O que é um pacote de produtividade e como ele pode ajudar sua empresa?

Implementando suítes de produtividade

Falamos anteriormente sobre a importância de implementar um plano de backup e continuidade de negócios e garantir que sua política de segurança de trabalho remoto esteja de acordo com o padrão necessário para garantir que seus dados estejam seguros.

Esta semana, veremos como fazer com que sua força de trabalho tenha o melhor desempenho possível, implementando um pacote de produtividade.

Falaremos sobre o que é um pacote de produtividade, por que eles são importantes para a eficiência de sua força de trabalho e como eles podem oferecer a flexibilidade operacional para responder com eficácia em tempos difíceis.

O que é um pacote de produtividade?

Um pacote de produtividade é um conjunto de aplicativos que inclui aplicativos como um processador de texto, um aplicativo de apresentação e um aplicativo para fazer planilhas – esses três aplicativos são normalmente os pilares de qualquer pacote de produtividade.

A maioria das pessoas estará familiarizada com as duas maiores suítes de produtividade do mercado; G Suite e Office 365 do Google (que foi renomeado como Microsoft 365).

É claro que as pessoas usam o Microsoft Word e o Excel há anos - talvez você até tenha uma instalação do Word 2003 em um de seus desktops.

88% dos funcionários de escritório dizem que precisam de uma plataforma de pesquisa de dados unificada e confiável que os ajude a fazer melhor seu trabalho.

O que define um pacote de produtividade é que ele normalmente:

• Funciona por assinatura, o que significa que não há compras únicas
• Atualize automaticamente para a versão mais recente, o que significa que você nunca terá software desatualizado
• Unifique todos os aplicativos em uma interface consistente
• Faz backup de seus dados na nuvem e fornece a cada usuário uma quantidade alocada de armazenamento online

Suítes de produtividade em ascensão

Embora o início da nova década tenha sido um desafio monumental para as pequenas e médias empresas de todo o país, os pacotes de produtividade são uma solução que registrou um enorme aumento no interesse das empresas.

O G Suite adicionou mais um milhão de empresas à sua base de clientes, crescendo de 5 para 6 milhões apenas entre fevereiro e março de 2020.

Enquanto isso, espera-se que a Microsoft saia da pandemia do COVID-19 mais forte do que entrou, e seu aplicativo Teams - a resposta da Microsoft ao Slack, tornou-se o aplicativo de comunicação empresarial mais popular do mundo, mais do que dobrando seus usuários ativos diários de 20 milhões em novembro de 2019 para 44 milhões em março de 2020 e depois para 115 milhões de DAUs em outubro de 2020.

Por que a Microsoft e o Google estão vendo uma demanda tão alta por seus pacotes de produtividade?

A resposta é bem simples: o surto causou um êxodo em massa dos escritórios, e os trabalhadores precisam de uma solução de nuvem confiável que venha com os aplicativos de que precisam e permita que continuem trabalhando em casa como se nunca tivessem saído.

Embora muitos trabalhadores tenham retornado ao escritório, muitos outros ainda estão trabalhando em casa ou em circunstâncias incertas. É contra essa incerteza que as empresas procuram se proteger no futuro.

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No entanto, se você está pensando que as pequenas e médias empresas estão obtendo essas soluções apenas por causa dos eventos atuais; pense de novo.

As suítes de produtividade estão em ascensão há vários anos; bem antes da crise se instalar.

Na verdade, muitas das organizações que esperaram até agora para investir provavelmente descobririam que investiriam no futuro de qualquer forma.

Como um pacote de produtividade ajuda meu negócio?

É muito bom falar sobre como outras empresas estão respondendo comprando assinaturas de pacotes de produtividade, mas o que você realmente quer saber é por que precisa de uma.

Há duas razões principais pelas quais uma empresa deve implementar um pacote de produtividade; eficiência e colaboração.

Eficiência

Para organizações sem nenhum tipo de pacote de produtividade, é provável que seus funcionários utilizem aplicativos legados para realizar seu trabalho.

Não há nada de errado com os aplicativos herdados em si, mas eles têm uma tendência bem documentada de formar silos de dados em ambientes de negócios, o que prejudica significativamente a produtividade de sua força de trabalho.

Um silo de dados ocorre quando os dados são mantidos por uma única pessoa ou departamento e são inacessíveis por outros.

Este é um grande problema para uma empresa moderna e algo que deve ser evitado a todo custo.

Os silos de dados desperdiçam tempo, dinheiro e eficiência.

Por exemplo; alguém está usando um sistema legado e deseja transferir um arquivo para outra pessoa; eles tentam enviá-los por e-mail, mas o tamanho do arquivo é muito grande - se eles forem reduzidos a colocá-lo em um pendrive e transportá-lo fisicamente para a pessoa, isso é um enorme desperdício de tempo e trabalho.

Se você tiver um pacote de produtividade, como o Office 365, todos os seus dados dos aplicativos associados podem ser compartilhados com qualquer pessoa em sua empresa em um instante, permitindo que você faça muito mais em um dia de trabalho.

Além disso, você pode usar e acessar esses aplicativos em qualquer dispositivo, independentemente de estar no escritório ou não, especialmente útil se você tiver funcionários remotos.

Colaboração

A maioria dos tomadores de decisão saberá quão importante é a colaboração e a comunicação em seus negócios.

Um dos aspectos mais importantes de qualquer estratégia de transformação digital é se livrar das barreiras à comunicação – os aplicativos que os diferentes departamentos usam devem ser unificados para quebrar essas barreiras.

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A comunicação perfeita é uma parte crucial para perceber isso.

Um pacote de produtividade não se trata apenas de obter uma assinatura corporativa da versão mais recente do Office; igualmente importantes são os aplicativos de comunicação que unem sua força de trabalho.

Como mencionamos brevemente, o aplicativo Teams da Microsoft disparou desde o ano passado, impulsionado principalmente por empresas que precisam de um aplicativo de comunicação e colaboração para ajudar seus funcionários.

Com o Teams, você pode, entre outras coisas:

• Indivíduos e grupos de mensagens instantâneas
• Compartilhar arquivos
• Chamada de videoconferência e áudio
• Gravar chamadas

Como você pode imaginar, os aplicativos que permitem que os usuários façam essas coisas por meio de uma interface são populares por um bom motivo, e as empresas estão clamando para instalá-los.

O termo da indústria para esses tipos de aplicativos é Unified Communications-as-a-Service, ou UCaaS.

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O UCaaS tem sido incrivelmente popular entre as organizações nos últimos anos, pois elas tentam reduzir as ineficiências de comunicação e melhorar a colaboração dentro de suas empresas.

Também é extremamente útil para reunir trabalhadores remotos, pois permite que eles mantenham toda a sua comunicação em um só lugar - não é mais necessário usar o Facebook Messenger ou o WhatsApp para entrar em contato com colegas.

O Teams, especificamente, é procurado por causa de sua criptografia de ponta a ponta, que a maioria das outras plataformas de comunicação não possui, como Slack e Google Hangouts.

Agora você tem uma plataforma de comunicação empresarial dedicada que funciona em dispositivos de qualquer lugar.

A linha inferior

As soluções baseadas em nuvem foram uma bênção para as PMEs durante a última metade da última década e o início desta.

Essas soluções provaram ser muito úteis para segurança, continuidade de negócios e outros aspectos das operações de negócios; e suítes de produtividade também fazem parte dessa programação.

O uso de um pacote de produtividade, como o Microsoft 365, oferece as ferramentas e a flexibilidade para permitir que sua equipe opere em casa como se estivesse no escritório.

Chega de se preocupar se eles têm acesso a este aplicativo ou a esse aplicativo e não há mais preocupações sobre o desperdício de software legado instalado em um desktop de escritório.

Durante esta crise, para condições normais de trabalho e para desafios futuros, um pacote de produtividade ajudará significativamente a facilitar suas operações.

As suítes de produtividade são uma parte indispensável de um negócio moderno, permitindo que os funcionários realizem seu trabalho com eficiência e permitindo às empresas flexibilidade para responder em situações difíceis, como um aumento no número de funcionários operando remotamente.

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