10 celów zarządzania projektami w celu poprawy wydajności

Zapytaj dowolnego kierownika projektu, a powie Ci, że nie ma nic lepszego niż podekscytowanie, które odczuwasz, gdy osiągasz swój cel projektu.

Cele i zadania zarządzania projektami są kluczowe dla każdego sukcesu biznesowego, ponieważ określają priorytety i oczekiwania.

Ale czy cele i zadania w zarządzaniu projektami to to samo i jak możesz pisać i wyznaczać inteligentne cele dla swoich projektów?

W tym blogu podajemy odpowiedzi na te pytania i przedstawiamy 10 praktycznych przykładów celów zarządzania projektami, które możesz od razu wprowadzić w życie.

Jaki jest cel w zarządzaniu projektami?

Cel projektu to docelowy pożądany wynik biznesowy, który projekt powinien osiągnąć. Może to być generowanie określonej kwoty przychodów, rozwiązywanie problemu lub zapewnianie najwyższej jakości obsługi klienta. Z drugiej strony cel zarządzania projektem to coś, co jest bardziej związane z procesem zarządzania. Jako kierownik projektu Twoim celem zarządzania projektem może być mądre wykorzystanie zasobów, kontrola budżetów lub wdrożenie odpowiednich procedur.

Wypróbuj procę

Cele zarządzania projektami VS cele: jaka jest różnica?

Główna różnica między celami i celami zarządzania projektem polega na tym, że cele definiują ogólne intencje i ambicje firmy, podczas gdy cele to precyzyjne działania, które zespół projektowy podejmuje, aby zbliżyć się do celu.

• Cel projektu to to, co należy osiągnąć.
• Cel projektu to sposób, w jaki cel zostanie osiągnięty.

Na przykład celem firmy może być dotarcie do 100 000 subskrybentów na firmowym kanale YouTube w ciągu 12 miesięcy. Cele związane z tym celem mogą obejmować produkowanie 10 filmów miesięcznie, zatrudnianie 2 dodatkowych edytorów wideo, współpracę z influencerami YouTube w Twojej niszy oraz przeprowadzanie audytu SEO na starych filmach z kanałów.

Jak pisać i ustalać cele zarządzania projektami?

Pisanie i ustalanie celów jest nieodzowną częścią planowania projektu. Skuteczni kierownicy projektów rozumieją, jak ważne jest wyznaczanie właściwych celów dla ogólnej strategii projektu. Strategie zarządzania projektami zapewniają jasny plan lepszej pracy zespołowej i pomagają zespołom w rozwiązywaniu problemów projektowych, śledzeniu tego, co się dzieje, aby osiągnąć swoje cele.

Ustalając właściwe cele projektu, tworzysz idealną mapę drogową projektu do sukcesu. Kiedy wiesz, co chcesz osiągnąć, łatwiej nad tym pracować. Na przykład, jeśli naprawdę chcesz poprawić produktywność, będziesz dokładnie wiedział, co musisz zrobić, wyznaczając konkretny cel, który określa cele Twoich celów, taktyki i najlepsze praktyki, aby to osiągnąć.

Zanim zaczniesz pracować nad swoimi celami, najpierw upewnij się, że formułujesz je mądrze. Cele SMART to metoda wyznaczania celów, która oznacza określone, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone w czasie.

Konkretne – Upewnij się, że Twoje cele są jasno określone: ​​Zwiększ ruch organiczny o 30%.

Mierzalny – upewnij się, że Twoje cele są możliwe do śledzenia: Zrewiduj stare blogi i dodaj 30 nowych linków zwrotnych, aby zwiększyć widoczność SEO.

Osiągalne – upewnij się, że Twoje cele są osiągalne: zdobądź odpowiednich członków zespołu, którzy pomogą Ci to osiągnąć.

Trafne – Upewnij się, że Twoje cele są realistyczne: Przeanalizuj, czy możesz osiągnąć ten wzrost w określonych ramach czasowych.

Terminowe – Upewnij się, że Twoje cele mają ostateczny termin: Zwiększ ruch organiczny o 30% w 3 miesiące.

Pisanie celów SMART, a następnie ich prawidłowe wyznaczanie oznacza nastawienie firmy na osiąganie celów w bardzo konkretny, klarowny sposób.

10 celów zarządzania projektami w celu poprawy wydajności

Teraz, gdy już wiesz, jakie są cele i zadania zarządzania projektem i jaka jest różnica między nimi, oto 10 celów zarządzania projektami, które możesz pożyczyć, aby poprawić wydajność swojego projektu:

1. Trzymaj się terminów i kończ projekty na czas

Dwa z najważniejszych wymagań podczas zarządzania projektem to dotrzymywanie terminów i terminowe zakończenie projektu. Aby zarządzać czasem, wielu kierowników projektów używa narzędzi do zarządzania zadaniami do śledzenia postępu zadań, zależności i kamieni milowych.

Często krytyczne zadania mogą być przyczyną opóźniania projektów. Zadania krytyczne to zadania, które bezpośrednio wpłyną na terminowe zakończenie projektu, kierownicy projektów muszą je wcześniej zidentyfikować. Aby mieć pewność, że zawsze dotrzymujesz terminów i kończysz projekty na czas, możesz ustawić cel zarządzania projektami, aby określić, jak długo trwa każde zadanie i znaleźć sposób na oszacowanie ich zależności od innych zadań.

2. Budżet kontrolny

Podobnie jak w przypadku pierwszego celu z naszej listy, kontrolowanie budżetu projektu jest również bardzo ważnym wymogiem. Każdy kierownik projektu musi śledzić koszty projektu i wprowadzać niezbędne korekty, aby uniknąć przekroczenia budżetu. W zależności od charakteru projektu, koszty mogą obejmować zasoby, takie jak zaopatrzenie, członkowie zespołu, wydatki administracyjne itp. Kluczem do realizacji projektu w ramach budżetu jest jednak możliwość identyfikacji i opanowania eskalacji kosztów w trakcie realizacji projektu.

3. Popraw współpracę i komunikację w zespole

Zawsze jest miejsce na poprawę współpracy i komunikacji w zespole, co sprawia, że ​​ten cel zarządzania projektami jest świetnym celem, do którego należy dążyć. Ale zanim ustalisz ten cel, najpierw musisz określić, jak dokładnie możesz go poprawić. Może to być coś w rodzaju utworzenia kanału komunikatora na WhatsApp, rozpoczęcia regularnego cotygodniowego spotkania na Skypie, aby nadrobić zaległości w pracy wszystkich, lub jeszcze lepiej zainwestowania w aplikację do współpracy i komunikacji zespołowej.

4. Popraw produktywność

Wydajność jest jednym z głównych problemów kierowników projektów. Jeśli zastanawiasz się, jak zwiększyć produktywność zespołu i projektów, powinieneś rozważyć zakup oprogramowania do zarządzania projektami. Tego typu rozwiązania oferują prostotę i niezawodność oraz umożliwiają rozwój produktywności Twojego zespołu. Nawet Forbes wymienił adopcję oprogramowania jako jeden z trendów do obserwowania w zarządzaniu projektami i produktywności, więc jesteśmy pewni, że te narzędzia nie znikną.

Dzięki funkcjom i funkcjom zarządzania projektami takie narzędzia pomagają kierownikom projektów z łatwością zarządzać wieloma złożonymi projektami i łączyć wszystkich członków zespołu, elementy treści i pliki w jednym miejscu.

Cele dla tego celu mogą obejmować badanie różnych dostawców, rejestrowanie się w demonstracjach produktów i testowanie różnych rozwiązań dostępnych na rynku.

5. Zarządzaj oczekiwaniami interesariuszy

Interesariusze stanowią system wsparcia Twojego projektu i organizacji i mają bezpośredni wpływ na powodzenie projektu, dlatego niezwykle ważne jest, aby kierownicy projektów zadbali o to, aby ich oczekiwania zostały spełnione (a nawet lepiej, jeśli zostaną przekroczone). Jest to jedna z najtrudniejszych części procesu zarządzania projektami, dlatego tak ważne jest, aby cel skupiał się na jego osiągnięciu.

Twoi interesariusze mogą nie spodobać się wynikowi, ale przynajmniej powinieneś zwołać specjalne spotkanie, aby omówić szczegóły, jeśli pojawią się jakieś konkretne pytania, często informować o postępach projektu i regularnie tworzyć wartości.

6. Optymalnie wykorzystuj zasoby projektu

Wszyscy wiedzą, że projekty mają ograniczone zasoby do pracy – budżet, czas, ludzie itp., a zadaniem kierowników projektów jest dostarczanie tych projektów przy tych ograniczonych zasobach. Celem jest znalezienie najlepszego sposobu na optymalne wykorzystanie zasobów, które udało Ci się zabezpieczyć dla swojego projektu.

To coś więcej niż cel zarządzania projektem, to także sprawdzian Twoich umiejętności, aby jak najlepiej wykorzystać dostępny czas, zapewniony budżet i liczbę osób.

7. Popraw efektywność spotkań zespołu

Chcesz, aby spotkania Twojego zespołu były bardziej efektywne? Jeśli tak, to powinien to być jeden z Twoich głównych priorytetów. Zanim jednak wyznaczysz sobie cel SMART, musisz zdefiniować, dlaczego spotkania zespołu, które obecnie organizujesz, są nieskuteczne? Jak myślisz, co można by ulepszyć, aby stały się bardziej efektywne? Być może możesz ograniczyć cotygodniowe spotkania zespołu lub przedstawić jasny plan spotkania.

8. Stwórz kulturę opartą na danych

Budowanie kultury opartej na danych jest obecnie głównym celem wielu organizacji dążących do osiągania lepszych wyników. Kultura oparta na danych ma miejsce, gdy organizacja wykorzystuje dane w centrum podejmowania decyzji w każdym dziale. Zaufanie do danych w podejmowaniu decyzji oznacza nie zaczynanie od zera, ale poleganie na informacjach, które wcześniej dobrze działały, branie ich pod uwagę i umieszczanie ich w centrum tego, co chcesz osiągnąć.

9. Uprość komunikację i współpracę z klientami

Współpraca i komunikowanie się z klientami nie jest tak łatwe, jak mogłoby się wydawać. Jako kierownik projektu wiesz, że długotrwałe relacje z klientami i klientami wymagają wysiłku i poświęcenia, a nie powstają z dnia na dzień.

Aby uprościć współpracę i komunikację z klientami, potrzebne jest specyficzne podejście – musisz zapewnić zaufanie, widoczność, kontrolę, wygodne uczestnictwo i informacje zwrotne oraz szybki sposób na przejrzystość w każdej sytuacji. Aby to zrobić, możesz wyznaczyć cel stworzenia łatwego i jasnego sposobu na otrzymywanie informacji zwrotnych od klientów na wszystkich poziomach i projektach. Innym celem, który można ustawić, jest skrócenie czasu odpowiedzi na zgłoszenie serwisowe lub utworzenie biblioteki, do której należy przejść ze wszystkimi potrzebnymi zasobami.

10. Nie przestawaj się uczyć i ewoluować dzięki nowym praktykom

Jest to bardzo potężny i profesjonalnie zorientowany cel zarządzania projektami. Wraz z pojawieniem się nowych technologii i paradygmatów przywództwa, dyscyplina zarządzania projektami przechodzi znaczącą transformację. Dlatego ważne jest, aby nadążać za najnowszymi trendami, aby móc szybko dostosować się do tych zmian i łatwiej wdrażać je w swoim stylu zarządzania.

Możesz wyznaczyć sobie cel, aby wziąć udział w bezpłatnym kursie online, czytać blogi dotyczące zarządzania projektami, dołączyć do lokalnych wydarzeń PM i/lub uczestniczyć w warsztatach edukacyjnych i corocznych konferencjach.

Jak Slingshot może pomóc Ci osiągnąć cele projektu?

Slingshot został zaprojektowany, aby przekształcić Twoje projekty w historie sukcesu. Jest to jedyne narzędzie produktywności na rynku, które usprawnia wszystkie ruchome części każdego projektu. Nasza platforma łączy wszystkie narzędzia i spostrzeżenia, których potrzebuje Twój zespół, czyniąc z niej Twoje centrum kontroli projektów, z którego możesz łatwo śledzić postęp każdego projektu i nie tylko.

Slingshot upraszcza współpracę, obejmując nowoczesne zarządzanie plikami projektów, zadań i zespołów, czat i analizę danych — wszystko w jednej aplikacji, do której można uzyskać dostęp w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia. Dzięki solidnemu przepływowi produktywności po wyjęciu z pudełka, Slingshot umożliwia zespołom przecinanie silosów, zapobiega przerwom w pracy i ułatwia wszystkim lepszą i mądrzejszą współpracę.

Kiedy masz wszystko, czego potrzebujesz, aby zarządzać swoim projektem jak profesjonalista w jednym narzędziu, osiągniesz swoje cele zarządzania projektami łatwiej i szybciej niż kiedykolwiek wcześniej. Wypróbuj za darmo już dziś i zobacz, jak Slingshot może pomóc Twojemu zespołowi osiągnąć niezwykłe wyniki.