Facturation en tant que freelance : 7 conseils pour les rédacteurs

L'écriture est une profession indépendante excellente et de plus en plus populaire. Il existe différents types d'écrivains indépendants : auteurs, blogueurs, rédacteurs en chef, pigistes, rédacteurs créatifs, rédacteurs techniques, etc. Dans cet article, nous partagerons des conseils utiles sur la facturation des petites entreprises pour les rédacteurs indépendants (et quelques erreurs de facturation à éviter) : ils seront pertinents même pour les autres indépendants qui ne sont pas des rédacteurs !

Pour tout écrivain, quel que soit le genre, terminer un projet est un véritable exploit. L'écriture peut prendre des heures de recherche, des jours à regarder votre écran d'ordinateur (le bloc des écrivains tant redouté !) et des semaines à jouer autour de votre clavier pour enchaîner vos mots. Dans certains cas, vous devrez peut-être assister à des réunions consécutives avec votre client et à plusieurs séries d'examens jusqu'à ce que vous produisiez la copie parfaite. Cependant, voir votre projet d'écriture jusqu'au bout produit en effet un grand sentiment d'accomplissement.

Chaque travail terminé avec succès est un signe que vous êtes sur la bonne voie pour développer votre clientèle et développer votre portefeuille d'écriture. Votre nombre de projets augmente et votre objectif est entièrement centré sur la fourniture des meilleurs résultats d'écriture. Cependant, un aspect important de votre entreprise peut lentement vous échapper sans que vous vous en aperceviez : la facturation .

Chaque écrivain serait d'accord avec moi sur le simple fait que la facturation est cruciale pour les écrivains. Il les aide à gérer leur trésorerie et à définir le succès de leur activité d'écriture. Mais, combien d'écrivains facturent méthodiquement leurs clients ? Combien d'entre eux utilisent des systèmes de facturation appropriés pour suivre leurs paiements ?

La facturation est un art que chaque écrivain doit maîtriser à la perfection. Dans cet article, nous avons défini sept conseils importants pour les rédacteurs indépendants et expérimentés, afin que la facturation ne soit pas une tâche ardue après tout.

Jetons un coup d'oeil alors :

1. Créer un accord

Il ne vous faudra pas des années pour vous rendre compte que certains clients sont plutôt laxistes quant au paiement de leurs factures et que d'autres encore disparaîtront sans payer du tout. Aussi frustrant que cela puisse paraître, cela fait simplement partie de la réalité des affaires.

Mais il y a une chose que vous pouvez faire pour vous aider : faites-le par écrit . Avant d'accepter le travail, donnez au client potentiel une lettre d'entente qui énonce clairement vos conditions. Après l'avoir lu, le client doit le signer avant de commencer le travail. Les lignes directrices pour le paiement (c'est-à-dire les conditions de paiement) doivent inclure :

• Quel est votre tarif et combien de temps il vous faudra pour terminer le travail
• De quel pourcentage avez-vous besoin comme acompte pour commencer le projet
• Quel mode de paiement accepterez-vous
• Combien de temps le client doit payer intégralement après avoir été facturé
• Si des pénalités seront imposées si la facture n'est pas payée dans un certain nombre de jours
• Si vous et le client accepterez d'utiliser un fournisseur de services de paiement tiers, tel que PayPal ou Stripe, pour traiter le paiement

La facturation est toujours basée sur les spécifications du contrat. Les rédacteurs doivent respecter le contrat et rédiger des factures claires, avec une ligne différente pour chaque service fourni. Par exemple, il ne suffit pas d'établir une facture pour quatre articles. Chaque titre d'article doit occuper une ligne différente sur la facture, avec un prix individuel. Parfois, le nombre de mots est important pour que la description soit complète. Pour les autres services de rédaction, un accord écrit avec l'entrepreneur sur la manière d'émettre la facture - sur une base horaire, par campagne de marketing de contenu, etc. - pourrait être mis en place.

2. Connaissez votre vraie valeur

En tant qu'écrivain, vous devez être payé un montant décent pour ce que vous entreprenez. Si vous êtes un nouvel écrivain, vous pouvez facturer des tarifs relativement bas et fournir un service de qualité au début. Avec l'expérience, vous pourrez commencer à augmenter vos tarifs progressivement. Si vous continuez à offrir un service de qualité à vos clients, ils n'hésiteront pas à rester chez vous, même en payant un prix plus élevé.

Selon Small Business Trends, les écrivains doivent réfléchir à certains aspects avant de décider des tarifs tels que :

• Est-ce que je facture à l'heure ou au mot ou est-ce que c'est juste un tarif forfaitaire pour l'ensemble de l'article ?
• Dois-je facturer un tarif différent pour les publications sponsorisées ?
• Dois-je proposer des remises à mes clients ?

Même si le prix semble être fixe pour certains projets, il est toujours négociable. Cependant, la plupart des auteurs considèrent que le processus de négociation est pratique car il vous aide à mieux communiquer avec votre client et à créer un impact positif sur votre relation avec lui - une situation gagnant-gagnant pour les deux parties.

3. Utilisez un service de facturation en ligne

De nombreux écrivains indépendants ne considèrent pas leur carrière d'écrivain comme une petite entreprise, ce qui est une grave erreur. Il est important de garder une trace de vos factures et d'autres documents importants, même si vous le considérez comme une activité à temps partiel.

Embarquer avec un service de facturation en ligne pour les écrivains accélérera toujours vos tâches liées à la facturation. Contrairement à la gestion de feuilles de calcul ou de documents manuels, un service en ligne apporte une meilleure organisation ainsi qu'une grande précision à vos données financières tout en réduisant considérablement les coûts et le temps. Les services de facturation en ligne faciles à utiliser tels que Hiveage disposent de fonctionnalités puissantes qui vous aideront à envoyer des factures et des devis, à suivre le temps, les dépenses et le kilométrage, à l'aide d'une plate-forme unique.

D'autre part, si vous êtes pressé de préparer une facture pour un client, nos modèles de facture personnalisables ou le générateur de facture gratuit sont d'excellentes options. Nous avons créé ces outils gratuits, ainsi que notre service de facturation, pour éliminer ces tracas liés au processus de facturation.

4. Envoyez votre facture rapidement

Selon Quitely, les problèmes de trésorerie sont un problème pour les indépendants et l'une des raisons en est la soumission tardive des factures. Une fois qu'un projet est terminé (ou avant de commencer tout travail, selon la façon dont vous gérez votre entreprise), ne tardez pas à envoyer la facture. Faites-le immédiatement. Une facture retardée ne fera que retarder votre paiement. Cela donnera également l'image que vous n'êtes pas organisé et vos clients pourraient essayer d'en profiter.

La chose par laquelle je vis et meurs est le timing. Quelle que soit la fin d'un projet, je facture tout à la fin du mois. Je réserve une heure le dernier jour du mois pour facturer le travail du mois dernier et faire le suivi des éventuelles factures impayées. Cela m'aide à rester au courant de tous les documents.

5. Inclure les détails nécessaires

Lorsque vous terminez un projet et que le client est d'accord sur le prix final, il est temps d'envoyer la facture. Que se passe-t-il dans une facture ? Voici quelques-uns des composants de base :

• Coordonnées – La facture doit inclure vos coordonnées ainsi que les coordonnées du client
• Numéro de facture
• Date de facturation
• Échéance de la facture
• Description – Une description détaillée des services rendus au client. Cela devrait inclure les quantités, les tarifs, les taxes et les remises
• Total dû
• Détails de paiement

Voici un exemple de facture Hiveage pour votre référence :

6. Soyez professionnel

En tant qu'écrivain, vous devez souvent interagir étroitement avec vos clients. En posant les bonnes questions et en les écoutant attentivement, vous comprenez ce qu'ils attendent de vous.

Envoyer une facture à un client ne signifie pas que vous demandez de l'argent gratuit à votre meilleur ami. L'ensemble du processus de facturation est strictement commercial. Vous ne faites rien de plus que demander un paiement pour les services rendus et personnaliser cela de quelque manière que ce soit est mauvais pour les affaires. Même si vous êtes en mesure de savoir que votre client a dépassé son budget, vous ne pouvez pas le laisser affecter le moment où vous lui facturez le montant demandé, ou quand vous envoyez un rappel de suivi.

Une bonne écriture nécessite à la fois une approche structurée et une insistance sur cette approche. Il en est de même pour la facturation. Définir clairement votre structure dès le début et s'y tenir est la clé pour être payé et reprendre le travail.

7. Faites le suivi de vos factures pour être payé à temps

Lorsque vos factures impayées approchent de leur date d'échéance, prenez un moment pour faire un suivi avec le client, lui rappeler et voir si le paiement est en cours ou s'il y a des problèmes. Envoyez-leur simplement un e-mail occasionnel. Demandez-leur comment ils vont et rappelez-leur très poliment leur paiement, en utilisant des mots tels que « s'il vous plaît » et « merci ». Vous pouvez également faire un suivi avec un appel téléphonique poli. Ne soyez pas impoli et ne demandez pas d'argent : discutez simplement avec eux et saisissez le moment idéal pour leur rappeler le paiement.

Donc, sur la facturation et le paiement. . .

Dans votre entreprise d'écriture, vous êtes votre propre patron. Cela signifie que vous devez jouer différents rôles à différentes étapes. À un moment donné, vous devez envoyer des factures et gérer également les paiements. Malheureusement, de nombreux écrivains ont du mal à gérer et à suivre leurs finances. Dans cet article, nous avons examiné sept conseils de facturation simples que chaque écrivain devrait défendre afin d'être payé à temps.

Avez-vous d'autres conseils qui feront de la facturation une expérience agréable pour les écrivains ? Faites-nous part de vos réflexions dans la section des commentaires ci-dessous!