Factură vs chitanță - Care este diferența?

Întreprinderile de toate dimensiunile din diverse industrii necesită utilizarea facturilor și a chitanțelor pentru documentația financiară crucială. Care este diferența dintre o factură și o chitanță de plată? Care sunt elementele unice ale unei facturi? Ce face o chitanță diferită?

Atât facturile, cât și încasările sunt legate de plățile efectuate către o întreprindere pentru produsele sau serviciile sale, indiferent dacă sunt făcute ad-hoc sau conform unui program. În acest articol, vom discuta despre ce sunt facturile și chitanțele, asemănările și diferențele dintre ele și care ar trebui folosite când.

Ce este o factură?

O factură este o cerere de plată. Este un document comercial trimis unui client de către un furnizor de servicii. Facturile specifică serviciile sau produsele oferite, suma de plătit, termenele de plată și metoda de plată preferată. Este o „factură de vânzare” către vânzători, în timp ce este o „factură de cumpărare” pentru cumpărători. Acestea pot fi emise fie prin transmisie pe hârtie, fie prin transmisie electronică. Multe companii preferă astăzi să emită și să primească facturi electronic datorită beneficiilor precum costuri de producție mai ieftine, flexibilitate și confidențialitate a informațiilor pentru toate părțile.

Facturile sunt esențiale pentru menținerea înregistrărilor financiare atât pentru cumpărători, cât și pentru vânzătorii de produse sau servicii. Multe tipuri diferite de industrii utilizează facturi (de exemplu, construcții, producători, imprimante, editori și servicii profesionale, cum ar fi agenții și firme juridice) atât pentru tranzacții de la întreprindere la întreprindere, cât și pentru tranzacțiile de la întreprindere la consumator. Facturile sunt un mijloc de finanțare directă, ceea ce îi conferă un avantaj în aranjamentele confidențiale dintre întreprinderile private. În cele din urmă, facturile acționează și ca mementouri ale plăților datorate de la cumpărători către vânzători.

Ce este o chitanță?

O chitanță este dovada plății pentru orice produse sau servicii care au fost obținute. Îi informează pe oricine a efectuat plata suma totală pe care a plătit-o. Această dovadă de plată este deosebit de utilă pentru documentele fiscale pentru a ține evidența plății pentru bunuri sau servicii. O chitanță include de obicei o listă cu articolele achiziționate, numele companiei de la care ați cumpărat-o, informațiile de contact ale companiei și prețul. Un client poate prezenta o chitanță unei companii pentru rambursare dacă produsul nu este ceea ce se aștepta. Chitanțele conțin și o taxă de vânzare pentru articolele cumpărate, care depinde de statul în care locuiți.

Unele chitanțe au și reclame pentru produse sau oferte speciale. De exemplu, unele companii cu programe de loialitate imprimă suma de puncte de recompensă pe care un client le are atunci când emite o chitanță. Ca urmare, chitanțele pot fi utile în comercializarea produselor sau serviciilor relevante. De asemenea, pot enumera garanțiile, ofertele de returnare și cupoanele oferite de companie. Comercianții cu amănuntul sunt obligați legal să ofere bonul clientului sau, cel puțin, să le ofere opțiunea de a obține una.

Diferența dintre o factură și o chitanță în procesul de vânzare

Mai simplu spus, o factură este o cerere de plată, în timp ce o chitanță vă informează că a fost efectuată o plată. Suma totală a plății trebuie să fie clară atât pentru o factură, cât și pentru o chitanță. Un proprietar de afaceri folosește atât o factură, cât și o chitanță pentru a ține evidența tranzacțiilor.

Iată câteva exemple despre cum să utilizați o factură și cum să folosiți o chitanță pentru a ilustra acest lucru în continuare.

Exemplu de factură

Să presupunem că o agenție de design este angajată pentru a îndeplini o sarcină specifică pentru un client, pentru care urmează să primească o plată în avans și o plată la finalizare. Agenția folosește apoi facturile pentru a comunica suma datorată clientului în fiecare dintre etapele: înainte de începerea lucrărilor, precizând suma datorată în acel moment, iar apoi la sfârșit, pentru suma rămasă.

Facturile pot avea metode de plată integrate. Facturile digitale cu opțiunea de plată prin PayPal (cum ar fi cele pe care le puteți trimite cu Hiveage), au un buton care permite clientului să efectueze o plată online. Acest lucru necesită ca vânzătorul să aibă un cont PayPal conectat la software-ul său de facturare. Clientul poate efectua apoi plata direct pe factura propriu-zisa.

Facturile trebuie să conțină toate detaliile esențiale pentru efectuarea unei plăți: numele comerciale ale clientului și vânzătorului, informații de contact, informații de facturare, descrierea mărfurilor și data scadenței. Există șabloane de factură pe care le puteți folosi pentru a ajuta la redactarea unei facturi profesionale, precum și instrumente precum generatorul nostru gratuit de facturi online:: puteți pur și simplu să completați câmpurile cu informațiile necesare, iar o factură va fi creată pentru dvs.

Exemplu de chitanță

Dacă ar fi să mergi la un restaurant și să comanzi mâncare, un server îți dă o factură la sfârșitul mesei. După ce plătiți suma totală datorată, primiți o chitanță sau o dovadă de cumpărare. De obicei, aceasta ia forma unei mici bucăți de hârtie tipărită care vă informează că a fost efectuată o plată.

Acest exemplu arată și de ce o factură nu este o factură. Serverul de la restaurant vă oferă o factură pentru plata imediată. După aceea, primiți o chitanță. O factură informează o companie să știe că banii sunt datorați și are o anumită perioadă de timp pentru a efectua plata.

Combinația factură și chitanță este utilă în special pentru achizițiile cu cardul de credit, deoarece sunt dovezi împotriva achizițiilor neautorizate. Ori de câte ori utilizați un card de credit, asigurați-vă că aveți o chitanță pentru ceea ce ați achiziționat. Acestea fiind spuse, nu utilizați extrasele cardului de credit ca dovadă a achiziției: vă puteți organiza mai bine taxele cu chitanțele.

Când să utilizați o factură vs. o chitanță

O altă modalitate de a înțelege facturile și chitanțele este următoarea: atunci când există o plată necesară pentru bunuri sau servicii, factura este ceea ce se întâmplă înainte de plată, în timp ce chitanța este ceea ce se întâmplă după plată. Cu alte cuvinte, după trimiterea unei facturi, te aștepți să fii plătit; dacă trimiteți o chitanță, înseamnă că ați fost deja plătit.

După cum sa menționat anterior, multe industrii folosesc facturile ca instrument financiar eficient pentru plată. Ei nu numai că țin evidența informațiilor necesare, ci și evidențiază tranzacțiile comerciale curente. Dar chitanțele pot servi și la realizarea de previziuni financiare, cum ar fi prognozarea vânzărilor viitoare prin utilizarea datelor istorice. În cele din urmă, ambele sunt utile în scopuri fiscale, deoarece IRS le privește pentru informații.

Importanța chitanțelor pentru o afacere

Chitanțele sunt un mijloc important de urmărire cu acuratețe a vânzărilor și a veniturilor unei companii. Acest lucru este valabil mai ales pentru declarațiile fiscale și documentația operațiunilor comerciale. Internal Revenue Service utilizează chitanțe în acest scop expres. În întreprinderile mai mari chitanțele sunt păstrate de departamentul de contabilitate pentru întocmirea situațiilor financiare.

Chitanțele sunt, de asemenea, o modalitate de a înregistra achizițiile pe care le faceți în numele companiei dvs., astfel încât să puteți fi rambursat corespunzător.

Poate o factură să servească drept chitanță?

Nu, o factură nu este interschimbabilă cu o chitanță. Rețineți că o factură este o cerere de plată, în timp ce o chitanță este documentarea unei plăți. Dacă trebuie să returnați un articol unei afaceri din cauza serviciilor slabe, nu afișați factura pe care ați primit-o, utilizați chitanța pentru a solicita rambursarea plății inițiale.

Este o factură o dovadă de cumpărare?

Din nou, facturile nu funcționează ca chitanțe de plată. Dovada achiziției este dovada că un client cumpără un produs. Este util în special pentru orice vânzări sau reduceri pe care companiile le folosesc. O factură include detalii despre câți numerar așteptați la plată, dar nu este dovada achiziției pentru nimic.

Comercianții cu amănuntul au mijloace diferite de a accepta dovada achiziției. Unii folosesc numere de referință, în timp ce alții folosesc e-mailuri de confirmare trimise acestora. În orice caz, chitanțele sunt cel mai eficient mijloc de dovadă a achiziției.

Care este sensul copierii facturii?

O copie a facturii este o versiune detaliată a originalului. Acesta poate fi în format digital sau pe hârtie.

O factură trebuie să aibă un număr pe ea în scopuri de identificare, iar copia va reflecta acest lucru. Numărul facturii este ceea ce o companie atribuie în mod unic fiecărei facturi. Numărul facturii este adesea alfanumeric.

Facturile specifică, de asemenea, data și informațiile de contact ale companiei care le emite, ceea ce vă permite să datați factura și bunurile sau serviciile companiei. Ar trebui să păstrați întotdeauna copii ale facturilor pe care le trimiteți sau le primiți pentru a urmări tranzacțiile financiare.

Ce este o chitanță corectă?

O chitanță adecvată înregistrează numele, adresa și numărul de telefon al companiei care o oferă, precum și suma plății primite pentru lista de produse sau servicii. Ar trebui să existe și o dată la care a avut loc tranzacția. Cea mai importantă informație a unei chitanțe este suma plătită.

Ar trebui să păstrați întotdeauna o copie a oricărei chitanțe pentru articolele pe care le cumpărați. Sunt bucăți de hârtie ușoare dacă le imprimați, dar le puteți obține adesea prin text sau e-mail. Unele companii vă oferă această opțiune la registru, unde puteți introduce un număr de telefon sau o adresă de e-mail. O chitanță adecvată conține toate informațiile necesare pentru înregistrarea achiziției.

Puteți folosi chitanțe adecvate din motive fiscale. Dacă trebuie să solicitați o posibilă deducere, puteți utiliza chitanțele ca dovadă a achizițiilor. Ei monitorizează toate cheltuielile dvs. deductibile, astfel încât să puteți separa veniturile impozabile și cele neimpozabile pentru dvs. și gospodăria dvs. Data viitoare când pregătiți o declarație de impozit, asigurați-vă că utilizați aceste chitanțe pentru beneficii suplimentare. Vă este mult mai ușor să pregătiți o situație financiară pentru impozitele dvs.

Concluzie: Când să creați facturi, să solicitați plata și să generați chitanțe

Am discutat despre diferențele dintre facturi și chitanțe: o factură vă cere să trimiteți o notificare de plată în prealabil, iar celelalte documente plata ulterior. O factură nu este o chitanță, dar facturile oferă informații necesare pentru efectuarea unei plăți. O factura este un mijloc eficient de comunicare a platilor datorate catre clienti. Chitantele își au utilizarea în dovada de cumpărare, care este întotdeauna utilă cu rambursări de taxe și deductibile. Este imperativ să înțelegeți aceste diferențe, astfel încât să vă puteți gestiona în mod corespunzător evidențele financiare într-un mod sigur și securizat.