Qu'est-ce qu'une suite de productivité et comment peut-elle aider votre entreprise ?

Implémentation de suites de productivité

Nous avons déjà parlé de l'importance de mettre en place un plan de sauvegarde et de continuité des activités et de vous assurer que votre politique de sécurité du travail à distance est conforme aux normes nécessaires pour garantir la sécurité de vos données.

Cette semaine, nous examinerons comment faire en sorte que votre main-d'œuvre fonctionne au mieux de ses capacités en mettant en œuvre une suite de productivité.

Nous parlerons de ce qu'est une suite de productivité, pourquoi elle est importante pour l'efficacité de votre main-d'œuvre et comment elle peut vous donner la flexibilité opérationnelle nécessaire pour réagir efficacement dans les moments difficiles.

Qu'est-ce qu'une suite de productivité ?

Une suite de productivité est un ensemble d'applications qui comprend des applications telles qu'un traitement de texte, une application de présentation et une application pour créer des feuilles de calcul. Ces trois applications sont généralement les piliers de toute suite de productivité.

La plupart des gens connaissent les deux plus grandes suites de productivité du marché ; Google G Suite et Office 365 (qui a été rebaptisé Microsoft 365).

Bien sûr, les gens utilisent Microsoft Word et Excel depuis des années maintenant, peut-être avez-vous même une installation de Word 2003 qui traîne sur l'un de vos ordinateurs de bureau.

88 % des employés de bureau déclarent avoir besoin d'une plate-forme de recherche de données fiable et unifiée qui les aiderait à mieux faire leur travail.

Ce qui définit une suite de productivité, c'est qu'elle :

• Fonctionne sur la base d'un abonnement, ce qui signifie qu'il n'y a pas d'achats uniques
• Mise à jour automatique vers la dernière version, ce qui signifie que vous n'aurez jamais de logiciel obsolète
• Unifiez toutes les applications dans une interface cohérente
• Sauvegardez vos données dans le cloud et attribuez à chaque utilisateur une quantité de stockage en ligne allouée

Suites de productivité en plein essor

Alors que le début de la nouvelle décennie a été un défi monumental pour les PME de tout le pays, les suites de productivité sont une solution qui a suscité une énorme augmentation de l'intérêt des entreprises.

G Suite a ajouté un million d'entreprises supplémentaires à sa clientèle, passant de 5 à 6 millions entre février et mars 2020 seulement.

Microsoft, quant à lui, devrait sortir de la pandémie de COVID-19 plus fort qu'il n'y est entré, et son application Teams, la réponse de Microsoft à Slack, est devenue l'application de communication d'entreprise la plus populaire au monde, doublant plus que le nombre d'utilisateurs actifs quotidiens. de 20 millions en novembre 2019 à 44 millions en mars 2020, puis à 115 millions de DAU en octobre 2020.

Pourquoi Microsoft et Google constatent-ils une telle demande accrue pour leurs suites de productivité ?

La réponse est assez simple : l'épidémie a provoqué un exode massif des espaces de bureau, et les travailleurs ont besoin d'une solution cloud fiable, fournie avec les applications dont ils ont besoin et leur permettant de continuer à travailler à domicile comme s'ils n'étaient jamais partis.

Alors que de nombreux travailleurs sont depuis retournés au bureau, beaucoup d'autres travaillent encore à domicile ou dans des circonstances incertaines. C'est contre cette incertitude que les entreprises cherchent à se protéger pour l'avenir.

Les équipes qui travaillent en collaboration passent 64 % plus de temps sur une tâche que celles qui travaillent en solo

Cependant, si vous pensez que les PME n'obtiennent ces solutions qu'en raison des événements actuels ; détrompez-vous.

Les suites de productivité sont en hausse depuis un certain nombre d'années maintenant ; bien avant que la crise ne s'installe.

En fait, bon nombre des organisations qui ont attendu jusqu'à maintenant pour investir auraient probablement constaté qu'elles auraient investi de toute façon.

Comment une suite de productivité aide-t-elle mon entreprise ?

C'est bien beau de parler de la façon dont les autres entreprises réagissent en achetant des abonnements à la suite de productivité, mais ce que vous voulez vraiment savoir, c'est pourquoi vous en avez besoin.

Il existe deux raisons principales pour lesquelles une entreprise devrait mettre en œuvre une suite de productivité ; efficacité et collaboration.

Efficacité

Pour les organisations sans aucune sorte de suite de productivité, il est probable que leurs employés utiliseront des applications héritées pour effectuer leur travail.

Il n'y a rien de mal avec les applications héritées en elles-mêmes, mais elles ont une tendance bien documentée à former des silos de données dans les environnements professionnels, ce qui entrave considérablement la productivité de votre personnel.

Un silo de données se produit lorsque les données sont détenues par une seule personne ou un seul service et sont inaccessibles par d'autres.

C'est un énorme problème pour une entreprise moderne, et quelque chose qui doit être évité à tout prix.

Les silos de données font perdre du temps, de l'argent et de l'efficacité.

Par exemple; quelqu'un utilise un ancien système et souhaite transférer un fichier à quelqu'un d'autre ; ils tentent de le leur envoyer par e-mail, mais la taille du fichier est trop importante. S'ils sont réduits à le mettre sur une clé USB et à le transporter physiquement jusqu'à la personne, c'est un énorme gaspillage de ressources en temps et en travail.

Si vous avez une suite de productivité, comme Office 365, toutes vos données des applications associées peuvent être partagées avec n'importe qui dans votre entreprise en un instant, ce qui vous permet d'en faire beaucoup plus en une journée de travail.

De plus, vous pouvez utiliser et accéder à ces applications sur n'importe quel appareil, que vous soyez au bureau ou non, ce qui est particulièrement utile si vous avez des travailleurs à distance.

Collaboration

La plupart des décideurs savent à quel point la collaboration et la communication sont importantes au sein de leur entreprise.

L'un des aspects les plus importants de toute stratégie de transformation numérique consiste à éliminer les obstacles à la communication. Les applications utilisées par les différents services doivent être unifiées pour éliminer ces obstacles.

69 % des directeurs financiers ont déclaré que le cloisonnement des informations dans les départements est l'erreur financière la plus importante ou la plus courante que les entreprises commettent aujourd'hui

Une communication transparente est un élément crucial pour y parvenir.

Une suite de productivité ne consiste pas seulement à obtenir un abonnement à l'échelle de l'entreprise à la dernière version d'Office ; les applications de communication qui rassemblent votre personnel sont tout aussi importantes.

Comme nous venons de le mentionner brièvement, l'application Teams de Microsoft a explosé depuis l'année dernière, propulsée principalement par les entreprises qui ont besoin d'une application de communication et de collaboration pour aider leurs employés.

Avec Teams, vous pouvez, entre autres :

• Individuels et groupes de messages instantanés
• Partager des fichiers
• Conférence téléphonique vidéo et audio
• Enregistrer les appels

Comme vous pouvez l'imaginer, les applications qui permettent aux utilisateurs de faire ces choses via une seule interface sont populaires pour une bonne raison, et les entreprises réclament de les installer.

Le terme industriel pour ces types d'applications est Unified Communications-as-a-Service, ou UCaaS.

Article connexe : Qu'est-ce que la communication unifiée en tant que service ?

UCaaS a été incroyablement populaire auprès des organisations au cours des dernières années alors qu'elles tentent de réduire les inefficacités des communications et d'améliorer la collaboration au sein de leurs entreprises.

Il est également extrêmement utile pour rassembler les travailleurs à distance, car cela leur permet de conserver toutes leurs communications au même endroit, sans plus utiliser Facebook Messenger ou WhatsApp pour contacter des collègues.

Les équipes, en particulier, sont recherchées en raison de leur cryptage de bout en bout, que la plupart des autres plateformes de communication n'ont pas, comme Slack et Google Hangouts.

Vous disposez désormais d'une plate-forme de communication professionnelle dédiée qui fonctionne sur tous les appareils, où que vous soyez.

L'essentiel

Les solutions basées sur le cloud ont été une aubaine pour les PME au cours de la dernière moitié de la dernière décennie et du début de celle-ci.

Ces solutions se sont avérées très utiles pour la sécurité, la continuité des activités et d'autres aspects des opérations commerciales ; et les suites de productivité font également partie de cette gamme.

L'utilisation d'une suite de productivité, telle que Microsoft 365, vous offre les outils et la flexibilité nécessaires pour permettre à votre personnel de travailler depuis son domicile comme s'il était au bureau.

Plus besoin de se soucier de savoir s'ils ont accès à cette application ou à cette application et plus de soucis concernant les logiciels hérités installés sur un ordinateur de bureau.

Pendant toute la durée de cette crise, pour des conditions de travail normales et pour les défis futurs à venir, une suite de productivité contribuera considérablement à faciliter vos opérations.

Les suites de productivité sont un élément indispensable d'une entreprise moderne, permettant aux employés d'effectuer leur travail efficacement et offrant aux entreprises la flexibilité nécessaire pour réagir dans des situations difficiles, comme une augmentation du nombre de travailleurs travaillant à distance.

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