ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงิน - อะไรคือความแตกต่าง?

ธุรกิจทุกขนาดในอุตสาหกรรมที่หลากหลายจำเป็นต้องใช้ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินสำหรับเอกสารทางการเงินที่สำคัญ ใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินแตกต่างกันอย่างไร อะไรคือองค์ประกอบเฉพาะของใบแจ้งหนี้? อะไรทำให้ใบเสร็จแตกต่างออกไป?

ทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินเกี่ยวข้องกับการชำระเงินให้กับธุรกิจสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการ ไม่ว่าจะทำเฉพาะกิจหรือตามกำหนดเวลา ในบทความนี้ เราจะพูดถึงว่าใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินคืออะไร ความเหมือนและความแตกต่างระหว่างกัน และควรใช้เมื่อใด

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้คือการขอชำระเงิน เป็นเอกสารทางการค้าที่ผู้ให้บริการส่งให้ลูกค้า ใบแจ้งหนี้ระบุบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่นำเสนอ จำนวนเงินที่ชำระ เงื่อนไขการชำระเงิน และวิธีการชำระเงินที่ต้องการ มันคือ "ใบกำกับการขาย" สำหรับผู้ขาย ในขณะที่มันเป็น "ใบแจ้งหนี้การซื้อ" สำหรับผู้ซื้อ สามารถออกได้ทั้งทางกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ ธุรกิจจำนวนมากในปัจจุบันชอบที่จะออกและรับใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์เนื่องจากมีประโยชน์ เช่น ต้นทุนการผลิตที่ถูกกว่า ความยืดหยุ่น และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลสำหรับทุกฝ่าย

ใบแจ้งหนี้มีความสำคัญต่อการรักษาบันทึกทางการเงินสำหรับทั้งผู้ซื้อและผู้ขายผลิตภัณฑ์หรือบริการ อุตสาหกรรมหลายประเภทใช้ใบแจ้งหนี้ (เช่น การก่อสร้าง ผู้ผลิต เครื่องพิมพ์ ผู้จัดพิมพ์ และบริการระดับมืออาชีพ เช่น ตัวแทนและบริษัทกฎหมาย) สำหรับทั้งธุรกิจกับธุรกิจ และธุรกิจกับธุรกรรมของผู้บริโภค ใบแจ้งหนี้เป็นวิธีการสำหรับการเงินโดยตรง ซึ่งทำให้ได้เปรียบในข้อตกลงที่เป็นความลับระหว่างธุรกิจส่วนตัว สุดท้าย ใบแจ้งหนี้ยังทำหน้าที่เป็นตัวเตือนการชำระเงินที่ค้างชำระจากผู้ซื้อถึงผู้ขาย

ใบเสร็จรับเงินคืออะไร?

ใบเสร็จคือหลักฐานการชำระเงินสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการใดๆ ที่ได้รับ ช่วยให้ใครก็ตามที่ชำระเงินทราบจำนวนเงินทั้งหมดที่จ่ายไป หลักฐานการชำระเงินนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับเอกสารภาษีเพื่อติดตามการชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ โดยทั่วไป ใบเสร็จจะประกอบด้วยรายการของที่ซื้อ ชื่อของธุรกิจที่คุณซื้อ ข้อมูลติดต่อของธุรกิจ และราคา ลูกค้ายังสามารถแสดงใบเสร็จรับเงินให้กับธุรกิจเพื่อขอเงินคืนได้หากผลิตภัณฑ์ไม่เป็นไปตามที่คาดไว้ ใบเสร็จรับเงินยังมีภาษีการขายสำหรับสินค้าที่ซื้อ ซึ่งขึ้นอยู่กับสถานะที่คุณอาศัยอยู่

ใบเสร็จบางใบยังมีโฆษณาสินค้าหรือข้อเสนอพิเศษ ตัวอย่างเช่น บางธุรกิจที่มีโปรแกรมสะสมคะแนนจะพิมพ์จำนวนคะแนนสะสมที่ลูกค้ามีเมื่อออกใบเสร็จ ด้วยเหตุนี้ ใบเสร็จจึงมีประโยชน์ในการทำการตลาดผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เกี่ยวข้อง พวกเขายังสามารถแสดงรายการการรับประกัน ข้อเสนอในการคืนสินค้า และคูปองที่ธุรกิจมอบให้ ผู้ค้าปลีกมีหน้าที่ตามกฎหมายในการเสนอใบเสร็จให้กับลูกค้า หรืออย่างน้อยที่สุด ให้ทางเลือกแก่พวกเขาในการรับใบเสร็จ

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินในกระบวนการขาย

พูดง่ายๆ ก็คือ ใบแจ้งหนี้คือคำขอให้ชำระเงิน ในขณะที่ใบเสร็จจะแจ้งให้คุณทราบว่าได้ชำระเงินแล้ว จำนวนเงินที่ชำระทั้งหมดควรชัดเจนสำหรับทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน เจ้าของธุรกิจใช้ทั้งใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินเพื่อติดตามธุรกรรม

ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีใช้ใบแจ้งหนี้และวิธีใช้ใบเสร็จเพื่ออธิบายเพิ่มเติม

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้

สมมติว่าบริษัทออกแบบได้รับการว่าจ้างให้ทำงานเฉพาะสำหรับลูกค้า ซึ่งพวกเขาจะได้รับการชำระเงินล่วงหน้าและการชำระเงินเมื่อเสร็จสิ้น จากนั้นหน่วยงานจะใช้ใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งจำนวนเงินที่เป็นหนี้ลูกค้าในแต่ละขั้นตอน: ก่อนเริ่มงาน ระบุจำนวนเงินที่ครบกำหนด ณ จุดนั้น และในตอนท้าย สำหรับจำนวนเงินที่เหลือ

ใบแจ้งหนี้สามารถรวมวิธีการชำระเงินเข้ากับพวกเขาได้ ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลที่มีตัวเลือกในการชำระเงินผ่าน PayPal (เช่น คุณสามารถส่งด้วย Hiveage) มีปุ่มที่ช่วยให้ลูกค้าชำระเงินออนไลน์ได้ ซึ่งกำหนดให้ผู้ขายต้องมีบัญชี PayPal ที่เชื่อมโยงกับซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ของตน จากนั้นลูกค้าสามารถชำระเงินโดยตรงบนใบแจ้งหนี้ได้

ใบแจ้งหนี้ต้องมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการชำระเงิน: ชื่อธุรกิจของลูกค้าและผู้ขาย ข้อมูลติดต่อ ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน คำอธิบายสินค้า และวันครบกำหนด มีเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยในการเขียนใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ รวมถึงเครื่องมือต่างๆ เช่น โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์ฟรีของเรา:: คุณเพียงแค่กรอกข้อมูลที่จำเป็นลงในฟิลด์ จากนั้นระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับคุณ

ตัวอย่างใบเสร็จรับเงิน

หากคุณต้องไปร้านอาหารและสั่งอาหาร เซิร์ฟเวอร์จะเรียกเก็บเงินเมื่อสิ้นสุดมื้ออาหารของคุณ หลังจากที่คุณชำระยอดที่ค้างชำระแล้ว คุณจะได้รับใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานการซื้อ โดยทั่วไปแล้วจะอยู่ในรูปแบบของกระดาษพิมพ์ชิ้นเล็กๆ ซึ่งช่วยให้คุณทราบว่าได้ชำระเงินแล้ว

ตัวอย่างนี้ยังแสดงให้เห็นว่าเหตุใดใบเรียกเก็บเงินจึงไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ เซิร์ฟเวอร์ที่ร้านอาหารจะเรียกเก็บเงินจากคุณเพื่อชำระเงินทันที หลังจากนั้นคุณจะได้รับใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ช่วยให้ธุรกิจทราบว่าเงินถึงกำหนดชำระ และมีเวลาในการชำระเงินจำนวนหนึ่ง

การรวมบิลและใบเสร็จรับเงินมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการซื้อด้วยบัตรเครดิต เนื่องจากเป็นหลักฐานสำหรับการซื้อที่ไม่ได้รับอนุญาต เมื่อใดก็ตามที่คุณใช้บัตรเครดิต ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีใบเสร็จสำหรับสิ่งที่คุณซื้อ ที่กล่าวว่าอย่าใช้ใบแจ้งยอดบัตรเครดิตเป็นหลักฐานการซื้อ: คุณสามารถจัดระเบียบภาษีของคุณได้ดีขึ้นด้วยใบเสร็จรับเงิน

เมื่อใดควรใช้ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงิน

อีกวิธีหนึ่งในการทำความเข้าใจใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินมีดังนี้: เมื่อมีการชำระเงินที่จำเป็นสำหรับสินค้าหรือบริการ ใบแจ้งหนี้คือสิ่งที่จะเกิดขึ้นก่อนการชำระเงิน ในขณะที่ใบเสร็จรับเงินคือสิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังการชำระเงิน กล่าวอีกนัยหนึ่ง หลังจากส่งใบแจ้งหนี้ คุณคาดว่าจะได้รับเงิน หากคุณส่งใบเสร็จรับเงิน แสดงว่าคุณได้รับเงินแล้ว

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ หลายอุตสาหกรรมใช้ใบแจ้งหนี้เป็นเครื่องมือทางการเงินที่มีประสิทธิภาพในการชำระเงิน พวกเขาไม่เพียงติดตามข้อมูลที่จำเป็น แต่ยังติดตามธุรกรรมทางธุรกิจในปัจจุบัน แต่รายรับยังสามารถใช้ในการคาดการณ์ทางการเงิน เช่น การคาดการณ์ยอดขายในอนาคตผ่านการใช้ข้อมูลในอดีต สุดท้ายนี้ ทั้งสองมีประโยชน์สำหรับวัตถุประสงค์ทางภาษีเนื่องจากกรมสรรพากรตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้

ความสำคัญของใบเสร็จรับเงินสำหรับธุรกิจ

ใบเสร็จรับเงินเป็นวิธีสำคัญในการติดตามการขายและรายได้ของธุรกิจอย่างแม่นยำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการคืนภาษีและเอกสารประกอบการดำเนินธุรกิจ สรรพากรบริการใช้ใบเสร็จรับเงินเพื่อวัตถุประสงค์ด่วนนี้ ในธุรกิจขนาดใหญ่ ฝ่ายบัญชีจะดูแลใบเสร็จรับเงินเพื่อจัดทำงบการเงิน

ใบเสร็จรับเงินยังเป็นวิธีการบันทึกการซื้อที่คุณทำในนามของธุรกิจของคุณ เพื่อให้คุณได้รับเงินคืนอย่างเหมาะสม

ใบแจ้งหนี้สามารถใช้เป็นใบเสร็จรับเงินได้หรือไม่?

ไม่ได้ ใบแจ้งหนี้ไม่สามารถใช้แทนใบเสร็จได้ โปรดจำไว้ว่า ใบแจ้งหนี้เป็นการขอชำระเงิน ในขณะที่ใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารการชำระเงิน หากคุณต้องการคืนสินค้าให้กับธุรกิจเนื่องจากบริการไม่ดี คุณไม่แสดงใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับ คุณใช้ใบเสร็จเพื่อขอเงินคืนจากการชำระเงินเดิมของคุณ

ใบกำกับสินค้าเป็นหลักฐานการซื้อหรือไม่?

อีกครั้ง ใบแจ้งหนี้ไม่ทำงานเป็นใบเสร็จรับเงิน หลักฐานการซื้อเป็นหลักฐานว่าลูกค้าซื้อสินค้า เป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการขายหรือส่วนลดที่ธุรกิจใช้ ใบแจ้งหนี้มีรายละเอียดเกี่ยวกับจำนวนเงินที่คุณคาดว่าจะได้รับในการชำระเงิน แต่ไม่ใช่หลักฐานการซื้อเพื่ออะไร

ผู้ค้าปลีกมีวิธีการรับหลักฐานการซื้อที่แตกต่างกัน บางคนใช้หมายเลขอ้างอิง ในขณะที่บางคนใช้อีเมลยืนยันที่ส่งถึงพวกเขา ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ใบเสร็จเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดในการพิสูจน์การซื้อ

ความหมายของสำเนาใบแจ้งหนี้คืออะไร?

สำเนาใบแจ้งหนี้เป็นเวอร์ชันแยกรายการของต้นฉบับ สามารถอยู่ในรูปแบบดิจิทัลหรือบนกระดาษ

ใบแจ้งหนี้ควรมีหมายเลขเพื่อวัตถุประสงค์ในการระบุตัวตน และสำเนาจะแสดงถึงสิ่งนี้ หมายเลขใบแจ้งหนี้คือสิ่งที่ธุรกิจกำหนดใบแจ้งหนี้แต่ละใบโดยไม่ซ้ำกัน หมายเลขใบแจ้งหนี้มักเป็นตัวเลขและตัวอักษร

ใบแจ้งหนี้ยังระบุวันที่และข้อมูลติดต่อของธุรกิจนั้นๆ ที่ออก ซึ่งช่วยให้คุณระบุวันที่ในใบแจ้งหนี้และสินค้าหรือบริการของธุรกิจได้ คุณควรเก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ที่คุณส่งหรือรับไว้เสมอเพื่อติดตามธุรกรรมทางการเงินของคุณ

ใบเสร็จรับเงินที่เหมาะสมคืออะไร?

ใบเสร็จที่ถูกต้องจะบันทึกชื่อ ที่อยู่ และหมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจที่เสนอ และจำนวนเงินที่ได้รับสำหรับรายการผลิตภัณฑ์หรือบริการ ควรมีวันที่ทำธุรกรรมด้วย ข้อมูลที่สำคัญที่สุดของใบเสร็จรับเงินคือจำนวนเงินที่ชำระ

คุณควรเก็บสำเนาใบเสร็จสำหรับสินค้าที่คุณซื้อไว้เสมอ เป็นกระดาษน้ำหนักเบาหากคุณพิมพ์ แต่คุณมักจะได้รับผ่านข้อความหรืออีเมลด้วย บางธุรกิจให้ตัวเลือกนี้แก่คุณเมื่อลงทะเบียน ซึ่งคุณสามารถป้อนหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่อีเมลได้ ใบเสร็จที่ถูกต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดที่คุณต้องการสำหรับการบันทึกการซื้อ

คุณสามารถใช้ใบเสร็จที่ถูกต้องด้วยเหตุผลทางภาษี หากคุณต้องการเรียกร้องการหักเงินที่เป็นไปได้ คุณสามารถใช้ใบเสร็จของคุณเป็นหลักฐานการซื้อได้ พวกเขาตรวจสอบค่าใช้จ่ายหักลดหย่อนทั้งหมดของคุณเพื่อให้คุณสามารถแยกรายได้ที่ต้องเสียภาษีและไม่ต้องเสียภาษีสำหรับคุณและครัวเรือนของคุณ ครั้งต่อไปที่คุณเตรียมการคืนภาษี อย่าลืมใช้ใบเสร็จเหล่านี้เพื่อรับสิทธิประโยชน์เพิ่มเติม ทำให้การจัดทำงบการเงินสำหรับภาษีของคุณง่ายขึ้นมาก

สรุป: เมื่อใดควรสร้างใบแจ้งหนี้ ขอการชำระเงิน และสร้างใบเสร็จรับเงิน

เราได้กล่าวถึงความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงิน: ในใบแจ้งหนี้กำหนดให้คุณต้องส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินล่วงหน้า และเอกสารอื่นๆ เกี่ยวกับการชำระเงินในภายหลัง ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ใบเสร็จรับเงิน แต่ใบแจ้งหนี้ให้ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการชำระเงิน ใบแจ้งหนี้เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารการชำระเงินให้กับลูกค้า ใบเสร็จนำไปใช้ในหลักฐานการซื้อ ซึ่งมีประโยชน์เสมอกับการขอคืนภาษีและค่าลดหย่อนภาษี จำเป็นต้องเข้าใจความแตกต่างเหล่านี้ เพื่อให้คุณสามารถจัดการบันทึกทางการเงินของคุณอย่างเหมาะสมในลักษณะที่ปลอดภัย