Apa itu Productivity Suite dan Bagaimana Membantu Bisnis Anda?

Menerapkan Suite Produktivitas

Kami telah berbicara sebelumnya tentang pentingnya mendapatkan cadangan dan rencana kelangsungan bisnis dan memastikan bahwa kebijakan keamanan kerja jarak jauh Anda memenuhi standar yang diperlukan untuk memastikan data Anda aman.

Minggu ini, kita akan melihat bagaimana membuat tenaga kerja Anda berkinerja sebaik mungkin dengan menerapkan rangkaian produktivitas.

Kita akan membicarakan apa itu suite produktivitas, mengapa mereka penting bagi efisiensi tenaga kerja Anda, dan bagaimana mereka dapat memberi Anda fleksibilitas operasional untuk merespons secara efektif di masa-masa sulit.

Apa itu Rangkaian Produktivitas?

Rangkaian produktivitas adalah serangkaian aplikasi yang mencakup aplikasi seperti pengolah kata, aplikasi presentasi, dan aplikasi untuk membuat spreadsheet—tiga aplikasi ini biasanya menjadi andalan dari rangkaian produktivitas mana pun.

Kebanyakan orang akan akrab dengan dua suite produktivitas terbesar di pasar; Google G Suite dan Office 365 (yang telah diganti namanya menjadi Microsoft 365).

Tentu saja, orang-orang telah menggunakan Microsoft Word dan Excel selama bertahun-tahun—mungkin Anda bahkan memiliki instalasi Word 2003 di salah satu desktop Anda.

88% pekerja kantoran mengatakan bahwa mereka membutuhkan platform pencarian data terpadu yang dapat diandalkan yang akan membantu mereka melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik.

Apa yang mendefinisikan rangkaian produktivitas adalah bahwa ia biasanya akan:

• Berfungsi berdasarkan langganan, artinya tidak ada pembelian satu kali
• Perbarui secara otomatis ke versi terbaru, artinya Anda tidak akan pernah memiliki perangkat lunak yang ketinggalan zaman
• Menyatukan semua aplikasi menjadi satu antarmuka yang konsisten
• Cadangkan data Anda ke cloud dan berikan setiap pengguna jumlah penyimpanan yang dialokasikan secara online

Suite Produktivitas Naik Daun

Sementara awal dekade baru telah menjadi tantangan monumental bagi UKM di seluruh negeri, suite produktivitas adalah solusi yang telah melihat peningkatan besar dalam minat dari bisnis.

G Suite telah menambahkan satu juta lebih banyak bisnis ke basis pelanggannya, tumbuh dari 5 menjadi 6 juta antara Februari dan Maret 2020 saja.

Sementara itu, Microsoft diperkirakan akan keluar dari pandemi COVID-19 lebih kuat dari sebelumnya, dan aplikasi Teams-nya—jawaban Microsoft untuk Slack, telah menjadi aplikasi komunikasi bisnis paling populer di dunia, lebih dari dua kali lipat pengguna aktif hariannya. dari 20 juta pada November 2019 menjadi 44 juta pada Maret 2020, dan kemudian menjadi 115 juta DAU pada Oktober 2020.

Mengapa Microsoft dan Google melihat peningkatan permintaan untuk rangkaian produktivitas mereka?

Jawabannya cukup sederhana: wabah telah menyebabkan eksodus massal dari ruang kantor, dan pekerja membutuhkan solusi cloud andal yang dilengkapi dengan aplikasi yang mereka butuhkan dan memungkinkan mereka untuk terus bekerja dari rumah seolah-olah mereka tidak pernah pergi.

Sementara banyak pekerja telah kembali ke kantor, lebih banyak lagi yang masih bekerja dari rumah atau dalam keadaan yang tidak pasti. Ketidakpastian inilah yang ingin dilindungi oleh bisnis untuk masa depan.

Tim yang bekerja secara kolaboratif menghabiskan 64% lebih banyak waktu untuk suatu tugas daripada mereka yang bekerja sendiri

Namun, jika Anda berpikir bahwa UKM hanya mendapatkan solusi ini karena kejadian terkini; pikirkan lagi.

Suite produktivitas telah meningkat selama beberapa tahun, sekarang; jauh sebelum krisis terjadi.

Faktanya, banyak organisasi yang telah menunggu sampai sekarang untuk berinvestasi kemungkinan akan menemukan bahwa mereka akan berinvestasi dalam hal apa pun.

Bagaimana Productivity Suite Membantu Bisnis Saya?

Semuanya baik-baik saja berbicara tentang bagaimana bisnis lain merespons dengan membeli langganan suite produktivitas, tetapi yang benar-benar ingin Anda ketahui adalah mengapa Anda membutuhkannya.

Ada dua alasan utama bisnis harus menerapkan rangkaian produktivitas; efisiensi dan kerjasama.

Efisiensi

Untuk organisasi tanpa rangkaian produktivitas apa pun, kemungkinan karyawan mereka akan menggunakan aplikasi lama untuk melakukan pekerjaan mereka.

Tidak ada yang salah dengan aplikasi warisan itu sendiri, tetapi mereka memiliki kecenderungan yang terdokumentasi dengan baik untuk membentuk silo data dalam lingkungan bisnis, yang secara signifikan menghambat produktivitas tenaga kerja Anda.

Data silo terjadi ketika data dipegang oleh satu orang atau departemen dan tidak dapat diakses oleh orang lain.

Ini adalah masalah besar untuk bisnis modern, dan sesuatu yang harus dihindari dengan cara apa pun.

Data silo membuang waktu, uang, dan efisiensi.

Sebagai contoh; seseorang menggunakan sistem warisan dan mereka ingin mentransfer file ke orang lain; mereka mencoba mengirimkannya melalui email kepada mereka, tetapi ukuran filenya terlalu besar—jika mereka direduksi menjadi meletakkannya di stik USB dan secara fisik memindahkannya ke orang tersebut, maka itu adalah pemborosan besar sumber daya dalam waktu dan tenaga.

Jika Anda memiliki rangkaian produktivitas, seperti Office 365, semua data Anda dari aplikasi terkait dapat dibagikan dengan siapa saja di perusahaan Anda dalam sekejap, memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak hal dalam satu hari kerja.

Tidak hanya itu, Anda dapat menggunakan dan mengakses aplikasi ini di perangkat apa pun, terlepas dari apakah Anda berada di kantor atau tidak—terutama berguna jika Anda memiliki pekerja jarak jauh.

Kolaborasi

Sebagian besar pembuat keputusan akan mengetahui betapa pentingnya kolaborasi dan komunikasi dalam bisnis mereka.

Salah satu aspek terpenting dari setiap strategi transformasi digital adalah menghilangkan hambatan komunikasi—aplikasi yang digunakan berbagai departemen harus disatukan untuk mendobrak hambatan tersebut.

69% CFO mengatakan bahwa merahasiakan informasi di departemen adalah kesalahan keuangan terbesar atau paling umum yang dilakukan perusahaan saat ini

Komunikasi yang mulus adalah bagian penting untuk mewujudkan hal ini.

Rangkaian produktivitas bukan hanya tentang mendapatkan langganan seluruh bisnis ke versi terbaru Office; sama pentingnya adalah aplikasi komunikasi yang menyatukan tenaga kerja Anda.

Seperti yang baru saja kami sebutkan secara singkat, aplikasi Tim Microsoft telah meroket sejak tahun lalu, terutama didorong oleh bisnis yang membutuhkan aplikasi komunikasi dan kolaborasi untuk membantu karyawan mereka.

Dengan Teams, Anda dapat—antara lain:

• Pesan instan individu dan grup
• Bagikan file
• Panggilan konferensi video dan audio
• Rekam panggilan

Seperti yang dapat Anda bayangkan, aplikasi yang memungkinkan pengguna melakukan hal-hal ini melalui satu antarmuka sangat populer untuk alasan yang baik, dan bisnis berteriak-teriak untuk menginstalnya.

Istilah industri untuk jenis aplikasi ini adalah Unified Communications-as-a-Service, atau UCaaS.

Posting Terkait: Apa itu Komunikasi Terpadu sebagai Layanan?

UCaaS telah sangat populer di kalangan organisasi selama beberapa tahun terakhir karena mereka mencoba mengurangi inefisiensi komunikasi dan meningkatkan kolaborasi di dalam perusahaan mereka.

Ini juga sangat berguna untuk menyatukan pekerja jarak jauh, karena memungkinkan mereka menyimpan semua komunikasi di satu tempat—tidak lagi menggunakan Facebook Messenger atau WhatsApp untuk menghubungi rekan kerja.

Tim, khususnya, dicari karena enkripsi ujung ke ujungnya, yang tidak dimiliki sebagian besar platform komunikasi lainnya, seperti Slack dan Google Hangouts.

Sekarang Anda memiliki platform komunikasi bisnis khusus yang bekerja di seluruh perangkat dari mana saja.

Garis bawah

Solusi berbasis cloud telah menjadi keuntungan bagi UKM selama paruh terakhir dekade terakhir dan awal dekade ini.

Solusi ini telah terbukti sangat berguna untuk keamanan, kelangsungan bisnis, dan aspek lain dari operasi bisnis; dan suite produktivitas juga merupakan bagian dari jajaran itu.

Menggunakan rangkaian produktivitas, seperti Microsoft 365, memberi Anda alat dan fleksibilitas untuk memungkinkan staf Anda beroperasi dari rumah seolah-olah mereka berada di kantor.

Tidak ada lagi kekhawatiran tentang apakah mereka memiliki akses ke aplikasi ini atau aplikasi itu dan tidak ada lagi kekhawatiran tentang perangkat lunak lama yang akan terbuang sia-sia yang diinstal pada desktop kantor.

Selama masa krisis ini, untuk kondisi kerja normal, dan untuk tantangan di masa mendatang, rangkaian produktivitas akan secara signifikan membantu memudahkan operasi Anda.

Rangkaian produktivitas adalah bagian tak terpisahkan dari bisnis modern, yang memungkinkan karyawan melakukan pekerjaan mereka secara efisien dan memungkinkan fleksibilitas bisnis untuk merespons dalam situasi sulit, seperti peningkatan pekerja yang beroperasi dari jarak jauh.

Untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana cloud dapat memastikan bisnis Anda dalam kondisi yang baik untuk masa depan, unduh eBuku kami, “Opsi Cloud Mana yang Tepat Untuk Bisnis Anda?”