คู่มือขั้นสูงสุดสำหรับกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานที่ประสบความสำเร็จในปี 2022

การรวมพนักงานใหม่เข้ากับธุรกิจของคุณนั้นพูดง่ายกว่าทำ ในความเป็นจริง การเริ่มต้นใช้งานนั้นมีอะไรมากกว่าแค่การจัดหาทักษะและเครื่องมือใหม่ ๆ เพื่อการทำงานของพวกเขา

กระบวนการเริ่มต้นที่ประสบความสำเร็จทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานใหม่ทุกคนจะรับเอาวัฒนธรรม ค่านิยม และนโยบายของบริษัท นอกจากนี้ยังเกี่ยวกับการทำให้แต่ละคนผ่อนคลายในสภาพแวดล้อมใหม่ และทำความคุ้นเคยกับทีมใหม่

ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณและบทบาทที่คาดหวังของผู้ว่าจ้างใหม่ กระบวนการเริ่มต้นอาจแตกต่างกันไปตามเวลาและระยะเวลา ในท้ายที่สุด สองสามวัน สัปดาห์ และเดือนแรกของงานของพนักงานมีบทบาทสำคัญในระดับการหมุนเวียนและการรักษาของธุรกิจของคุณ

และนี่เป็นเพียงการขีดข่วนพื้นผิว เท่านั้น มาดูรายละเอียดกันว่าการเริ่มต้นใช้งานคืออะไร มีหลายขั้นตอน ระยะเวลาที่ใช้ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่

การออนบอร์ดคืออะไร?

การเริ่มต้นใช้งานหมายถึงการแนะนำและการรวมพนักงานใหม่เข้ากับบริษัท ออกแบบมาเพื่อช่วยให้พนักงานเข้าใจบทบาทและข้อกำหนดใหม่ของพวกเขา การเริ่มต้นใช้งานช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานใหม่ทุกคนจะนำวัฒนธรรม ค่านิยม และแนวทางปฏิบัติของบริษัทไปใช้อย่างราบรื่น

การเริ่มต้นใช้งานเป็นกระบวนการที่สามารถรวมกิจกรรมได้หลากหลาย ตั้งแต่การสานสัมพันธ์ในทีม การฝึกอบรม ไปจนถึงการเรียนรู้นโยบาย ในแง่ของระยะเวลา การเริ่มต้นใช้งานอาจใช้เวลาสองสามสัปดาห์หรือหนึ่งปี ขึ้นอยู่กับบทบาทและอุตสาหกรรมที่พนักงานใหม่ทำงานอยู่

เมื่อกระบวนการปฐมนิเทศเสร็จสิ้น พนักงานควรมีความสามารถและความสามารถเพียงพอในงานของตน

กิจกรรมทั่วไปในกระบวนการปฐมนิเทศคืออะไร?

ไม่มีโครงร่างที่แน่ชัดว่ากิจกรรมใดจะต้องรวมอยู่ในกระบวนการปฐมนิเทศที่กำหนด ขึ้นอยู่กับบทบาทของพนักงานใหม่ และอุตสาหกรรมที่พวกเขาจะทำงาน อย่างไรก็ตาม มีกิจกรรมทั่วไปที่มักจะรวมอยู่ในโปรแกรมดังกล่าว ซึ่งรวมถึง:

• เอกสารจ้างใหม่

• การอบรมวัฒนธรรมและค่านิยม

• อบรมนโยบาย

• หน้าที่และความรับผิดชอบ

• การอ่านคู่มือพนักงาน

• ส่งเอกสาร

• ทัวร์สถานที่ทำงาน

• การประชุมกระชับทีม

• ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย 1:1s

• แนะนำประโยชน์

ส่วนประกอบใดบ้างที่ประกอบขึ้นเป็นกระบวนการออนบอร์ด

การเริ่มต้นใช้งานมักจะเริ่มต้นเมื่อพนักงานใหม่ยอมรับข้อเสนองานและสิ้นสุดเมื่อรวมเข้ากับบริษัทอย่างสมบูรณ์ แต่ในระหว่างขั้นตอนเหล่านั้น มีองค์ประกอบบางอย่างที่เป็นส่วนประกอบสำคัญของกระบวนการ

ก่อนขึ้นเครื่อง

การเริ่มต้นใช้งานสามารถเริ่มต้นได้ก่อนที่พนักงานจะเริ่มในวันแรกด้วยซ้ำ บริษัทอาจจัดเตรียมขั้นตอนเตรียมการล่วงหน้าให้กับพนักงานใหม่เพื่อเชื่อมต่อกับธุรกิจล่วงหน้า ขั้นตอนการเตรียมตัวก่อนขึ้นเครื่องโดยทั่วไป ได้แก่:

• ส่งชุดดูแลผู้จ้างใหม่เป็นเครื่องแสดงความปรารถนาดี ซึ่งอาจรวมถึงสินค้าของบริษัท ลูกอม บัตรกำนัล ฯลฯ
• ให้พนักงานใหม่เยี่ยมชมสถานที่ทำงานเบื้องต้นก่อนวันเริ่มต้น
• การส่งข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับบริษัท รวมถึงแผนผังองค์กร ข้อมูลผลประโยชน์พนักงาน และค่านิยมของบริษัท
• การมอบหมายบัดดี้การเริ่มต้นใช้งานเพื่อติดต่อพนักงานใหม่ก่อนวันที่เริ่มต้น พร้อมตอบคำถามด้านลอจิสติกส์

ปฐมนิเทศ

กิจกรรมนี้ช่วยให้พนักงานใหม่ได้ซึมซับพื้นฐานหลักของบริษัท ซึ่งรวมถึงค่านิยม โครงสร้าง วิสัยทัศน์ และเป้าหมาย ขั้นตอนการปฐมนิเทศโดยทั่วไป ได้แก่ :

• การอ่านคู่มือพนักงานและนโยบายบริษัท
• กำลังเข้าสู่ขั้นตอนแรกของการฝึกอบรมภาคปฏิบัติ
• มีส่วนร่วมในกระบวนการบริหารบังคับ

เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ข้อมูลถูกครอบงำ พนักงานใหม่มักจะอุทิศช่วงสองสามวันแรก อาจจะเป็นสัปดาห์แรกในการปฐมนิเทศ

อาคารมูลนิธิ

อาจต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าพนักงานใหม่จะรวมเข้ากับบริษัทของพวกเขา ส่วนทั่วไปของการเริ่มต้นใช้งานคือการเรียนรู้เกี่ยวกับเสาหลักที่สร้างเอกลักษณ์ของบริษัท ซึ่งรวมถึงการสร้างแบรนด์ วัฒนธรรมของบริษัท ค่านิยม และวิสัยทัศน์

จากข้อมูลของ Gallup การเริ่มต้นใช้งานควรใช้เวลานานถึงหนึ่งปี นอกจากนี้ยังมีคำถามสำคัญ 5 ข้อที่พนักงานใหม่ต้องตอบ:

1. รอบนี้เราเชื่ออะไร?
2. จุดแข็งของฉันคืออะไร?
3. หน้าที่ของฉันคืออะไร?
4. พันธมิตรของฉันคือใคร?
5. อนาคตของฉันที่นี่หน้าตาเป็นอย่างไร?

คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้เป็นพื้นฐานสำหรับเส้นทางของพนักงานใหม่ภายในบริษัท

ระบบพี่เลี้ยงและบัดดี้

พนักงานไม่สามารถออนบอร์ดด้วยตัวเองได้ ช่วยให้มีเพื่อนร่วมงานที่ได้รับมอบหมายอย่างน้อยหนึ่งคนที่ไม่ได้อยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจโดยตรง แต่สามารถขอความช่วยเหลือจากคำแนะนำ ขวัญกำลังใจของพนักงาน และคำตอบสำหรับคำถามใดๆ

เมื่อพูดถึงการรับพนักงานใหม่ หลายบริษัทจัดหา "เพื่อน" หรือพี่เลี้ยง พวกเขาอยู่ที่นั่นเพื่อชี้พนักงานใหม่ไปในทิศทางที่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่ถูกต้อง จะหาห้องน้ำที่ไหน หรือจุดติดต่อ

บัดดี้จะพร้อมใช้งานอย่างเป็นทางการตลอดระยะเวลาการเริ่มต้นใช้งาน และจะค่อยๆ ลงมือปฏิบัติน้อยลงเมื่อเวลาผ่านไป

Reboarding

พนักงานที่มีประสบการณ์ซึ่งได้ลาเป็นระยะเวลานาน (การลาทางการแพทย์และครอบครัว ฯลฯ) อาจต้องได้รับการขึ้นเครื่องใหม่ กระบวนการนี้ช่วยให้พนักงานปรับตัวเข้ากับเวิร์กโฟลว์ทั่วไปในขณะที่อัปเดตการเปลี่ยนแปลงและนโยบายของบริษัทใหม่ มันสามารถช่วยให้พวกเขาทำงานได้เร็วอย่างมีประสิทธิภาพ รักษาประสิทธิภาพการทำงาน และรวมกลับเข้าไปในทีมได้อย่างราบรื่น

การขึ้นเครื่องใหม่อาจนำไปใช้กับพนักงานที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งหรือผู้ที่ย้ายไปแผนกอื่น นอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานที่กลับมาติดต่อกับพนักงานใหม่ การประกาศต้อนรับกลับอาจเป็นวิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพในการให้ประโยชน์ทั้งพนักงานที่กลับมาและลูกจ้างใหม่

พนักงานที่มีส่วนร่วมในการปฐมนิเทศ

การปฐมนิเทศพนักงานใหม่ไม่ใช่ความรับผิดชอบของบุคคลคนเดียว แม้ว่าทุกธุรกิจจะมีกิจกรรมการเริ่มต้นใช้งานที่แตกต่างกัน แต่โดยปกติแล้วจะมีบุคคลหลายคนที่เกี่ยวข้องในการนำวิธีการนี้ไปใช้ โดยทั่วไปแล้ว พนักงานและแผนกต่างๆ ต่อไปนี้จะได้รับหน้าที่รับผิดชอบในการปฐมนิเทศ:

• ทรัพยากรบุคคล (HR) : การรวบรวมเอกสารพนักงานใหม่ (ใบอนุญาต การประกาศ ผลประโยชน์ ฯลฯ ); จัดหาทัวร์สถานที่ทำงานและทรัพยากรของบริษัท เช่น แผนผังองค์กรและคู่มือพนักงาน
• ผู้จัดการ/หัวหน้างาน : เห็นด้วยกับบทบาทและความรับผิดชอบของพนักงานใหม่ มาตรฐาน ความคาดหวัง และพฤติกรรมในที่ทำงาน แนะนำสมาชิกในทีมและแผนกที่เกี่ยวข้อง การสร้างความสัมพันธ์ที่สำคัญ
• ผู้ฝึกสอนพนักงาน : จัดหาแหล่งข้อมูลเบื้องต้น การสอนเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร ค่านิยม วิสัยทัศน์ และเป้าหมาย
• เพื่อนร่วมงาน : ทำให้พนักงานใหม่รู้สึกยินดี ให้ความช่วยเหลือแก่พวกเขา แสดงให้เห็นว่าทีมทำงานร่วมกันในงานและโครงการอย่างไร
• เพื่อนร่วมงาน/พี่เลี้ยง : ช่วยเหลือพนักงานใหม่ในเรื่องใด ๆ ของกระบวนการปฐมนิเทศของพวกเขา มั่นใจทุกขั้นตอนชัดเจน ตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับบริษัท

ปรับแต่งกระบวนการออนบอร์ดสำหรับบทบาทต่างๆ

ตำแหน่งงานที่แตกต่างกันต้องการโปรแกรมการเตรียมความพร้อมประเภทต่างๆ พวกเขาต้องได้รับการปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของบทบาท ขึ้นอยู่กับระดับความรับผิดชอบหรือสถานะของบริษัท

• ผู้จัดการและหัวหน้างาน จำเป็นต้องทบทวนนโยบาย กระบวนการ และคู่มือพนักงานทั้งหมดของบริษัทอย่างละเอียด พวกเขาควรเรียนรู้วิธีการให้คำปรึกษาและฝึกสอนผู้ใต้บังคับบัญชาภายใต้บริบทของตำแหน่งใหม่
• พนักงานที่อยู่ห่างไกล ต้องได้รับการฝึกอบรมในการจัดการเวลา รักษาสมดุลระหว่างงานและความรับผิดชอบส่วนตัว และเข้ารับการตรวจร่างกายเป็นประจำ โดยที่ยังคงนำวัฒนธรรมและค่านิยมของบริษัทมาใช้
• แรงงานที่มีความสามารถต่างกัน ต้องได้รับการดูแลโดยขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะของพวกเขา พนักงานใหม่อาจได้รับประโยชน์จากเอกสารประกอบการปฐมนิเทศที่ไม่ได้เขียนเป็นลายลักษณ์อักษร คำแนะนำเชิงปฏิบัติที่มากขึ้น ความคาดหวังที่ปรับเปลี่ยน รูปแบบการสื่อสารทางเลือก ฯลฯ
• ทหารผ่านศึก อาจต้องดิ้นรนเพื่อเปลี่ยนทักษะทางการทหารให้กลายเป็นที่ทำงาน โปรแกรมปฐมนิเทศของพวกเขาควรได้รับการปรับแต่งเพื่อเพิ่มชุดทักษะปัจจุบันของพวกเขา
• คนงานที่ถูกจองจำก่อนหน้านี้ อาจต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมจากคู่หูที่เข้าทำงาน เพื่อที่จะกลับไปทำงานแบบเดิมๆ ได้ง่ายขึ้น
• ผู้รับจ้างอิสระ ต้องการการปฐมนิเทศสำหรับพนักงานเต็มเวลาหรือนอกเวลาประเภทต่างๆ รวมถึงคำแนะนำในการเรียกเก็บเงิน มาตรฐานการปฏิบัติ นโยบาย และผลประโยชน์ที่แตกต่างกัน
• ผู้บริหาร ควรเรียนรู้เกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรของบริษัท เพื่อเพิ่มความสัมพันธ์กับหัวหน้าแผนกและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง

ตอนนี้ คุณมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน ใครที่นำไปใช้กับ และกิจกรรมทั่วไป สิ่งสำคัญคือต้องใช้นิสัยที่ดีต่อสุขภาพเพื่อทำให้กระบวนการนี้ประสบความสำเร็จมากที่สุด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับกระบวนการปฐมนิเทศที่น่าทึ่ง

ใช้เวลาของคุณ

ผลการศึกษาพบว่า 31% ของผู้จ้างงานใหม่ลาออกภายในหกเดือนแรก ในขณะที่ 68% ของพนักงานใหม่ออกจากงานภายในสามเดือนแรก ในช่วงเวลานี้ มีข้อมูลจำนวนมากที่ต้องดำเนินการ และอาจเป็นเรื่องยากที่จะอยู่ต่อไปได้หากไม่มีความช่วยเหลือเพียงพอ

ดังนั้น เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานใหม่จมอยู่กับข้อมูลล้นเกิน ให้กระบวนการปฐมนิเทศดำเนินต่อไปได้ดีกว่าสองสามวันแรกและในช่วงสองสามเดือนแรก เมื่อคุณทำเช่นนี้ คุณกำลังช่วยให้พนักงานเรียนรู้เกี่ยวกับวัฒนธรรมของบริษัท บทบาท ผลประโยชน์ นโยบายของบริษัท และอื่นๆ ตามจังหวะของตนเอง

ตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน

มีเป้าหมายที่ชัดเจนและเข้ามาตรวจสอบบ่อยๆ เพื่อดูความคืบหน้า เพราะจะช่วยให้ผู้จ้างมีสมาธิกับสิ่งที่จำเป็นจริง ๆ และสามารถให้บริการพัฒนาพนักงานของตนเองได้อย่างชัดเจน

พนักงานใหม่ไม่ควรสับสนและไม่รู้ว่าต้องทำงานอะไรไม่ว่าในสถานการณ์ใด พนักงานใหม่ต้องการสร้างความประทับใจ พวกเขาจะทำเช่นนั้นได้อย่างไรหากพวกเขาไม่ได้ทำสิ่งที่คุณต้องการ เมื่อคุณกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนตั้งแต่เนิ่นๆ ทุกคนจะเข้าใจตรงกัน และจะหลีกเลี่ยงความสับสนได้

มีพี่เลี้ยงที่ช่ำชอง

การสำรวจหนึ่งพบว่า 56% ของพนักงานเชื่อว่าการมีที่ปรึกษางานเป็นกุญแจสำคัญเมื่อเริ่มต้นครั้งแรก ผู้จัดการที่อยู่เหนือพนักงานใหม่พร้อมที่จะดูแลให้แน่ใจว่าพวกเขาอยู่ในเส้นทางและมั่นใจ รับรองว่าความสำเร็จและความสุขของทีมเป็นสิ่งสำคัญที่สุด

มีสัปดาห์แรกที่ดีที่สุด

ในฐานะผู้จัดการ คุณต้องการสร้างความประทับใจที่ดีให้กับพนักงานใหม่ของคุณ Ben Peterson ซีอีโอของ BambooHR กล่าวว่า "สิ่งที่เลวร้ายที่สุดสำหรับพนักงานใหม่คือการถูกจีบผ่านกระบวนการสรรหาบุคลากร จากนั้นจึงมาทำงาน และพนักงานต้อนรับไม่คาดหวังให้คุณหรือสำนักงานของคุณไม่ได้ตั้งค่าไว้"

ทุกอย่างควรได้รับการตั้งค่าตั้งแต่นาทีที่พวกเขาเข้าไปในอาคาร เช่น ตกแต่งโต๊ะ แนะนำพวกเขาให้ทุกคน มอบชุดต้อนรับ และรวมไว้ในการประชุม

เช็คอินบ่อย

เมื่อเป็นเรื่องของการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ คุณควรสนทนากับพวกเขาให้บ่อยที่สุด วิธีนี้ทำให้พวกเขารู้สึกมีส่วนร่วมและยินดีต้อนรับ หากพวกเขามีคำถาม พวกเขาจะไม่ลังเลที่จะเข้าหาคุณ บ่อยครั้งที่พนักงานเพียงแค่ทำในสิ่งที่พวกเขาคิดว่าถูกต้องโดยที่ไม่รู้ขั้นตอนจริงๆ เพราะพวกเขาประหม่าเกินกว่าจะถาม

ในช่วงสัปดาห์แรก เช็คอินทุกครึ่งชั่วโมง เมื่อสิ้นสุดสัปดาห์แรก ให้นั่งลงกับพวกเขา และสรุปว่าเกิดอะไรขึ้นและจะเกิดอะไรขึ้นต่อไป ทำขั้นตอนนี้ทุกสัปดาห์ในเดือนแรก และสรุปต่อทุกเดือนหรือทุกสามเดือน

ประเมินกระบวนการออนบอร์ดของคุณ

ในฐานะนายจ้าง คุณควรประเมินประสิทธิผลของกระบวนการเริ่มต้นใช้งานตลอดจนตัวชี้วัดสำคัญอื่นๆ ที่นำไปสู่ความสำเร็จ ซึ่งรวมถึง:

• Productivity time : ใช้เวลานานเท่าใดในการที่พนักงานใหม่จะได้รับความเร็วและกลายเป็นผู้มีส่วนสนับสนุนที่มีคุณค่าต่อความสำเร็จของบริษัท การระบุเวลาที่ใช้ในการบรรลุ KPI จะช่วยวัดเมตริกนี้
• การหมุนเวียน/การรักษา : เปรียบเทียบระดับการหมุนเวียนของพนักงานและการรักษาพนักงานระหว่างกลุ่มพนักงานตามปีที่พวกเขาเริ่มงาน
• เกณฑ์การรักษา : คำนวณระยะเวลาที่พนักงานโดยเฉลี่ยออกจากบริษัท นายจ้างสามารถระบุรูปแบบในขณะเดียวกันก็ปรับแต่งการสัมภาษณ์เพื่อออกจากงานเพื่อระบุสาเหตุของการหมุนเวียน
• แบบสำรวจการ จ้างใหม่ : จัดทำแบบสำรวจและจุดต่าง ๆ ในปีแรกให้กับพนักงานใหม่เพื่อติดตามความคืบหน้า นอกจากนี้ยังสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีประโยชน์สำหรับเพื่อนฝูงในการส่งแบบสำรวจที่คล้ายกัน
• ความผูกพัน และความพึงพอใจ ของพนักงาน : ประสบการณ์การเริ่มต้นใช้งานควรเป็นเรื่องสนุก มีส่วนร่วมที่ดึงดูดความสนใจของพนักงานและทำให้พวกเขารู้สึกเป็นที่ต้อนรับตั้งแต่วันแรก
• การประเมินประสิทธิภาพ : เปรียบเทียบว่าพนักงานใหม่ของคุณมีผลงานเป็นอย่างไรในแต่ละสัปดาห์ ตัวอย่างเช่น ควรมีการปรับปรุงประสิทธิภาพอย่างมากหลังจากผ่านไปหนึ่งปี เมื่อเทียบกับตอนที่เริ่ม

รับคำติชม

ชีวิตและการทำงานมักเปลี่ยนแปลงไป ดังนั้นอย่าลืมถามพนักงานถึงความคิดของพวกเขาว่าสิ่งต่างๆ เป็นอย่างไร สร้างแบบสำรวจและโพลสดเพื่อรับข้อเสนอแนะที่สอดคล้องกัน เป้าหมายของคุณคือเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่ของคุณได้รับคุณค่าจากการเริ่มต้นใช้งานจริง

ย้ายกระบวนการออนบอร์ดสู่ดิจิทัล

ด้วยกระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการปฐมนิเทศพนักงาน จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องมีเครื่องมือที่เหมาะสม เพื่อให้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะไม่มีอะไรพลาด และพนักงานใหม่ของคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการประสบความสำเร็จ

แอปการจัดการพนักงานแบบครบวงจรของ Connecteam มอบวิธีที่ง่ายและสนุกที่สุดในการฝึกอบรมและพัฒนาทีมของคุณโดยนำเสนอการเริ่มต้นใช้งาน การฝึกอบรมตามปกติ หลักสูตรการกำกับดูแล แบบทดสอบ และการพัฒนาทักษะทางวิชาชีพ

ด้วย Connecteam คุณสามารถ:

• ส่งเอกสารการฝึกอบรมพนักงานโดยใช้เอกสารที่มีอยู่ ไฟล์ PDF สื่อ และบริการเว็บ เช่น YouTube, Dropbox, Google Drive หรือเว็บไซต์บริษัทของคุณ
• สร้างแบบทดสอบออนไลน์ตามส่วนต่างๆ ใช้ไลบรารีที่ปรับเปลี่ยนได้ และตรวจสอบความคืบหน้าของการฝึกอบรมจากแดชบอร์ดของผู้ดูแลระบบ
• สร้างแบบสำรวจเพื่อประเมินความต้องการและความสำเร็จของการฝึกอบรม หรือใช้กล่องคำแนะนำเพื่อรับคำติชมได้ตลอดเวลา

หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับคุณลักษณะการฝึกอบรมของ Connecteam คือช่วยให้ผู้จัดการ สามารถติดตามความคืบหน้าของพนักงานได้อย่างง่ายดาย ตลอดการเริ่มต้นใช้งาน แดชบอร์ดจะแสดงตำแหน่งที่พนักงานแต่ละคนอยู่ในกระบวนการของตน แบบทดสอบที่พวกเขาทำเสร็จแล้ว (คะแนนคืออะไร) เอกสารที่พวกเขาอ่านหรือไม่อ่าน และอื่นๆ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการทราบว่าเกิดอะไรขึ้นในแบบเรียลไทม์ เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้ามาได้ทุกเมื่อหากจำเป็น

เมื่อคุณทราบแนวทางปฏิบัติที่ดีในการเริ่มต้นใช้งานและมีแอปสำหรับพนักงานนำไปใช้แล้ว วันแรกของพนักงานใหม่ควรเป็นอย่างไร แล้วช่วงสองสามเดือนแรกล่ะ? อ่านต่อไปเพื่อหาข้อมูล.

กระบวนการออนบอร์ดใช้เวลานานเท่าไหร่?

วันที่หนึ่ง

เป้าหมายของคุณคือการให้พนักงานใหม่กลับบ้านและพูดกับครอบครัวและเพื่อน ๆ อย่างมีความสุขว่าเขามีวันแรกที่ดีที่สุด

• ตั้งความคาดหวัง บทบาทงานของพนักงานใหม่คืออะไร? ความรับผิดชอบของพวกเขาคืออะไร? ให้ทุกคนในกระดานรับทราบ อธิบายความคาดหวังทั้งหมดอย่างชัดเจนและแบ่งปันนโยบายของบริษัท
• แนะนำวัตถุประสงค์ ปรับพนักงานใหม่ให้เข้ากับวัฒนธรรมของบริษัท เมื่อพนักงานรู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากสภาพแวดล้อมในการทำงาน พวกเขาสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้นซึ่งสอดคล้องกับพันธกิจของบริษัท
• พาพวกเขาออกไปรับประทานอาหารกลางวัน เพื่อให้คุณสามารถสร้างความสามัคคีได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังช่วยขจัดความกระวนกระวายใจในวันแรกเมื่อพนักงานใหม่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่ผ่อนคลาย
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานีงานพร้อม พนักงานใหม่ควรมีคอมพิวเตอร์ที่มีข้อมูลการเข้าสู่ระบบและดาวน์โหลดซอฟต์แวร์การฝึกอบรมทั้งหมด พร้อมชุดเครื่องแบบ (ถ้ามี) และของที่ระลึกของบริษัท
• ให้เพื่อนกับเขา/เธอ พนักงานใหม่ควรมีคนที่สามารถพึ่งพาได้อย่างอิสระและรับประทานอาหารกลางวันด้วย บัดดี้ปฐมนิเทศแนะนำพวกเขาให้รู้จักและตรวจสอบว่าทุกอย่างเรียบร้อยดี
• สำรวจหลังวันแรก เช็คอินกับพนักงานใหม่หลังจากวันแรกของพวกเขาเพื่อวัดว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างไร

รายการตรวจสอบการจ้างงานใหม่สามารถช่วยพนักงานทำงานที่จำเป็นทั้งหมดในวันแรกได้

สัปดาห์แรก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานใหม่มีความรู้เกี่ยวกับความรับผิดชอบในงาน กระบวนการภายใน และความคาดหวัง

• ทำให้การฝึกเป็นจริง แบ่งปันโปรแกรมการฝึกอบรมทั้งหมดที่ต้องทำ เช่น สำรับเกี่ยวกับบริษัท ทำความรู้จักกับลูกค้า และการเตรียมตัวสำหรับปีถัดไป ทำสิ่งนี้ด้วยการนำเสนอหลักสูตรออนไลน์หรือเอกสารกระดาษ
• การปฏิบัติตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานลงนามในเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด และส่งให้กับผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ของบริษัท
• การ ขัดเกลาทางสังคม ผู้จ้างงานใหม่ควรรับประทานอาหารกลางวันกับสมาชิกในทีมอาวุโส และได้รับการต้อนรับเป็นการส่วนตัวจากหัวหน้ากลุ่ม
• สำรวจหลังสัปดาห์แรก เช็คอินเพื่อดูว่าสัปดาห์แรกผ่านไปอย่างไร ดูว่าพนักงานใหม่มีคำถามหรือข้อกังวลหรือไม่ พวกเขารู้สึกอย่างไรกับเพื่อนร่วมงานและผู้จัดการ ฯลฯ

เช็คอินหนึ่งเดือน

ตรวจสอบว่าพนักงานใหม่ของคุณมีส่วนร่วม มีความสุข และไม่มีคำถามที่ค้างคา

• ประชุมแบบเห็นหน้ากัน . นั่งลงกับพนักงานใหม่และพูดคุยกับพวกเขาเพื่อดูว่าพวกเขาเป็นอย่างไรบ้าง ทบทวนสองสามสัปดาห์แรกและตอบคำถาม ตรวจสอบกับเพื่อนว่าพวกเขาคิดอย่างไรกับพนักงานใหม่
• เข้า สังคม พนักงานใหม่ควรมีส่วนร่วมในการประชุมและพบปะผู้คนจากแผนกต่างๆ อย่างต่อเนื่อง
• เสนอความคิดเห็น ให้ข้อเสนอแนะอย่างต่อเนื่องกับพนักงานใหม่เพื่อให้พวกเขารู้สึกเชื่อมโยงและมีส่วนร่วม และพวกเขาควรรู้ว่าพวกเขาก้าวหน้าไปอย่างไรในแต่ละวัน
• รับข้อเสนอแนะ อนุญาตให้พนักงานแบ่งปันความคิดเห็นกับคุณ ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการเริ่มต้นหรือแนวคิดเกี่ยวกับการเติบโตของบริษัท ควรมีเวที (กล่องคำแนะนำ เช่น) ให้พวกเขาพูด
• ให้โมเมนตัมไป ยังคงมอบหมายงานและสร้างเป้าหมายทางอาชีพร่วมกัน
• วางแผน . จัดทำแผนการฝึกอบรมประจำปีสำหรับผู้จ้างใหม่ ตรวจสอบกับพวกเขาเพื่อดูว่าพวกเขาขาดอะไรหรือไม่และต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติมอะไรบ้าง

หลังจาก 3 เดือน (90 วัน)

ให้พนักงานรู้สึกเหมือนอยู่บ้าน พนักงานใหม่ส่วนใหญ่จะคิดออกในช่วงสามถึงหกเดือนแรกหากพวกเขาต้องการอยู่ที่บริษัทต่อไปในอนาคตอันใกล้

• 1:1 กับผู้จัดการ ผู้จัดการคนใหม่ควรจะสามารถแบ่งปันมุมมองของตนเกี่ยวกับสามเดือนแรกเป็นไปได้อย่างไร บรรลุเป้าหมายใดบ้าง และต้องทำอะไรอีกมาก ผู้จ้างงานใหม่ควรมีอิสระในการแบ่งปันมุมมองของตน
• การเช็คอินอย่างไม่เป็นทางการ โดยปกติ บริษัทจะมีการเช็คอินหกเดือนและหนึ่งปีเพื่อหารือเกี่ยวกับ KPI ที่บรรลุและในไตรมาสถัดไป อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณมีพนักงานใหม่ ให้ทำการเช็คอินเป็นเวลาสามเดือนอย่างไม่เป็นทางการ เพื่อที่คุณจะได้พูดคุยถึงการทบทวนผลการปฏิบัติงานและเป้าหมาย
• สร้างเป้าหมายของตนเอง อนุญาตให้พนักงานใหม่ตั้งเป้าหมายของตนเองในอีกสามเดือนข้างหน้า เมื่อพวกเขายังคงได้รับมอบหมายงาน พวกเขาควรทราบเสมอว่าต้องบรรลุเป้าหมายใดเพื่อให้บรรลุเป้าหมายทุกเดือนและทุกไตรมาส
• แบบสำรวจใน 3 เดือนแรก . ทำแบบสำรวจเพื่อดูว่าสามเดือนแรกของพนักงานใหม่ได้ผ่านพ้นไปอย่างไร ประเมินว่าพวกเขามีความเข้าใจอย่างแน่วแน่ในความรับผิดชอบและเป้าหมายหรือไม่

หลังจากหกเดือน

ให้พนักงานใหม่บรรลุเป้าหมายตรงเวลาและเหนือความคาดหมายในขณะที่มีความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นกับเพื่อนร่วมงาน พนักงานควรมีความมั่นใจ มีส่วนร่วม และยังกระตือรือร้นที่จะเรียนรู้

• เช็คอินหกเดือน เช่นเดียวกับที่คุณทำกับการเช็คอินแบบไม่เป็นทางการเป็นเวลาสามเดือน ให้ทำเช่นเดียวกันในเวลาหกเดือนแต่ให้เป็นทางการแทน ทบทวนความคืบหน้าและพัฒนาเป้าหมายใหม่ต่อไป
• การ ขัดเกลาทางสังคม พวกเขามีส่วนร่วมกับงานของบริษัทมากน้อยเพียงใด? พวกเขามีส่วนร่วมในการประชุมหลายครั้งหรือไม่? ถึงตอนนี้ พวกเขาควรจะไปประชุมบริษัทที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้ว เขา/เธอควรมีส่วนร่วมในกิจกรรมนอกลักษณะงานของตน
• พบปะเพื่อนฝูง . นั่งลงกับบัดดี้/พี่เลี้ยงและพูดคุยว่าหกเดือนแรกผ่านไปอย่างไรและดูว่าถึงเวลาหยุดกระบวนการให้คำปรึกษาแล้วหรือยัง ประเมินว่ามีอะไรอีกที่จะเป็นประโยชน์กับคนจ้างใหม่

ปีแรก

มีพนักงานที่มีส่วนร่วม มั่นใจ และพัฒนาอย่างเต็มที่ เขา/เธอควรมีความเข้าใจอย่างมั่นคงในวัฒนธรรมและเป้าหมายของบริษัท

• ตรวจสอบผลผลิต ผลงานของพวกเขาเป็นอย่างไร? เป็นไปตาม KPI อะไรบ้าง? งานเพิ่มเติมที่ต้องทำให้เสร็จคืออะไร? เฉลิมฉลองความสำเร็จและให้การยอมรับของพนักงานเมื่อพวกเขามีความเป็นเลิศ
• วางแผนล่วงหน้า . เลือกที่จะพัฒนาพนักงานของคุณอย่างต่อเนื่อง (แนวหน้าหรืออย่างอื่น) และวางไพ่บนโต๊ะ พวกเขาควรรู้ว่าโอกาสใดรออยู่ข้างหน้า
• การพัฒนาวิชาชีพ เป้าหมายและโอกาสในการเรียนรู้ใดที่เกี่ยวข้องกับปีหน้า พูดคุยเรื่องนี้ด้วยกัน
• สำรวจหลังปีแรก พนักงานควรจะสามารถแสดงออกได้อย่างเต็มที่ว่ากระบวนการเริ่มต้นใช้งานทั้งหมดได้หายไปจากมุมมองของพวกเขาอย่างไร เพื่อให้คุณสามารถปรับปรุงการเตรียมความพร้อมสำหรับการจ้างใหม่ครั้งต่อไปได้ นี่เป็นการประเมินพนักงานประจำปีโดยพื้นฐาน

บรรทัดล่างของกระบวนการปฐมนิเทศพนักงานของคุณ

เมื่อคุณทราบแนวทางปฏิบัติและกิจกรรมในการเริ่มต้นใช้งานที่สำคัญแล้ว และเมื่อใดที่จะดำเนินการดังกล่าว คุณควรเตรียมพร้อมมากขึ้นเมื่อจ้างพนักงานและให้การเริ่มต้นที่เหมาะสมกับเส้นทางอาชีพในธุรกิจของคุณ (แม้ในช่วงเทศกาลวันหยุด)

และถ้าคุณมีโซลูชันซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมพร้อมใช้เพื่อนำแนวทางปฏิบัติเหล่านี้ไปใช้ คุณก็สามารถทำให้กระบวนการปฐมนิเทศมีประสิทธิภาพ มีส่วนร่วม และมีประสิทธิภาพ ทั้งหมดในคราวเดียว

โปรดจำไว้ว่า การเริ่มต้นใช้งานจะไม่สิ้นสุดเมื่อพนักงานเริ่มทำงานจริงๆ ยังไม่จบหลังจากสัปดาห์หรือเดือน กระบวนการปฐมนิเทศพนักงานของคุณควรดำเนินต่อไป คุณยังสามารถดาวน์โหลดรายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานฟรีของเราเพื่อเริ่มต้น