10 objetivos de gestión de proyectos para mejorar el rendimiento

Pregúntele a cualquier gerente de proyecto y le dirá que no hay nada como la emoción que siente cuando alcanza la meta de su proyecto.

Las metas y objetivos de la gestión de proyectos son clave para el éxito de cualquier negocio, ya que describen las prioridades y expectativas.

Pero, ¿las metas y los objetivos en la gestión de proyectos son lo mismo y cómo puede escribir y establecer metas inteligentes para sus proyectos?

En este blog, le damos las respuestas a estas preguntas y le brindamos 10 ejemplos prácticos de objetivos de gestión de proyectos que puede poner en práctica de inmediato.

¿Qué es un objetivo en la gestión de proyectos?

Un objetivo del proyecto es el resultado comercial deseado que el proyecto debe lograr. Esto podría generar una cierta cantidad de ingresos, resolver un problema o brindar una experiencia de cliente de primer nivel. El objetivo de la gestión de proyectos, por otro lado, es algo que está más relacionado con el proceso de gestión. Como gerente de proyectos, su objetivo de gestión de proyectos podría ser utilizar los recursos de manera inteligente, controlar los presupuestos o implementar los procedimientos adecuados.

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Metas de Gestión de Proyectos VS Objetivos: ¿Cuál es la diferencia?

La principal diferencia entre las metas y los objetivos de la gestión de proyectos es que las metas definen las intenciones y ambiciones generales del negocio, mientras que los objetivos son las acciones precisas que toma el equipo del proyecto para acercarse a la meta.

• El objetivo de un proyecto es lo que debe lograrse.
• Un objetivo del proyecto es cómo se logrará la meta.

Por ejemplo, el objetivo de una empresa puede ser llegar a 100 000 suscriptores en el canal de YouTube de la empresa en 12 meses. Los objetivos relacionados con este objetivo pueden incluir la producción de 10 videos al mes, la contratación de 2 editores de video más, la asociación con personas influyentes de YouTube en su nicho y la realización de una auditoría de SEO en videos de canales antiguos.

¿Cómo escribir y establecer objetivos de gestión de proyectos?

Escribir y establecer objetivos es una parte indispensable de la planificación de proyectos. Los gerentes de proyecto efectivos comprenden la importancia de establecer los objetivos correctos para la estrategia general del proyecto. Las estrategias de gestión de proyectos brindan un plan claro para un mejor trabajo en equipo y ayudan a los equipos a abordar los desafíos del proyecto, realizar un seguimiento de lo que sucede para alcanzar sus objetivos.

Al establecer los objetivos correctos del proyecto, está creando la hoja de ruta del proyecto perfecta para el éxito. Cuando sabes lo que quieres lograr, es más fácil trabajar para lograrlo. Por ejemplo, si realmente desea mejorar la productividad, sabrá exactamente lo que debe hacer al establecer una meta específica que describa los objetivos, las tácticas y las mejores prácticas de sus metas para lograrlo.

Antes de comenzar a trabajar en sus objetivos, primero debe asegurarse de formularlos de manera inteligente. Los objetivos SMART son un método de establecimiento de objetivos que significa específico, medible, alcanzable, relevante y de duración determinada.

Específico : asegúrese de que sus objetivos estén claramente definidos: aumente el tráfico orgánico en un 30%.

Medible : asegúrese de que sus objetivos sean rastreables: actualice los blogs antiguos y agregue 30 nuevos vínculos de retroceso para aumentar la visibilidad de SEO.

Alcanzable : asegúrese de que sus objetivos sean alcanzables: obtenga los miembros adecuados del equipo para ayudar a que esto suceda a bordo.

Relevante : asegúrese de que sus objetivos sean realistas: analice si puede lograr ese aumento en el marco de tiempo definido.

Con límite de tiempo : asegúrese de que sus objetivos tengan una fecha límite: aumente el tráfico orgánico en un 30% en 3 meses.

Escribir objetivos SMART y luego establecerlos correctamente significa configurar su negocio para lograr sus objetivos de una manera muy específica y clara.

10 objetivos de gestión de proyectos para mejorar el rendimiento

Ahora que comprende qué son las metas y los objetivos de la gestión de proyectos y cuál es la diferencia entre los dos, aquí hay 10 objetivos de gestión de proyectos que puede tomar prestados para mejorar el rendimiento de su proyecto:

1. Respete los plazos y termine los proyectos a tiempo

Dos de los requisitos más importantes al administrar un proyecto son cumplir con los plazos y terminar el proyecto a tiempo. Para administrar el tiempo, muchos gerentes de proyectos utilizan herramientas de administración de tareas para realizar un seguimiento del progreso de las tareas, las dependencias y los hitos.

Muchas veces, las tareas críticas pueden ser las culpables de retrasar los proyectos. Las tareas críticas son tareas que impactarán directamente en que el proyecto se complete a tiempo, los gerentes de proyecto deben identificarlas con anticipación. Para asegurarse de cumplir siempre los plazos y terminar los proyectos a tiempo, puede establecer un objetivo de gestión de proyectos para determinar cuánto tiempo lleva cada tarea y encontrar una manera de medir su dependencia de otras tareas.

2. Controlar el presupuesto

De manera similar, para el primer objetivo de nuestra lista, controlar el presupuesto de un proyecto también es un requisito muy importante. Cada gerente de proyecto debe realizar un seguimiento de los costos del proyecto y hacer los ajustes necesarios para evitar exceder el presupuesto. Dependiendo de la naturaleza del proyecto, los costos pueden incluir recursos como suministros, miembros del equipo, gastos administrativos, etc. Sin embargo, la clave para entregar un proyecto dentro del presupuesto es poder identificar y controlar la escalada de costos durante la ejecución del proyecto.

3. Mejorar la colaboración y comunicación del equipo

Siempre hay margen de mejora en la colaboración y la comunicación del equipo, lo que hace que este objetivo de gestión de proyectos sea excelente para luchar. Pero antes de establecer ese objetivo, primero debe determinar exactamente cómo puede mejorarlo. Podría ser algo como configurar un canal de mensajería en WhatsApp, comenzar una reunión semanal regular de Skype para ponerse al día con el trabajo de todos, o mejor aún, invertir en una aplicación de comunicación y colaboración en equipo.

4. Mejorar la productividad

La productividad es una de las principales preocupaciones de los directores de proyectos. Si se pregunta cómo aumentar la productividad de su equipo y proyecto, debería considerar adquirir un software de gestión de proyectos. Estos tipos de soluciones ofrecen simplicidad y confiabilidad y permiten que la productividad de su equipo prospere. Incluso Forbes mencionó la adopción de software como una de las tendencias a tener en cuenta en la gestión de proyectos y la productividad, por lo que estamos seguros de que estas herramientas llegaron para quedarse.

Con sus características y funcionalidades de administración de proyectos, estas herramientas ayudan a los administradores de proyectos a administrar múltiples proyectos complejos con facilidad y unir a todos los miembros de su equipo, piezas de contenido y archivos en un solo lugar.

Los objetivos de esta meta pueden incluir la investigación de diferentes proveedores, registrarse para demostraciones de productos y probar las diversas soluciones en el mercado.

5. Gestionar las expectativas de las partes interesadas

Las partes interesadas son el sistema de apoyo de su proyecto y organización y se ven directamente afectadas por el éxito del proyecto, por lo que es extremadamente importante que los gerentes de proyecto se aseguren de que se cumplan sus expectativas (y mejor aún si se superan). Es una de las partes más complicadas de los procesos de gestión de proyectos, por lo que es crucial tener un objetivo que se centre en lograrlo.

Es posible que a las partes interesadas no les agrade el resultado, pero, como mínimo, debe convocar una reunión especial para discutir los detalles si surge alguna pregunta específica, informar el progreso del proyecto con frecuencia y producir valor regularmente.

6. Utilizar de manera óptima los recursos del proyecto

Todo el mundo sabe que los proyectos tienen recursos limitados para trabajar: presupuesto, tiempo, personas, etc., y el trabajo de los gerentes de proyectos es entregar estos proyectos con estos recursos limitados. El objetivo aquí es encontrar la mejor manera de utilizar de manera óptima los recursos que ha podido obtener para su proyecto.

Esto es más que un objetivo de gestión de proyectos, también es una prueba de su habilidad para aprovechar al máximo su tiempo disponible, el presupuesto provisto y la cantidad de personas.

7. Mejora la efectividad de las reuniones de equipo

¿Quieres que las reuniones de tu equipo sean más efectivas? Si es así, entonces esta debería ser una de sus principales prioridades. Sin embargo, antes de establecer un objetivo SMART para esto, debe definir por qué las reuniones de equipo que realiza actualmente son ineficaces. ¿Qué crees que se podría mejorar para que sean más efectivos? Tal vez pueda reducir las reuniones semanales de su equipo o presentar una agenda de reunión clara.

8. Cree una cultura basada en datos

Construir una cultura basada en datos es actualmente un objetivo principal para muchas organizaciones que se esfuerzan por lograr mejores resultados. Una cultura basada en datos es cuando una organización utiliza datos en el centro de su toma de decisiones en cada departamento. Confiar en los datos para guiar sus decisiones significa no comenzar desde cero, sino confiar en información que ha funcionado bien antes, tenerla en cuenta y ponerla en el centro de lo que está tratando de lograr.

9. Simplifique la comunicación y la colaboración con los clientes

Colaborar y comunicarse con los clientes no es tan fácil como la mayoría de la gente piensa. Como gerente de proyectos, usted sabe que las relaciones duraderas con los clientes requieren esfuerzo y dedicación, no suceden de la noche a la mañana.

Para simplificar la colaboración y la comunicación con los clientes, se necesita un enfoque específico: debe garantizar la confianza, la visibilidad, el control, la participación y los comentarios cómodos, y una forma rápida de transparencia en cualquier situación. Para hacer eso, puede establecer un objetivo para crear una forma fácil y clara de recibir comentarios de los clientes en todos los niveles y proyectos. Otro objetivo que podría establecer es reducir el tiempo de respuesta de la llamada de servicio o crear una biblioteca de referencia con todos los activos necesarios.

10. No dejes de aprender y evolucionar con nuevas prácticas

Este es un objetivo de gestión de proyectos muy poderoso y orientado profesionalmente. Con el surgimiento de nuevos paradigmas tecnológicos y de liderazgo, la disciplina de gestión de proyectos está experimentando una transformación significativa. Por eso es importante mantenerse al día con las últimas tendencias, para que pueda adaptarse a estos cambios rápidamente e implementarlos en su estilo de gestión con mayor facilidad.

Puede establecer el objetivo de realizar un curso en línea gratuito, leer blogs de gestión de proyectos, unirse a eventos locales de PM y/o asistir a talleres educativos y conferencias anuales.

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