10 Kesalahan Umum Faktur (Dan Cara Menghindarinya)

Semua orang membuat kesalahan, tetapi itu tidak berarti Anda tidak harus melakukan yang terbaik untuk menghindarinya. Hal ini terutama berlaku ketika datang ke faktur online. Kesalahan seperti syarat pembayaran yang tidak optimal dapat menyebabkan hilangnya pendapatan dan masalah dengan arus kas, atau bahkan skenario yang lebih buruk.

Seperti kebanyakan bidang kehidupan, pertahanan terbaik Anda terhadap kesalahan penagihan ini adalah pengetahuan dan persiapan. Memahami kesalahan apa yang kemungkinan besar akan membuat Anda waspada. Plus, memiliki rencana untuk mencegah kesalahan (atau menanganinya jika terjadi) akan membantu meminimalkan dampaknya.

Dalam artikel ini, kita akan membahas sepuluh kesalahan faktur yang paling umum, seperti menunda faktur, tidak menindaklanjuti atau mengirim pengingat pembayaran, dan termasuk biaya yang tidak terduga. Kami juga akan membahas langkah-langkah apa yang dapat Anda ambil untuk memastikan bahwa Anda tidak mengulanginya. Mari lihat!

1. Membuat Faktur Klien Anda Secara Tidak Konsisten

Mengirim faktur secara tidak konsisten – misalnya, dengan menundanya atau mengirimkannya pada tanggal yang berbeda setiap bulannya – adalah kesalahan yang mudah dilakukan. Ini bisa dimengerti, karena tanggal bulanan tidak jatuh pada hari yang sama dalam seminggu. Banyak yang hanya akan memilih Senin pagi atau Jumat sore, dan mulai bekerja.

Namun, ini dapat menyebabkan masalah bagi klien Anda dan Anda. Klien hampir tidak tahu kapan harus mengharapkan faktur mereka, yang dapat menyebabkan pembayaran tertunda. Solusinya adalah bekerja dari kalender, dan atur periode faktur Anda ke tanggal reguler setiap bulan. Ini biasanya hari pertama atau terakhir, meskipun titik tengah dapat menawarkan konsistensi yang sama. Ke depannya, klien Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk mempersiapkan pembayaran Anda karena siklus penagihan Anda akan dapat diprediksi.

2. Tidak Mengejar Debitur atas Faktur Yang Belum Dibayar

Menerbitkan faktur adalah satu hal, tetapi pekerjaan belum selesai setelah Anda menekan Kirim. Faktanya, mengejar tagihan yang belum dibayar adalah lebih dari sekadar mendapatkan penutupan pada pekerjaan bulan Anda. Tidak melakukannya secara serius dapat menghambat kemampuan Anda untuk tumbuh.

Pada tingkat dasar, perbaikan untuk kesalahan ini adalah organisasi yang lebih baik. Setelah tagihan Anda terkirim, Anda dapat mengatur pengingat di aplikasi kalender favorit Anda, sehingga Anda ingat untuk mengejar hutang. Ketika waktu itu tiba, email ke setiap klien seharusnya cukup untuk mendorong mereka bertindak.

Namun, pengguna Hiveage juga dapat memanfaatkan pelacakan status faktur dan laporan penuaan akun, yang menyediakan jejak audit komprehensif untuk membantu Anda mengelola status terkini dari setiap pembayaran.

Selain itu, sebagian besar perangkat lunak faktur seperti Hiveage menyertakan pengingat otomatis untuk seluruh basis klien Anda, yang berarti bahwa mengejar debitur tua dapat menjadi tugas yang jauh lebih sederhana.

3. Memberikan Ketentuan Pembayaran yang Tidak Jelas

Anda dapat dimaafkan jika berpikir bahwa mereka yang ditugaskan untuk menangani faktur Anda akan terbiasa dengan berbagai istilah dan jargon yang terkait dengan pembukuan. Tentu saja, tidak ada pekerja keuangan yang tidak memiliki pengetahuan dasar tentang industri ini. Namun, memberikan syarat pembayaran yang tidak jelas tetap dapat mengganggu proses pembayaran.

Misalnya, tanggal pembayaran: pertimbangkan berapa banyak bisnis yang menawarkan syarat pembayaran '15 bersih'. Ini berarti pembayaran jatuh tempo dalam waktu 15 hari setelah faktur diterbitkan. Namun, itu hanya pesan yang cukup kabur sehingga dapat disalahpahami di suatu tempat di sepanjang rantai keuangan.

Misalnya, apakah 'net 15' hanya mencakup hari kerja, dan apakah itu tidak termasuk hari akhir pekan ketika perusahaan masih buka? Menawarkan istilah yang jelas dan pasti seperti '15 hari kerja' lebih masuk akal, dan cukup langsung untuk dipahami oleh semua orang. Untungnya, Hiveage memungkinkan Anda untuk menetapkan tanggal jatuh tempo Faktur tertentu, sehingga Anda dapat menghindari kesalahan ini untuk selamanya.

4. Termasuk Kesalahan Penagihan pada Faktur Anda

Jika Anda teliti, Anda tidak akan dengan sengaja memasukkan kesalahan dalam kiriman Anda. Terlebih lagi, Anda pasti memeriksa bahwa pekerjaan Anda memiliki standar yang sesuai sebelum mengirimkannya.

Perhatian yang sama harus dilakukan dengan faktur Anda, terutama jika Anda ingin dibayar tepat waktu. Jika tidak, itu adalah uang dan bisnis klien Anda yang membuat kesalahan. Melihat perincian atau (bahkan lebih buruk) perbedaan moneter pada faktur menunjukkan kurangnya perhatian dan perhatian. Bukan suatu lompatan imajinasi untuk mengharapkan bahwa klien yang khawatir dengan kesalahan faktur seperti ini akan mencari pemasok alternatif.

Untuk menjaga kepercayaan klien Anda, Anda harus membuat faktur dengan rajin. Meskipun Hiveage menyertakan fitur pelacakan waktu secara default, tidak ada pengganti untuk memasukkan detail yang benar sejak awal. Sama seperti pekerjaan yang Anda kirimkan, memeriksa ulang faktur Anda sebelum dikirim dapat membuat semua perbedaan.

5. Mempersulit Klien Anda untuk Membayar

Anda dapat melakukan hal lain dengan benar, tetapi jika Anda gagal memberikan cara yang lancar bagi klien Anda untuk membayar, kemungkinan besar Anda akan melihat banyak dari mereka bergabung dengan daftar debitur lama Anda. Salah satu cara mudah untuk menghindari ini adalah menawarkan beberapa opsi pembayaran.

Kami tidak harus menjual keuntungan di sini kepada Anda. Singkatnya, seluruh proses faktur Anda harus diarahkan untuk membuat pembayaran menjadi tugas termudah yang harus diselesaikan klien Anda sepanjang bulan. Ada korelasi langsung antara proses pembayaran yang berbelit-belit yang melibatkan instruksi dan detail yang rumit, dan pembayaran yang tertunda.

Meskipun ada banyak cara untuk mengatasi hal ini, kami cukup bangga dengan sistem kami untuk pembayaran berulang:

Dengan fitur ini, Anda dapat mengatur penerbitan faktur secara otomatis pada waktu yang sama setiap bulan, dan memilih jumlah 'kejadian' tertentu. Terlebih lagi, ada banyak pilihan pembayaran berbeda yang dapat Anda sertakan, semua diakses melalui satu klik langsung dari faktur yang Anda kirim.

6. Tidak Menggunakan Branding Perusahaan pada Faktur

Selanjutnya, kita akan melihat elemen invoice yang sering diprioritaskan rendah, meskipun bisa berdampak signifikan. Pencitraan merek penting untuk hampir setiap aspek bisnis Anda yang berhubungan dengan pelanggan, dan ini termasuk faktur Anda.

Dari sudut pandang praktis, memberi merek pada faktur Anda berarti klien Anda langsung tahu siapa Anda, dan mudah-mudahan memahami apa yang terkait dengan faktur tersebut. Menggunakan logo yang menarik dan branding keseluruhan yang jelas membantu memastikan bahwa faktur Anda akan terlihat dalam tumpukan, yang berarti klien Anda cenderung tidak melewatkannya. Terlebih lagi, ada suasana profesional yang melekat pada faktur bermerek, yang dapat meningkatkan pengakuan dan reputasi Anda.

Untungnya, Hiveage memiliki fungsi yang diperlukan untuk membantu Anda membuat templat faktur khusus, dan menambahkan elemen pencitraan merek berdasarkan kebutuhan spesifik Anda:

Praktis setiap elemen bisa disesuaikan dengan selera. Ini memberi Anda dasar yang bagus untuk bekerja sama, dan peluang lain untuk meningkatkan pengenalan merek.

7. Tidak Menawarkan Kejelasan dan Perincian

Membangun basis klien pasti akan menghasilkan tingkat pergantian. Meski begitu, Anda mungkin akan memiliki klien jangka panjang sebagai inti Anda, dan ada bahaya bahwa faktur Anda bisa menjadi 'longgar' semakin lama mereka berada di pembukuan Anda. Pada akhirnya, keakraban ini dapat melihat Anda hanya mengirim faktur dengan total, atau deskripsi yang tidak jelas tentang apa yang telah diselesaikan.

Hal ini dapat dimengerti, terutama karena Anda berdua tahu pekerjaan apa yang telah diselesaikan, dan berapa biayanya. Namun, menjaga kejelasan tinggi dan merinci setiap pekerjaan menjaga hubungan klien-bisnis pada pijakan profesional. Hal ini terutama berlaku sebagai bisnis kecil, di mana dibayar berdasarkan pekerjaan demi pekerjaan berarti lebih dari itu bagi organisasi besar. Selain itu, dengan tingkat detail yang lebih tinggi pada setiap faktur sebagai modus operandi Anda, semakin sedikit ruang untuk pertanyaan yang muncul.

Menurut pendapat kami, ini adalah masalah organisasi. Memastikan Anda dengan jelas melabeli pekerjaan yang telah Anda lakukan dan merinci setiap aspek dimulai pada awal proyek. Kami menyarankan untuk memilih frasa (misalnya, “Desain ulang halaman beranda”) dan merujuknya terus-menerus. Ini termasuk menggunakannya sebagai subjek email Anda, dalam dokumentasi internal apa pun, dan yang paling penting, sebagai entri pada faktur klien Anda.

8. Mengirim Faktur ke Orang yang Salah

Kami akan berterus terang di sini, dan mengatakan bahwa mengirim faktur ke orang yang salah bisa dibilang salah satu kesalahan faktur terbesar yang dapat Anda lakukan, terutama mengingat potensi hasil.

Pikirkan dari sudut pandang klien Anda. Anda telah meluangkan waktu untuk melaksanakan proyek, tetapi Anda bahkan tidak dapat mengirimkan informasi pembayaran kepada orang yang tepat. Jika Anda telah membuat kesalahan yang mencolok dengan tugas yang lebih kecil ini, mereka akan bertanya-tanya masalah lain apa yang mungkin muncul dalam pekerjaan Anda. Sama seperti banyak kesalahan faktur lainnya dalam daftar ini, kesalahan sederhana dapat memiliki konsekuensi yang drastis.

Untuk pengguna Hiveage, masalah ini sudah berlalu. Klien Anda masing-masing memiliki profilnya sendiri, yang terhubung ke alamat email yang Anda tetapkan. Oleh karena itu, tidak ada alasan untuk mengirim faktur kepada orang yang salah. Itu kabar baik, karena membawa mereka ke tempat yang tepat berarti Anda berpotensi menerima pembayaran lebih cepat.

9. Tidak Mencadangkan Faktur Anda

Jika Anda telah membaca artikel tentang mengelola situs web Anda, kemungkinan besar Anda akan menemukan saran untuk mencadangkan konten Anda di setiap kesempatan. Ini penting, karena situs web yang mogok tanpa cara memulihkannya adalah uang yang terbuang sia-sia.

Faktur Anda sama pentingnya untuk dicadangkan, paling tidak karena (bergantung pada yurisdiksi Anda) Anda akan diwajibkan secara hukum untuk menyimpannya dalam arsip untuk jangka waktu tertentu. Plus, dapat memberikan arsip faktur klien berdasarkan permintaan menunjukkan bahwa Anda mengelola akun mereka dengan benar.

Untungnya, Hiveage menawarkan opsi pencadangan otomatis menggunakan ruang penyimpanan yang berlebihan, untuk memastikan file Anda aman dan sehat. Karena pencadangan dilakukan setiap hari, informasi Anda akan aman terlepas dari ukuran bisnis dan frekuensi faktur Anda.

10. Termasuk Biaya Tersembunyi atau Mengejutkan pada Faktur Anda

Kesalahan faktur terakhir kami adalah kesalahan yang harus Anda cegah bahkan sebelum Anda mencapai tahap pembayaran. Tidak ada yang menyukai biaya tersembunyi, dan memasukkannya ke dalam faktur adalah bentuk buruk yang dapat merugikan Anda banyak bisnis.

Jika Anda pernah menjadi korban biaya mengejutkan, Anda akan tahu dari mana klien Anda berasal. Tuduhan tak terduga ditempelkan pada keseluruhan bau penipuan, terus terang. Paling tidak, sekarang ada masalah kepercayaan dalam permainan. Ini biasanya berakhir dengan klien menuju ke salah satu pesaing Anda, tidak pernah kembali, dan menjelek-jelekkan Anda di sepanjang jalan.

Jawabannya adalah dengan hanya mengomunikasikan semua tagihan dengan klien Anda di muka. Ini adalah solusi yang tampak sederhana. Anda harus merinci tidak hanya biaya proyek Anda, tetapi juga 'biaya tambahan', add-on, pajak, dan lainnya:

Dalam hal pajak, Hiveage bahkan menyertakan fitur fleksibel untuk membantu Anda merinci biaya dan menghemat pengaturan khusus untuk setiap klien. Ini dapat mempercepat proses faktur Anda secara signifikan.

Kesimpulan: Hindari Kesalahan dalam Proses Faktur Anda

Faktur adalah bagian utama dari melakukan bisnis, terutama untuk pekerja lepas dan tim kecil. Dibayar tepat waktu dapat menjadi perbedaan antara bulan yang baik dan bulan yang buruk, jadi pastikan proses faktur Anda kedap air sangat penting.

Dalam bagian ini, kita telah melihat bagaimana kesalahan faktur yang dianggap kecil, seperti mengirimnya ke orang yang salah atau mengabaikan merek, dapat menghambat kemampuan Anda untuk mendapatkan bayaran. Solusinya adalah memilih solusi faktur online yang andal seperti Hiveage, dan kembali melakukan yang terbaik.

Pernahkah Anda membuat kesalahan faktur yang kami lewatkan dari daftar ini? Beritahu kami tentang pengalaman Anda di bagian komentar di bawah!