Faktur vs. Kwitansi - Apa Perbedaannya?

Bisnis dari semua ukuran di industri yang beragam memerlukan penggunaan faktur dan tanda terima untuk dokumentasi keuangan yang penting. Apa perbedaan antara faktur dan tanda terima pembayaran? Apa elemen unik dari faktur? Apa yang membuat tanda terima berbeda?

Baik faktur maupun kuitansi terkait dengan pembayaran yang dilakukan kepada bisnis untuk produk atau layanannya, baik yang dilakukan secara ad hoc atau sesuai jadwal. Pada artikel ini, kita akan membahas apa itu faktur dan kwitansi, persamaan dan perbedaannya, dan yang harus digunakan kapan.

Apa itu Faktur?

Faktur adalah permintaan pembayaran. Ini adalah dokumen komersial yang dikirim ke klien oleh penyedia layanan. Faktur menentukan layanan atau produk yang ditawarkan, jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, dan metode pembayaran yang diinginkan. Ini adalah "faktur penjualan" untuk penjual, sementara itu adalah "faktur pembelian" untuk pembeli. Ini dapat dikeluarkan baik melalui kertas atau transmisi elektronik. Banyak bisnis saat ini lebih suka menerbitkan dan menerima faktur secara elektronik karena manfaatnya seperti biaya produksi yang lebih murah, fleksibilitas, dan privasi informasi untuk semua pihak.

Faktur sangat penting untuk memelihara catatan keuangan bagi pembeli dan penjual produk atau layanan. Banyak jenis industri yang berbeda menggunakan faktur (misalnya, konstruksi, produsen, printer, penerbit, dan layanan profesional seperti agen dan firma hukum) untuk transaksi bisnis ke bisnis dan bisnis ke konsumen. Faktur adalah sarana untuk keuangan langsung, yang memberikan keuntungan dalam pengaturan rahasia antara bisnis swasta. Akhirnya, faktur juga bertindak sebagai pengingat pembayaran yang harus dibayar dari pembeli ke penjual.

Apa itu Tanda Terima?

Kwitansi adalah bukti pembayaran atas setiap produk atau jasa yang telah diperoleh. Ini memungkinkan siapa pun yang melakukan pembayaran mengetahui jumlah total yang mereka bayarkan. Bukti pembayaran ini sangat berguna untuk dokumen pajak untuk melacak pembayaran barang atau jasa. Tanda terima biasanya menyertakan daftar barang yang dibeli, nama bisnis tempat Anda membelinya, informasi kontak bisnis, dan harganya. Pelanggan juga dapat menunjukkan tanda terima ke bisnis untuk pengembalian dana jika produk tidak seperti yang mereka harapkan. Tanda terima juga berisi pajak penjualan untuk barang yang dibeli, yang tergantung pada negara bagian tempat Anda tinggal.

Beberapa tanda terima juga memiliki iklan untuk produk atau penawaran khusus. Misalnya, beberapa bisnis dengan program loyalitas mencetak jumlah poin hadiah yang dimiliki pelanggan saat mengeluarkan tanda terima. Akibatnya, tanda terima dapat berguna dalam memasarkan produk atau layanan yang relevan. Mereka juga dapat mencantumkan jaminan, penawaran pengembalian, dan kupon apa pun yang disediakan bisnis. Pengecer diwajibkan secara hukum untuk menawarkan tanda terima kepada pelanggan, atau paling tidak, memberi mereka pilihan untuk mendapatkannya.

Perbedaan Antara Faktur dan Tanda Terima dalam Proses Penjualan

Sederhananya, faktur adalah permintaan pembayaran, sementara tanda terima memberi tahu Anda bahwa pembayaran telah dilakukan. Jumlah total pembayaran harus dibuat jelas untuk faktur dan tanda terima. Pemilik bisnis menggunakan faktur dan tanda terima untuk melacak transaksi.

Berikut adalah beberapa contoh cara menggunakan faktur dan cara menggunakan tanda terima untuk mengilustrasikannya lebih lanjut.

Contoh Faktur

Misalkan agen desain disewa untuk melakukan tugas khusus untuk klien, di mana mereka akan menerima pembayaran di muka dan pembayaran setelah selesai. Agensi kemudian menggunakan faktur untuk mengomunikasikan jumlah terutang kepada klien di setiap tahap: sebelum memulai pekerjaan, menentukan jumlah yang harus dibayar pada saat itu, dan kemudian di akhir, untuk jumlah yang tersisa.

Faktur dapat memiliki metode pembayaran yang terintegrasi dengannya. Faktur digital dengan opsi untuk membayar melalui PayPal (seperti yang dapat Anda kirim dengan Hiveage), memiliki tombol yang memungkinkan klien melakukan pembayaran secara online. Ini mengharuskan vendor untuk memiliki akun PayPal yang ditautkan ke perangkat lunak faktur mereka. Klien kemudian dapat melakukan pembayaran langsung pada faktur itu sendiri.

Faktur harus berisi semua detail penting untuk melakukan pembayaran: nama bisnis klien dan vendor, informasi kontak, informasi penagihan, deskripsi barang, dan tanggal jatuh tempo. Ada templat faktur yang dapat Anda gunakan untuk membantu menulis faktur profesional, serta alat seperti pembuat faktur online gratis kami:: Anda cukup mengisi kolom dengan informasi yang diperlukan, dan faktur akan dibuat untuk Anda.

Contoh Tanda Terima

Jika Anda pergi ke restoran dan memesan makanan, server memberi Anda tagihan di akhir makan Anda. Setelah Anda membayar jumlah total yang terutang, Anda menerima tanda terima atau bukti pembelian. Ini biasanya berbentuk selembar kertas cetak kecil yang memberi tahu Anda bahwa pembayaran telah dilakukan.

Contoh ini juga menunjukkan mengapa tagihan bukan faktur. Server di restoran memberi Anda tagihan untuk pembayaran segera. Setelah itu Anda mendapatkan tanda terima. Faktur memberi tahu bisnis bahwa uang telah jatuh tempo, dan mereka memiliki waktu tertentu untuk melakukan pembayaran.

Kombinasi tagihan dan tanda terima sangat berguna untuk pembelian kartu kredit, karena keduanya merupakan bukti terhadap pembelian yang tidak sah. Setiap kali Anda menggunakan kartu kredit, pastikan Anda memiliki tanda terima untuk apa yang telah Anda beli. Karena itu, jangan gunakan laporan kartu kredit sebagai bukti pembelian: Anda dapat mengatur pajak Anda lebih baik dengan tanda terima.

Kapan Menggunakan Faktur vs. Tanda Terima

Cara lain untuk memahami faktur dan kwitansi adalah sebagai berikut: ketika ada pembayaran yang diperlukan untuk barang atau jasa, faktur adalah apa yang terjadi sebelum pembayaran, sedangkan kwitansi adalah apa yang terjadi setelah pembayaran. Dengan kata lain, setelah mengirim faktur, Anda berharap untuk dibayar; jika Anda mengirimkan tanda terima, itu berarti Anda telah dibayar.

Seperti disebutkan sebelumnya, banyak industri menggunakan faktur sebagai alat keuangan yang efektif untuk pembayaran. Mereka tidak hanya melacak informasi yang diperlukan tetapi juga mengawasi transaksi bisnis saat ini. Tetapi kwitansi juga dapat berfungsi dalam membuat prediksi keuangan, seperti meramalkan penjualan di masa depan melalui penggunaan data historis. Akhirnya, keduanya berguna untuk tujuan pajak karena IRS melihatnya untuk mendapatkan informasi.

Pentingnya Kwitansi untuk Bisnis

Tanda terima adalah sarana penting untuk melacak penjualan dan pendapatan bisnis dengan akurat. Hal ini terutama berlaku untuk pengembalian pajak dan dokumentasi operasi bisnis. Internal Revenue Service menggunakan tanda terima untuk tujuan yang jelas ini. Dalam bisnis yang lebih besar, penerimaan disimpan oleh departemen akuntansi untuk menyiapkan laporan keuangan.

Tanda terima juga merupakan cara untuk mencatat pembelian yang Anda lakukan atas nama bisnis Anda, sehingga Anda dapat mendapatkan penggantian dengan benar.

Bisakah Faktur Berfungsi sebagai Tanda Terima?

Tidak, faktur tidak dapat dipertukarkan dengan tanda terima. Ingat, faktur adalah permintaan pembayaran, sedangkan tanda terima adalah dokumentasi pembayaran. Jika Anda perlu mengembalikan barang ke bisnis karena layanan yang buruk, Anda tidak menunjukkan faktur yang telah Anda terima, Anda menggunakan tanda terima untuk meminta pengembalian uang dari pembayaran asli Anda.

Apakah Faktur adalah Bukti Pembelian?

Sekali lagi, faktur tidak berfungsi sebagai tanda terima pembayaran. Bukti pembelian adalah bukti pelanggan membeli suatu produk. Ini sangat berguna untuk penjualan atau rabat yang digunakan bisnis. Faktur memang menyertakan perincian tentang berapa banyak uang tunai yang Anda harapkan dalam pembayaran, tetapi itu bukan bukti pembelian untuk apa pun.

Pengecer memiliki cara berbeda untuk menerima bukti pembelian. Beberapa menggunakan nomor referensi, sementara yang lain menggunakan email konfirmasi yang dikirimkan kepada mereka. Either way, tanda terima adalah cara yang paling efektif untuk bukti pembelian.

Apa Arti Salinan Faktur?

Salinan faktur adalah versi terperinci dari aslinya. Ini bisa dalam bentuk digital atau di atas kertas.

Faktur harus memiliki nomor di atasnya untuk tujuan identifikasi, dan salinannya akan mencerminkan hal ini. Nomor faktur adalah apa yang diberikan bisnis secara unik untuk setiap faktur. Nomor faktur sering berupa alfanumerik.

Faktur juga menentukan tanggal dan informasi kontak dari bisnis tertentu yang menerbitkannya, yang memungkinkan Anda memberi tanggal pada faktur dan barang atau jasa bisnis tersebut. Anda harus selalu menyimpan salinan faktur yang Anda kirim atau terima untuk melacak transaksi keuangan Anda.

Apa itu Tanda Terima yang Tepat?

Tanda terima yang tepat mencatat nama, alamat, dan nomor telepon bisnis yang menawarkannya, dan jumlah pembayaran yang diterima untuk daftar produk atau layanan. Juga harus ada tanggal transaksi terjadi. Informasi yang paling penting dari tanda terima adalah jumlah yang dibayarkan.

Anda harus selalu menyimpan salinan tanda terima untuk barang yang Anda beli. Itu adalah potongan kertas yang ringan jika Anda mencetaknya, tetapi Anda juga bisa mendapatkannya melalui teks atau email. Beberapa bisnis memberi Anda opsi ini saat mendaftar, tempat Anda dapat memasukkan nomor telepon atau alamat email. Tanda terima yang tepat memiliki semua informasi penting yang Anda perlukan untuk mencatat pembelian.

Anda dapat menggunakan tanda terima yang tepat untuk alasan pajak. Jika Anda perlu mengklaim kemungkinan pengurangan, Anda dapat menggunakan kwitansi Anda sebagai bukti pembelian. Mereka memantau semua pengeluaran yang dapat dikurangkan sehingga Anda dapat memisahkan penghasilan kena pajak dan tidak kena pajak untuk Anda dan rumah tangga Anda. Lain kali Anda menyiapkan pengembalian pajak, pastikan untuk menggunakan tanda terima ini untuk manfaat tambahan. Itu membuatnya lebih mudah untuk menyiapkan laporan keuangan untuk pajak Anda.

Kesimpulan: Kapan harus membuat faktur, meminta pembayaran, dan menghasilkan tanda terima

Kami telah membahas perbedaan antara faktur dan tanda terima: faktur mengharuskan Anda untuk mengirim pemberitahuan pembayaran terlebih dahulu, dan dokumen lain pembayaran setelahnya. Faktur bukanlah tanda terima, tetapi faktur memberikan informasi yang diperlukan untuk melakukan pembayaran. Faktur adalah cara yang efektif untuk mengkomunikasikan pembayaran yang jatuh tempo kepada klien. Tanda terima digunakan dalam bukti pembelian, yang selalu berguna dengan pengembalian pajak dan pengurangan. Sangat penting untuk memahami perbedaan-perbedaan ini sehingga Anda dapat mengelola catatan keuangan Anda dengan benar dengan cara yang aman dan terjamin.