Che cos'è una suite di produttività e come può aiutare la tua azienda?

Implementazione di suite di produttività

In precedenza abbiamo parlato dell'importanza di mettere in atto un piano di backup e continuità aziendale e assicurarsi che la politica di sicurezza del lavoro a distanza sia conforme agli standard necessari per garantire la sicurezza dei dati.

Questa settimana daremo un'occhiata a come far funzionare al meglio la tua forza lavoro implementando una suite di produttività.

Parleremo di cos'è una suite di produttività, perché sono importanti per l'efficienza della tua forza lavoro e come possono darti la flessibilità operativa per rispondere in modo efficace nei momenti difficili.

Che cos'è una suite di produttività?

Una suite di produttività è un insieme di applicazioni che include app come un elaboratore di testi, un'app di presentazione e un'app per creare fogli di calcolo: queste tre app sono in genere i pilastri di qualsiasi suite di produttività.

La maggior parte delle persone conoscerà le due più grandi suite di produttività sul mercato; G Suite e Office 365 di Google (che è stato rinominato Microsoft 365).

Ovviamente, le persone usano Microsoft Word ed Excel da anni ormai, forse hai persino un'installazione di Word 2003 in giro su uno dei tuoi desktop.

L'88% degli impiegati afferma di aver bisogno di una piattaforma di ricerca dei dati unificata e affidabile che li aiuti a svolgere meglio il proprio lavoro.

Ciò che definisce una suite di produttività è che in genere:

• Funzione su abbonamento, ovvero senza acquisti una tantum
• Aggiorna automaticamente all'ultima versione, il che significa che non avrai mai software obsoleto
• Unifica tutte le app in un'unica interfaccia coerente
• Esegue il backup dei dati sul cloud e offre a ciascun utente una quantità allocata di spazio di archiviazione online

Suite di produttività in aumento

Sebbene l'inizio del nuovo decennio sia stata una sfida monumentale per le PMI di tutto il paese, le suite di produttività sono una soluzione che ha registrato un enorme aumento di interesse da parte delle aziende.

G Suite ha aggiunto un enorme milione di aziende in più alla sua base di clienti, passando da 5 a 6 milioni solo tra febbraio e marzo del 2020.

Microsoft, nel frattempo, dovrebbe uscire dalla pandemia di COVID-19 più forte di quanto sia andata in passato, e la sua app Teams, la risposta di Microsoft a Slack, è diventata l'app di comunicazione aziendale più popolare al mondo, più che raddoppiando i suoi utenti attivi giornalieri da 20 milioni di novembre 2019 a 44 milioni di marzo 2020, e poi a ben 115 milioni di DAU nell'ottobre 2020.

Perché Microsoft e Google stanno vedendo una domanda così crescente per le loro suite di produttività?

La risposta è abbastanza semplice: l'epidemia ha causato un esodo di massa dagli uffici e i lavoratori hanno bisogno di una soluzione cloud affidabile che venga fornita con le app di cui hanno bisogno e che consenta loro di continuare a lavorare da casa come se non se ne fossero mai andati.

Mentre molti lavoratori sono tornati in ufficio, molti altri stanno ancora lavorando da casa o in circostanze incerte. È questa incertezza da cui le aziende stanno cercando di proteggersi per il futuro.

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Tuttavia, se stai pensando che le PMI ottengono queste soluzioni solo a causa degli eventi attuali; pensa di nuovo.

Le suite di produttività sono in aumento da diversi anni, ormai; ben prima che la crisi prendesse piede.

In effetti, molte delle organizzazioni che hanno aspettato fino ad ora per investire avrebbero probabilmente scoperto che avrebbero comunque investito a lungo termine.

In che modo una suite di produttività aiuta la mia azienda?

Va tutto bene parlare di come le altre aziende stanno rispondendo acquistando abbonamenti alla suite di produttività, ma quello che vuoi davvero sapere è perché ne hai bisogno.

Ci sono due ragioni principali per cui un'azienda dovrebbe implementare una suite di produttività; efficienza e collaborazione.

Efficienza

Per le organizzazioni senza alcun tipo di suite di produttività, è probabile che i dipendenti utilizzino applicazioni legacy per svolgere il proprio lavoro.

Non c'è niente di sbagliato nelle app legacy in sé e per sé, ma hanno una tendenza ben documentata a formare silos di dati all'interno degli ambienti aziendali, il che ostacola in modo significativo la produttività della tua forza lavoro.

Un data silo si verifica quando i dati sono detenuti da una singola persona o reparto e sono inaccessibili ad altri.

Questo è un grosso problema per un'azienda moderna e qualcosa che dovrebbe essere evitato a tutti i costi.

I silos di dati sprecano tempo, denaro ed efficienza.

Per esempio; qualcuno sta utilizzando un sistema legacy e desidera trasferire un file a qualcun altro; tentano di inviarglielo via e-mail, ma la dimensione del file è troppo grande: se si riducono a metterlo su una chiavetta USB e trasportarlo fisicamente alla persona, allora è un enorme spreco di risorse in termini di tempo e lavoro.

Se disponi di una suite di produttività, come Office 365, tutti i dati delle applicazioni associate possono essere condivisi con chiunque nella tua azienda in un istante, consentendoti di fare molto di più in una giornata lavorativa.

Non solo, puoi utilizzare e accedere a queste app su qualsiasi dispositivo, indipendentemente dal fatto che tu sia in ufficio o meno, particolarmente utile se hai dei lavoratori remoti.

Collaborazione

La maggior parte dei decisori saprà quanto sia importante la collaborazione e la comunicazione all'interno della propria attività.

Uno degli aspetti più importanti di qualsiasi strategia di trasformazione digitale è l'eliminazione delle barriere alla comunicazione: le app utilizzate dai diversi reparti devono essere unificate per abbattere tali barriere.

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La comunicazione senza interruzioni è una parte cruciale per realizzare questo.

Una suite di produttività non consiste solo nell'ottenere un abbonamento a livello aziendale all'ultima versione di Office; altrettanto importanti sono le app di comunicazione che riuniscono la tua forza lavoro.

Come abbiamo appena accennato, l'app Teams di Microsoft è salita alle stelle dallo scorso anno, spinta principalmente dalle aziende che hanno bisogno di un'applicazione di comunicazione e collaborazione per aiutare i propri dipendenti.

Con Teams puoi, tra le altre cose:

• Individui e gruppi di messaggi istantanei
• Condividi file
• Videoconferenza e audioconferenza
• Registra le chiamate

Come puoi immaginare, le app che consentono agli utenti di fare queste cose attraverso un'interfaccia sono popolari per una buona ragione e le aziende chiedono a gran voce di installarle.

Il termine di settore per questo tipo di app è Unified Communications-as-a-Service o UCaaS.

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UCaaS è stato incredibilmente popolare tra le organizzazioni negli ultimi anni mentre cercano di ridurre le inefficienze di comunicazione e migliorare la collaborazione all'interno delle loro aziende.

È anche estremamente utile per riunire i lavoratori remoti, poiché consente loro di mantenere tutte le comunicazioni in un unico posto, non più utilizzando Facebook Messenger o WhatsApp per contattare i colleghi.

Teams, in particolare, è ricercato a causa della sua crittografia end-to-end, che la maggior parte delle altre piattaforme di comunicazione non ha, come Slack e Google Hangouts.

Ora hai una piattaforma di comunicazione aziendale dedicata che funziona su tutti i dispositivi da qualsiasi luogo.

La linea di fondo

Le soluzioni basate sul cloud sono state una manna per le PMI nell'ultima metà dell'ultimo decennio e all'inizio di questo.

Queste soluzioni si sono rivelate molto utili per la sicurezza, la continuità aziendale e altri aspetti delle operazioni aziendali; e anche le suite di produttività fanno parte di quella formazione.

L'utilizzo di una suite di produttività, come Microsoft 365, offre gli strumenti e la flessibilità per consentire al personale di operare da casa come se fosse in ufficio.

Non dovrai più preoccuparti di avere accesso a questa o quell'app e non dovrai più preoccuparti che il software legacy vada sprecato installato su un desktop dell'ufficio.

Per tutta la durata di questa crisi, per le normali condizioni di lavoro e per le sfide future, una suite di produttività aiuterà in modo significativo a semplificare le tue operazioni.

Le suite di produttività sono una parte indispensabile di un'azienda moderna, consentendo ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro in modo efficiente e consentendo alle aziende la flessibilità di rispondere in situazioni difficili, come l'aumento dei lavoratori che operano in remoto.

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