Come dettagliare le fatture per una maggiore chiarezza

Le tue fatture sono ovviamente la strada per farti pagare, ma se non sono dettagliate correttamente, potrebbero ritardare il pagamento e invitare le domande dei tuoi clienti, a volte risultando anche in crediti invecchiati. Proprio come un percorso pieno di ostacoli, ogni ostacolo ti tiene lontano dai tuoi sudati guadagni.

Tuttavia, implementando alcuni semplici suggerimenti, puoi assicurarti che le tue fatture siano chiare, approfondite e, soprattutto, pagate in tempo. È quindi possibile passare al lavoro successivo, dove il ciclo ricomincia.

In questo articolo, discuteremo come dettagliare correttamente e forniremo alcuni suggerimenti utili per creare una fattura dettagliata. Iniziamo!

I vantaggi di elencare correttamente le fatture

Prima di andare avanti, discutiamo di cosa sia l'"itemizzazione". In termini molto semplici, significa descrivere il lavoro che hai svolto e fornire un costo. In altre parole, è una ripartizione di ciò che hai completato, con un costo associato per ciascuno:

Solo da quella breve descrizione, probabilmente puoi capire perché l'itemizzazione è un vantaggio per i tuoi clienti e clienti. Per uno, possono vedere esattamente per cosa stanno pagando e come viene ripartito il costo. Ciò rende il pagamento di una fattura super veloce per loro, poiché devono semplicemente guardare la fattura e avviare il pagamento.

Tuttavia, sebbene il pagamento tempestivo sia un vantaggio, può anche semplificare la risoluzione dei conflitti. Ad esempio, tutte le query tranne le più complesse non dovrebbero richiedere più di un'occhiata per essere risolte, dato il livello di dettaglio che fornirai. La fattura dovrebbe mostrare esattamente il lavoro svolto e la ripartizione dei costi. Qualsiasi cosa in meno si tradurrà in un lungo processo di risoluzione.

Crea una fattura dettagliata per una maggiore chiarezza

Sarai felice di sapere che la creazione di una fattura dettagliata è un processo semplice e si basa su alcuni suggerimenti di buon senso. Eccone solo tre!

1. Offrire descrizioni dirette e comprensibili

In primo luogo, una delle principali barriere all'accettazione del pagamento per un cliente o cliente sono le descrizioni poco chiare. Dopotutto, se una riga indica semplicemente "Lavori resi", c'è poco da dire al cliente a cosa si riferisce effettivamente e se l'addebito è corretto. Questo ha un effetto a catena, perché sarai chiamato a fornire chiarezza, il che può causare ritardi inutili.

In breve, tutto su una fattura dovrebbe essere incentrato sull'offerta al cliente di un'azione: pagare la fattura. Ciò significa che dovrebbero essere in grado di rispondere alle domande Il costo di questo lavoro è corretto? e capisco per cosa sto pagando? Se quelle risposte sono "No" in entrambi i casi, le tue descrizioni hanno bisogno di un po' di lavoro.

Fortunatamente, questa è una soluzione facile. Ti consigliamo di fornire tutti i dettagli che puoi fornire in una riga. Ovviamente, questo dipende dal lavoro che hai svolto, ma ti consigliamo anche di suddividere le attività più grandi in sottovoci facili da afferrare.

2. Dividi i progetti più grandi in pezzi più piccoli

Molto spesso, non completerai solo uno o due piccoli lavori per un cliente, ma un progetto più ampio composto da molte attività secondarie. A seconda del lavoro stesso, non c'è niente di sbagliato nel mantenere semplicemente il progetto su una riga, soprattutto se hai già concordato l'intero costo.

Tuttavia, suddividere il progetto in più voci con un prezzo di conseguenza consente al cliente di vedere due cose:

• Il lavoro esatto che hai fatto.
• Quanto costa ogni attività.

Oltre a garantire un pagamento rapido, questo ha un altro vantaggio. Scomponendo ogni attività in un progetto, il cliente potrebbe essere tentato di estendere il lavoro con te in base al prezzo individuale di ciascuna attività.

Inoltre, sono anche in grado di pianificare internamente progetti futuri senza coinvolgerti inizialmente. C'è anche un vantaggio quando si ottengono quei budget approvati dai superiori.

La buona notizia è che se hai il resto della tua descrizione in ordine, suddividere un progetto nei suoi componenti dovrebbe essere un gioco da ragazzi. Tuttavia, puoi iniziare questo processo fin dall'inizio con la funzionalità di stima di Hiveage:

Qui puoi fornire un preventivo dettagliato al tuo cliente fin dall'inizio e trasformarlo in una fattura alla fine di un progetto. Dettagliando all'inizio, puoi emettere una fattura completa in pochi secondi, il che fornisce un'altra strada chiara verso una fattura depositata.

3. Non dimenticare di dettagliare anche i tuoi costi

Infine, abbiamo un elemento di dettaglio che potresti non aver considerato in precedenza. Mentre le attività che completi dovrebbero essere completamente dettagliate, così dovrebbe essere il costo di tali attività.

In poche parole, scomponendo il costo con la fatturazione dettagliata, il cliente sarà in grado non solo di vedere il prezzo totale per ciascuna voce, ma anche la tariffa basata sul tempo, se applicabile, insieme a qualsiasi costo unitario associato al lavoro.

Come abbiamo suggerito in questo articolo, fornire al cliente quante più informazioni possibili consente loro di pagare una fattura. Una ripartizione completa dei costi è solo un altro aspetto che può aiutare.

Tuttavia, la creazione di fatture dettagliate richiede alcune riflessioni. Avrai sicuramente bisogno di mostrare il totale complessivo della voce in questione, ma la suddivisione di tale totale dipende dalla tua nicchia o attività. Di solito, includerai alcuni dei seguenti:

• Un importo unitario, se vendi prodotti o servizi in multipli.
• L'addebito basato sul tempo, ad esempio una tariffa oraria (se sei un libero professionista o un creativo)
• Il tasso per unità, che di solito si collega a entrambi i precedenti.

La buona notizia è che la maggior parte dei software di fatturazione degni di nota offre la possibilità di suddividere i costi in unità e tariffe, quindi indipendentemente dalla soluzione scelta, sarai in grado di creare una fattura dettagliata senza problemi.

Conclusione: come utilizzare un modello di fattura dettagliato

Più facile rendi il pagamento per il tuo cliente, più velocemente cresce il tuo reddito. Dettagliare le fatture per assoluta chiarezza può aiutare a garantire che il processo di pagamento si svolga senza intoppi. Dopotutto, senza una chiara ripartizione del lavoro che hai svolto, un cliente dovrà elaborare le domande, il che è una sconfitta per entrambe le parti.

In questo post, abbiamo esaminato come dettagliare le fatture per una maggiore chiarezza. Crediamo che ci siano tre consigli da portare avanti:

1. Assicurati che le descrizioni di ogni attività o lavoro siano chiare e di facile comprensione.
2. Potrebbe essere necessario suddividere progetti più grandi in attività più piccole.
3. Dettaglia i costi di un lavoro per aiutare i tuoi clienti a capire se vengono addebitati correttamente.

Hai qualche consiglio per offrire una fatturazione dettagliata chiara? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!