Facture vs reçu : les principales différences et quand les envoyer

En tant que pigiste, vous jonglez souvent avec de nombreuses tâches - et les tâches de comptabilité, comme le suivi des dépenses, l'envoi de factures et la fourniture de reçus, sont toutes un élément important pour maintenir votre entreprise indépendante à flot.

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Le jargon des affaires peut être intimidant, en particulier pour quelqu'un qui est devenu indépendant pour utiliser ses compétences créatives. Il est facile de confondre des choses similaires, comme les factures et les reçus. Ils ont tous deux à voir avec la facturation et les paiements des clients, mais ils ont un objectif légèrement différent.

Jamais peur! Dans cet article, nous décomposerons les différences entre une facture et un reçu. Nous verrons à quoi chacun sert et quand vous devez les envoyer. Nous vous donnerons même des idées sur ce à quoi ces documents devraient ressembler.

Facture vs reçu : en quoi ils sont différents

Parlons d'une facture par rapport à un reçu.

Une facture est une documentation d'une transaction. Il détaille le travail que vous avez effectué et combien votre client a accepté de payer pour cela. La facture représente un enregistrement clair auquel les deux parties peuvent se référer pour suivre les revenus et les dépenses. (Vous pouvez en savoir plus sur le but des factures ici.)

Un reçu, en revanche, représente un échange d'argent. Cela montre qu'un client vous a payé une certaine somme d'argent à une certaine date. Tous les clients n'auront pas besoin d'un reçu, mais certains le demanderont.

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En bref, facture vs reçu = demande de paiement vs preuve de paiement.

Les factures sont envoyées avant la réception du paiement, les reçus sont envoyés après.

L'importance des factures et des reçus

Vous ne pouvez pas faire des affaires sans quelques papiers.

L'envoi de factures est le seul moyen d'être payé dans la plupart des cas. C'est un signal que le travail est terminé et que le paiement est dû. Mais être payé n'est pas la seule raison pour laquelle vous devriez utiliser un système de facturation.

Les factures permettent de suivre les informations financières des deux parties. Les factures, par rapport aux reçus, peuvent contenir autant de détails que vous avez besoin ou souhaitez inclure : dates, services offerts, frais de dépassement, etc. De cette façon, si vous avez besoin de vous référer aux revenus à l'avenir, vous avez tous les informations disponibles.

Les factures sont également importantes à des fins fiscales. Bien que vous n'ayez besoin que d'un total cumulé pour un simple formulaire fiscal, si vous êtes déjà audité ou si vous avez un différend entre le rapport d'un client sur vos revenus et votre propre rapport, vous pouvez consulter des factures détaillées pour comprendre ce qui s'est passé.

Si cela ne suffit pas pour vous convaincre de l'importance des factures, considérez toutes les informations qu'elles fournissent. Si vous suivez tout dans un format lisible, comme une feuille de calcul ou en utilisant un logiciel de facturation populaire, vous pouvez en apprendre beaucoup sur votre propre entreprise.

Quels sont les clients les plus rentables ? Qui paie à temps ? Qui ne le fait pas ? Vos clients ont-ils tendance à venir d'une industrie particulière? Où passez-vous des heures qui ne rapportent pas ? Y a-t-il des tâches avec une grande marge bénéficiaire que vous pourriez externaliser et libérer plus d'heures facturables ? Toutes ces informations peuvent être utilisées pour développer votre entreprise de manière significative.

Qu'en est-il des factures par rapport aux reçus ? Les reçus sont tout aussi importants pour montrer que le paiement a eu lieu, tant pour vous que pour votre client.

Les reçus sont plus qu'un simple enregistrement des services rendus, ils sont la preuve qu'un paiement a eu lieu. Si vous délivrez un reçu officiel aux clients après chaque échange d'argent, aucun litige ne peut avoir lieu.

Les reçus vous offrent une protection juridique, ainsi qu'aux entreprises ou aux personnes avec lesquelles vous travaillez. Si un client souhaite contester un paiement, il peut prouver qu'il vous a déjà payé le montant convenu. Ils aident également vos clients à suivre leurs propres dépenses.

Comment créer une facture appropriée

Alors, quelle est la meilleure méthode pour créer une facture ?

Il existe essentiellement deux façons de le faire : manuellement avec un modèle ou en utilisant un service logiciel.

Pour les petites entreprises ou les indépendants qui n'acceptent que quelques clients à la fois, la création manuelle de factures n'est peut-être pas un gros problème. Vous pouvez utiliser un programme comme Excel, Numbers ou même Google Sheets pour créer un modèle qui peut être rempli avec les informations appropriées. Ces programmes feront des calculs de base pour vous, et ils sont peu coûteux ou même gratuits à utiliser.

Si vous empruntez cette voie, assurez-vous simplement de les exporter dans un format universel, comme un PDF, afin que vos clients n'aient pas de difficulté à lire le fichier. Et conservez des enregistrements méticuleux de ce qui a été envoyé, où et quand, afin de trouver facilement les informations dont vous avez besoin.

L'utilisation de logiciels tels que FreshBooks, Bonsai ou AND.CO peut nécessiter une courbe d'apprentissage et vous allez investir de l'argent ici, mais si vous envoyez plus d'une poignée de factures chaque mois, cela peut en valoir la peine à long terme. .

Vous paierez des frais pour ces services, mais ils vous aideront à avoir l'air professionnel. La plupart des services enverront des factures aux clients directement dans le programme, et certains effectueront des suivis automatiques pour percevoir le paiement. Un bon logiciel de facturation suivra également tout ce dont vous avez besoin, ce qui vous permettra de trouver facilement des informations ultérieurement, de faire la différence entre une facture et un reçu ou même de générer des formulaires fiscaux.

N'oubliez pas d'inclure :

• Date de création de la facture
• Conditions d'échéance
• Une description des travaux réalisés
• Le montant total
• Informations clients
• Un numéro de suivi de facture
• Taxe de vente, le cas échéant
• Autres informations nécessaires telles que si la facture a été partiellement payée, s'il y a des frais de retard, des remises, etc.

Vous devez convenir du type de calendrier de facturation avec votre client dès le départ. Pour les projets plus importants, vous pouvez envoyer des factures mensuellement, trimestriellement ou lorsque des jalons importants sont atteints. Pour les petits projets, il est d'usage d'envoyer la facture lorsqu'un projet est terminé.

Ce que vos reçus doivent inclure

Lorsque l'on compare une facture à un reçu, un reçu est beaucoup plus simple. Le but principal d'un reçu est simplement de montrer une preuve de paiement.

Il n'y a pas de définition légale de ce qu'est un reçu ou de ce qu'il doit contenir. Cela dit, vous voulez que le reçu offre les protections légales mentionnées ci-dessus, il est donc logique d'inclure un peu plus que simplement "Mon client a payé XX dollars".

Si vous regardez une facture par rapport à un reçu et que vous enlevez la plupart des informations, il vous reste essentiellement à quoi devrait ressembler un reçu. Cependant, un reçu doit inclure au moins quelques détails. Vous devez indiquer le service qui a été payé, la date à laquelle il a été payé et le mode de paiement. N'incluez pas les numéros de carte de crédit ou les informations personnelles, mais indiquer s'il s'agissait d'un chèque, d'une carte de crédit, de Venmo, de PayPal, de Stripe ou de quelque chose d'autre est utile plus tard.

Vous devez également fournir une signature manuscrite ou électronique quelconque pour valider la preuve de paiement. Même à l'ère numérique, une signature a une valeur juridique.

Si vous le souhaitez, un reçu peut être aussi simple que de prendre une facture, de la marquer comme "payée" d'une manière ou d'une autre et de l'envoyer à votre client.

L'un des moyens les meilleurs et les plus simples de créer le reçu parfait consiste simplement à demander à votre client quelles informations sont nécessaires à ses fins. De cette façon, il n'y aura pas de va-et-vient ni de frustration.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, les reçus peuvent généralement être générés automatiquement, tout comme une facture. Assurez-vous simplement d'envoyer le bon document au bon moment, afin que vos clients ne soient pas confondus entre une facture et un reçu.

Les solutions logicielles enverront généralement un reçu dès réception du paiement, donc si vous utilisez plutôt un modèle manuel, assurez-vous d'envoyer le reçu en temps opportun. Il est également utile de marquer clairement les e-mails - lorsque les clients paient leurs factures rapidement, une facture ou un reçu peut être difficile à identifier.

Conclusion

Si vous avez effectué une facturation ou un suivi des dépenses, vous savez que les factures et les reçus ont tous deux leur place dans les affaires. Vous familiariser avec ce que chacun implique et comment vous pouvez les utiliser à votre avantage est essentiel pour élargir vos offres de freelance.

Si la question de la facture contre le reçu semble toujours frustrante, il est probablement dans votre intérêt d'obtenir un logiciel de comptabilité facile à utiliser qui fera tout le gros du travail pour vous.

L'essentiel dans la facturation est que vous devez tout suivre. Prêter attention aux détails, comme quand vous devez envoyer une facture ou un reçu, vous aide à structurer votre entreprise de manière intelligente. Tenez des registres des ventes, des registres des paiements, des registres des dépenses, des registres des paiements manqués et des registres de la durée d'un projet.

Toutes ces informations ne prennent que quelques minutes à saisir dans un tableur ou un logiciel de comptabilité, et peuvent s'avérer inestimables en arrière-plan.

Voilà, factures vs reçus, démystifiés. Maintenant, vous avez une chose de moins à jongler : vous remettre au travail.

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