Faktura a paragon: kluczowe różnice i kiedy je wysłać

Jako freelancer często żonglujesz wieloma zadaniami — a zadania księgowe, takie jak śledzenie wydatków, wysyłanie faktur i dostarczanie pokwitowań, są ważnym elementem utrzymania działalności Twojej firmy jako freelancer.

Musisz zarabiać pieniądze, prawda?

Żargon biznesowy może onieśmielać, zwłaszcza dla kogoś, kto został freelancerem, aby wykorzystać swoje umiejętności twórcze. Łatwo się pomylić między podobnymi rzeczami, takimi jak faktury i paragony. Oba dotyczą rozliczeń i płatności klientów, ale służą nieco innym celom.

Nigdy strach! W tym artykule przedstawimy różnice między fakturą a paragonem. Dowiemy się, do czego służą i kiedy trzeba je wysłać. Podpowiemy Ci nawet, jak te dokumenty powinny wyglądać.

Faktura a paragon: czym się różnią

Porozmawiajmy o fakturze a paragonie.

Faktura jest dokumentacją transakcji. Zawiera szczegółowe informacje na temat wykonanej przez Ciebie pracy i kwoty, którą klient zgodził się za nią zapłacić. Faktura stanowi wyraźny zapis, do którego obie strony mogą się odwoływać podczas śledzenia zarobków i wydatków. (Możesz przeczytać więcej o przeznaczeniu faktur tutaj.)

Z drugiej strony paragon oznacza wymianę pieniędzy. Pokazuje, że klient zapłacił Ci określoną kwotę pieniędzy w określonym dniu. Nie wszyscy klienci będą wymagać paragonu, ale niektórzy będą.

Potrzebujesz więcej klientów?

Uzyskaj więcej pracy jako freelancer dzięki naszej BEZPŁATNEJ książce: 10 nowych klientów w 30 dni . Wpisz swój adres e-mail poniżej, a wszystko jest twoje.

Pobierz teraz

Krótko mówiąc, faktura vs paragon = wezwanie do zapłaty vs dowód wpłaty.

Faktury są wysyłane przed otrzymaniem płatności, a pokwitowania wysyłane są później.

Znaczenie zarówno faktur, jak i paragonów

Nie możesz robić interesów bez papierkowej roboty.

W większości przypadków wysyłanie faktur to jedyny sposób na otrzymanie zapłaty. To sygnał, że praca została zakończona i należy się zapłata. Ale otrzymywanie zapłaty to nie jedyny powód, dla którego powinieneś korzystać z systemu fakturowania.

Faktury pomagają śledzić informacje finansowe dla obu stron. Faktury, a rachunki, mogą zawierać tyle szczegółów, ile potrzebujesz lub chcesz uwzględnić: daty, oferowane usługi, koszty nadwyżki itp. W ten sposób, jeśli będziesz musiał odwołać się do dochodów w przyszłości, masz wszystkie dostępne informacje.

Faktury są również ważne dla celów podatkowych. Chociaż potrzebujesz tylko sumy bieżącej dla prostego formularza podatkowego, jeśli kiedykolwiek jesteś poddany audytowi lub jeśli masz spór między raportem klienta o twoich dochodach a twoim własnym raportem, możesz odnieść się do szczegółowych faktur, aby dowiedzieć się, co się stało.

Jeśli to nie wystarczy, aby przekonać Cię o znaczeniu faktur, rozważ wszystkie informacje, które dostarczają. Jeśli śledzisz wszystko w czytelnym formacie, takim jak arkusz kalkulacyjny lub przy użyciu popularnego oprogramowania do fakturowania, możesz dużo dowiedzieć się o swojej firmie.

Jacy klienci są najbardziej dochodowi? Kto płaci na czas? Kto nie? Czy Twoi klienci zazwyczaj pochodzą z określonej branży? Gdzie spędzasz godziny, które się nie opłacają? Czy istnieją zadania z dużą marżą, które możesz zlecić na zewnątrz i uwolnić więcej płatnych godzin? Wszystkie te informacje można wykorzystać do rozwoju firmy w znaczący sposób.

A co z fakturami a paragonami? Rachunki są równie ważne, aby wykazać, że płatność miała miejsce — zarówno dla Ciebie, jak i Twojego klienta.

Paragony to coś więcej niż tylko zapis wykonanych usług, to dowód, że nastąpiła płatność. Jeśli po każdej wymianie pieniędzy wystawisz klientom formalne pokwitowanie, żadne spory nie będą miały miejsca.

Paragony zapewniają ochronę prawną zarówno Tobie, jak i firmom lub osobom, z którymi współpracujesz. Jeśli klient chce zakwestionować płatność, może pokazać dowód, że zapłacił już uzgodnioną kwotę. Pomagają również Twoim klientom śledzić ich własne wydatki.

Jak stworzyć prawidłową fakturę

Jaka jest więc najlepsza metoda tworzenia faktury?

Zasadniczo można to zrobić na dwa sposoby: ręcznie za pomocą szablonu lub za pomocą usługi oprogramowania.

Dla małych firm lub freelancerów, którzy przyjmują jednocześnie tylko kilku klientów, ręczne tworzenie faktur może nie być wielkim problemem. Możesz użyć programu takiego jak Excel, Numbers, a nawet Arkuszy Google, aby stworzyć szablon, który można wypełnić odpowiednimi informacjami. Programy te wykonają dla Ciebie podstawowe obliczenia i są niedrogie lub nawet bezpłatne.

Jeśli wybierzesz tę drogę, pamiętaj, aby wyeksportować je w uniwersalnym formacie, takim jak PDF, aby Twoi klienci nie mieli problemów z odczytaniem pliku. I prowadź skrupulatne zapisy dotyczące tego, co zostało wysłane, gdzie i kiedy, aby łatwo znaleźć potrzebne informacje.

Korzystanie z oprogramowania takiego jak FreshBooks, Bonsai lub AND.CO może wymagać nauki i zainwestujesz tutaj trochę pieniędzy, ale jeśli wysyłasz więcej niż kilka faktur miesięcznie, może się to opłacać na dłuższą metę .

Za te usługi zapłacisz opłatę, ale pomogą Ci one wyglądać profesjonalnie. Większość usług wysyła faktury do klientów bezpośrednio w programie, a niektóre wykonują automatyczne działania następcze w celu pobrania płatności. Dobre oprogramowanie do fakturowania będzie również śledzić wszystko, czego potrzebujesz, ułatwiając późniejsze wyszukiwanie informacji, odróżnianie faktury od paragonu, a nawet generowanie formularzy podatkowych.

Nie zapomnij podać:

• Data wystawienia faktury
• Terminy płatności
• Opis wykonanej pracy
• Całkowita kwota
• Informacja klientów
• Numer śledzenia faktury
• Podatek od sprzedaży, jeśli dotyczy
• Inne niezbędne informacje, np. czy faktura została opłacona częściowo, czy występują opóźnienia w opłatach, rabaty itp.

Należy z góry uzgodnić z klientem, jakiego rodzaju harmonogram faktur będzie obowiązywał. W przypadku większych projektów możesz chcieć wysyłać faktury co miesiąc, kwartalnie lub po osiągnięciu dużych kamieni milowych. W przypadku mniejszych projektów zwyczajowo wysyła się fakturę po zakończeniu projektu.

Co powinny zawierać twoje rachunki

Porównując fakturę z paragonem, paragon jest znacznie prostszy. Głównym celem paragonu jest po prostu przedstawienie dowodu wpłaty.

Nie ma prawnej definicji tego, czym jest paragon ani co musi zawierać. To powiedziawszy, chcesz, aby paragon zapewniał ochronę prawną, o której mowa powyżej, więc warto zamieścić coś więcej niż tylko „Mój klient zapłacił XX dolarów”.

Jeśli spojrzysz na fakturę kontra paragon i usuniesz większość informacji, w zasadzie pozostaniesz z tym, jak powinien wyglądać paragon. Jednak paragon powinien zawierać przynajmniej kilka szczegółów. Musisz wymienić usługę, za którą zapłacono, datę jej opłacenia oraz metodę płatności. Nie podawaj numerów kart kredytowych ani danych osobowych, ale powiedzenie, czy był to czek, karta kredytowa, Venmo, PayPal, Stripe, czy coś innego, może być później pomocne.

Powinieneś również złożyć odręczny lub elektroniczny podpis w celu potwierdzenia dowodu wpłaty. Nawet w erze cyfrowej podpis ma znaczenie prawne.

Jeśli chcesz, pokwitowanie może być tak proste, jak pobranie faktury, oznaczenie jej jako „zapłaconej” i wysłanie jej do klienta.

Jednym z najlepszych i najłatwiejszych sposobów na stworzenie idealnego paragonu jest po prostu zapytanie klienta, jakie informacje są mu potrzebne. W ten sposób nie będzie żadnych wahań ani frustracji.

Jeśli korzystasz z oprogramowania księgowego, rachunki mogą być generowane automatycznie, podobnie jak faktura. Po prostu upewnij się, że wysyłasz właściwy dokument we właściwym czasie, aby Twoi klienci nie byli zdezorientowani faktem, że faktura kontra paragon.

Rozwiązania programowe zazwyczaj wysyłają pokwitowanie natychmiast po otrzymaniu płatności, więc jeśli zamiast tego używasz szablonu ręcznego, pamiętaj, aby wysłać pokwitowanie w odpowiednim czasie. Pomocne jest również wyraźne oznaczanie wiadomości e-mail – gdy klienci szybko płacą faktury, faktura lub paragon mogą być trudne do zidentyfikowania.

Wniosek

Jeśli w ogóle wykonałeś jakiekolwiek rozliczenia lub śledzenie wydatków, wiesz, że zarówno faktury, jak i pokwitowania mają swoje miejsce w biznesie. Zapoznanie się z tym, co oznacza każdy z nich i jak możesz je wykorzystać na swoją korzyść, ma kluczowe znaczenie dla rozszerzenia oferty freelancerów.

Jeśli pytanie dotyczące faktury kontra paragon nadal wydaje się frustrujące, prawdopodobnie w Twoim najlepszym interesie jest uzyskanie łatwego w użyciu oprogramowania księgowego, które wykona za Ciebie wszystkie ciężkie zadania.

Najważniejsze w rozliczeniach jest to, że musisz wszystko śledzić. Zwracanie uwagi na szczegóły, takie jak konieczność wysłania faktury lub paragonu, pomaga w inteligentnym ustrukturyzowaniu firmy. Prowadź ewidencję sprzedaży, ewidencję płatności, ewidencję wydatków, ewidencję utraconych płatności oraz ewidencję czasu trwania projektu.

Wprowadzenie wszystkich tych informacji do arkusza kalkulacyjnego lub oprogramowania księgowego zajmuje tylko kilka minut i mogą okazać się nieocenione na zapleczu.

Masz to, faktury vs paragony, zdemistyfikowane. Teraz masz o jedną rzecz mniej do żonglowania — wracaj do pracy.

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i bardzo chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!