Rechnung vs. Quittung: Die Hauptunterschiede und wann sie gesendet werden müssen

Als Freiberufler müssen Sie oft mit vielen Aufgaben jonglieren – und Buchhaltungsaufgaben wie das Nachverfolgen von Ausgaben, das Versenden von Rechnungen und das Bereitstellen von Quittungen sind alle ein wichtiger Teil, um Ihr freiberufliches Geschäft am Leben zu erhalten.

Du musst Geld verdienen, oder?

Geschäftsjargon kann einschüchternd sein, besonders für jemanden, der Freiberufler wurde, um seine kreativen Fähigkeiten einzusetzen. Es ist leicht, ähnliche Dinge wie Rechnungen und Quittungen zu verwechseln. Beide haben mit Kundenabrechnungen und -zahlungen zu tun, dienen aber einem etwas anderen Zweck.

Hab niemals Angst! In diesem Artikel werden wir die Unterschiede zwischen einer Rechnung und einem Beleg aufschlüsseln. Wir werden uns damit befassen, wofür sie jeweils sind und wann Sie sie senden müssen. Wir geben Ihnen sogar Ideen, wie diese Dokumente aussehen sollten.

Rechnung vs. Quittung: Wie sie sich unterscheiden

Lassen Sie uns über eine Rechnung im Vergleich zu einer Quittung sprechen.

Eine Rechnung ist eine Dokumentation einer Transaktion. Es beschreibt die Arbeit, die Sie geleistet haben, und wie viel Ihr Kunde zugestimmt hat, dafür zu zahlen. Die Rechnung stellt eine eindeutige Aufzeichnung dar, auf die sich beide Parteien bei der Nachverfolgung von Einnahmen und Ausgaben beziehen können. (Sie können hier mehr über den Zweck von Rechnungen lesen.)

Eine Quittung hingegen stellt einen Geldwechsel dar. Es zeigt, dass ein Kunde Ihnen an einem bestimmten Datum einen bestimmten Geldbetrag gezahlt hat. Nicht alle Kunden benötigen eine Quittung, aber einige werden es tun.

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Kurz gesagt, Rechnung vs. Quittung = Zahlungsaufforderung vs. Zahlungsbeleg.

Rechnungen werden vor Zahlungseingang versandt, Quittungen danach.

Die Bedeutung von Rechnungen und Quittungen

Ohne Papierkram geht es nicht.

Das Versenden von Rechnungen ist in den meisten Fällen die einzige Möglichkeit, Zahlungen zu erhalten. Es ist ein Signal, dass die Arbeit abgeschlossen und die Zahlung fällig ist. Aber bezahlt zu werden ist nicht der einzige Grund, warum Sie ein Rechnungsstellungssystem verwenden sollten.

Rechnungen helfen dabei, Finanzinformationen für beide Parteien zu verfolgen. Rechnungen können im Gegensatz zu Belegen so viele Details enthalten, wie Sie benötigen oder möchten: Daten, angebotene Dienstleistungen, Mehrkosten usw. Auf diese Weise haben Sie alle Informationen, wenn Sie in Zukunft auf Einnahmen zurückgreifen müssen Informationen verfügbar.

Rechnungen sind auch für steuerliche Zwecke wichtig. Während Sie für ein einfaches Steuerformular nur eine laufende Summe benötigen, können Sie bei einer Wirtschaftsprüfung oder bei Streitigkeiten zwischen dem Einkommensbericht eines Kunden und Ihrem eigenen Bericht auf detaillierte Rechnungen zurückgreifen, um herauszufinden, was passiert ist.

Wenn das nicht ausreicht, um Sie von der Bedeutung von Rechnungen zu überzeugen, ziehen Sie alle darin enthaltenen Informationen in Betracht. Wenn Sie alles in einem lesbaren Format nachverfolgen, z. B. in einer Tabellenkalkulation oder mit gängiger Rechnungssoftware, können Sie viel über Ihr eigenes Unternehmen lernen.

Welche Kunden sind am profitabelsten? Wer zahlt pünktlich? Wer nicht? Stammen Ihre Kunden eher aus einer bestimmten Branche? Wo verbringst du Stunden, die sich nicht auszahlen? Gibt es Aufgaben mit einer großen Gewinnmarge, die Sie auslagern und mehr abrechenbare Stunden freigeben könnten? All diese Informationen können verwendet werden, um Ihr Geschäft auf sinnvolle Weise auszubauen.

Was ist also mit Rechnungen vs. Quittungen? Quittungen sind ebenso wichtig, um nachzuweisen, dass die Zahlung erfolgt ist – sowohl für Sie als auch für Ihren Kunden.

Quittungen sind mehr als nur eine Aufzeichnung von erbrachten Dienstleistungen, sie sind ein Beweis dafür, dass eine Zahlung erfolgt ist. Wenn Sie Kunden nach jedem Geldwechsel eine formelle Quittung ausstellen, können keine Streitigkeiten stattfinden.

Quittungen bieten sowohl Ihnen als auch den Unternehmen oder Einzelpersonen, mit denen Sie zusammenarbeiten, Rechtsschutz. Wenn ein Kunde eine Zahlung anfechten möchte, kann er nachweisen, dass er Ihnen den vereinbarten Betrag bereits gezahlt hat. Sie helfen Ihren Kunden auch, ihre eigenen Ausgaben zu verfolgen.

So erstellen Sie eine ordnungsgemäße Rechnung

Was ist also die beste Methode zum Erstellen einer Rechnung?

Es gibt im Wesentlichen zwei Möglichkeiten, dies zu tun: manuell mit einer Vorlage oder mithilfe eines Softwaredienstes.

Für kleine Unternehmen oder Freiberufler, die nur wenige Kunden gleichzeitig annehmen, ist das manuelle Erstellen von Rechnungen möglicherweise keine große Sache. Sie können ein Programm wie Excel, Numbers oder sogar Google Sheets verwenden, um eine Vorlage zu erstellen, die mit den entsprechenden Informationen ausgefüllt werden kann. Diese Programme führen grundlegende Berechnungen für Sie durch und sind kostengünstig oder sogar kostenlos zu verwenden.

Wenn Sie diesen Weg wählen, müssen Sie sie nur in einem universellen Format exportieren, z. B. als PDF, damit Ihre Kunden keine Probleme haben, die Datei zu lesen. Und führen Sie genaue Aufzeichnungen darüber, was wohin und wann gesendet wurde, damit Sie die benötigten Informationen leicht finden können.

Die Verwendung von Software wie FreshBooks, Bonsai oder AND.CO kann eine Lernkurve haben, und Sie werden hier etwas Geld investieren, aber wenn Sie jeden Monat mehr als eine Handvoll Rechnungen versenden, könnte es sich auf lange Sicht lohnen .

Sie zahlen für diese Dienste eine Gebühr, aber sie helfen Ihnen dabei, professionell auszusehen. Die meisten Dienste senden Rechnungen direkt im Programm an Kunden, und einige führen automatische Nachverfolgungen durch, um die Zahlung einzuziehen. Eine gute Fakturierungssoftware verfolgt auch alles, was Sie brauchen, und erleichtert es Ihnen, später Informationen zu finden, den Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Beleg zu erkennen oder sogar Steuerformulare zu erstellen.

Vergessen Sie nicht, Folgendes einzufügen:

• Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde
• Fälligkeitsbedingungen
• Eine Beschreibung der abgeschlossenen Arbeiten
• Der Gesamtbetrag
• Kundeninformation
• Eine Rechnungsverfolgungsnummer
• Umsatzsteuer, ggf
• Andere notwendige Informationen, wie z. B. ob die Rechnung teilweise bezahlt wurde, ob es Verzugsgebühren, Rabatte usw. gibt.

Sie sollten im Voraus mit Ihrem Kunden vereinbaren, welche Art von Rechnungszeitplan Sie verwenden werden. Bei größeren Projekten möchten Sie möglicherweise Rechnungen monatlich, vierteljährlich oder nach Erreichen großer Meilensteine ​​senden. Bei kleineren Projekten ist es üblich, die Rechnung nach Abschluss eines Projekts zu versenden.

Was Ihre Quittungen enthalten sollten

Beim Vergleich einer Rechnung mit einer Quittung ist eine Quittung viel einfacher. Der Hauptzweck einer Quittung besteht lediglich darin, einen Zahlungsnachweis zu erbringen.

Es gibt keine gesetzliche Definition dessen, was eine Quittung ist oder was sie beinhalten muss. Sie möchten jedoch, dass die Quittung den oben genannten Rechtsschutz bietet, daher ist es sinnvoll, etwas mehr als nur „Mein Kunde hat XX Dollar bezahlt“ hinzuzufügen.

Wenn Sie sich eine Rechnung im Vergleich zur Quittung ansehen und die meisten Informationen wegnehmen, bleibt im Grunde genommen, wie eine Quittung aussehen sollte. Eine Quittung sollte jedoch zumindest einige Details enthalten. Sie müssen die bezahlte Dienstleistung, das Datum der Bezahlung und die Zahlungsmethode auflisten. Geben Sie keine Kreditkartennummern oder persönlichen Informationen an, aber sagen Sie später, ob es sich um einen Scheck, eine Kreditkarte, Venmo, PayPal, Stripe oder etwas anderes handelte.

Sie sollten auch entweder eine handschriftliche oder eine elektronische Unterschrift leisten, um den Zahlungsnachweis zu validieren. Auch im digitalen Zeitalter hat eine Unterschrift rechtliches Gewicht.

Wenn Sie möchten, kann eine Quittung so einfach sein, wie eine Rechnung zu nehmen, sie auf irgendeine Weise als „bezahlt“ zu markieren und an Ihren Kunden zu senden.

Eine der besten und einfachsten Möglichkeiten, den perfekten Beleg zu erstellen, besteht darin, Ihren Kunden einfach zu fragen, welche Informationen für seine Zwecke erforderlich sind. So gibt es kein Hin und Her oder Frustration.

Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, können Quittungen im Allgemeinen wie eine Rechnung automatisch generiert werden. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie das richtige Dokument zur richtigen Zeit senden, damit Ihre Kunden nicht durch Rechnung und Quittung verwirrt werden.

Softwarelösungen senden im Allgemeinen eine Quittung, sobald die Zahlung eingegangen ist. Wenn Sie also stattdessen eine manuelle Vorlage verwenden, stellen Sie sicher, dass Sie die Quittung rechtzeitig senden. Es ist auch hilfreich, E-Mails deutlich zu kennzeichnen – wenn Kunden ihre Rechnungen schnell bezahlen, kann es schwierig sein, eine Rechnung von einer Quittung zu unterscheiden.

Fazit

Wenn Sie jemals eine Abrechnung oder Ausgabenverfolgung durchgeführt haben, wissen Sie, dass sowohl Rechnungen als auch Quittungen ihren Platz im Geschäft haben. Sich mit dem vertraut zu machen, was jede davon mit sich bringt und wie Sie sie zu Ihrem Vorteil nutzen können, ist für die Erweiterung Ihres freiberuflichen Angebots von entscheidender Bedeutung.

Wenn die Frage zwischen Rechnung und Quittung immer noch frustrierend erscheint, ist es wahrscheinlich in Ihrem besten Interesse, eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware zu erwerben, die Ihnen die ganze schwere Arbeit abnimmt.

Das Entscheidende bei der Abrechnung ist, dass Sie alles nachverfolgen müssen. Wenn Sie auf Details achten, z. B. wann Sie eine Rechnung oder eine Quittung senden müssen, können Sie Ihr Unternehmen auf intelligente Weise strukturieren. Führen Sie Aufzeichnungen über Verkäufe, Zahlungen, Ausgaben, versäumte Zahlungen und Aufzeichnungen darüber, wie lange ein Projekt dauert.

Die Eingabe all dieser Informationen in eine Tabellenkalkulations- oder Buchhaltungssoftware dauert nur wenige Minuten und kann sich im Backend als unschätzbar erweisen.

Da haben Sie es, Rechnungen vs. Quittungen, entmystifiziert. Jetzt haben Sie eine Sache weniger zu jonglieren – kommen Sie zurück zum Geschäft.

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