Jak wyszczególniać faktury w celu uzyskania większej przejrzystości?

Faktury są oczywiście drogą do uzyskania zapłaty, ale jeśli nie są one prawidłowo wyszczególnione, może to opóźnić płatność i wywołać zapytania od klientów, a czasami nawet spowodować przestarzałe należności. Podobnie jak ścieżka wypełniona przeszkodami, każda blokada drogowa chroni Cię przed ciężko zarobionymi pieniędzmi.

Jednak stosując kilka prostych wskazówek, możesz mieć pewność, że Twoje faktury są przejrzyste, wnikliwe, a co najważniejsze, opłacone na czas. Możesz wtedy przejść do następnej pracy, gdzie cykl zaczyna się od nowa.

W tym artykule omówimy, jak poprawnie wyszczególnić pozycje, i podamy kilka przydatnych wskazówek dotyczących tworzenia faktury z wyszczególnieniem pozycji. Zacznijmy!

Korzyści z prawidłowego wyszczególnienia faktur

Zanim przejdziemy dalej, porozmawiajmy o tym, czym jest „pozycja”. W bardzo prosty sposób oznacza to opisanie wykonanej pracy i podanie kosztów. Innymi słowy, jest to zestawienie wykonanych zadań wraz z powiązanymi kosztami dla każdego z nich:

Już z tego krótkiego opisu prawdopodobnie dowiesz się, dlaczego wyszczególnianie pozycji jest dobrodziejstwem dla Twoich klientów i klientów. Po pierwsze, mogą dokładnie zobaczyć, za co płacą i jak rozdzielane są koszty. Dzięki temu płacenie faktury jest dla nich bardzo szybkie, ponieważ muszą po prostu przyjrzeć się fakturze i zainicjować płatność.

Jednak chociaż szybka płatność jest korzyścią, może również usprawnić rozwiązywanie konfliktów. Na przykład rozwiązanie wszystkich zapytań oprócz najbardziej złożonych nie powinno zająć więcej niż rzut oka, biorąc pod uwagę podany poziom szczegółowości. Faktura powinna dokładnie wskazywać, jakie prace wykonałeś, oraz rozbicie kosztów. Cokolwiek mniej spowoduje wydłużenie procesu rozwiązywania problemów.

Utwórz szczegółową fakturę dla lepszej przejrzystości

Z przyjemnością dowiesz się, że tworzenie szczegółowej faktury jest prostym procesem i opiera się na kilku zdroworozsądkowych wskazówkach. Oto tylko trzy z nich!

1. Oferuj bezpośrednie i zrozumiałe opisy

Po pierwsze, podstawową barierą w przyjmowaniu płatności dla klienta lub klienta są niejasne opisy. W końcu, jeśli wiersz po prostu mówi „Działa wyrenderowane”, niewiele można powiedzieć klientowi, do czego to właściwie odnosi się i czy opłata jest prawidłowa. Ma to efekt domina, ponieważ zostaniesz poproszony o zapewnienie przejrzystości – co może powodować niepotrzebne opóźnienia.

Krótko mówiąc, wszystko na fakturze powinno koncentrować się na zaoferowaniu klientowi jednej akcji: opłaceniu faktury. Oznacza to, że powinni być w stanie odpowiedzieć na pytania Czy koszt tej pracy jest prawidłowy? i Czy rozumiem, za co płacę? Jeśli te odpowiedzi brzmią „Nie” w obu przypadkach, twoje opisy wymagają trochę pracy.

Na szczęście jest to łatwe rozwiązanie. Radzimy podać jak najwięcej szczegółów w jednym wierszu. Oczywiście zależy to od wykonanej pracy, ale zalecamy również podzielenie większych zadań na łatwe do zrozumienia wpisy podrzędne.

2. Rozdziel większe projekty na mniejsze, podzielone na części kawałki

Dość często nie będziesz wykonywać tylko jednego lub dwóch małych zleceń dla klienta, ale większy projekt składający się z wielu podzadań. W zależności od samej pracy, nie ma nic złego w utrzymywaniu projektu w jednej linii, zwłaszcza jeśli uzgodniłeś już pełny koszt.

Jednak podzielenie projektu na wiele wpisów, które są odpowiednio wycenione, pozwala klientowi zobaczyć dwie rzeczy:

• Dokładna praca, którą wykonałeś.
• Ile kosztuje każde zadanie.

Oprócz zapewnienia szybkiej płatności ma to jeszcze jedną zaletę. Rozbijając każde zadanie w projekcie, klient może ulec pokusie przedłużenia współpracy z Tobą w oparciu o indywidualną cenę każdego zadania.

Co więcej, są również w stanie zaplanować budżet na przyszłe projekty wewnętrznie, bez początkowego angażowania użytkownika. Jest też korzyść, gdy te budżety są zatwierdzane przez przełożonych.

Dobrą wiadomością jest to, że jeśli masz uporządkowaną resztę elementów, rozbicie projektu na jego komponenty powinno być błyskawiczne. Możesz jednak rozpocząć ten proces od samego początku dzięki funkcji szacowania Hiveage:

Tutaj możesz od samego początku przedstawić klientowi szczegółową wycenę i zamienić ją na fakturę po zakończeniu projektu. Wyszczególniając na początku, możesz wystawić pełną fakturę w ciągu kilku sekund, co stanowi kolejną wyraźną drogę do zdeponowania faktury.

3. Nie zapomnij również wyszczególnić swoich kosztów

Na koniec mamy element wyszczególniający, którego być może wcześniej nie brałeś pod uwagę. Zadania, które wykonujesz, powinny być w pełni wyszczególnione, podobnie jak koszt tych zadań.

Mówiąc najprościej, poprzez rozbicie kosztów z wyszczególnieniem fakturowania, klient będzie mógł nie tylko zobaczyć łączną cenę za każdy wpis, ale także stawkę opartą na czasie, jeśli ma to zastosowanie, wraz z wszelkimi kosztami jednostkowymi związanymi z zadaniem.

Jak sugerowaliśmy w tym artykule, podanie klientowi jak największej ilości informacji zwalnia go z obowiązku zapłaty faktury. Kompletny podział kosztów to kolejny aspekt, który może pomóc.

Jednak tworzenie szczegółowych rachunków wymaga trochę przemyślenia. Z pewnością będziesz musiał pokazać ogólną sumę danego wpisu, ale podział tej sumy zależy od Twojej niszy lub firmy. Zazwyczaj dołączasz niektóre z następujących elementów:

• Kwota jednostkowa, jeśli sprzedajesz produkty lub usługi w wielokrotnościach.
• Opłata oparta na czasie, np. stawka godzinowa (jeśli jesteś freelancerem lub osobą kreatywną)
• Stawka za jednostkę, która zwykle wiąże się z obydwoma powyższymi.

Dobrą wiadomością jest to, że większość programów do fakturowania, które są warte swojej uwagi, zapewnia możliwość rozbicia kosztów na jednostki i stawki, więc niezależnie od wybranego rozwiązania, będziesz w stanie stworzyć szczegółowy rachunek bez zamieszania.

Wniosek: jak korzystać z szczegółowego szablonu faktury

Im łatwiej spłacisz klientowi, tym szybciej rosną Twoje dochody. Wyszczególnienie faktur dla absolutnej przejrzystości może pomóc w zapewnieniu płynnego przebiegu procesu płatności. W końcu bez wyraźnego podziału pracy, którą wykonałeś, klient będzie musiał przepracować zapytania – co jest stratą dla obu stron.

W tym poście przyjrzeliśmy się, jak wyszczególnić faktury w celu zwiększenia przejrzystości. Uważamy, że istnieją trzy wskazówki, które należy podjąć:

1. Upewnij się, że opisy każdego zadania lub pracy są jasne i łatwe do zrozumienia.
2. Może być konieczne rozbicie większych projektów na mniejsze zadania.
3. Wyszczególnij koszty pracy, aby pomóc klientom dowiedzieć się, czy są naliczane prawidłowo.

Czy masz jakieś wskazówki dotyczące oferowania przejrzystych, szczegółowych rozliczeń? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!