プロダクティビティ スイートとは何か、ビジネスにどのように役立つのか?

生産性スイートの実装

バックアップと事業継続計画を策定し、リモート ワークのセキュリティ ポリシーがデータの安全を確保するために必要な基準を満たしていることを確認することの重要性については、以前にお話ししました。

今週は、生産性スイートを実装して従業員の能力を最大限に引き出す方法を見ていきます。

プロダクティビティ スイートとは何か、従業員の効率性にとって重要である理由、困難な時期に効果的に対応するための運用上の柔軟性を提供する方法について説明します。

プロダクティビティ スイートとは

プロダクティビティ スイートは、ワード プロセッサ、プレゼンテーション アプリ、スプレッドシートを作成するアプリなどのアプリを含む一連のアプリケーションです。これら 3 つのアプリは通常、プロダクティビティ スイートの主力です。

ほとんどの人は、市場に出回っている 2 つの最大の生産性スイートに精通しています。 Google の G Suite および Office 365 (Microsoft 365 としてブランド変更されました)。

もちろん、人々は何年も前から Microsoft Word と Excel を使用してきました。おそらく、デスクトップの 1 つに Word 2003 をインストールしているかもしれません。

オフィス ワーカーの 88% は、仕事の効率化に役立つ、信頼できる統合データ検索プラットフォームが必要だと述べています。

プロダクティビティ スイートの特徴は、通常、次のことを行うことです。

• サブスクリプション ベースで機能するため、1 回限りの購入はありません
• 自動的に最新バージョンに更新されるため、ソフトウェアが古くなることはありません
• すべてのアプリを 1 つの一貫したインターフェイスに統合する
• データをクラウドにバックアップし、各ユーザーに割り当てられた量のストレージをオンラインで提供します

プロダクティビティ スイートの人気上昇中

新しい 10 年の始まりは、全国の SMB にとって記念碑的な課題でしたが、生産性スイートは、企業からの関心が非常に高まっているソリューションです。

G Suite は、2020 年 2 月から 3 月だけで 500 万から 600 万に増加し、なんと 100 万以上の企業を顧客ベースに追加しました。

一方、Microsoft は、COVID-19 のパンデミックから抜け出すことが期待されており、Microsoft の Slack に対する答えである Teams アプリは、世界で最も人気のあるビジネス コミュニケーション アプリになり、毎日のアクティブ ユーザー数が 2 倍以上になりました。 2019 年 11 月の 2,000 万から 2020 年 3 月には 4,400 万、そして 2020 年 10 月にはなんと 1 億 1,500 万の DAU に達しました。

Microsoft と Google の生産性スイートに対する需要がこれほど高まっているのはなぜですか?

答えは非常に簡単です。アウトブレイクによってオフィス スペースから大量の退去が発生したため、従業員は、必要なアプリを備えた信頼性の高いクラウド ソリューションを必要としており、まるで外出したことがないかのように自宅で仕事を続けることができます。

その後、多くの労働者がオフィスに戻ってきましたが、自宅で仕事をしたり、不確実な状況で仕事をしたりしている労働者はまだ多くいます。 企業が将来のために保護しようとしているのは、この不確実性です。

協力して作業するチームは、単独で作業するチームよりも 64% 多くの時間をタスクに費やします

ただし、SMB が現在のイベントのためにこれらのソリューションを取得しているだけだと考えている場合は、次のようになります。 もう一度考えてみて。

プロダクティビティ スイートは、ここ数年で増加傾向にあります。 危機が発生するずっと前に。

実際、これまで投資を待っていた組織の多くは、いずれにせよ投資を行おうとしていたことに気付いたでしょう。

プロダクティビティ スイートは私のビジネスにどのように役立ちますか?

プロダクティビティ スイートのサブスクリプションを購入することで他の企業がどのように対応しているかについて話すのは良いことですが、本当に知りたいのは、なぜそれが必要なのかということです。

企業が生産性スイートを実装する必要がある主な理由は 2 つあります。 効率とコラボレーション。

効率

いかなる種類の生産性スイートも持たない組織の場合、従業員はレガシー アプリケーションを使用して業務を遂行する可能性があります。

レガシー アプリ自体に問題はありませんが、ビジネス環境内でデータ サイロを形成する傾向が十分に文書化されており、従業員の生産性を大幅に妨げています。

データサイロは、データが 1 人の個人または部門によって保持され、他のユーザーがアクセスできない場合に発生します。

これは現代のビジネスにとって大きな問題であり、絶対に避けるべきものです。

データサイロは、時間、お金、効率を浪費します。

例えば; 誰かがレガシー システムを使用しており、他の誰かにファイルを転送したい場合。 彼らはそれを電子メールで送信しようとしますが、ファイル サイズが大きすぎます。それを USB スティックに入れて物理的に持ち運ぶことになると、時間と労力の面でリソースが大幅に浪費されます。

Office 365 などの生産性スイートを使用している場合、関連付けられたアプリケーションからのすべてのデータを社内の誰とでもすぐに共有できるため、1 日の勤務時間でより多くのことを成し遂げることができます。

それだけでなく、オフィスにいるかどうかに関係なく、どのデバイスからでもこれらのアプリを使用およびアクセスできます。リモート ワーカーがいる場合は特に便利です。

コラボレーション

ほとんどの意思決定者は、ビジネスにおいてコラボレーションとコミュニケーションがいかに重要であるかを知っています。

デジタル トランスフォーメーション戦略の最も重要な側面の 1 つは、コミュニケーションの障壁を取り除くことです。これらの障壁を打破するには、さまざまな部門が使用するアプリを統合する必要があります。

CFO の 69% が、情報を部門内でサイロ化しておくことは、今日の企業が犯す最大または最も一般的な財務上の誤りであると述べています。

これを実現するためには、シームレスなコミュニケーションが不可欠です。

プロダクティビティ スイートは、最新バージョンの Office のビジネス全体のサブスクリプションを取得するだけではありません。 同様に重要なのは、従業員をまとめるコミュニケーション アプリです。

先ほど簡単に述べたように、Microsoft の Teams アプリは、主に従業員を支援するコミュニケーションおよびコラボレーション アプリケーションを必要とする企業によって推進され、昨年から急増しています。

Teams を使用すると、とりわけ次のことが可能になります。

• インスタント メッセージの個人とグループ
• 共有ファイル
• ビデオおよび音声会議通話
• 通話を録音する

ご想像のとおり、ユーザーがこれらのことを 1 つのインターフェイスで実行できるアプリは、正当な理由で人気があり、企業はそれらをインストールすることを強く求めています。

この種のアプリの業界用語は、サービスとしてのユニファイド コミュニケーション (UCaaS) です。

関連記事: ユニファイド コミュニケーション アズ ア サービスとは?

UCaaS は、コミュニケーションの非効率性を削減し、企業内のコラボレーションを改善しようとするため、過去数年間、組織に非常に人気があります。

また、同僚との連絡に Facebook Messenger や WhatsApp を使用する必要がなくなり、すべてのコミュニケーションを 1 か所にまとめることができるため、リモート ワーカーをまとめるのにも非常に役立ちます。

特にチームは、Slack や Google ハングアウトなど、他のほとんどのコミュニケーション プラットフォームにはないエンド ツー エンドの暗号化により人気があります。

これで、どこからでもデバイス間で機能する専用のビジネス コミュニケーション プラットフォームを手に入れることができます。

結論

クラウドベースのソリューションは、過去 10 年間の後半から 10 年間の始まりにかけて、SMB に恩恵をもたらしてきました。

これらのソリューションは、セキュリティ、ビジネス継続性、およびビジネス オペレーションのその他の側面に非常に役立つことが証明されています。 生産性スイートもそのラインナップの一部です。

Microsoft 365 などの生産性スイートを使用すると、スタッフがオフィスにいるかのように自宅から作業できるツールと柔軟性が得られます。

このアプリまたはそのアプリにアクセスできるかどうかを心配する必要はありません。また、オフィスのデスクトップにインストールされたレガシー ソフトウェアが無駄になることを心配する必要もありません。

この危機の期間中、通常の労働条件、そして今後の課題に備えて、生産性スイートは運用を大幅に簡素化するのに役立ちます.

プロダクティビティ スイートは、現代のビジネスに不可欠な要素であり、従業員が効率的に仕事を遂行できるようにし、企業がリモートで作業する従業員の増加などの困難な状況に柔軟に対応できるようにします。

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