الفواتير كعمل حر: 7 نصائح للكتاب
نشرت: 2017-01-11الكتابة هي مهنة مستقلة ممتازة وشائعة بشكل متزايد. هناك أنواع مختلفة من الكتاب الذين يعملون لحسابهم الخاص: المؤلفون والمدونون ومحررو النسخ والمستقلون والكتاب المبدعون والكتاب الفنيون وما إلى ذلك. في هذه المقالة سوف نشارك نصائح مفيدة حول فواتير الشركات الصغيرة للكتاب المستقلين (وبعض أخطاء الفواتير التي يجب تجنبها): ستكون ذات صلة حتى بالعمال المستقلين الآخرين من غير الكتاب!
بالنسبة لأي كاتب ، بغض النظر عن النوع ، يعد إنهاء المشروع إنجازًا حقيقيًا. قد تستغرق الكتابة ساعات من البحث ، وأيامًا من التحديق في شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بك (كتلة الكتاب المرهوبة جدًا!) وأسابيع من اللعب حول لوحة المفاتيح لربط كلماتك معًا. في بعض الحالات ، قد تضطر إلى حضور اجتماعات متتالية مع العميل وجولات متعددة من المراجعات حتى تنتج النسخة المثالية. ومع ذلك ، فإن رؤية مشروعك الكتابي حتى النهاية ينتج بالفعل إحساسًا كبيرًا بالإنجاز.
كل عمل مكتمل بنجاح هو علامة على أنك على الطريق الصحيح لتنمية عملائك وبناء محفظة كتاباتك. يزداد عدد مشاريعك ويتركز تركيزك بالكامل على تقديم أفضل مخرجات الكتابة. ومع ذلك ، قد يكون هناك جانب مهم من عملك ينزلق ببطء بعيدًا عن عينيك ، دون إشعارك: الفواتير .
يتفق معي كل كاتب على حقيقة بسيطة مفادها أن إصدار الفواتير أمر بالغ الأهمية للكتاب. يساعدهم على إدارة التدفق النقدي وتحديد نجاح أعمالهم الكتابية. ولكن ، كم عدد الكتاب الذين يصدرون فاتورة لعملائهم بطريقة منهجية؟ كم منهم يستخدم أنظمة الفواتير المناسبة لتتبع مدفوعاتهم؟
الفوترة فن يجب على كل كاتب إتقانه إلى حد الكمال. في هذه المقالة ، وضعنا سبع نصائح مهمة للكتاب المستقلين وذوي الخبرة ، حتى لا تكون الفواتير مهمة شاقة بعد كل شيء.
دعونا نلقي نظرة بعد ذلك:
1. إنشاء اتفاقية
لن يستغرق الأمر منك سنوات حتى تدرك أن بعض العملاء يتراخون في دفع فواتيرهم وسيختفي آخرون دون أن يدفعوا على الإطلاق. بقدر ما هو محبط ، فهو ببساطة جزء من واقع ممارسة الأعمال التجارية.
ولكن هناك شيء واحد يمكنك القيام به لمساعدة نفسك: احصل عليه كتابيًا . قبل قبول الوظيفة ، امنح العميل المحتمل خطاب اتفاق ينص بوضوح على شروطك. بعد قراءتها ، يجب على العميل التوقيع عليها قبل أن تبدأ العمل. يجب أن تتضمن إرشادات الدفع (أي شروط الدفع) ما يلي:
- ما هي رسومك والمدة التي ستستغرقها لإكمال الوظيفة
- ما هي النسبة المئوية التي تحتاجها كدفعة مقدمة لبدء المشروع
- ما هي طريقة الدفع التي ستقبلها
- المدة التي يتعين على العميل سدادها بالكامل بعد إصدار الفاتورة
- ما إذا كان سيتم فرض غرامات إذا لم يتم دفع الفاتورة خلال عدد معين من الأيام
- ما إذا كنت ستوافق أنت والعميل على استخدام مزود خدمة دفع تابع لجهة خارجية ، مثل PayPal أو Stripe ، لمعالجة الدفع
تعتمد الفواتير دائمًا على مواصفات العقد. يحتاج الكتاب إلى احترام العقد وكتابة فواتير واضحة ، مع سطر مختلف لكل خدمة مقدمة. على سبيل المثال ، لا يكفي كتابة فاتورة لأربع مقالات. يجب أن يحتل كل عنوان مقال سطرًا مختلفًا في الفاتورة بسعر فردي. من حين لآخر ، من المهم عدد الكلمات لاستكمال الوصف. بالنسبة لخدمات الكتابة الأخرى ، يمكن أن يتم التوصل إلى اتفاق مكتوب مع المقاول بشأن كيفية إصدار الفاتورة - على أساس كل ساعة ، لكل حملة تسويق محتوى ، وما إلى ذلك.
2. تعرف القيمة الحقيقية الخاصة بك
ككاتب ، تحتاج إلى الحصول على مبلغ مناسب مقابل ما تقوم به. إذا كنت كاتبًا جديدًا ، فيمكنك فرض أسعار منخفضة نسبيًا وتقديم خدمة عالية الجودة في البداية. من خلال الخبرة ، يمكنك البدء في زيادة أسعارك تدريجياً. إذا واصلت تقديم خدمة عالية الجودة لعملائك ، فلن يترددوا في البقاء معك ، حتى من خلال دفع سعر أعلى.
وفقًا لاتجاهات الأعمال الصغيرة ، يتعين على الكتاب التفكير في جوانب معينة قبل اتخاذ قرار بشأن أسعار مثل:
- هل أتقاضى رسومًا بالساعة أم لكل كلمة أم يجب أن يكون سعرًا ثابتًا للمقالة بأكملها؟
- هل أحتاج إلى فرض سعر مختلف على المشاركات الدعائية؟
- هل يجب أن أقدم خصومات لعملائي؟
على الرغم من أن السعر يبدو ثابتًا لبعض المشاريع ، إلا أنه قابل للتفاوض دائمًا. ومع ذلك ، يعتبر معظم الكتاب أن عملية التفاوض عملية لأنها تساعدك على التواصل بشكل أفضل مع عميلك وخلق تأثير إيجابي على علاقتك معه - وهو وضع مربح للطرفين.
3. استخدم خدمة الفواتير عبر الإنترنت
لا يعتبر العديد من الكتاب المستقلين أن مهنتهم في الكتابة هي شركة صغيرة ، وهذا خطأ كبير. من المهم أن تتبع فواتيرك مستندات مهمة أخرى ، على الرغم من أنك تعتبرها نشاطًا بدوام جزئي.
سيؤدي الحصول على خدمة الفواتير عبر الإنترنت للكتاب دائمًا إلى تسريع الأعمال الروتينية المتعلقة بالفواتير. على عكس الاحتفاظ بجداول البيانات أو المستندات اليدوية ، توفر الخدمة عبر الإنترنت تنظيمًا أفضل بالإضافة إلى دقة عالية لبياناتك المالية مع تقليل التكلفة والوقت بشكل كبير. تتميز خدمات الفواتير عبر الإنترنت سهلة الاستخدام مثل Hiveage بميزات قوية ستساعدك على إرسال الفواتير والتقديرات وتتبع الوقت والنفقات والمسافة المقطوعة باستخدام منصة واحدة.
من ناحية أخرى ، إذا كنت في عجلة من أمرك لإعداد فاتورة لعميل ، فإن قوالب الفواتير القابلة للتخصيص الخاصة بنا أو منشئ الفاتورة المجانية هي خيارات رائعة. لقد أنشأنا هذه الأدوات المجانية - وخدمة الفواتير الخاصة بنا - للتخلص من هذه المتاعب التي تحيط بعملية الفوترة.
4. أرسل فاتورتك بسرعة
وفقًا لـ Quitely ، تعد مشكلات التدفق النقدي نقطة ألم للموظفين المستقلين وأحد أسباب ذلك هو التأخير في تقديم الفواتير. بعد اكتمال المشروع (أو قبل أن تبدأ أي عمل ، اعتمادًا على الطريقة التي تدير بها عملك) ، لا تؤخر إرسال الفاتورة. قم بإنجازه على الفور. الفاتورة المتأخرة ستؤخر دفعك فقط. سيعطي أيضًا الصورة التي تشير إلى أنك غير منظم وقد يحاول عملاؤك الاستفادة من ذلك.
الشيء الذي أعيشه وأموت به هو التوقيت. بغض النظر عن نهاية المشروع ، فأنا أحرر كل شيء في نهاية الشهر. لقد خصصت ساعة في اليوم الأخير من الشهر لفاتورة عمل الشهر الماضي ومتابعة أي فواتير غير مدفوعة. هذا يساعدني في البقاء على رأس كل الأعمال الورقية.
5. قم بتضمين التفاصيل الضرورية
عندما تكمل مشروعًا ويوافق العميل على السعر النهائي ، فقد حان الوقت لإرسال الفاتورة. ماذا يوجد في الفاتورة؟ فيما يلي بعض المكونات الأساسية:
- تفاصيل الاتصال - يجب أن تتضمن الفاتورة تفاصيل الاتصال الخاصة بك بالإضافة إلى تفاصيل الاتصال الخاصة بالعميل
- رقم الفاتورة
- تاريخ الفاتورة
- تاريخ استحقاق الفاتورة
- الوصف - وصف تفصيلي للخدمات المقدمة للعميل. يجب أن يشمل ذلك الكميات والأسعار والضرائب والخصومات
- الاجمالي المستحق
- بيانات الدفع
فيما يلي نموذج لفاتورة Hiveage للرجوع إليها:
6. كن محترفًا
ككاتب ، غالبًا ما تتفاعل مع عملائك عن كثب. من خلال طرح الأسئلة الصحيحة والاستماع إليها بعناية ، فأنت تفهم ما يطلبونه منك.
لا يعني إرسال فاتورة إلى العميل أنك تطلب أموالًا مجانية من أفضل صديق لك. عملية الفوترة برمتها هي عمل بحت. أنت لا تفعل شيئًا أكثر من طلب الدفع مقابل الخدمات المقدمة وإضفاء الطابع الشخصي على هذا بأي شكل من الأشكال أمر سيء للأعمال. حتى إذا كنت في وضع يسمح لك بمعرفة أن عميلك قد تجاوز ميزانيته ، فلا يمكنك السماح له بالتأثير عند إصدار فاتورة بالمبلغ المطلوب ، أو عند إرسال تذكير بالمتابعة.
تتطلب الكتابة الجيدة نهجًا منظمًا والإصرار على هذا النهج. وينطبق الشيء نفسه على الفواتير. تحديد الهيكل الخاص بك بوضوح من البداية والالتزام به هو مفتاح الحصول على المال والعودة إلى العمل.
7. متابعة الفواتير الخاصة بك للحصول على الدفعات في الوقت المحدد
عندما تقترب فواتيرك غير المدفوعة من تواريخ استحقاقها ، خذ دقيقة للمتابعة مع العميل وتذكيره ومعرفة ما إذا كان الدفع في الطريق أو إذا كانت هناك أي مشاكل. فقط أرسل لهم بريدًا إلكترونيًا غير رسمي. اسألهم عن حالهم وذكرهم بأدب شديد باستخدام كلمات مثل "من فضلك" و "شكرًا". يمكنك أيضًا المتابعة بمكالمة هاتفية مهذبة. لا تكن وقحًا واطلب المال: ما عليك سوى إجراء محادثة ودية معهم والاستمتاع باللحظة المثالية للتذكير بالدفع.
لذلك ، في إعداد الفواتير والحصول على الأموال. . .
في عملك الكتابي ، أنت رئيس نفسك. هذا يعني أنه يجب عليك لعب أدوار مختلفة في مراحل مختلفة. في مرحلة ما ، يجب عليك إرسال الفواتير وإدارة المدفوعات أيضًا. لسوء الحظ ، يجد العديد من الكتاب صعوبة في إدارة وتتبع بياناتهم المالية. في هذه المقالة ، نظرنا في سبع نصائح بسيطة حول الفواتير يجب على كل كاتب أن يناصرها من أجل الحصول على أموال في الوقت المحدد.
هل لديك أي نصائح أخرى تجعل عملية تحرير الفواتير تجربة ممتعة للكتاب؟ دعنا نعرف أفكارك في قسم التعليقات أدناه!