Ce este comunicarea digitală la locul de muncă? (+ Cel mai bun software de utilizat)

Instrumentele de comunicare digitală joacă un rol esențial în operațiunile de afaceri de zi cu zi. Acestea vă permit să mențineți contactul cu echipa pe tot parcursul zilei de lucru, astfel încât să puteți răspunde la întrebări, să primiți actualizări despre serviciu și multe altele. De asemenea, facilitează comunicarea, permițându-le angajaților să vorbească între ei, fără ca aceștia să fie nevoiți să se afle în aceeași cameră.

În acest ghid, explicăm beneficiile utilizării software-ului pentru a comunica la locul de muncă și evidențiem 3 dintre instrumentele noastre preferate pentru a vă menține echipa la curent.

Ce este comunicarea digitală?

Comunicarea digitală include orice formă de comunicare care are loc digital, în principal pe un computer, smartphone sau alt dispozitiv mobil, cum ar fi o tabletă. Include totul, de la e-mailuri și mesaje text până la apeluri video și interacțiuni cu rețelele sociale .

Afacerea dvs. probabil folosește deja unele forme de comunicare digitală. Este rar să găsești astăzi o afacere care funcționează fără e-mail, de exemplu. Și, în era lucrului de la distanță, platformele de videoconferință și mesagerie instantanee sunt din ce în ce mai frecvente.

Una dintre caracteristicile cheie ale comunicării digitale este că informația este transmisă instantaneu. De îndată ce trimiteți un mesaj, acesta este livrat echipei dvs. și aceasta își poate continua munca.

În termeni de productivitate, acesta este un pas uriaș înainte de a lăsa o notă scrisă de mână pe biroul fiecărui angajat sau de a trebui să-ți urmărești angajații la birou pentru a împărtăși informații.

Care sunt beneficiile comunicării la locul de muncă în era digitală?

Beneficiile comunicării digitale la locul de muncă sunt atât de numeroase încât aproape nicio afacere de astăzi nu funcționează în întregime pe comunicare analogică. Să aruncăm o privire mai atentă asupra unora dintre beneficiile cheie pe care le oferă instrumentele digitale.

Partajarea instantanee a informațiilor

Beneficiul numărul unu al instrumentelor de comunicare digitală este că vă permit să partajați informații instantaneu. Puteți avea un dus-întors cu un angajat prin mesaj text în timp real. De asemenea, puteți sări la un apel video pentru a discuta idei mai complexe.

Ambele metode obțin informații mult mai rapid decât dacă ar trebui să mergi la biroul unui angajat pentru a discuta cu el față în față sau pentru a le lăsa o notă. Puteți pur și simplu să faceți schimb de informații și apoi să vă întoarceți rapid la lucru.

Productivitate crescuta

Viteza comunicațiilor digitale are un impact mare asupra productivității. Angajații pot obține informațiile de care au nevoie de îndată ce au nevoie de ele - nu mai mult timp pierdut în așteptarea întâlnirilor în persoană.

Deoarece informațiile sunt transmise eficient, există mai puține perioade de nefuncționare în timpul zilei de lucru. Acest lucru are avantaje uriașe pentru compania dvs., deoarece angajații mai productivi vă pot ajuta să desfășurați mai multă muncă într-un interval de timp mai rapid. Acest lucru aduce mai multe venituri, vă ajută să respectați termenele limită și să creșteți satisfacția clienților.

Flexibilitate mai mare

Cu comunicațiile digitale, tu și angajații tăi nu trebuie să fii în același loc pentru a partaja informații în mod eficient. Puteți fi la birou, trimițând mesaje cu angajații de pe teren, de exemplu. Instrumentele de comunicare digitală sprijină și angajații care lucrează de la distanță sau de acasă.

În plus, cu instrumentele de comunicare digitală, angajații nu trebuie neapărat să lucreze în același timp . Platformele de comunicare asincronă vă permit să trimiteți un mesaj, o notă vocală sau un videoclip angajaților, care pot răspunde ulterior când au timp.

Reținerea informațiilor îmbunătățită

Un alt beneficiu al instrumentelor de comunicare digitală este că facilitează salvarea informațiilor. Acolo unde o notă de hârtie s-ar putea pierde în amestec, un mesaj digital durează pentru totdeauna.

Puteți organiza e-mailurile și alte comunicări digitale în dosare și puteți căuta prin ele mai târziu. Acest lucru vă asigură că informațiile sunt păstrate în cadrul afacerii dvs. pentru oricine ar putea avea nevoie de ele mai târziu. De asemenea, simplifică respectarea reglementărilor muncii care vă impun să salvați anumite documente sau înregistrări de comunicare.

O experiență mai bună pentru clienți

Pe lângă faptul că vă ajută angajații, comunicarea digitală vă ajută și clienții.

Platformele digitale le permit clienților să ajungă mai ușor la afacerea dvs. cu întrebări. Ei pot primi răspunsuri instantanee de la un chatbot sau pot trimite întrebări echipei dvs. prin e-mail.

De asemenea, puteți lucra în colaborare cu clienții prin intermediul platformelor de comunicare digitală, cum ar fi aplicațiile de mesagerie. De exemplu, puteți avea un canal de mesagerie partajat care include echipa dvs. și reprezentanți ai afacerii clientului dvs. Acest lucru oferă clienților o voce mai mare în munca pe care o face afacerea dvs. pentru ei.

Colaborare simplificată

Comunicarea digitală îmbunătățește colaborarea în cadrul echipei dumneavoastră în mai multe moduri importante.

În primul rând, le permite angajaților să lucreze împreună în timp real, fără a fi în aceeași cameră . Angajații pot împărtăși informații despre un proiect prin mesaje sau e-mailuri de grup sau pot face brainstorming sau pot rezolva probleme prin videoconferințe.

În plus, instrumentele digitale le permit angajaților să lucreze asincron . În loc să ceară tuturor angajaților să-și aloce timp pentru o întâlnire, aceștia pot lucra la un proiect de colaborare ori de câte ori se potrivește cel mai bine programul lor.

Platformele de comunicare digitală oferă, de asemenea, modalități de organizare a comunicării în jurul diferitelor sarcini și proiecte. Acest lucru face mai ușor pentru angajații care pot lucra la mai multe proiecte împreună să țină evidența informațiilor importante.

Comunicare față în față vs. Comunicare digitală

Deși există multe beneficii pentru comunicarea digitală la locul de muncă, schimburile digitale încă nu pot înlocui pe deplin comunicarea față în față . Potrivit unui studiu, comunicările în persoană au un efect diferit și mai puternic asupra conexiunilor neurologice din creier în comparație cu schimburile virtuale. Adică, comunicarea în persoană este mai eficientă pentru brainstorming decât comunicarea virtuală.

Cu toate acestea, nu orice schimb de informații trebuie să fie în persoană . De fapt, este adesea mult mai eficient să păstrezi majoritatea comunicațiilor digital, menținând în același timp un anumit grad de interacțiuni față în față. De exemplu, ați putea rezerva întâlniri în persoană pentru a lua decizii importante în echipă.

Pe măsură ce tehnologia avansează, linia dintre comunicațiile digitale și cele față în față se estompează. Videoconferința a parcurs un drum lung în ultimii câțiva ani. În plus, noua tehnologie de realitate virtuală ar putea face ca întâlnirile de la distanță să se simtă ca niște întâlniri în persoană în viitorul apropiat.

Exemple de canale de comunicare digitală la locul de muncă

Canale de text

Canalele de text sunt tipul de comunicații digitale cu care majoritatea oamenilor sunt familiarizați. Acestea includ mesaje text, e-mailuri și mesaje trimise în cadrul aplicațiilor de chat de afaceri.

Intranetul companiei dvs. poate servi și ca canal pentru comunicații text. De exemplu, un manual digitizat al angajatului postat pe intranet este o formă de comunicare digitală.

Note audio

Notele audio devin din ce în ce mai populare ca modalitate de a comunica rapid informațiile. Multe platforme care acceptă mesaje text, cum ar fi aplicațiile SMS pentru smartphone și aplicațiile de chat de afaceri, acceptă acum și note audio.

Videoconferinta

Instrumentele de videoconferință oferă o varietate de capabilități. Puteți organiza un apel video bidirecțional sau o întâlnire mai mare. De asemenea, puteți găzdui un webinar sau puteți înregistra un videoclip și îl puteți partaja prin e-mail sau printr-o aplicație de chat.

Rețelele de socializare

S-ar putea să fii cel mai obișnuit cu rețelele sociale în viața ta personală, dar poate fi un canal foarte util pentru a intra în legătură cu clienții. Puteți folosi, de asemenea, un feed în stilul rețelelor sociale în cadrul companiei dvs. pentru a împărtăși anunțuri majore.

Sondajele

Sondajele sunt un instrument digital eficient pentru a colecta feedback sau idei de la angajații dvs. Cu o platformă precum Connecteam, puteți decide dacă sondajele ar trebui să fie anonime sau să aibă atașate numele angajaților.

Instrumente de management de proiect

Multe instrumente de management de proiect includ caracteristici care vă ajută echipa să comunice despre lucrările în desfășurare. De exemplu, puteți atașa documente și note unei sarcini și o puteți atribui unui angajat, care va primi o notificare că are o nouă sarcină.

Calendare

Calendarele oferă o modalitate de a comunica despre întâlniri, termene limită și alte evenimente. De exemplu, puteți trimite o invitație în calendar angajaților despre o conferință video viitoare.

Ghid de comunicare digitală la locul de muncă

Pentru a vă ajuta să profitați la maximum de comunicațiile digitale la locul de muncă, iată câteva îndrumări de urmat.

Utilizați mai multe canale pentru a comunica

Utilizarea mai multor canale pentru a comunica cu echipa vă oferă mai multă flexibilitate și vă permite să partajați informații mai eficient. De exemplu, ați putea folosi mesajele text pentru un simplu dus-întors cu un angajat, dar optați pentru o conferință video pentru brainstorming sau luarea deciziilor în echipă.

Ca regulă generală, concentrează-te pe utilizarea a 2 până la 4 canale de comunicare care funcționează cel mai bine pentru echipa ta.

Dedicați timp antrenamentului

În funcție de instrumentele de comunicare digitală pe care le utilizați, poate dura ceva timp pentru a vă obișnui. Prin urmare, este important să petreceți timp instruind angajații despre cum să le folosească corect. Instruirea poate include explicarea nu numai a modului în care funcționează un software, ci și a modului în care vă așteptați ca membrii echipei să îl folosească pe parcursul zilei.

Nu supraîncărcați angajații cu notificări

Unele instrumente fac comunicarea atât de fluidă încât este ușor să supraîncărcați angajații cu notificări. O modalitate de a evita acest lucru este să vă direcționați mesajele către angajații specifici care au nevoie de o informație. Dacă un subiect necesită multe mesaje dus-întors, ar putea fi mai ușor să treceți la un apel vocal sau video rapid.

Organizează-ți mesajele

Multe aplicații de chat de afaceri vă permit să vă organizați conversațiile pe canale. Poți crea un canal nou pentru fiecare proiect sau echipă la care tu și angajații tăi lucrezi. Acest lucru nu numai că face mai ușoară găsirea de informații mai târziu, dar vă asigură și că mesajele dvs. ajung numai către angajații pentru care informațiile sunt relevante.

Dezvoltați o politică de comunicare la nivel de companie

Fiecare afacere ar trebui să aibă o politică clară de comunicare, iar a ta ar trebui inclusă în manualul angajaților.

Politica dvs. de comunicare poate stabili ce instrumente de comunicare folosiți și când să le utilizați. De asemenea, poate stabili linii directoare pentru ce tipuri de vorbire sunt permise și ce subiecte sunt interzise în comunicările dvs. de afaceri. Acest lucru este important pentru a vă asigura că locul de muncă se simte incluziv pentru toți angajații.

Cele mai bune instrumente și software de comunicare digitală pentru 2023

Există zeci de platforme pentru comunicare digitală la locul de muncă și le-am restrâns la primele 3 alegeri.

Connecteam este o platformă de operațiuni de lucru all-in-one care include o mulțime de funcții pentru comunicarea cu echipa ta.

Pentru început, Connecteam oferă o funcție de chat ușor de utilizat, care este încorporată chiar în aplicație. Puteți trimite mesaje, note vocale, fotografii și videoclipuri, atașamente și multe altele. Acceptă atât conversații individuale, cât și conversații de grup și vă puteți organiza conversațiile în canale de sarcini sau de echipă.

Un lucru care separă Connecteam de alte aplicații de chat este nivelul de control pe care îl oferă managerilor. Puteți decide ce angajați se pot înscrie și pot publica în ce canale și puteți modera conversațiile pentru a vă asigura că rămân la subiect și profesioniști.

Pentru anunțuri la nivel de departament sau companie, Connecteam oferă a feed de actualizări în stilul rețelelor sociale . Acceptă comentarii și aprecieri, deși aveți și opțiunea de a le dezactiva pentru orice postare. Puteți să programați postările din timp și să urmăriți și cine v-a văzut actualizările.

Connecteam simplifică, de asemenea, procesul de colectare a feedback-ului de la angajați cu sondaje și sondaje personalizabile . Sondajele acceptă răspunsuri anonime și puteți chiar organiza sondaje live pentru a colecta feedback instantaneu.

Alte caracteristici de comunicare din Connecteam includ un director de angajați, un centru de cunoștințe și un calendar de evenimente. Centrul de cunoștințe vă permite să stocați documente importante, cum ar fi manualul angajaților, documentele operaționale și multe altele.

În plus, Connecteam include instrumente de management de proiect care permit angajaților să partajeze note despre sarcinile în curs.

Connecteam este complet gratuit de utilizat pentru companiile cu până la 10 angajați . Pentru companiile mai mari, prețurile pornesc de la doar 29 USD pe lună pentru până la 30 de utilizatori.

Începeți cu Connecteam gratuit astăzi!

Zoom este o soluție de videoconferință utilizată pe scară largă care poate ajuta echipele de la distanță să colaboreze. Managerii pot organiza întâlniri unu-la-unu sau pot găzdui până la 1.000 de participanți simultan. Utilizatorii pot găzdui sondaje live în timpul întâlnirilor sau pot partaja ecrane pentru prezentări.

Întâlnirile Zoom includ table virtuale, care permit utilizatorilor să împărtășească idei și să ia decizii împreună. Tablourile albe acceptă editarea simultană și pot fi personalizate cu șabloane pentru a ajuta la pornirea procesului de ideare.

Software-ul permite, de asemenea, gazdelor să împartă participanții în săli de lucru în timpul unei întâlniri. Acest lucru le permite angajaților să lucreze la idei în echipe mici și apoi să raporteze întregului grup.

În plus, Zoom include un client de e-mail, un calendar partajat și un chat în echipă.

Zoom oferă un plan gratuit care limitează utilizatorii la întâlniri de 40 de minute. Planurile plătite încep de la 15,99 USD per utilizator, pe lună.

Google Workspace este o suită de productivitate care include aplicații precum Google Drive, Gmail, Meet și multe altele. Drive este deosebit de interesant ca instrument de comunicare, deoarece facilitează colaborarea în cadrul echipelor.

Cu Google Drive, mai mulți angajați pot edita același document, foaie de calcul sau prezentare în același timp. De asemenea, pot lăsa comentarii într-un document.

Comentarea le permite angajaților să lucreze asincron, ceea ce este util pentru echipele repartizate pe mai multe fusuri orare. Comentariile sunt împărțite astfel încât angajații să poată avea conversații dus-întors.

În plus, deoarece Google Drive face parte din Google Workspace, angajații pot lansa apeluri video cu Meet atunci când trebuie să discute o sarcină mai detaliat.

De asemenea, Google Drive permite utilizatorilor să organizeze fișiere în dosare și să le partajeze cu grupuri de angajați. Managerii pot lăsa o notă atunci când partajează fișiere și pot controla cine are permisiunea de a edita conținutul unui fișier.

Google Workspace începe de la 6 USD pe utilizator, pe lună.

Concluzie

Comunicațiile digitale includ mesagerie, social media, videoconferințe și multe altele. La locul de muncă, instrumentele de comunicare digitală pot facilita colaborarea angajaților, precum și contribuie la îmbunătățirea productivității și vă pot ajuta în organizarea informațiilor.

Există nenumărate opțiuni, dar trei dintre instrumentele noastre preferate de comunicare digitală pentru companii sunt Connecteam, Zoom și Google Workspace. Comparând cele 3 platforme, Connecteam se remarcă drept cea mai bună soluție all-in-one . Oferă un plan gratuit pentru companiile cu 10 angajați sau mai puțini, plus planuri plătite accesibile pentru echipe de toate dimensiunile.

Întrebări frecvente

Care este definiția comunicării digitale?

Comunicarea digitală este orice tip de comunicare care are loc electronic, de obicei prin internet. Include e-mail, mesagerie instantanee, apeluri video și rețele sociale.

Care este cel mai comun tip de comunicare digitală la locul de muncă?

Tipurile comune de comunicare digitală la locul de muncă includ e-mailul, mesageria instantanee și conferința video. Foarte puține companii ar putea funcționa fără e-mail, iar un număr tot mai mare se bazează pe mesageria instantanee în cadrul echipelor pentru a partaja rapid informații. Între timp, videoconferințele permit echipelor să se întâlnească virtual.

De ce este importantă comunicarea digitală pentru afaceri?

Există o serie de beneficii ale comunicării digitale la locul de muncă. În primul rând, instrumentele de comunicare digitală permit companiilor să partajeze rapid informații. Ele sunt esențiale și pentru comunicarea cu clienții, facilitarea colaborării între angajați și creșterea productivității. Aproape toate companiile de astăzi se bazează pe comunicațiile digitale.

Doriți să primiți mai multe articole grozave direct în cutia poștală? Abonați-vă aici