Dicas de conformidade da folha de pagamento para o ano novo

A conformidade com a folha de pagamento exige que empresas de todos os tamanhos, mesmo aquelas com um único funcionário, cumpram todas as diretrizes federais, estaduais e locais que regulam como os funcionários são pagos. Tudo, desde os requisitos de retenção até as contribuições para o seguro-desemprego, deve ser apresentado a tempo, e os empregadores que violam os regulamentos estão sujeitos a penalidades severas e correm o risco de serem fechados.

Aqui estão 12 coisas que você deve saber para manter sua empresa no lado certo da conformidade da folha de pagamento no próximo ano.

Contratando seu primeiro funcionário

1. Obtenha um número de identificação do empregador (EIN) : um EIN (também chamado de número de identificação fiscal federal) é um número de nove dígitos usado para declaração de impostos, relatórios e outros fins de documentação.O EIN é necessário para qualquer negócio com funcionários e empresas que operam como uma parceria ou corporação. Você pode solicitar um EIN por meio do portal do site Internal Revenue Service (IRS) ou enviando por fax ou correio o Formulário SS-4 para o IRS.
2. Cadastrar-se no estado : Antes de contratar qualquer funcionário, você deve registrar sua empresa no estado onde está constituída.Normalmente, isso exige que a empresa obtenha um número de conta fiscal do empregador no departamento de receita ou no departamento de desenvolvimento de empregos do estado.
3. Registre-se para o seguro -desemprego: O imposto de seguro-desemprego (UI) é um programa federal que fornece pagamentos temporários a trabalhadores desempregados (que estão desempregados, não com base em suas próprias ações). Cada estado tem suas próprias taxas de desemprego e limites para qualificações. A contribuição do UI é de responsabilidade do empregador.
4. Verifique se há requisitos adicionais : os regulamentos e requisitos do imposto sobre a folha de pagamento do estado variam de acordo com o estado, portanto, verifique com o estado de formação outras obrigações fiscais.Por exemplo, além dos impostos sobre folha de pagamento e UI, a Califórnia impõe aos empregadores um Imposto Estadual de Seguro por Incapacidade (SDI) e um Imposto sobre Treinamento de Emprego (ETT).
5. Preencha todos os formulários de folha de pagamento necessários : Para fins federais, os funcionários devem preencher um formulário de retenção W-4 e um formulário I-9 para provar que o funcionário tem permissão legal para trabalhar nos Estados Unidos.Além disso, verifique se o seu estado exige que um formulário de imposto retido na fonte seja preenchido e enviado.
6. Entenda suas obrigações fiscais : Como empregador, você deve saber quais impostos devem ser retidos dos funcionários e quais impostos você é obrigado a pagar.

• Imposto de renda federal - retido dos contracheques dos funcionários.
• Imposto de renda estadual - retido dos contracheques dos funcionários.
• Imposto de renda local—retido do contracheque dos funcionários.
• FICA—Social Security and Medicare Taxes. (Metade é retida do contracheque do empregado e o empregador paga a outra metade.)
• Impostos estaduais e locais sobre a folha de pagamento—Alguns podem ser retidos do pagamento dos funcionários, enquanto outros podem ser pagos pelo empregador.
• Imposto de desemprego - FUTA (o imposto federal de desemprego é pago pelo empregador e não retido dos contracheques dos funcionários); SUTA (o imposto estadual de desemprego é normalmente pago pelos empregadores e não retido dos contracheques dos funcionários. Isso também é conhecido como “SUI”, seguro-desemprego estadual.)
• Seguro de acidentes de trabalho—Pago pelo empregador, não deduzido dos contracheques dos funcionários.
• Penhoras de salários de funcionários—retidos dos contracheques dos funcionários.
• Benefícios e outras deduções voluntárias - retidos do pagamento do funcionário.

Conformidade da folha de pagamento local

7. Pesquise os impostos de renda locais : além das obrigações fiscais federais e estaduais, muitos municípios exigem impostos de renda adicionais de funcionários e empregadores que trabalham e/ou moram em locais específicos.Por exemplo, funcionários que moram na cidade de Nova York devem pagar uma sobretaxa adicional sobre seus salários; empregadores com funcionários trabalhando ou morando em Newark e Jersey City, Nova Jersey, devem se registrar nessas cidades e pagar um imposto de empregador de 1%.
8. Bônus de pesquisa e impostos de comissão : alguns estados e cidades exigem que os empregadores retenham impostos especiais para salários suplementares, como bônus e comissões.

Contratação de funcionários de fora do estado

9. Registro de impostos sobre a folha de pagamento em outros estados: As empresas que contratam funcionários devem se registrar para pagar os impostos sobre a folha de pagamento no(s) estado(s) onde os funcionários trabalham.Os departamentos estaduais que controlam os impostos trabalhistas e sobre a folha de pagamento variam de acordo com o estado; no entanto, normalmente, os empregadores de fora do estado devem se registrar no departamento de trabalho do estado e no escritório de seguro-desemprego. Você receberá um número de conta fiscal do empregador para esse estado.
10. O que fazer em estados sem imposto de renda : Oito estados não têm imposto de renda estadual: Wyoming, Washington, Texas, Tennessee, Dakota do Sul, Nevada, Flórida e Alasca. No entanto, os empregadores nesses estados ainda são responsáveis ​​pela retenção do imposto de renda federal.
11. E se você tiver funcionários em vários estados ?Os empregadores devem registrar o negócio com a agência fiscal de cada estado onde os funcionários realizam seu trabalho principal. Na maioria dos casos, os empregadores contratam um serviço terceirizado de folha de pagamento para garantir a conformidade com cada estado.
12. Estados com um acordo recíproco : Vários estados têm “Acordos Estaduais de Reciprocidade Tributária”, que permitem que os funcionários que trabalham em um estado, mas moram em outro, paguem imposto de renda apenas no estado de residência.Se houver reciprocidade, os funcionários devem preencher e entregar um certificado de não residência ao empregador para que o imposto estadual de residência seja retido em vez do imposto estadual de trabalho. No entanto, enquanto a reciprocidade é baseada no endereço residencial do funcionário, a responsabilidade pelo desemprego é normalmente determinada pelo endereço de trabalho do funcionário/empregador. Os seguintes estados têm atualmente acordos de reciprocidade:

• Arizona (Califórnia, Indiana, Oregon e Virgínia)
• Illinois (Kentucky, Michigan e Wisconsin)
• Indiana (Kentucky, Michigan, Ohio, Pensilvânia e Wisconsin)
• Iowa (Illinois)
• Kentucky (Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virgínia, Virgínia Ocidental e Wisconsin (Nota: os acordos de Virgínia e Ohio são condicionais, portanto verifique as condições com os estados)
• Maryland (Pensilvânia, Virgínia, Virgínia Ocidental e Washington, DC)
• Michigan (Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio e Wisconsin)
• Minnesota (Michigan e Dakota do Norte)
• Montana (Dakota do Norte)
• Nova Jersey (Pensilvânia)
• Dakota do Norte (Minnesota e Montana)
• Ohio (Indiana, Kentucky, Michigan, Maryland, Pensilvânia e Virgínia Ocidental)
• Pensilvânia (Indiana, Maryland, Nova Jersey, Ohio, Virgínia e Virgínia Ocidental)
• Virgínia (Kentucky, Maryland, Pensilvânia, Washington, D)C) e Virgínia Ocidental)
• Washington, DC (Maryland e Virgínia)
• Virgínia Ocidental (Kentucky, Maryland, Ohio, Pensilvânia e Virgínia)
• Wisconsin (Illinois, Indiana, Kentucky e Michigan)

Mudanças nos impostos sobre a folha de pagamento para 2023

Aqui está uma rápida olhada no que mudou para o ano fiscal de 2023:

• A base salarial da Previdência Social aumentou para US$ 160.200.
• O limite de contribuição do acordo de gastos flexíveis em saúde (FSA) aumentou para US$ 3.050.
• O nível de contribuição antes dos impostos 401(k) aumentou para US$ 22.500.
• O limite FICA para empregados domésticos aumentou para $ 2.600.

Uma palavra final sobre o Nexus de Renda

Se você tiver funcionários em período integral ou parcial trabalhando e/ou residindo em estados diferentes do estado de formação da empresa, você terá um vínculo de renda nesse estado. O nexo ocorre quando um funcionário trabalha em um estado diferente, residindo ou não lá. Como empregador, você deve cumprir os regulamentos fiscais da folha de pagamento do outro estado e registrar-se para qualificação estrangeira.

Além disso, empresas com qualificações estrangeiras devem nomear um agente registrado com endereço local no estado. Um agente registrado é uma pessoa ou empresa com autoridade para aceitar “serviços de processo” (documentos legais e notificações do governo) em nome de uma empresa. Normalmente, há uma taxa inicial para solicitar a qualificação estrangeira e a empresa deve renovar o registro anualmente.

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Imagem: Envato Elements