I 10 più grandi errori di fatturazione aziendale che puoi facilmente evitare

Pubblicato: 2019-12-20

Tra tutte le tue responsabilità come imprenditore, non c'è niente di più importante della fatturazione. Senza fatturazione, non sarai in grado di far fluire denaro nella tua attività. Senza quei soldi, non sarai in grado di far crescere la tua attività, per non parlare di tenere le porte aperte per molto tempo. La fatturazione, tuttavia, è più del semplice pagamento dei beni e dei servizi forniti. Può anche plasmare il rapporto che hai con i tuoi clienti. Pensaci per un secondo. Se hai inviato un'e-mail a un cliente dicendo: "Ehi, paga subito quei $ 500 o altro!" Come pensi che risponderebbe quel cliente? Anche se ti pagano al più presto, dubito fortemente che faranno di nuovo affari con te. Con questo in mente, è tempo di considerare ciò che le tue abitudini di fatturazione dicono di te come imprenditore.

Ti dimentichi di fatturare i tuoi clienti

Quello che questo sembra dire di te: non ti interessa quando, o se, vieni pagato.

Questo è senza dubbio il peggior errore che un imprenditore possa fare. Dimenticare di fatturare i tuoi clienti è un'indicazione che non ti interessa quando, o se, verrai mai ricompensato per i servizi o i prodotti resi. Inoltre, può mostrare al cliente che non sei un professionista che merita di essere pagato in tempo.

Se vuoi essere preso sul serio come professionista, migliorando al contempo il tuo flusso di cassa, fai sempre della fatturazione una priorità.

Non segui mai i pagamenti in ritardo

Quello che questo sembra dire di te: essere pagato non è un grosso problema per me.

Anche se hai reso la fatturazione una priorità, è comunque fondamentale dare seguito a eventuali fatture scadute. Dopotutto, ci saranno momenti in cui una fattura non è stata pagata entro la data di scadenza. Non essere proattivi dimostra che essere pagato non è importante per te.

In qualità di imprenditore, è tua responsabilità dare seguito ai ritardi di pagamento. Ciò può comportare un'e-mail, una telefonata o una visita gentile (ma ferma) se il cliente è nelle tue vicinanze. Ricorda, più a lungo aspetti, meno è probabile che la fattura venga pagata. Se utilizzi un software di fatturazione, invierà automaticamente ai tuoi clienti promemoria di pagamento in ritardo.

Ancora una volta, se vuoi essere preso sul serio come professionista, e non come un dilettante che può essere spinto oltre, segui immediatamente i ritardi di pagamento. In molti casi scoprirai che in realtà c'è una buona ragione per cui il cliente non ha rispettato la data di scadenza. Tuttavia, se il cliente non risponde, potresti dover intraprendere azioni come portarlo in tribunale per le controversie di modesta entità.

Segui troppo

Ciò che questo sembra dire di te: sei disperato.

Allo stesso tempo, non vuoi molestare i tuoi clienti più volte al giorno. Sei un imprenditore e non una losca agenzia di riscossione.

Perseguitando i tuoi clienti per un pagamento, non solo li infastidisci, ma ti sembri disperato. E quando sembri disperato, stai dando al cliente più leva per lesinare su un pagamento.

Questo non significa che dovresti essere compiacente. Sicuramente il follow-up sui pagamenti in ritardo, ma non esagerare.

Hai bisogno di un acconto

Ciò che questo sembra dire di te: sei impegnato, affidabile e degno di fiducia.

La richiesta di un acconto è in realtà una pratica comune tra gli imprenditori. Che sia 50/50 o suddiviso in terzi, questo rassicura il cliente che ti impegni a completare il progetto. Inoltre, mostra ai clienti che sei un professionista che sa come gestire efficacemente un'impresa.

Come ulteriore vantaggio, gli acconti ti danno un afflusso di denaro per pagare le tue spese mentre lavori su progetti più grandi. Inoltre, attenua il colpo se un cliente rinuncia a un pagamento.

Richiedi il pagamento per intero

Cosa dice di te: non ti fidi del cliente.

Ad essere onesti, questa può essere un'altra pratica quando si tratta di clienti esclusivi e di fascia alta. Di conseguenza, ti assicura di non essere giocato quando è il momento di fatturare questi clienti.

Tuttavia, può comunque essere una mossa rischiosa da parte tua. Richiedendo un pagamento in-fill prima dell'inizio di un pagamento invia un segnale al cliente che non ti fidi di loro. E lavoreresti con qualcuno di cui non ti fidi?

Se non sei sicuro di un nuovo cliente, fai delle ricerche per assicurarti che non abbia una cattiva reputazione. Se non sei ancora positivo, un'opzione migliore sarebbe chiedere un acconto.

Fatturare una volta che il progetto è completato

Ciò che questo sembra dire di te: potresti provare a tirarne uno veloce.

Ancora una volta, questo non è completamente fuori dalla norma. Voglio dire, in quale altro momento dovresti fatturare un cliente, allora?

Ecco la preoccupazione. Se fatturate al cliente nell'istante in cui avete completato un progetto, potrebbe sospettare che stiate cercando di sovraccaricarlo. Anche se non è così, potrebbe essere l'impressione che ottengono.

Un altro problema con l'invio di una fattura immediatamente dopo aver completato un progetto è che potrebbe non sincronizzarsi con il ciclo di fatturazione. In altre parole, se pagano le bollette il primo di ogni mese e tu invii una fattura il sette di ogni mese, probabilmente dovrai aspettare tre settimane prima che la fattura venga pagata.

Per prevenire eventuali ritardi nei pagamenti, discutere e concordare i termini di pagamento. Ad esempio, se preferisci essere pagato settimanalmente, assicurati che il cliente lo sappia prima dell'inizio di un progetto. Puoi anche sincronizzare il tuo ciclo di pagamento con il loro. Quindi, se pagano le fatture il primo del mese, è allora che le fattureresti.

Suggerimento professionale:

Per assicurarti di non dimenticare di fatturare in una data specifica, utilizza l'automazione per inviare automaticamente la fattura in quella data. Se ciò non è possibile, perché si fattura a ore, prendere nota nel calendario per creare e inviare la fattura il giorno prima. Ad esempio, se prevedi un pagamento il primo, invia la fattura il 30 o 31.

Non usi il software di fatturazione

Ciò che questo sembra dire di te: sei inesperto e nuovo nel gioco.

In questo giorno di età, questo può essere visto come imperdonabile.

Invece di creare fatture manualmente, i software di fatturazione online sono dotati di modelli che consentono di creare e inviare fatture elettroniche rapidamente. Puoi persino marchiarli includendo il tuo logo. Di conseguenza, stai dimostrando al cliente che sei un professionista esperto che ha reso la fatturazione una priorità.

L'invio di fatture velocizza il processo di pagamento poiché elimina la posta ordinaria. Inoltre, la maggior parte delle soluzioni di fatturazione include più opzioni di pagamento in modo che il cliente possa pagare la fattura utilizzando il metodo di pagamento preferito.

Come se non bastasse, questo tipo di soluzioni di fatturazione ti consente di impostare pagamenti ricorrenti e di "pingare" i clienti quando mancano una data di scadenza. E, dal momento che sono sul cloud, puoi gestire le tue fatture quando e dove vuoi.

Non hai un accordo scritto

Quello che questo sembra dire di te: sei ingenuo e troppo fiducioso.

In un mondo perfetto non avresti bisogno di un accordo scritto. Sfortunatamente, questo non è il mondo in cui viviamo.

Avere un accordo scritto protegge te e la tua attività poiché stabilisce termini di pagamento essenziali. Quindi entrambe le parti hanno notificato per iscritto come è previsto un pagamento. Questo non solo elimina eventuali sorprese quando la fattura arriva al cliente, ma può anche essere utilizzata se devi intraprendere un'azione legale contro il cliente per una fattura non pagata.

Tieni presente che un accordo scritto tra te e l'altra parte non deve essere eccessivamente complicato. Può essere un semplice documento di una pagina che spiega l'ambito del lavoro e i termini e le condizioni di pagamento.

Ti affidi troppo all'automazione

Quello che questo sembra dire di te: sei pigro e non di bell'aspetto.

Come accennato più volte, l'automazione torna utile quando si tratta di fatturazione. Tuttavia, non puoi fare affidamento sull'automazione per gestire completamente le tue fatture.

Diciamo che un cliente ha avuto un'emergenza medica, sta vivendo un'emergenza medica o è in vacanza. Puoi "pingare" quel cliente quanto vuoi quando la fattura è scaduta. In questi casi, questo non li farà pagare quel conto scaduto.

Invece, potresti dover inviare loro personalmente un'e-mail o chiamarli per scoprire cosa sta succedendo. In caso di mancata risposta, potrebbe essere necessario contattare il loro assistente o collega.

Il punto è che l'automazione semplifica decisamente la vita. Ma ci saranno momenti in cui dovrai contattare i clienti quando c'è un problema di fatturazione.

Non stai utilizzando le tue fatture come strumento di marketing

Ciò che questo sembra dire di te: non sei preoccupato di costruire lealtà.

Che tu ci creda o no, le tue fatture sono uno strumento di marketing efficace. Questo può essere semplicemente dicendo "grazie", condividendo un collegamento a contenuti utili, offrendo uno sconto o un programma di riferimento o vendendo i tuoi servizi o prodotti aggiuntivi.

Qualunque sia il metodo che scegli, è un modo infallibile per rafforzare la relazione con i tuoi clienti e ottenere consigli dal passaparola.

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Immagine: Due.com

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