Fluxo de trabalho de documento digital explicado

Definição de fluxo de trabalho de documentos digitais: O significado de gerenciamento e digitalização de documentos refere-se principalmente aos métodos e processos usados ​​para estabelecer fluxos de trabalho de documentos dentro de um negócio que depende exclusivamente de meios digitais. Isso normalmente incorporará tecnologia e automação em nuvem para melhorar a eficiência nos processos relacionados a documentos.

O fluxo de trabalho de documentos digitais tem sido uma aspiração das PMEs há vários anos.

As razões para isso se tornaram mais aparentes à medida que as organizações começam a ver os benefícios de transformar digitalmente seus processos de trabalho.

Atualmente, existe uma lista de soluções e tecnologias digitais que os CIOs estão tentando incorporar em suas estratégias para aproveitar os benefícios competitivos que vêm da digitalização.

Três quartos das PMEs concordam que a tecnologia digital está mudando o cenário dos negócios e 48% estão procurando maneiras adicionais de adicionar medidas transformadoras ao seu escopo de negócios

A transformação dos fluxos de trabalho é uma importante tendência digital que tem precedência única na América do Norte.

Estudo de caso relacionado: novo procedimento de gerenciamento de documentos ajuda a seguradora a reorganizar AP e sinistros

As empresas da região consomem quase o dobro da quantidade de papel de suas contrapartes europeias.

Embora a transformação digital dos fluxos de trabalho não seja apenas substituir os processos baseados em papel, há poucas dúvidas de que o tempo e o dinheiro gastos em processos de trabalho desatualizados são um fator determinante para as empresas.

Hoje, veremos o que sua empresa pode obter com um fluxo de trabalho de documentos digitais de qualidade e os tipos de ganhos esperados.

Significado de Gestão de Documentos e Digitalização

Significado de gerenciamento e digitalização de documentos: Gerenciamento e digitalização de documentos referem-se aos mesmos processos que compõem um fluxo de trabalho de documentos digitais.

O gerenciamento e a digitalização de documentos podem ser considerados a solução usada pelas organizações para capturar, rastrear e armazenar documentos, sejam eles PDFs ou arquivos em papel.

Quando falamos de fluxos de trabalho de documentos digitais, podemos pensar no gerenciamento e digitalização de documentos como sendo o principal componente para fazê-lo.

Os problemas do fluxo de trabalho de documentos digitais insatisfatórios

Funcionários que passam muito tempo acessando informações

Como sempre, quando se trata de transformação digital, a principal questão é a produtividade.

Seja na fabricação ou hotelaria, empresas de todos os setores estão utilizando estratégias de transformação digital para otimizar suas operações comerciais e melhorar sua produtividade.

Os funcionários gastam uma média de 1,8 horas todos os dias pesquisando e coletando dados – são 9 horas por semana que poderiam ter sido gastas fazendo algo mais valioso.

Quando você considera a quantidade de dados existentes nas empresas hoje, é crucial melhorar os meios pelos quais eles podem ser manipulados e compartilhados. Para colocar isso em perspectiva, 90% de todos os dados do mundo foram gerados nos últimos dois anos.

E assim, há uma quantidade cada vez maior de informações que os funcionários estão constantemente tendo que filtrar. Em uma organização que ainda não fez uso de soluções digitais, isso significa muito tempo perdido pelos trabalhadores que procuram o que precisam.

Informações não prontamente disponíveis para os funcionários

Além desses problemas, em muitas SMBs, os funcionários lutam para acessar dados que não estão imediatamente disponíveis para eles com o fluxo de trabalho de documentos adequado.

Isso pode ocorrer por vários motivos, mas o mais comum é porque os departamentos de uma empresa têm sistemas de gerenciamento de dados diferentes, geralmente sistemas legados que são isolados do resto da empresa.

Isso significa que pode ser efetivamente impossível para alguém em um departamento recuperar dados de outro porque não tem acesso.

As organizações orientadas a dados têm 23 vezes mais chances de adquirir clientes, 6 vezes mais chances de reter clientes e 19 vezes mais chances de serem lucrativas como resultado

Isso é chamado de silo de dados e eles são um dos principais contribuintes da ineficiência nos negócios.

Isso é um problema quando se trata de produtividade, e as estimativas indicam que os departamentos de TI gastam 80% de seu tempo trabalhando em problemas causados ​​direta ou indiretamente por silos de dados.

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Insatisfação por executar constantemente tarefas domésticas

Um estudo descobriu que 22% do tempo de um funcionário é gasto em tarefas repetitivas. Ao longo de um ano, você pode imaginar quanto dinheiro é desperdiçado pelos trabalhadores que gastam tempo em tarefas manuais que agora podem ser automatizadas

Tarefas manuais e rotineiras são comuns entre empresas que ainda precisam implementar a transformação digital para seus fluxos de trabalho de documentos.

Essas tarefas geralmente giram em torno de entrada de dados ou manipulação de dados de rotina.

Por exemplo, você pode encontrar um funcionário do RH inserindo manualmente os dados de benefícios dos funcionários ou pode inserir manualmente todas as faturas e recibos de seus clientes.

Esses são casos em que as empresas se acostumaram a aceitar essas tarefas domésticas como simplesmente parte de suas operações comerciais.

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A verdade, no entanto, é que muitas vezes são totalmente evitáveis ​​devido ao fluxo de trabalho de documentos digitais.

O resultado final líquido é que os funcionários ficam frustrados porque seus fluxos de trabalho de documentos digitais (ou a falta deles) não estão ajudando sua produtividade.

Eles estão efetivamente fazendo um trabalho que pode ser digitalizado e, nesse caso, eles teriam a oportunidade de concentrar sua energia em algo que precisa de um toque humano, como consultas de clientes.

Fluxos de trabalho de documentos digitais abaixo do padrão custam dinheiro à sua empresa e tempo de seus funcionários.

As causas do fluxo de trabalho de documentos digitais insatisfatórios

Silos de dados

Os silos de dados são grupos de dados que foram efetivamente isolados do restante da empresa porque existem em locais digitais desconectados.

Isso pode ser intencional, mas quase sempre não é intencional, geralmente como resultado de diferentes departamentos trocando de sistema por um longo período de tempo.

O resultado final disso é que os dados da empresa são desestruturados e difíceis de utilizar – crucialmente importante para uma PME moderna.

87% das organizações têm baixa maturidade de análise e inteligência de negócios, o que significa que os dados não estão sendo utilizados

A transformação digital vive e morre pelo fluxo contínuo de informações, e é isso que precisa ser abordado se uma empresa estiver ficando para trás em sua capacidade de gerenciar seus fluxos de trabalho de documentos.

Postagem relacionada: Decompondo silos de dados: unifique seus dados comerciais

Qualquer empresa que tolera silos de dados está prejudicando sua própria produtividade.

Aqui estão apenas alguns exemplos dos problemas do silo de dados que surgem do fluxo de trabalho de documentos digitais deficiente:

• Análise de dados: Silos significam que as informações são armazenadas em locais diferentes, muitas vezes como formatos de arquivo inconsistentes. Isso torna a análise para decisões de negócios muito mais difícil.
• Acesso: Permissões e problemas de acesso são comuns em silos. O resultado final é que os funcionários não conseguem obter os dados de que precisam com rapidez suficiente, diminuindo significativamente os processos de trabalho.
• Trabalho desnecessário: visibilidade limitada em uma empresa geralmente significa que equipes diferentes acabam fazendo o mesmo trabalho em conjunto, quando o acesso compartilhado e a remoção de silos economizariam tempo e energia.

Comunicação pobre

A comunicação inferior dentro de uma organização e um fluxo de trabalho de documentos digitais deficiente andam de mãos dadas.

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Quando os fluxos de trabalho de documentos digitais são subutilizados, normalmente você pode descobrir que não apenas os dados são isolados, mas a cultura também.

Os departamentos da empresa começam a trabalhar de forma independente, com seus próprios dados e processos.

Repetidamente, nós da Impact vimos o quão importante é para a transformação digital ter uma cultura forte para garantir o sucesso, tanto com nossos clientes quanto com nós mesmos.

Ao negligenciar seus fluxos de trabalho de documentos, é muito fácil cair em uma armadilha onde a cultura é inconsistente e as divisões agem com muita autonomia.

Processos de trabalho em papel demorados

Falamos sobre como os funcionários muitas vezes são prejudicados por terem que realizar tarefas manuais e servis.

Isso geralmente tem a ver com trabalhos de entrada manual de dados, mas os processos em papel são outro infrator comum.

Assim como a entrada de dados tediosa que custa trabalho, o papel também é um golpe duplo.

Com empresas que operam predominantemente com processos baseados em papel, a equipe precisa gastar um tempo valioso lidando com documentos físicos.

Isso se soma às grandes somas gastas no próprio papel.

Um trabalhador de escritório médio passa por 10.000 folhas de papel por ano

Empresas como essas geralmente operam às custas de um ótimo fluxo de trabalho de documentos digitais, o que economiza tempo e dinheiro.

Quanto custa um fluxo de trabalho de documentos insatisfatórios?

Como observamos com alguns dos problemas acima que surgem devido ao mau gerenciamento de documentos, muitos deles são o que pode ser descrito como custos “ocultos”, muitos dos quais passam despercebidos pelas empresas porque eles tendem a aceitá-los como uma constante.

O melhor exemplo disso é o consumo de papel, com os hábitos de impressão de um funcionário médio custando às empresas US$ 725 por ano.

Infográfico Relacionado: Quanto custa o papel para o seu negócio?

Quando você considera que o uso de papel cresce em média 22% ao ano, os custos de papel dobram aproximadamente a cada 3,3 anos.

Para a maioria das empresas, esse tipo de gasto está se tornando cada vez menos viável, principalmente quando existem alternativas digitais prontamente disponíveis que podem reduzir drasticamente os custos do consumo de papel.

Quando você também considera os efeitos que um fluxo de trabalho de documentos ruim tem nos custos de mão de obra – ou seja, que os funcionários gastam muito mais tempo do que deveriam localizando e acessando os documentos de que precisam –, o argumento para um sistema de gerenciamento de documentos digitalizado se torna muito mais claro.

Fluxo de trabalho de documentos: estatísticas de custo de impressão que você deve conhecer

Lembre-se dessas estatísticas de impressão ao considerar se precisa implementar tecnologia para o gerenciamento de documentos.

A impressão é um dreno comum nos recursos de uma empresa, agravado pelo fato de que uma proporção significativa - quase um quinto - do material impresso não é lida e não utilizada pelos funcionários.

• 90% das empresas não rastreiam seus custos de impressão
• As empresas que usam adivinhação para identificar seus custos de impressão, em média, subestimam em 40%
• Os departamentos de TI gastam em média 15% do tempo corrigindo problemas relacionados à impressão
• Nos últimos 20 anos, o consumo de papel nos EUA passou de 92 milhões de toneladas para 208 milhões de toneladas
• 17% dos documentos impressos não são lidos

Fonte

A solução para um fluxo de trabalho de documentos digitais deficiente

Automação

O uso da automação de processos robóticos está surgindo entre empresas de todos os tipos.

Por exemplo, a Deloitte informou que quase dois terços das organizações estão investindo em RPA para responder a processos desatualizados expostos pela pandemia.

As razões para isso são perfeitamente claras: utilizar a automação economiza muito tempo e recursos desperdiçados.

Aqui estão algumas das tarefas para as quais o RPA pode ser usado:

• Extração de dados: grandes quantidades de dados podem ser rastreadas para encontrar o que você precisa com facilidade
• Gerenciamento de dados: agregação e curadoria de dados
• Atividades operacionais: Logística e suporte operacional
• Procure-to-pay: processamento de faturas e relatórios
• Estoque e cadeia de suprimentos: categorização e gerenciamento

Em suma, as empresas que utilizam a automação, mesmo que em pequeno grau, podem ver melhorias drásticas em seus fluxos de trabalho de documentos digitais.

A nuvem

Unificar os dados da sua empresa na nuvem é uma etapa vital nas estratégias digitais de muitas organizações.

No ano passado, o mercado mundial de serviços de nuvem pública foi de US$ 182 bilhões, até 2022 valerá US$ 331 bilhões

Usar a nuvem para otimizar seus fluxos de trabalho de documentos digitais e melhorar o acesso em toda a sua empresa é uma maneira relativamente simples e eficaz de atualizar os processos.

Preocupações históricas sobre a segurança de servidores baseados em nuvem foram fechadas nos últimos anos.

Isso se deve principalmente à grande melhoria que os data centers viram.

Os data centers de nível IV, em particular, são tão seguros ou até mais seguros do que os servidores locais.

Vantagens dos fluxos de trabalho de digitalização de documentação

Como observamos nesta postagem do blog, há vários problemas que surgem do processamento inadequado de documentos digitais para informações e dados.

A correção desses problemas começa primeiro com a compreensão de que a criação de documentos é uma função comercial essencial e como essa criação de documentos é tratada - em termos de captura, armazenamento e fluxo de trabalho - é crucial para obter os benefícios e vantagens da documentação digital.

Aqui estão algumas dessas vantagens:

Reduzindo a dependência de documentos impressos

Não ignoramos o fato de que pode ser uma grande mudança para uma empresa abandonar os processos baseados em papel.

Para muitos, no entanto, é uma mudança necessária adotar até certo ponto os fluxos de trabalho de documentos digitais.

A utilização de um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) pode aumentar significativamente a produtividade de seus fluxos de trabalho.

Isso economizará tempo e materiais em relação aos equivalentes físicos baseados em papel.

Ele também lhe dará maior visibilidade e controle sobre documentos e dados que passam pela sua empresa, permitindo que você dite seu fluxo de trabalho e não o contrário.

Tempo melhor gasto

Com menos tempo gasto pesquisando, armazenando e manipulando dados e informações, os funcionários podem usar melhor seu tempo quando a automação do fluxo de documentos e os procedimentos de gerenciamento de documentos de qualidade estão em vigor.

Isso oferece benefícios para a empresa e para o funcionário – a equipe perde menos tempo enquanto o empregador não está pagando à equipe para gastar uma quantidade excessiva de tempo procurando documentos aos quais agora têm acesso instantâneo.

Preparando-se para Conformidade

Goste ou não, a conformidade é uma área séria de consideração para as empresas hoje.

Com leis como CCPA, SHIELD e leis específicas do setor, como HIPAA, está rapidamente se tornando imperativo que as organizações organizem as informações que possuem de uma maneira que seja fácil para elas permanecerem em conformidade com o conjunto emergente de regulamentações que entram em vigor.

Para as empresas que detêm informações significativas sobre os clientes, particularmente dados confidenciais ou de identificação, obter um fluxo de trabalho de digitalização de documentos que armazene informações com segurança de maneira eficaz é um investimento inteligente.

Aprendizado:

• Fluxos de trabalho de documentos digitais ruins levam à eficiência e à insatisfação
• Estes são causados ​​por dados em silos, comunicação deficiente e processos demorados em papel
• A automação, a nuvem e a redução da dependência do papel em sua organização podem melhorar significativamente seus processos e eficiências operacionais.

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