Consejos de cumplimiento de nómina para el nuevo año

El cumplimiento de la nómina requiere que las empresas de todos los tamaños, incluso aquellas con un solo empleado, se adhieran a todas las pautas federales, estatales y locales que regulan cómo se paga a los empleados. Todo, desde los requisitos de retención hasta las contribuciones al seguro de desempleo, debe presentarse a tiempo, y los empleadores que violan las regulaciones están sujetos a fuertes sanciones y corren el riesgo de ser cerrados.

Aquí hay 12 cosas que debe saber para mantener su negocio en el lado correcto del cumplimiento de la nómina en el próximo año.

Contratar a su primer empleado

1. Obtenga un número de identificación de empleador (EIN) : un EIN (también llamado número de identificación fiscal federal) es un número de nueve dígitos que se utiliza para la presentación de impuestos, informes y otros fines de documentación.El EIN se requiere para cualquier negocio con empleados y empresas que operen como sociedad o corporación. Puede solicitar un EIN a través del portal del sitio web del Servicio de Impuestos Internos (IRS) o enviando por fax o por correo el Formulario SS-4 al IRS.
2. Regístrese en el estado : antes de contratar a cualquier empleado, debe registrar su negocio en el estado donde se formó su negocio.Por lo general, esto requiere que la empresa obtenga un número de cuenta de impuestos del empleador del departamento de ingresos o del departamento de desarrollo de empleo del estado.
3. Regístrese para el seguro de desempleo : El impuesto del seguro de desempleo (UI) es un programa federal que brinda pagos temporales a los trabajadores desempleados (que están desempleados, no en función de sus propias acciones). Cada estado tiene sus propias tasas de desempleo y umbrales para las calificaciones. La contribución de UI es responsabilidad del empleador.
4. Verifique los requisitos adicionales : las regulaciones y los requisitos del impuesto sobre la nómina estatal varían según el estado, así que consulte con el estado de formación para conocer otras obligaciones fiscales.Por ejemplo, además de los impuestos sobre la nómina y el UI, California impone un impuesto estatal sobre el seguro por discapacidad (SDI) y un impuesto sobre la capacitación laboral (ETT) a los empleadores.
5. Complete todos los formularios de nómina requeridos : para fines federales, los empleados deben completar un formulario de retención W-4 y un formulario I-9 para demostrar que el empleado tiene permiso legal para trabajar en los Estados Unidos.Además, verifique si su estado requiere que se complete y envíe un formulario estatal de retención de impuestos.
6. Comprenda sus obligaciones fiscales : como empleador, debe saber qué impuestos deben retenerse de los empleados y qué impuestos está obligado a pagar.

• Impuesto federal sobre la renta: retenido de los cheques de pago de los empleados.
• Impuesto sobre la renta estatal: retenido de los cheques de pago de los empleados.
• Impuesto sobre la renta local: retenido de los cheques de pago de los empleados.
• FICA—Impuestos de Seguro Social y Medicare. (La mitad se retiene del cheque de pago del empleado y el empleador paga la otra mitad).
• Impuestos sobre la nómina estatales y locales—Algunos pueden ser retenidos del pago de los empleados, mientras que el empleador puede pagar otros.
• Impuestos de desempleo: FUTA (el impuesto federal de desempleo lo paga el empleador y no se retiene de los cheques de pago de los empleados); SUTA (el impuesto estatal de desempleo generalmente lo pagan los empleadores y no se retiene de los cheques de pago de los empleados. Esto también se conoce como "SUI", seguro estatal de desempleo).
• Seguro de compensación para trabajadores—Pagado por el empleador, no deducido de los cheques de pago de los empleados.
• Embargos de salarios de empleados: retenidos de los cheques de pago de los empleados.
• Beneficios y otras deducciones voluntarias—retenidas del pago del empleado.

Cumplimiento de nómina local

7. Investigue los impuestos sobre la renta locales : además de las obligaciones tributarias federales y estatales sobre la nómina, muchos municipios requieren impuestos sobre la renta adicionales de los empleados y empleadores que trabajan y/o viven en ubicaciones específicas.Por ejemplo, los empleados que viven en la ciudad de Nueva York deben pagar un recargo adicional sobre sus salarios; los empleadores con empleados que trabajan o viven en Newark y Jersey City, Nueva Jersey, deben registrarse en esas ciudades y pagar un impuesto de empleador del 1%.
8. Investigue los impuestos sobre bonificaciones y comisiones : algunos estados y ciudades requieren que los empleadores retengan impuestos especiales por salarios complementarios, como bonificaciones y comisiones.

Contratación de empleados fuera del estado

9. Regístrese para pagar los impuestos sobre la nómina en otros estados: las empresas que contratan empleados deben registrarse para pagar los impuestos sobre la nómina en los estados donde trabajan los empleados.Los departamentos estatales que rigen los impuestos laborales y sobre la nómina varían según el estado; sin embargo, por lo general, los empleadores fuera del estado deben registrarse en el departamento de trabajo y la oficina de seguro de desempleo del estado. Se le asignará un número de cuenta de impuestos del empleador para ese estado.
10. Qué hacer en los estados sin impuesto sobre la renta : Ocho estados no tienen impuesto estatal sobre la renta: Wyoming, Washington, Texas, Tennessee, Dakota del Sur, Nevada, Florida y Alaska. Sin embargo, los empleadores en estos estados aún son responsables de retener los impuestos federales sobre la renta.
11. ¿Qué sucede si tiene empleados en varios estados ?Los empleadores deben registrar el negocio en la agencia tributaria de cada estado donde los empleados realicen su trabajo principal. En la mayoría de los casos, los empleadores contratan un servicio de nómina de terceros para garantizar el cumplimiento de cada estado.
12. Estados con acuerdo de reciprocidad : varios estados tienen “Acuerdos de reciprocidad fiscal estatal”, que permiten a los empleados que trabajan en un estado pero viven en otro solo pagar impuestos sobre la renta a su estado de residencia.Si existe reciprocidad, los empleados deben completar y entregar un certificado de no residencia al empleador para que se le retenga el impuesto estatal de residencia en lugar del impuesto estatal de trabajo. Sin embargo, mientras que la reciprocidad se basa en la dirección del hogar del empleado, la responsabilidad por desempleo generalmente se determina por la dirección del trabajo del empleado/empleador. Los siguientes estados actualmente tienen acuerdos de reciprocidad:

• Arizona (California, Indiana, Oregón y Virginia)
• Illinois (Kentucky, Michigan y Wisconsin)
• Indiana (Kentucky, Michigan, Ohio, Pensilvania y Wisconsin)
• Iowa (Illinois)
• Kentucky (Illinois, Indiana, Michigan, Ohio, Virginia, West Virginia y Wisconsin (Nota: los acuerdos de Virginia y Ohio son condicionales, así que consulte las condiciones con los estados)
• Maryland (Pensilvania, Virginia, Virginia Occidental y Washington, DC)
• Míchigan (Illinois, Indiana, Kentucky, Minnesota, Ohio y Wisconsin)
• Minnesota (Michigan y Dakota del Norte)
• Montana (Dakota del Norte)
• Nueva Jersey (Pensilvania)
• Dakota del Norte (Minnesota y Montana)
• Ohio (Indiana, Kentucky, Michigan, Maryland, Pensilvania y Virginia Occidental)
• Pensilvania (Indiana, Maryland, Nueva Jersey, Ohio, Virginia y Virginia Occidental)
• Virginia (Kentucky, Maryland, Pensilvania, Washington, D)C) y Virginia Occidental)
• Washington, DC (Maryland y Virginia)
• Virginia Occidental (Kentucky, Maryland, Ohio, Pensilvania y Virginia)
• Wisconsin (Illinois, Indiana, Kentucky y Míchigan)

Cambios en el impuesto sobre la nómina para 2023

Aquí hay un vistazo rápido a lo que ha cambiado para el año fiscal 2023:

• La base salarial del Seguro Social ha aumentado a $160,200.
• El límite de contribución del arreglo de gastos flexibles de salud (FSA) ha aumentado a $3,050.
• El nivel de contribución antes de impuestos del 401(k) ha aumentado a $22,500.
• El umbral de FICA para empleados domésticos ha aumentado a $2,600.

Una palabra final sobre el nexo de ingresos

Si tiene empleados a tiempo completo o parcial que trabajan y/o residen en estados distintos al estado de formación de la empresa, entonces tiene un nexo de ingresos en ese estado. Nexus ocurre cuando un empleado trabaja en un estado diferente, ya sea que resida allí o no. Como empleador, debe cumplir con las reglamentaciones de impuestos sobre la nómina del otro estado y registrarse para la calificación extranjera.

Además, las empresas con calificaciones extranjeras deben nombrar un agente registrado con una dirección local en el estado. Un agente registrado es una persona o empresa con la autoridad para aceptar "notificaciones" (documentos legales y avisos gubernamentales) en nombre de una empresa. Por lo general, hay una tarifa inicial para solicitar la calificación extranjera y la empresa debe renovar el registro anualmente.

CorpNet ofrece formaciones comerciales, presentaciones, registros de impuestos estatales y servicios de cumplimiento corporativo en los 50 estados. Servicios de archivo urgentes y urgentes las 24 horas disponibles a pedido. Clic aquí para saber más.

Imagen: Elementos Envato