Was ist digitale Kommunikation am Arbeitsplatz? (+ Beste zu verwendende Software)

Digitale Kommunikationsmittel spielen im Geschäftsalltag eine wesentliche Rolle. Sie ermöglichen es Ihnen, während des gesamten Arbeitstages mit Ihrem Team in Kontakt zu bleiben, um Fragen zu beantworten, aktuelle Informationen zur Arbeit zu erhalten und vieles mehr. Sie erleichtern zudem die Kommunikation, indem Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, miteinander zu reden, ohne dass sie sich im selben Raum aufhalten müssen.

In diesem Leitfaden erläutern wir die Vorteile des Einsatzes von Software für die Kommunikation am Arbeitsplatz und stellen drei unserer beliebtesten Tools vor, mit denen Sie Ihr Team auf dem Laufenden halten.

Was ist digitale Kommunikation?

Unter digitaler Kommunikation versteht man jede Form der Kommunikation, die digital erfolgt, vorrangig auf einem Computer, Smartphone oder einem anderen mobilen Gerät wie einem Tablet. Es umfasst alles von E-Mails und Textnachrichten bis hin zu Videoanrufen und Social-Media-Interaktionen .

Ihr Unternehmen nutzt wahrscheinlich bereits einige Formen der digitalen Kommunikation. Heutzutage findet man zum Beispiel nur noch selten ein Unternehmen, das ohne E-Mail arbeitet. Und im Zeitalter der Remote-Arbeit werden Videokonferenzen und Instant-Messaging-Plattformen immer häufiger eingesetzt.

Eines der Hauptmerkmale der digitalen Kommunikation ist die unmittelbare Übermittlung von Informationen. Sobald Sie eine Nachricht senden, wird sie Ihrem Team zugestellt und es kann mit seiner Arbeit fortfahren.

In Bezug auf die Produktivität ist dies ein großer Fortschritt gegenüber dem Hinterlassen einer handschriftlichen Notiz auf dem Schreibtisch jedes Mitarbeiters oder der Notwendigkeit, Ihre Mitarbeiter im Büro aufzuspüren, um Informationen auszutauschen.

Was sind die Vorteile der Kommunikation am Arbeitsplatz des digitalen Zeitalters?

Die Vorteile der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz sind so zahlreich, dass heute fast kein Unternehmen mehr ausschließlich auf analoge Kommunikation setzt. Werfen wir einen genaueren Blick auf einige der wichtigsten Vorteile, die digitale Tools bieten.

Sofortiger Informationsaustausch

Der größte Vorteil digitaler Kommunikationstools besteht darin, dass sie es Ihnen ermöglichen, Informationen sofort auszutauschen. Sie können in Echtzeit per SMS mit einem Mitarbeiter kommunizieren. Sie können auch an einem Videoanruf teilnehmen, um komplexere Ideen zu besprechen.

Mit beiden Methoden werden Informationen viel schneller übermittelt, als wenn Sie zum Büro eines Mitarbeiters gehen müssten, um persönlich mit ihm zu sprechen oder ihm eine Nachricht zu hinterlassen. Sie können einfach Informationen austauschen und dann schnell wieder an die Arbeit gehen.

Erhöhte Produktivität

Die Geschwindigkeit der digitalen Kommunikation hat einen großen Einfluss auf die Produktivität. Mitarbeiter können die Informationen, die sie benötigen, sofort erhalten – keine Zeitverschwendung mehr beim Warten auf persönliche Besprechungen.

Da Informationen effizient übermittelt werden, kommt es während des Arbeitstages zu weniger Ausfallzeiten. Dies hat enorme Vorteile für Ihr Unternehmen, da produktivere Mitarbeiter dazu beitragen können, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Das bringt mehr Umsatz, hilft Ihnen, Termine einzuhalten und steigert die Kundenzufriedenheit.

Größere Flexibilität

Bei der digitalen Kommunikation müssen Sie und Ihre Mitarbeiter nicht am selben Ort sein , um Informationen effektiv auszutauschen. Sie können beispielsweise im Büro mit Mitarbeitern im Außendienst SMS schreiben. Digitale Kommunikationstools unterstützen auch Mitarbeiter, die remote oder von zu Hause aus arbeiten.

Darüber hinaus müssen Mitarbeiter bei digitalen Kommunikationstools nicht unbedingt gleichzeitig arbeiten . Mit asynchronen Kommunikationsplattformen können Sie eine Nachricht, Sprachnotiz oder ein Video an Mitarbeiter senden, die dann später antworten können, wenn sie Zeit haben.

Verbesserte Informationsspeicherung

Ein weiterer Vorteil digitaler Kommunikationstools besteht darin, dass sie das Speichern von Informationen erleichtern. Wo eine Notiz auf Papier im Durcheinander verloren gehen könnte, bleibt eine digitale Nachricht für immer bestehen.

Sie können E-Mails und andere digitale Kommunikation in Ordnern organisieren und später durchsuchen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen in Ihrem Unternehmen für jeden aufbewahrt werden , der sie später benötigen könnte. Es vereinfacht auch die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, die die Speicherung bestimmter Dokumente oder Kommunikationsaufzeichnungen erfordern.

Besseres Kundenerlebnis

Digitale Kommunikation hilft nicht nur Ihren Mitarbeitern, sondern auch Ihren Kunden.

Digitale Plattformen ermöglichen es Kunden, Ihr Unternehmen bei Fragen einfacher zu erreichen. Sie können sofortige Antworten von einem Chatbot erhalten oder Fragen per E-Mail an Ihr Team senden.

Sie können auch über digitale Kommunikationsplattformen wie Messaging-Apps mit Kunden zusammenarbeiten. Sie können beispielsweise einen gemeinsamen Nachrichtenkanal einrichten, der Ihr Team und Vertreter des Unternehmens Ihres Kunden umfasst. Dies gibt den Kunden eine stärkere Mitsprache bei der Arbeit, die Ihr Unternehmen für sie leistet.

Optimierte Zusammenarbeit

Digitale Kommunikation verbessert die Zusammenarbeit in Ihrem Team in mehrfacher Hinsicht.

Erstens ermöglicht es den Mitarbeitern , in Echtzeit zusammenzuarbeiten, ohne sich im selben Raum aufzuhalten . Mitarbeiter können Informationen über ein Projekt über Nachrichten oder Gruppen-E-Mails austauschen oder über Videokonferenzen ein Brainstorming durchführen oder Probleme lösen.

Darüber hinaus ermöglichen digitale Tools den Mitarbeitern, asynchron zu arbeiten . Anstatt von allen Mitarbeitern zu verlangen, dass sie sich Zeit für eine Besprechung nehmen, können sie an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, wann immer es am besten in ihren Zeitplan passt.

Digitale Kommunikationsplattformen bieten zudem Möglichkeiten, die Kommunikation rund um verschiedene Aufgaben und Projekte zu organisieren. Dies erleichtert es Mitarbeitern, die möglicherweise an mehreren Projekten gemeinsam arbeiten, den Überblick über wichtige Informationen zu behalten.

Persönliche Kommunikation vs. digitale Kommunikation

Obwohl die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz viele Vorteile bietet, kann der digitale Austausch die persönliche Kommunikation immer noch nicht vollständig ersetzen . Einer Studie zufolge hat persönliche Kommunikation einen anderen und stärkeren Effekt auf die neurologischen Verbindungen im Gehirn als virtueller Austausch. Das heißt, die persönliche Kommunikation ist für das Brainstorming effektiver als die virtuelle Kommunikation.

Allerdings muss nicht jeder Informationsaustausch persönlich erfolgen . Tatsächlich ist es oft viel effizienter, den Großteil der Kommunikation digital zu führen und gleichzeitig ein gewisses Maß an persönlicher Interaktion aufrechtzuerhalten. Beispielsweise könnten Sie persönliche Treffen reservieren, um im Team wichtige Entscheidungen zu treffen.

Mit fortschreitender Technologie verschwimmt die Grenze zwischen digitaler und persönlicher Kommunikation. Videokonferenzen haben in den letzten Jahren große Fortschritte gemacht. Darüber hinaus könnte die neue Virtual-Reality-Technologie in naher Zukunft dazu führen, dass Remote-Meetings sich wie persönliche Meetings anfühlen.

Beispiele für digitale Kommunikationskanäle am Arbeitsplatz

Textkanäle

Textkanäle sind die Art der digitalen Kommunikation, mit der die meisten Menschen vertraut sind. Dazu gehören Textnachrichten, E-Mails und Nachrichten, die in Business-Chat-Apps gesendet werden.

Das Intranet Ihres Unternehmens kann auch als Kanal für Textkommunikation dienen. Beispielsweise ist die Veröffentlichung eines digitalisierten Mitarbeiterhandbuchs in Ihrem Intranet eine Form der digitalen Kommunikation.

Audionotizen

Audionotizen erfreuen sich zunehmender Beliebtheit als Möglichkeit, Informationen schnell zu kommunizieren. Viele Plattformen, die Textnachrichten unterstützen, wie Smartphone-SMS-Apps und Business-Chat-Apps, unterstützen jetzt auch Audio-Notizen.

Videokonferenzen

Videokonferenz-Tools bieten eine Vielzahl von Funktionen. Sie können einen 2-Wege-Videoanruf oder ein größeres Meeting abhalten. Sie können auch ein Webinar veranstalten oder ein Video aufnehmen und es per E-Mail oder über eine Chat-App teilen.

Sozialen Medien

In Ihrem Privatleben sind Sie vielleicht am meisten an soziale Medien gewöhnt, aber sie können ein sehr nützlicher Kanal sein, um mit Kunden in Kontakt zu treten. Sie können in Ihrem Unternehmen auch einen Social-Media-Feed verwenden, um wichtige Ankündigungen zu teilen.

Umfragen

Umfragen sind ein effektives digitales Instrument, um Feedback oder Ideen von Ihren Mitarbeitern zu sammeln. Mit einer Plattform wie Connecteam können Sie entscheiden, ob Umfragen anonym erfolgen oder mit den Namen der Mitarbeiter versehen werden sollen.

Projektmanagement-Tools

Viele Projektmanagement-Tools enthalten Funktionen, die Ihrem Team helfen, über laufende Arbeiten zu kommunizieren. Sie können beispielsweise Dokumente und Notizen an eine Aufgabe anhängen und diese einem Mitarbeiter zuweisen, der eine Benachrichtigung erhält, dass er eine neue Aufgabe hat.

Kalender

Kalender bieten eine Möglichkeit, über Besprechungen, Fristen und andere Ereignisse zu kommunizieren. Sie können beispielsweise eine Kalendereinladung an Mitarbeiter zu einer bevorstehenden Videokonferenz senden.

Richtlinien für die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz

Um Ihnen dabei zu helfen, die digitale Kommunikation an Ihrem Arbeitsplatz optimal zu nutzen, finden Sie hier einige Richtlinien, die Sie befolgen sollten.

Nutzen Sie mehrere Kanäle zur Kommunikation

Durch die Nutzung mehrerer Kanäle für die Kommunikation mit Ihrem Team sind Sie flexibler und können Informationen effektiver teilen. Beispielsweise könnten Sie Textnachrichten für ein einfaches Hin und Her mit einem Mitarbeiter nutzen, sich aber für ein Brainstorming oder eine Entscheidungsfindung im Team für eine Videokonferenz entscheiden.

Als Faustregel gilt: Konzentrieren Sie sich auf die Nutzung von zwei bis vier Kommunikationskanälen , die für Ihr Team am besten funktionieren.

Nehmen Sie sich Zeit für das Training

Je nachdem, welche digitalen Kommunikationsmittel Sie nutzen, kann es etwas gewöhnungsbedürftig sein. Daher ist es wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Mitarbeiter in der richtigen Verwendung zu schulen. Bei der Schulung wird nicht nur erklärt, wie eine Software funktioniert, sondern auch , wie Sie von Ihren Teammitgliedern erwarten, dass sie sie den ganzen Tag über nutzen .

Überlasten Sie Ihre Mitarbeiter nicht mit Benachrichtigungen

Einige Tools machen die Kommunikation so reibungslos, dass es leicht dazu kommt, dass Mitarbeiter mit Benachrichtigungen überlastet werden. Eine Möglichkeit, dies zu vermeiden, besteht darin, Ihre Nachrichten gezielt an die Mitarbeiter zu richten, die eine Information benötigen. Wenn ein Thema viele hin- und hergehende Nachrichten erfordert, ist es möglicherweise einfacher, einen kurzen Sprach- oder Videoanruf zu starten.

Organisieren Sie Ihre Nachrichten

Mit vielen Business-Chat-Apps können Sie Ihre Gespräche in Kanälen organisieren. Sie können für jedes Projekt oder Team, an dem Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten, einen neuen Kanal erstellen . Dies erleichtert nicht nur das spätere Auffinden von Informationen, sondern stellt auch sicher, dass Ihre Nachrichten nur an die Mitarbeiter gelangen, für die die Informationen relevant sind.

Entwickeln Sie eine unternehmensweite Kommunikationsrichtlinie

Jedes Unternehmen sollte über eine klare Kommunikationsrichtlinie verfügen und diese sollte in Ihrem Mitarbeiterhandbuch enthalten sein.

Ihre Kommunikationsrichtlinie kann festlegen, welche Kommunikationstools Sie wann verwenden. Es kann auch Richtlinien dafür festlegen, welche Arten von Rede erlaubt sind und welche Themen in Ihrer Geschäftskommunikation tabu sind. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass sich Ihr Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter inklusiv anfühlt.

Beste digitale Kommunikationstools und -software für 2023

Es gibt Dutzende Plattformen für die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz, und wir haben sie auf unsere drei besten ausgewählt.

Connecteam ist eine All-in-One-Plattform für Arbeitsabläufe , die zahlreiche Funktionen für die Kommunikation mit Ihrem Team umfasst.

Connecteam bietet zunächst eine benutzerfreundliche Chat-Funktion , die direkt in die App integriert ist. Sie können Nachrichten, Sprachnotizen, Fotos und Videos, Anhänge und mehr senden. Es unterstützt sowohl Einzel- als auch Gruppengespräche und Sie können Ihre Chats in aufgaben- oder teambasierten Kanälen organisieren.

Eine Sache, die Connecteam von anderen Chat-Apps unterscheidet, ist das Maß an Kontrolle, das es Managern bietet. Sie können entscheiden, welche Mitarbeiter welchen Kanälen beitreten und Beiträge posten dürfen, und Sie können Gespräche moderieren, um sicherzustellen, dass sie themenbezogen und professionell bleiben.

Für abteilungs- oder unternehmensweite Ankündigungen bietet Connecteam eine Update-Feed im Social-Media-Stil . Es unterstützt Kommentare und Likes, Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, diese für jeden Beitrag zu deaktivieren. Sie können Beiträge im Voraus planen und auch verfolgen, wer Ihre Updates angesehen hat.

Connecteam optimiert außerdem den Prozess des Sammelns von Feedback von Mitarbeitern mit anpassbaren Umfragen und Abstimmungen . Umfragen unterstützen anonyme Antworten und Sie können sogar Live-Umfragen durchführen, um sofort Feedback zu sammeln.

Zu den weiteren Kommunikationsfunktionen in Connecteam gehören ein Mitarbeiterverzeichnis, ein Wissenscenter und ein Veranstaltungskalender. Im Knowledge Center können Sie wichtige Dokumente wie Ihr Mitarbeiterhandbuch, Betriebsdokumente und mehr speichern.

Darüber hinaus umfasst Connecteam Projektmanagement-Tools, mit denen Mitarbeiter Notizen zu laufenden Aufgaben teilen können.

Die Nutzung von Connecteam ist für Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern völlig kostenlos . Für größere Unternehmen beginnen die Preise bei nur 29 US-Dollar pro Monat für bis zu 30 Benutzer.

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Zoom ist eine weit verbreitete Videokonferenzlösung, die die Zusammenarbeit entfernter Teams unterstützen kann. Manager können Einzelgespräche abhalten oder bis zu 1.000 Teilnehmer gleichzeitig beherbergen. Benutzer können während Besprechungen Live-Umfragen veranstalten oder Bildschirme für Präsentationen freigeben.

Zu Zoom-Meetings gehören virtuelle Whiteboards, die es Benutzern ermöglichen, Ideen auszutauschen und gemeinsam Entscheidungen zu treffen. Whiteboards unterstützen die gleichzeitige Bearbeitung und können mit Vorlagen angepasst werden, um den Ideenfindungsprozess zu beschleunigen.

Die Software ermöglicht es Gastgebern auch, die Teilnehmer während eines Meetings in Breakout-Räume aufzuteilen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, in kleinen Teams an Ideen zu arbeiten und anschließend der gesamten Gruppe Bericht zu erstatten.

Darüber hinaus umfasst Zoom einen E-Mail-Client, einen gemeinsamen Kalender und einen Team-Chat.

Zoom bietet einen kostenlosen Plan an, der Benutzer auf 40-minütige Besprechungen beschränkt. Bezahlte Pläne beginnen bei 15,99 $ pro Benutzer und Monat.

Google Workspace ist eine Produktivitätssuite, die Apps wie Google Drive, Gmail, Meet und mehr umfasst. Als Kommunikationstool ist Drive besonders interessant, da es die Zusammenarbeit innerhalb von Teams erleichtert.

Mit Google Drive können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig dasselbe Dokument, dieselbe Tabelle oder Präsentation bearbeiten. Sie können auch Kommentare innerhalb eines Dokuments hinterlassen.

Durch das Kommentieren können Mitarbeiter asynchron arbeiten, was für Teams hilfreich ist, die über mehrere Zeitzonen verteilt sind. Kommentare werden in einem Thread zusammengefasst, sodass die Mitarbeiter sich hin und her unterhalten können.

Da Google Drive außerdem Teil von Google Workspace ist, können Mitarbeiter mit Meet Videoanrufe starten, wenn sie eine Aufgabe ausführlicher besprechen müssen.

Mit Google Drive können Benutzer außerdem Dateien in Ordnern organisieren und sie für Gruppen von Mitarbeitern freigeben. Manager können beim Teilen von Dateien eine Notiz hinterlassen und steuern, wer zum Bearbeiten des Inhalts einer Datei berechtigt ist.

Google Workspace beginnt bei 6 $ pro Nutzer und Monat.

Abschluss

Zur digitalen Kommunikation gehören Messaging, soziale Medien, Videokonferenzen und vieles mehr. Am Arbeitsplatz können digitale Kommunikationstools den Mitarbeitern die Zusammenarbeit erleichtern, die Produktivität steigern und Sie bei der Organisation von Informationen unterstützen.

Es gibt unzählige Optionen, aber drei unserer beliebtesten digitalen Kommunikationstools für Unternehmen sind Connecteam, Zoom und Google Workspace. Beim Vergleich der drei Plattformen sticht Connecteam als beste All-in-One-Lösung hervor. Es bietet einen kostenlosen Plan für Unternehmen mit 10 oder weniger Mitarbeitern sowie erschwingliche kostenpflichtige Pläne für Teams jeder Größe.

FAQs

Was ist die Definition digitaler Kommunikation?

Unter digitaler Kommunikation versteht man jede Art von Kommunikation, die elektronisch erfolgt, typischerweise über das Internet. Es umfasst E-Mail, Instant Messaging, Videoanrufe und soziale Medien.

Was ist die häufigste Art der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz?

Zu den gängigen Formen der digitalen Kommunikation am Arbeitsplatz gehören E-Mail, Instant Messaging und Videokonferenzen. Nur sehr wenige Unternehmen könnten ohne E-Mail arbeiten, und immer mehr Unternehmen verlassen sich auf Instant Messaging innerhalb ihrer Teams, um Informationen schnell auszutauschen. Mittlerweile ermöglichen Videokonferenzen den Teams, sich virtuell zu treffen.

Warum ist digitale Kommunikation für Unternehmen wichtig?

Die digitale Kommunikation am Arbeitsplatz bietet zahlreiche Vorteile. Digitale Kommunikationstools ermöglichen es Unternehmen in erster Linie, Informationen schnell auszutauschen. Sie sind auch für die Kommunikation mit Kunden, die Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und die Steigerung der Produktivität unerlässlich. Fast alle Unternehmen setzen heute auf digitale Kommunikation.

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