюдению заработной платы

Найм вашего первого сотрудника

  1. Получите идентификационный номер работодателя (EIN) : EIN (также называемый федеральным идентификационным номером налогоплательщика) представляет собой девятизначный номер, используемый для подачи налоговых деклараций, отчетности и других целей документации.EIN требуется для любого бизнеса с сотрудниками и компаниями, которые действуют как товарищество или корпорация. Вы можете подать заявку на получение EIN через портал веб-сайта Службы внутренних доходов (IRS), а также отправить факсом или по почте форму SS-4 в IRS.
  2. Зарегистрируйтесь в штате : перед тем, как нанять любого сотрудника, вы должны зарегистрировать свой бизнес в штате, где он создан.Как правило, для этого компания должна получить номер налогового счета работодателя в налоговом отделе штата или в отделе развития занятости.
  3. Зарегистрируйтесь для страхования по безработице : Налог на страхование по безработице (UI) — это федеральная программа, которая предоставляет временные выплаты безработным (которые являются безработными, не на основании их собственных действий). Каждый штат имеет свои собственные уровни безработицы и пороги квалификации. Взнос в рамках UI является обязанностью работодателя.
  4. Проверьте наличие дополнительных требований : правила и требования штата по налогу на заработную плату различаются в зависимости от штата, поэтому уточните в штате образования другие налоговые обязательства.Например, в дополнение к налогам на заработную плату и UI, Калифорния облагает работодателей государственным налогом на страхование по нетрудоспособности (SDI) и налогом на обучение при трудоустройстве (ETT).
  5. Заполните все необходимые формы платежной ведомости : в федеральных целях сотрудники должны заполнить форму W-4 для удержания налогов и форму I-9, чтобы доказать, что сотруднику разрешено работать в Соединенных Штатах по закону.Кроме того, проверьте, требует ли ваш штат заполнения и отправки формы подоходного налога штата.
  6. Поймите свои налоговые обязательства : как работодатель вы должны знать, какие налоги должны быть удержаны с сотрудников и какие налоги вы обязаны платить.
  • Федеральный подоходный налог — удерживается из зарплаты сотрудников.
  • Государственный подоходный налог — удерживается из зарплаты сотрудников.
  • Местный подоходный налог — удерживается из зарплаты сотрудников.
  • FICA — налоги на социальное обеспечение и медицинскую помощь. (Половина удерживается из зарплаты работника, а другую половину платит работодатель.)
  • Государственные и местные налоги на заработную плату — некоторые из них могут удерживаться из заработной платы работников, тогда как работодатель может платить другие.
  • Налоги на безработицу — FUTA (федеральный налог на безработицу уплачивается работодателем и не удерживается из заработной платы работников); SUTA (государственный налог на безработицу обычно уплачивается работодателями и не удерживается из зарплаты сотрудников. Он также известен как «SUI», государственное страхование по безработице.)
  • Компенсационное страхование работников — оплачивается работодателем, а не вычитается из зарплаты сотрудников.
  • Наложение ареста на заработную плату сотрудников — удерживается из заработной платы сотрудников.
  • Льготы и другие добровольные отчисления — удерживаются из заработной платы работника.

Местное соответствие расчета заработной платы

  1. Изучите местные подоходные налоги : в дополнение к федеральным и государственным налогам на заработную плату многие муниципалитеты требуют дополнительных подоходных налогов от сотрудников и работодателей, работающих и / или проживающих в определенных местах.Например, работники, проживающие в Нью-Йорке, должны платить дополнительную надбавку к своей заработной плате; работодатели, сотрудники которых работают или живут в Ньюарке и Джерси-Сити, штат Нью-Джерси, должны зарегистрироваться в этих городах и уплатить налог с работодателя в размере 1%.
  2. Изучите налоги на бонусы и комиссионные. В некоторых штатах и ​​городах работодатели требуют удерживать специальные налоги на дополнительную заработную плату, такие как бонусы и комиссионные.

Наем иностранных сотрудников

  1. Зарегистрируйтесь для уплаты налога на заработную плату в других штатах: предприятия, нанимающие сотрудников, должны зарегистрироваться для уплаты налога на заработную плату в штате (штатах), где работают сотрудники.Департаменты штатов, которые регулируют налоги на рабочую силу и заработную плату, различаются в зависимости от штата; однако, как правило, работодатели из других штатов должны зарегистрироваться в государственном департаменте труда и страховой кассе по безработице. Вам будет присвоен номер налогового счета работодателя для этого штата.
  2. Что делать в штатах без подоходного налога : В восьми штатах нет подоходного налога штата: Вайоминг, Вашингтон, Техас, Теннесси, Южная Дакота, Невада, Флорида и Аляска. Однако работодатели в этих штатах по-прежнему несут ответственность за удержание федерального подоходного налога.
  3. Что делать, если у вас есть сотрудники в нескольких штатах ?Работодатели должны зарегистрировать бизнес в налоговом органе каждого штата, где работники выполняют свою основную работу. В большинстве случаев работодатели нанимают стороннюю службу расчета заработной платы, чтобы обеспечить соответствие требованиям каждого штата.
  4. Штаты с взаимным соглашением : В нескольких штатах есть «Соглашения о взаимном уплате налогов между штатами», которые позволяют работникам, работающим в одном штате, но проживающим в другом, платить подоходный налог только в штате своего проживания.Если существует взаимность, работники должны заполнить и предоставить работодателю справку о нерезидентстве, чтобы удержать налог штата на проживание вместо налога штата на работу. Однако, в то время как взаимность основана на домашнем адресе работника, обязательство по безработице обычно определяется рабочим адресом работника/работодателя. Следующие штаты в настоящее время имеют соглашения о взаимности:
  • Аризона (Калифорния, Индиана, Орегон и Вирджиния)
  • Иллинойс (Кентукки, Мичиган и Висконсин)
  • Индиана (Кентукки, Мичиган, Огайо, Пенсильвания и Висконсин)
  • Айова (Иллинойс)
  • Кентукки (Иллинойс, Индиана, Мичиган, Огайо, Вирджиния, Западная Вирджиния и Висконсин (Примечание: соглашения Вирджинии и Огайо являются условными, поэтому уточняйте условия у штатов)
  • Мэриленд (Пенсильвания, Вирджиния, Западная Вирджиния и Вашингтон, округ Колумбия)
  • Мичиган (Иллинойс, Индиана, Кентукки, Миннесота, Огайо и Висконсин)
  • Миннесота (Мичиган и Северная Дакота)
  • Монтана (Северная Дакота)
  • Нью-Джерси (Пенсильвания)
  • Северная Дакота (Миннесота и Монтана)
  • Огайо (Индиана, Кентукки, Мичиган, Мэриленд, Пенсильвания и Западная Вирджиния)
  • Пенсильвания (Индиана, Мэриленд, Нью-Джерси, Огайо, Вирджиния и Западная Вирджиния)
  • Вирджиния (Кентукки, Мэриленд, Пенсильвания, Вашингтон, округ Колумбия) и Западная Вирджиния)
  • Вашингтон, округ Колумбия (Мэриленд и Вирджиния)
  • Западная Вирджиния (Кентукки, Мэриленд, Огайо, Пенсильвания и Вирджиния)
  • Висконсин (Иллинойс, Индиана, Кентукки и Мичиган)

Изменения налога на заработную плату на 2023 год

Вот краткий обзор того, что изменилось в 2023 налоговом году:

  • База заработной платы социального обеспечения увеличилась до 160 200 долларов.
  • Лимит взносов в рамках механизма гибких расходов на здравоохранение (FSA) увеличился до 3050 долларов США.
  • Уровень взносов 401(k) до вычета налогов вырос до 22 500 долларов.
  • Порог FICA для домашних работников увеличился до 2600 долларов.

Заключительное слово о взаимосвязи доходов

Если у вас есть сотрудники, занятые полный или неполный рабочий день, работающие и/или проживающие в штатах, отличных от штата формирования бизнеса, то у вас есть связь с доходом в этом штате. Nexus возникает, когда сотрудник работает в другом штате, независимо от того, проживает он там или нет. Как работодатель, вы должны соблюдать правила налогообложения заработной платы другого штата и зарегистрироваться для получения иностранной квалификации.

Кроме того, компании с иностранной квалификацией должны указать зарегистрированного агента с местным адресом в штате. Зарегистрированный агент — это лицо или компания, уполномоченные принимать «процессуальные услуги» (юридические документы и правительственные уведомления) от имени бизнеса. Как правило, за подачу заявки на иностранную квалификацию взимается первоначальный взнос, и компания должна ежегодно продлевать регистрацию.

CorpNet предлагает бизнес-образование, регистрацию, государственную налоговую регистрацию и услуги корпоративного соответствия во всех 50 штатах. По запросу предоставляются услуги экспресс- и круглосуточной подачи документов. Кликните сюда, чтобы узнать больше.

Изображение: Элементы Envato