ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จ: ความแตกต่างที่สำคัญ & เมื่อใดที่ต้องส่ง

ในฐานะนักแปลอิสระ คุณมักจะเล่นกลหลายงาน — และงานทำบัญชี เช่น การติดตามค่าใช้จ่าย การส่งใบแจ้งหนี้ และการออกใบเสร็จ ล้วนเป็นส่วนสำคัญในการทำให้ธุรกิจอิสระของคุณประสบความสำเร็จ

คุณต้องทำเงินใช่ไหม?

ศัพท์แสงทางธุรกิจอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับคนที่ทำงานอิสระเพื่อใช้ทักษะเชิงสร้างสรรค์ของพวกเขา ง่ายที่จะสับสนระหว่างสิ่งที่คล้ายคลึงกัน เช่น ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จ ทั้งสองเกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินของลูกค้า แต่มีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันเล็กน้อย

ไม่เคยกลัว! ในบทความนี้ เราจะแจกแจงความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จ เราจะมาดูกันว่าแต่ละรายการมีไว้เพื่ออะไร และเมื่อใดที่คุณต้องส่ง เรายังให้แนวคิดแก่คุณว่าเอกสารเหล่านั้นควรมีลักษณะอย่างไร

ใบแจ้งหนี้ vs ใบเสร็จ: ต่างกันอย่างไร

มาพูดถึงใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จกันดีกว่า

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารของการทำธุรกรรม รายละเอียดงานที่คุณทำและจำนวนเงินที่ลูกค้าของคุณตกลงที่จะจ่ายเงิน ใบแจ้งหนี้แสดงถึงบันทึกที่ชัดเจนว่าทั้งสองฝ่ายสามารถอ้างถึงในการติดตามรายได้และค่าใช้จ่าย (คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของใบแจ้งหนี้ได้ที่นี่)

ในทางกลับกัน ใบเสร็จหมายถึงการแลกเปลี่ยนเงิน แสดงว่าลูกค้าได้จ่ายเงินให้คุณเป็นจำนวนหนึ่งในวันที่กำหนด ไม่ใช่ว่าลูกค้าทุกรายจะต้องได้รับใบเสร็จ แต่บางรายอาจต้องการ

ต้องการลูกค้ามากขึ้น?

รับงานอิสระมากขึ้นด้วยหนังสือฟรีของเรา: 10 ลูกค้าใหม่ใน 30 วัน ใส่อีเมลของคุณด้านล่างและเป็นของคุณทั้งหมด

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้

กล่าวโดยย่อ ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงิน = คำขอชำระเงินเทียบกับหลักฐานการชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้จะถูกส่งก่อนได้รับการชำระเงิน ใบเสร็จรับเงินจะถูกส่งในภายหลัง

ความสำคัญของทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน

คุณไม่สามารถทำธุรกิจได้โดยไม่มีเอกสาร

การส่งใบแจ้งหนี้เป็นวิธีเดียวที่จะได้รับเงินในกรณีส่วนใหญ่ เป็นสัญญาณว่างานแล้วเสร็จและค้างชำระ แต่การรับเงินไม่ใช่เหตุผลเดียวที่คุณควรใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ช่วยติดตามข้อมูลทางการเงินสำหรับทั้งสองฝ่าย ใบแจ้งหนี้ กับ ใบเสร็จ สามารถมีรายละเอียดได้มากเท่าที่คุณต้องการหรือต้องการรวม: วันที่ บริการที่นำเสนอ ค่าใช้จ่ายส่วนเกิน ฯลฯ ด้วยวิธีนี้ หากคุณต้องการอ้างถึงรายได้ในอนาคต คุณมีทั้งหมด ข้อมูลที่มีอยู่

ใบแจ้งหนี้มีความสำคัญต่อวัตถุประสงค์ทางภาษีด้วย แม้ว่าคุณจะต้องการเพียงยอดรวมสำหรับแบบฟอร์มภาษีอย่างง่าย หากคุณเคยได้รับการตรวจสอบหรือหากคุณมีข้อโต้แย้งระหว่างรายงานรายได้ของลูกค้ากับรายงานของคุณเอง คุณจะสามารถอ้างอิงใบแจ้งหนี้โดยละเอียดเพื่อดูว่าเกิดอะไรขึ้น

หากยังไม่เพียงพอที่จะโน้มน้าวคุณถึงความสำคัญของใบแจ้งหนี้ ให้พิจารณาข้อมูลทั้งหมดที่พวกเขาให้ไว้ หากคุณติดตามทุกอย่างในรูปแบบที่อ่านได้ เช่น สเปรดชีตหรือใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ยอดนิยม คุณจะได้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับธุรกิจของคุณเอง

ลูกค้ารายใดทำกำไรได้มากที่สุด? ใครจ่ายตรงเวลา? ใครไม่ได้? ลูกค้าของคุณมักจะมาจากอุตสาหกรรมเฉพาะหรือไม่? คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงที่ไม่จ่ายเงินที่ไหน? มีงานที่มีอัตรากำไรสูงที่คุณสามารถจ้างภายนอกและเพิ่มชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้มากขึ้นหรือไม่? ข้อมูลทั้งหมดนี้สามารถใช้เพื่อทำให้ธุรกิจของคุณเติบโตอย่างมีความหมาย

แล้วใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงินล่ะ? ใบเสร็จรับเงินมีความสำคัญเท่าเทียมกันในการแสดงว่ามีการชำระเงินเกิดขึ้น ทั้งสำหรับคุณและลูกค้าของคุณ

ใบเสร็จรับเงินเป็นมากกว่าบันทึกการให้บริการ แต่เป็นเครื่องพิสูจน์ว่ามีการชำระเงินเกิดขึ้น หากคุณออกใบเสร็จรับเงินอย่างเป็นทางการให้กับลูกค้าหลังจากการแลกเปลี่ยนเงินทุกครั้ง จะไม่มีข้อพิพาทเกิดขึ้น

ใบเสร็จรับเงินให้การคุ้มครองทางกฎหมายแก่ทั้งคุณและบริษัทหรือบุคคลที่คุณทำงานด้วย หากลูกค้าต้องการโต้แย้งการชำระเงิน พวกเขาสามารถแสดงหลักฐานว่าพวกเขาได้จ่ายเงินให้กับคุณตามจำนวนเงินที่ตกลงกันไว้แล้ว พวกเขายังช่วยลูกค้าของคุณติดตามค่าใช้จ่ายของตัวเอง

วิธีสร้างใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง

วิธีที่ดีที่สุดในการสร้างใบแจ้งหนี้คืออะไร?

โดยพื้นฐานแล้วมีสองวิธีในการทำสิ่งนี้: ใช้เทมเพลตด้วยตนเองหรือใช้บริการซอฟต์แวร์

สำหรับบริษัทขนาดเล็กหรือนักแปลอิสระที่รับลูกค้าครั้งละไม่กี่คน การสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองอาจไม่ใช่เรื่องใหญ่ คุณสามารถใช้โปรแกรมเช่น Excel, Numbers หรือแม้แต่ Google ชีตเพื่อสร้างเทมเพลตที่สามารถกรอกข้อมูลที่เหมาะสมได้ โปรแกรมเหล่านี้จะทำการคำนวณพื้นฐานให้กับคุณ และมีราคาไม่แพงหรือใช้งานได้ฟรี

หากคุณใช้เส้นทางนี้ อย่าลืมส่งออกในรูปแบบสากล เช่น PDF เพื่อให้ลูกค้าของคุณไม่มีปัญหาในการอ่านไฟล์ และเก็บบันทึกอย่างพิถีพิถันเกี่ยวกับสิ่งที่ถูกส่งไปที่ไหนและเมื่อไหร่ ดังนั้นจึงง่ายต่อการค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ

การใช้ซอฟต์แวร์เช่น FreshBooks, Bonsai หรือ AND.CO สามารถมีช่วงการเรียนรู้ และคุณจะต้องลงทุนเงินบางส่วนที่นี่ แต่ถ้าคุณส่งใบแจ้งหนี้มากกว่าหนึ่งกำมือในแต่ละเดือน มันอาจจะคุ้มค่าในระยะยาว .

คุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมสำหรับบริการเหล่านี้ แต่สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพ บริการส่วนใหญ่จะส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าในโปรแกรม และบางบริการจะติดตามโดยอัตโนมัติเพื่อเรียกเก็บเงิน ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ที่ดีจะติดตามทุกสิ่งที่คุณต้องการ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลในภายหลัง บอกความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จ หรือแม้แต่สร้างแบบฟอร์มภาษี

อย่าลืมที่จะรวม:

• วันที่สร้างใบแจ้งหนี้
• เงื่อนไขวันครบกำหนด
• รายละเอียดของงานที่ทำเสร็จแล้ว
• จำนวนเงินทั้งหมด
• ข้อมูลลูกค้า
• หมายเลขติดตามใบแจ้งหนี้
• ภาษีขาย ถ้ามี
• ข้อมูลที่จำเป็นอื่น ๆ เช่น หากใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินบางส่วน หากมีค่าธรรมเนียมล่าช้า ส่วนลด ฯลฯ

คุณควรตกลงว่าจะใช้กำหนดการใบแจ้งหนี้ประเภทใดกับลูกค้าของคุณล่วงหน้า สำหรับโครงการขนาดใหญ่ คุณอาจต้องการส่งใบแจ้งหนี้เป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือเมื่อถึงเป้าหมายที่มีขนาดใหญ่ สำหรับโครงการขนาดเล็ก เป็นเรื่องปกติที่จะส่งใบแจ้งหนี้เมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์

ใบเสร็จของคุณควรรวมอะไรบ้าง

เมื่อเปรียบเทียบใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จ ใบเสร็จจะง่ายกว่ามาก จุดประสงค์หลักของการรับคือเพื่อแสดงหลักฐานการชำระเงิน

ไม่มีคำจำกัดความทางกฎหมายว่าใบเสร็จคืออะไรหรือต้องมีอะไรบ้าง ที่กล่าวว่าคุณต้องการใบเสร็จรับเงินเพื่อเสนอการคุ้มครองทางกฎหมายที่กล่าวถึงข้างต้น ดังนั้นจึงควรใส่มากกว่าเพียงแค่ "ลูกค้าของฉันจ่ายเงิน XX ดอลลาร์"

หากคุณดูใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จ และนำข้อมูลส่วนใหญ่ออกไป แสดงว่าคุณเหลือใบเสร็จที่หน้าตาเป็นอย่างไร อย่างไรก็ตาม ใบเสร็จควรมีรายละเอียดอย่างน้อย บางส่วน คุณต้องระบุบริการที่ชำระเงิน วันที่ชำระเงิน และวิธีการชำระเงิน อย่าใส่หมายเลขบัตรเครดิตหรือข้อมูลส่วนบุคคล แต่การบอกว่าเป็นเช็ค บัตรเครดิต Venmo PayPal Stripe หรืออย่างอื่นจะเป็นประโยชน์ในภายหลัง

คุณควรจัดเตรียมลายมือชื่อหรือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บางชนิดเพื่อตรวจสอบหลักฐานการชำระเงิน แม้แต่ในยุคดิจิทัลนี้ ลายเซ็นก็ยังมีน้ำหนักตามกฎหมาย

หากคุณต้องการ ใบเสร็จรับเงินอาจทำได้ง่ายเพียงแค่รับใบแจ้งหนี้ ทำเครื่องหมายว่า "ชำระแล้ว" และส่งให้ลูกค้าของคุณ

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดในการสร้างใบเสร็จที่สมบูรณ์แบบคือการถามลูกค้าของคุณว่าข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ของพวกเขา ด้วยวิธีนี้จะไม่มีการกลับไปกลับมาหรือหงุดหงิด

หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์การทำบัญชี โดยทั่วไปใบเสร็จสามารถสร้างได้โดยอัตโนมัติเหมือนกับใบแจ้งหนี้ เพียงให้แน่ใจว่าคุณส่งเอกสารที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม เพื่อให้ลูกค้าของคุณไม่สับสนระหว่างใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จ

โดยทั่วไป โซลูชันซอฟต์แวร์จะส่งใบเสร็จทันทีที่ได้รับการชำระเงิน ดังนั้นหากคุณใช้เทมเพลตแบบแมนนวลแทน โปรดส่งใบเสร็จรับเงินให้ทันท่วงที การทำเครื่องหมายอีเมลอย่างชัดเจนยังมีประโยชน์อีกด้วย—เมื่อลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็ว ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จอาจระบุได้ยาก

บทสรุป

หากคุณได้ทำการเรียกเก็บเงินหรือการติดตามค่าใช้จ่ายใดๆ เลย คุณทราบดีว่าใบแจ้งหนี้และใบเสร็จทั้งสองมีที่ในการดำเนินธุรกิจ ทำความคุ้นเคยกับสิ่งที่เกี่ยวข้องและวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์เหล่านี้ให้เป็นประโยชน์มีความสำคัญต่อการขยายข้อเสนองานฟรีแลนซ์ของคุณ

หากคำถามเกี่ยวกับใบกำกับสินค้ากับใบเสร็จยังคงดูน่าหงุดหงิดอยู่ อาจเป็นการดีที่สุดสำหรับคุณที่จะได้ซอฟต์แวร์บัญชีที่ใช้งานง่ายซึ่งจะช่วยจัดการทุกอย่างให้คุณได้

สิ่งสำคัญที่สุดในการเรียกเก็บเงินคือคุณต้องติดตามทุกอย่าง การใส่ใจในรายละเอียด เช่น เมื่อคุณต้องการส่งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน ช่วยให้คุณจัดโครงสร้างธุรกิจของคุณได้อย่างชาญฉลาด เก็บบันทึกการขาย บันทึกการชำระเงิน บันทึกค่าใช้จ่าย บันทึกการชำระเงินที่ไม่ได้รับ และบันทึกระยะเวลาที่โครงการใช้

ข้อมูลทั้งหมดนี้ใช้เวลาเพียงไม่กี่นาทีในการป้อนลงในสเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์การทำบัญชี และสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีคุณค่าในแบ็กเอนด์

คุณมีแล้ว ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จ ทำให้กระจ่าง ตอนนี้คุณมีสิ่งหนึ่งที่ต้องเล่นปาหี่น้อยลง – กลับไปทำธุรกิจ

ให้บทสนทนาดำเนินต่อไป...

พวกเรากว่า 10,000 คนกำลังสนทนากันทุกวันในกลุ่ม Facebook ฟรีของเรา และเราอยากพบคุณที่นั่น เข้าร่วมกับเรา!