ما هو الاتصال الرقمي في مكان العمل؟ (+ أفضل برنامج للاستخدام)

تلعب أدوات الاتصال الرقمي دورًا أساسيًا في العمليات التجارية اليومية. إنها تتيح لك الحفاظ على الاتصال بفريقك طوال يوم العمل حتى تتمكن من الإجابة على الأسئلة والحصول على تحديثات حول العمل والمزيد. كما أنها تسهل التواصل من خلال تمكين موظفيك من التحدث مع بعضهم البعض دون الحاجة إلى تواجدهم في نفس الغرفة.

في هذا الدليل ، نشرح فوائد استخدام البرامج للتواصل في مكان العمل ونسلط الضوء على 3 من أدواتنا المفضلة لإبقاء فريقك على اطلاع دائم.

ما هو الاتصال الرقمي؟

يتضمن الاتصال الرقمي أي شكل من أشكال الاتصال الذي يحدث رقميًا ، بشكل أساسي على جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي أو جهاز محمول آخر مثل الكمبيوتر اللوحي. يتضمن كل شيء من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية إلى مكالمات الفيديو وتفاعلات الوسائط الاجتماعية .

ربما يستخدم عملك بالفعل بعض أشكال الاتصالات الرقمية. من النادر العثور على شركة اليوم تعمل بدون بريد إلكتروني ، على سبيل المثال. وفي عصر العمل عن بُعد ، أصبحت مؤتمرات الفيديو ومنصات المراسلة الفورية شائعة بشكل متزايد.

إحدى الخصائص الرئيسية للاتصال الرقمي هي أن المعلومات تنتقل على الفور. بمجرد إرسال رسالة ، يتم تسليمها إلى فريقك ويمكنهم متابعة عملهم.

من حيث الإنتاجية ، تعد هذه خطوة كبيرة للأمام من ترك ملاحظة مكتوبة بخط اليد على مكتب كل موظف أو الاضطرار إلى تعقب موظفيك في المكتب لمشاركة المعلومات.

ما هي فوائد الاتصال في مكان العمل في العصر الرقمي؟

تتعدد فوائد الاتصال الرقمي في مكان العمل لدرجة أنه لا يوجد عمل تجاري اليوم يعمل بالكامل على الاتصال التناظري. دعنا نلقي نظرة فاحصة على بعض الفوائد الرئيسية التي توفرها الأدوات الرقمية.

مشاركة المعلومات الفورية

الميزة الأولى لأدوات الاتصال الرقمي هي أنها تتيح لك مشاركة المعلومات على الفور. يمكنك إجراء مكالمات مع أحد الموظفين عن طريق رسالة نصية في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا الانتقال إلى مكالمة فيديو لمناقشة أفكار أكثر تعقيدًا.

تحصل كلتا الطريقتين على المعلومات بشكل أسرع مما لو كان عليك الذهاب إلى مكتب الموظف للدردشة معهم وجهًا لوجه أو ترك ملاحظة لهم. يمكنك ببساطة تبادل المعلومات ثم العودة إلى العمل بسرعة.

زيادة الإنتاجية

سرعة الاتصالات الرقمية لها تأثير كبير على الإنتاجية. يمكن للموظفين الحصول على المعلومات التي يحتاجون إليها بمجرد حاجتهم إليها - فلا مزيد من الوقت الضائع في انتظار الاجتماعات الشخصية.

نظرًا لأنه يتم نقل المعلومات بكفاءة ، يكون هناك وقت تعطل أقل أثناء يوم العمل. هذا له فوائد كبيرة لشركتك ، حيث يمكن للموظفين الأكثر إنتاجية المساعدة في إنجاز المزيد من العمل على جدول زمني أسرع. هذا يجلب المزيد من الإيرادات ، ويساعدك على الالتزام بالمواعيد النهائية ، ويزيد من رضا العملاء.

مزيد من المرونة

مع الاتصالات الرقمية ، لا تحتاج أنت وموظفوك إلى التواجد في نفس المكان من أجل مشاركة المعلومات بشكل فعال. يمكنك أن تكون في المكتب مع الرسائل النصية مع الموظفين في الميدان ، على سبيل المثال. تدعم أدوات الاتصال الرقمي أيضًا الموظفين الذين يعملون عن بُعد أو من المنزل.

بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام أدوات الاتصال الرقمي ، لا يحتاج الموظفون بالضرورة إلى العمل في نفس الوقت . تتيح لك منصات الاتصال غير المتزامن إرسال رسالة أو ملاحظة صوتية أو فيديو إلى الموظفين ، الذين يمكنهم بعد ذلك الرد لاحقًا عندما يكون لديهم الوقت.

تحسين الاحتفاظ بالمعلومات

فائدة أخرى لأدوات الاتصال الرقمي هي أنها تجعل من السهل حفظ المعلومات. حيث قد تضيع ملاحظة ورقية في خلط ورق اللعب ، فإن الرسالة الرقمية تدوم إلى الأبد.

يمكنك تنظيم رسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الرقمية الأخرى في مجلدات والبحث فيها لاحقًا. يضمن ذلك الاحتفاظ بالمعلومات داخل عملك لأي شخص قد يحتاج إليها لاحقًا. كما أنه يبسط الامتثال للوائح العمل التي تتطلب منك حفظ مستندات أو سجلات اتصالات معينة.

تجربة أفضل للعملاء

بالإضافة إلى مساعدة موظفيك ، يساعد الاتصال الرقمي عملائك.

تتيح المنصات الرقمية للعملاء الوصول إلى عملك بسهولة أكبر من خلال الأسئلة. يمكنهم الحصول على ردود فورية من chatbot أو إرسال أسئلة إلى فريقك عبر البريد الإلكتروني.

يمكنك أيضًا العمل بشكل تعاوني مع العملاء من خلال منصات الاتصالات الرقمية مثل تطبيقات المراسلة. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لديك قناة مراسلة مشتركة تتضمن فريقك وممثلين من شركة عميلك. يمنح هذا العملاء صوتًا أكبر في العمل الذي يقوم به عملك نيابة عنهم.

تعاون مبسط

تعزز الاتصالات الرقمية التعاون داخل فريقك بعدة طرق مهمة.

أولاً ، تمكن الموظفين من العمل معًا في الوقت الفعلي دون التواجد في نفس الغرفة . يمكن للموظفين مشاركة المعلومات حول مشروع ما من خلال الرسائل أو رسائل البريد الإلكتروني الجماعية ، أو تبادل الأفكار أو حل المشكلات من خلال مؤتمرات الفيديو.

بالإضافة إلى ذلك ، تمكن الأدوات الرقمية الموظفين من العمل بشكل غير متزامن . بدلاً من مطالبة جميع الموظفين بتخصيص وقت للاجتماع ، يمكنهم العمل في مشروع تعاوني كلما كان ذلك مناسبًا لجدولهم الزمني.

توفر منصات الاتصالات الرقمية أيضًا طرقًا لتنظيم الاتصال حول المهام والمشاريع المختلفة. هذا يسهل على الموظفين الذين قد يعملون في مشاريع متعددة معًا تتبع المعلومات المهمة.

الاتصال وجها لوجه مقابل الاتصالات الرقمية

على الرغم من وجود العديد من الفوائد للاتصال الرقمي في مكان العمل ، إلا أن التبادلات الرقمية لا تزال غير قادرة على استبدال الاتصال وجهاً لوجه بالكامل . وفقًا لإحدى الدراسات ، فإن الاتصالات الشخصية لها تأثير مختلف وأقوى على الاتصالات العصبية في الدماغ مقارنة بالتبادلات الافتراضية. وهذا يعني أن الاتصال الشخصي أكثر فعالية في العصف الذهني من الاتصال الافتراضي.

ومع ذلك ، ليس كل تبادل للمعلومات يجب أن يكون شخصيًا . في الواقع ، غالبًا ما يكون إجراء معظم الاتصالات رقميًا أكثر فاعلية مع الحفاظ على درجة معينة من التفاعلات وجهاً لوجه. على سبيل المثال ، يمكنك حجز اجتماعات شخصية لاتخاذ قرارات مهمة كفريق.

مع تقدم التكنولوجيا ، أصبح الخط الفاصل بين الاتصالات الرقمية وجهاً لوجه غير واضح. لقد قطعت مؤتمرات الفيديو شوطًا طويلاً في السنوات العديدة الماضية. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لتقنية الواقع الافتراضي الجديدة أن تجعل الاجتماعات عن بُعد تبدو وكأنها اجتماعات شخصية في المستقبل القريب.

أمثلة على قنوات الاتصال الرقمي في مكان العمل

قنوات نصية

القنوات النصية هي نوع الاتصالات الرقمية التي يعرفها معظم الناس. وهي تشمل الرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل المرسلة داخل تطبيقات الدردشة التجارية.

يمكن أيضًا أن تعمل الإنترانت الخاصة بشركتك كقناة للاتصالات النصية. على سبيل المثال ، يعد كتيب الموظف الرقمي المنشور على شبكتك الداخلية شكلاً من أشكال الاتصال الرقمي.

ملاحظات صوتية

تزداد شعبية الملاحظات الصوتية كطريقة لتوصيل المعلومات بسرعة. العديد من الأنظمة الأساسية التي تدعم الرسائل النصية ، مثل تطبيقات الرسائل القصيرة للهواتف الذكية وتطبيقات الدردشة التجارية ، تدعم الآن الملاحظات الصوتية أيضًا.

مؤتمرات الفيديو

توفر أدوات مؤتمرات الفيديو مجموعة متنوعة من الإمكانات. يمكنك إجراء مكالمة فيديو ثنائية الاتجاه أو اجتماع أكبر. يمكنك أيضًا استضافة ندوة عبر الإنترنت أو تسجيل مقطع فيديو ومشاركته عبر البريد الإلكتروني أو تطبيق الدردشة.

وسائل التواصل الاجتماعي

قد تكون أكثر استخدامًا لوسائل التواصل الاجتماعي في حياتك الشخصية ، لكنها يمكن أن تكون قناة مفيدة جدًا للتواصل مع العملاء. يمكنك أيضًا استخدام موجز على غرار الوسائط الاجتماعية داخل عملك لمشاركة الإعلانات الرئيسية.

الدراسات الاستقصائية

تعد الاستطلاعات أداة رقمية فعالة لجمع الملاحظات أو الأفكار من موظفيك. باستخدام منصة مثل Connecteam ، يمكنك تحديد ما إذا كانت الاستطلاعات يجب أن تكون مجهولة الهوية أو مرفقة بأسماء الموظفين.

أدوات إدارة المشروع

تتضمن العديد من أدوات إدارة المشروع ميزات تساعد فريقك على التواصل بشأن العمل الجاري. على سبيل المثال ، يمكنك إرفاق مستندات وملاحظات بمهمة ما وتعيينها إلى أحد الموظفين ، والذي سيتلقى إشعارًا بأن لديه مهمة جديدة.

التقويمات

توفر التقاويم طريقة للتواصل بشأن الاجتماعات والمواعيد النهائية والأحداث الأخرى. على سبيل المثال ، يمكنك إرسال دعوة تقويم للموظفين حول مؤتمر فيديو قادم.

إرشادات الاتصال الرقمي في مكان العمل

لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من الاتصالات الرقمية في مكان عملك ، إليك بعض الإرشادات التي يجب اتباعها.

استخدم قنوات متعددة للتواصل

يمنحك استخدام قنوات متعددة للتواصل مع فريقك مزيدًا من المرونة ويمكّنك من مشاركة المعلومات بشكل أكثر فعالية. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام الرسائل النصية لإجراء تبادل بسيط مع موظف واحد ، ولكن يمكنك اختيار مؤتمر فيديو لتبادل الأفكار أو اتخاذ القرار كفريق.

كقاعدة عامة ، ركز على استخدام قناتين إلى أربع قنوات اتصال تعمل بشكل أفضل مع فريقك.

خصص وقتًا للتدريب

اعتمادًا على أدوات الاتصال الرقمية التي تستخدمها ، يمكن أن تستغرق بعض الوقت لتعتاد عليها. وبالتالي ، من المهم أن تقضي وقتًا في تدريب الموظفين على كيفية استخدامها بشكل صحيح. يمكن أن يشمل التدريب شرح ليس فقط كيفية عمل البرنامج ولكن أيضًا كيف تتوقع أن يستخدمه أعضاء فريقك على مدار اليوم.

لا تثقل كاهل الموظفين بالإخطارات

بعض الأدوات تجعل الاتصال سلسًا لدرجة أنه من السهل زيادة تحميل الموظفين بالإشعارات. تتمثل إحدى طرق تجنب ذلك في توجيه رسائلك إلى موظفين محددين يحتاجون إلى معلومة. إذا كان موضوع ما يتطلب الكثير من الرسائل ذهابًا وإيابًا ، فقد يكون من الأسهل القفز على مكالمة صوتية أو مكالمة فيديو سريعة.

نظم رسائلك

تتيح لك العديد من تطبيقات الدردشة التجارية تنظيم محادثاتك في قنوات. يمكنك إنشاء قناة جديدة لكل مشروع أو فريق تعمل عليه أنت وموظفوك. هذا لا يجعل من السهل العثور على المعلومات لاحقًا فحسب ، بل يضمن أيضًا أن رسائلك تذهب فقط إلى الموظفين الذين تكون المعلومات ذات صلة بهم.

تطوير سياسة اتصال على مستوى الشركة

يجب أن يكون لكل عمل سياسة اتصال واضحة ، ويجب تضمين سياستك في دليل الموظف الخاص بك.

يمكن لسياسة الاتصال الخاصة بك أن تحدد أدوات الاتصال التي تستخدمها ومتى تستخدمها. يمكنه أيضًا وضع إرشادات حول أنواع الكلام المسموح بها والموضوعات المحظورة في اتصالات عملك. هذا مهم لضمان أن يكون مكان عملك شاملاً لجميع الموظفين.

أفضل برامج وأدوات الاتصال الرقمي لعام 2023

هناك العشرات من المنصات للاتصال الرقمي في مكان العمل ، وقمنا بتقليصها إلى أفضل 3 اختيارات لدينا.

Connecteam هي عبارة عن منصة عمليات عمل الكل في واحد تتضمن الكثير من الميزات للتواصل مع فريقك.

للبدء ، يوفر Connecteam ميزة دردشة سهلة الاستخدام مضمنة في التطبيق مباشرة. يمكنك إرسال الرسائل والملاحظات الصوتية والصور ومقاطع الفيديو والمرفقات والمزيد. وهو يدعم المحادثات الفردية والجماعية ، ويمكنك تنظيم محادثاتك في قنوات مهمة أو قائمة على الفريق.

أحد الأشياء التي تفصل Connecteam عن تطبيقات الدردشة الأخرى هو مستوى التحكم الذي يوفره للمديرين. عليك أن تقرر أي الموظفين يمكنهم الانضمام والنشر في أي قنوات ، ويمكنك الإشراف على المحادثات للتأكد من بقائهم في الموضوع واحترافهم.

للإعلانات على مستوى القسم أو الشركة ، تقدم Connecteam ملف موجز تحديثات على غرار وسائل التواصل الاجتماعي . إنه يدعم التعليقات والإعجابات ، على الرغم من أن لديك أيضًا خيار إيقاف تشغيلها لأي منشور. يمكنك جدولة المنشورات مسبقًا وتتبع من شاهد تحديثاتك أيضًا.

تعمل Connecteam أيضًا على تبسيط عملية جمع التعليقات من الموظفين من خلال الاستطلاعات واستطلاعات الرأي القابلة للتخصيص . تدعم الاستطلاعات الردود المجهولة ، ويمكنك حتى إجراء استطلاعات الرأي مباشرة لجمع التعليقات على الفور.

تشمل ميزات الاتصال الأخرى في Connecteam دليل الموظف ومركز المعرفة وتقويم الأحداث. يمكّنك مركز المعرفة من تخزين المستندات المهمة مثل كتيب الموظف ووثائق العمليات والمزيد.

بالإضافة إلى ذلك ، يشتمل Connecteam على أدوات إدارة المشاريع التي تمكن الموظفين من مشاركة الملاحظات حول المهام الجارية.

Connecteam مجاني تمامًا للاستخدام للشركات التي تضم ما يصل إلى 10 موظفين . بالنسبة للشركات الكبيرة ، يبدأ السعر من 29 دولارًا فقط شهريًا لما يصل إلى 30 مستخدمًا.

ابدأ مع Connecteam مجانًا اليوم!

Zoom هو حل مؤتمرات الفيديو يستخدم على نطاق واسع ويمكن أن يساعد الفرق البعيدة على التعاون. يمكن للمديرين عقد اجتماعات فردية أو استضافة ما يصل إلى 1000 شخص في المرة الواحدة. يمكن للمستخدمين استضافة استطلاعات الرأي الحية أثناء الاجتماعات أو مشاركة الشاشات للعروض التقديمية.

تتضمن اجتماعات Zoom لوحات بيضاء افتراضية ، والتي تمكن المستخدمين من مشاركة الأفكار واتخاذ القرارات معًا. تدعم اللوحات البيضاء التحرير المتزامن ويمكن تخصيصها باستخدام القوالب للمساعدة في بدء عملية التفكير.

يتيح البرنامج أيضًا للمضيفين تقسيم الحاضرين إلى غرف فرعية أثناء الاجتماع. يتيح ذلك للموظفين العمل على الأفكار في فرق صغيرة ثم تقديم تقرير إلى المجموعة بأكملها.

بالإضافة إلى ذلك ، يتضمن Zoom عميل بريد إلكتروني وتقويم مشترك ودردشة جماعية.

تقدم Zoom خطة مجانية تقصر المستخدمين على 40 دقيقة من الاجتماعات. تبدأ الخطط المدفوعة من 15.99 دولارًا لكل مستخدم شهريًا.

Google Workspace عبارة عن مجموعة إنتاجية تتضمن تطبيقات مثل Google Drive و Gmail و Meet والمزيد. يعد Drive مثيرًا للاهتمام بشكل خاص كأداة اتصال نظرًا لكيفية تسهيل التعاون داخل الفرق.

باستخدام Google Drive ، يمكن لعدة موظفين تعديل نفس المستند أو جدول البيانات أو العرض التقديمي في نفس الوقت. يمكنهم أيضًا ترك تعليقات داخل المستند.

يتيح التعليق للموظفين العمل بشكل غير متزامن ، وهو أمر مفيد للفرق المنتشرة عبر مناطق زمنية متعددة. التعليقات متسلسلة بحيث يمكن للموظفين إجراء محادثات ذهابًا وإيابًا.

بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن Google Drive جزء من Google Workspace ، يمكن للموظفين بدء مكالمات فيديو مع Meet عندما يحتاجون إلى مناقشة مهمة بمزيد من التفصيل.

يتيح Google Drive أيضًا للمستخدمين تنظيم الملفات في مجلدات ومشاركتها مع مجموعات الموظفين. يمكن للمديرين ترك ملاحظة عند مشاركة الملفات وكذلك التحكم في من لديه الإذن لتحرير محتويات الملف.

يبدأ Google Workspace من 6 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

خاتمة

تشمل الاتصالات الرقمية الرسائل ووسائل التواصل الاجتماعي ومؤتمرات الفيديو وغير ذلك الكثير. داخل مكان العمل ، يمكن لأدوات الاتصال الرقمي أن تسهل على الموظفين التعاون ، بالإضافة إلى المساعدة في تحسين الإنتاجية ومساعدتك في تنظيم المعلومات.

هناك عدد لا يحصى من الخيارات ، ولكن ثلاثة من أدوات الاتصال الرقمية المفضلة لدينا للشركات هي Connecteam و Zoom و Google Workspace. بمقارنة الأنظمة الأساسية الثلاثة ، تبرز Connecteam كأفضل حل متعدد الإمكانات . يقدم خطة مجانية للشركات التي تضم 10 موظفين أو أقل ، بالإضافة إلى خطط مدفوعة بأسعار معقولة لفرق من جميع الأحجام.

أسئلة وأجوبة

ما هو تعريف الاتصال الرقمي؟

الاتصال الرقمي هو أي نوع من أنواع الاتصال يحدث إلكترونيًا ، عادةً عبر الإنترنت. يتضمن البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية ومكالمات الفيديو والوسائط الاجتماعية.

ما هو أكثر أنواع الاتصالات الرقمية شيوعًا في مكان العمل؟

تشمل الأنواع الشائعة من الاتصالات الرقمية في مكان العمل البريد الإلكتروني والمراسلة الفورية ومؤتمرات الفيديو. يمكن لعدد قليل جدًا من الشركات العمل بدون بريد إلكتروني ، ويعتمد عدد متزايد على المراسلة الفورية داخل الفرق لمشاركة المعلومات بسرعة. وفي الوقت نفسه ، تتيح مؤتمرات الفيديو للفرق الاجتماع بشكل افتراضي.

لماذا الاتصال الرقمي مهم للشركات؟

هناك عدد من فوائد الاتصال الرقمي في مكان العمل. أولاً وقبل كل شيء ، تمكّن أدوات الاتصال الرقمي الشركات من مشاركة المعلومات بسرعة. إنها ضرورية أيضًا للتواصل مع العملاء ، وتسهيل التعاون بين الموظفين ، وزيادة الإنتاجية. تعتمد جميع الشركات اليوم تقريبًا على الاتصالات الرقمية.

هل ترغب في تلقي المزيد من المقالات الرائعة مباشرة إلى صندوق البريد الخاص بك؟ اشترك هنا