Comprensión y gestión del inventario de producción en la era COVID

La gestión de inventario puede parecer un acto de malabarismo en el mejor de los casos. Pero a medida que la pandemia de COVID-19 continúa causando estragos en las cadenas de suministro, un tipo de inventario se está volviendo particularmente difícil de administrar: el inventario de producción.

A diferencia de los minoristas y mayoristas que venden productos terminados, las marcas de DTC que participan en la fabricación de sus productos o que los manejan ellos mismos tienen dificultades para administrar su inventario de producción a medida que continúan las demoras y la escasez.

Pero si bien no existe una solución rápida para las interrupciones de la cadena de suministro global, existen mejores prácticas que las marcas pueden implementar para posicionarse y satisfacer las demandas de los clientes, incluso en estos tiempos inciertos.

En este artículo, aprenderá qué es el inventario de producción, consejos prácticos para mantener los niveles de inventario de producción y cómo el software de gestión de inventario como el de ShipBob puede ayudar a almacenar y realizar un seguimiento del inventario de todo tipo para mejorar la gestión general de la cadena de suministro.

¿Qué es el inventario de producción?

El inventario de producción, también conocido como inventario de fabricación, se refiere a las materias primas utilizadas en el proceso de producción, o que se combinan y transforman en productos finales.

Es diferente del inventario de trabajo en proceso o trabajo en proceso (WIP) (que se refiere a los productos parcialmente terminados que aún están en proceso de fabricación) y los productos terminados que están listos para venderse a los clientes.

Por ejemplo, en una empresa de fabricación de queso, los niveles de leche, cuajo y "cultivo iniciador" de bacterias que tiene en el almacén para producir queso se consideran inventario de producción.

Las interrupciones en las cadenas de suministro dificultan la obtención de materiales para la producción.

Durante años, las cadenas de suministro globales se han basado en el modelo de cadena de suministro "justo a tiempo" o JIT. Si bien estas cadenas de suministro finamente calibradas reducen significativamente el desperdicio y reducen los gastos, la pandemia demostró que un inconveniente hace que toda la cadena de suministro sufra.

Las brechas laborales globales, los retrasos en los envíos internacionales y el aumento del costo de adquisición del inventario contribuyeron a una escasez de materias primas sin precedentes. De repente, los productos básicos como los semiconductores (utilizados para fabricar chips de computadora), las aves de corral y la madera ya no están disponibles.

Como resultado, a las marcas de DTC que dependen de esas materias primas para crear sus productos les resulta más difícil que nunca recibir el inventario de producción a tiempo. Esto significa que, en última instancia, no pueden producir suficientes productos terminados para satisfacer la demanda de los clientes, lo que a su vez crea más escasez.

Para ayudar a aliviar este ciclo, las empresas de comercio electrónico deben centrarse en desarrollar la resiliencia de la cadena de suministro a través de una gestión óptima del inventario de producción.

“Siempre habrá problemas inesperados o contratiempos con cualquier tipo de producto que esté vendiendo en línea. Tener un administrador de cuentas dedicado en ShipBob es definitivamente clave. Tenemos fácil acceso para asegurarnos de que el problema se gestione y solucione con un tiempo de respuesta muy respetable. Son un socio con usted.

Hemos estado muy contentos con ShipBob en los últimos años, y esperamos continuar haciendo crecer la asociación y ver a dónde van los próximos 3 años”.

Matt Dryfhout, fundador y director ejecutivo de BAKblade

Cómo mantener niveles saludables de inventario de producción

A pesar de las interrupciones actuales de la cadena de suministro, hay pasos que las marcas de comercio electrónico pueden tomar para evitar terminar con muy poco o demasiado inventario de producción.

Aquí hay algunos consejos prácticos para ayudarlo a optimizar los niveles de inventario de producción en todo momento.

Pronosticar la demanda de productos para planificar aumentos repentinos

Es posible que la previsión de la demanda basada en datos históricos no le permita predecir el futuro con exactitud, pero es mucho más eficaz que las conjeturas.

Al rastrear y analizar las tendencias de ventas anteriores y los patrones de movimiento de inventario de su negocio, tendrá una idea más precisa de la cantidad de inventario que necesitará para ciertos períodos o temporadas. Esto ayuda a evitar los desabastecimientos y el exceso de existencias de artículos incorrectos.

Asegúrese de realizar un seguimiento de las métricas críticas, como las tendencias estacionales, los volúmenes de pedidos y la tasa de rotación de inventario para obtener los pronósticos futuros más precisos. Algunos sistemas de gestión de inventario, como el panel de control de ShipBob, rastrearán automáticamente las métricas y proporcionarán herramientas para ayudarlo a analizarlas.

“Una de las mejores características del software de ShipBob es la función de gestión de inventario, que nos permite realizar un seguimiento de los cambios y la velocidad del inventario a lo largo del tiempo.

Entre el envío de nuevas colecciones para venta al por mayor a principios de año y la locura del cuarto trimestre por las ventas directas al consumidor, hemos podido superar nuestras temporadas más pesadas mientras nos adelantamos a la producción utilizando las herramientas de pronóstico de inventario de ShipBob, incluso cuando nuestro volumen de pedidos supera los cuadruplicado en menos de un año.”

Ryan Casas, director de operaciones de iloveplum

Establecer puntos de reorden basados ​​en el tiempo de entrega

Cuando hay retrasos en la cadena de suministro, es posible que no sea suficiente reordenar el inventario de producción cuando normalmente lo haría. En su lugar, probablemente querrá volver a calcular los puntos de pedido que representan tiempos de entrega más largos.

Utilice esta fórmula ROP para calcular los puntos de pedido óptimos y los niveles de existencias de seguridad para sus materias primas, de modo que no se quede sin producto terminado debido a retrasos en la cadena de suministro.

Para facilitar la reposición de tiempo, muchas empresas implementan sistemas de gestión de inventario que brindan capacidades de seguimiento de inventario en tiempo real.

La visibilidad de los niveles de inventario de un vistazo y las notificaciones automáticas de pedido le permiten reaccionar de inmediato, lo que podría marcar la diferencia entre recibir el inventario de producción a tiempo o demasiado tarde.

Inspeccione regularmente su inventario

Realice auditorías periódicas de inventario para deshacerse de las existencias muertas y dejar espacio para el inventario de producción que se puede utilizar.

Esto es especialmente importante si el inventario de materias primas de una empresa incluye artículos perecederos. Eliminar el exceso de inventario de sus estantes reduce los costos de almacenamiento, lo que libera capital para compensar el aumento de los costos de producción.

Trabaje en sus relaciones con los proveedores existentes

Mantener una buena relación con sus proveedores existentes es la mejor manera de reducir los costos y los plazos de producción.

Para que sus proveedores y distribuidores estén más en sintonía con sus necesidades de inventario de producción, mantenga abiertas las líneas de comunicación con los proveedores. Exprese respetuosamente cualquier cambio necesario para mejorar el rendimiento y mantenga su parte del acuerdo pagando las facturas de inmediato.

Si bien sus manos pueden estar atadas, una excelente relación también puede llevarlos a hacer excepciones para su negocio en ocasiones. De esta manera, su empresa podría asegurar envíos rápidos o incluso obtener tarifas con descuento en el inventario de producción.

Explore nuevos proveedores para usar en caso de interrupciones del suministro

Si las interrupciones en la cadena de suministro dejan fuera de servicio a su proveedor, no querrá quedarse sin opciones. Establecer relaciones con varios proveedores aumenta la probabilidad de que reciba el inventario de producción a tiempo, incluso en caso de emergencia.

Cuando busque proveedores alternativos, elija copias de seguridad que se centren en la calidad, sean flexibles y escalables, y que tengan la agilidad de la cadena de suministro para reemplazar a su proveedor principal en cualquier momento.

Esto evitará que su cadena de suministro se detenga debido a un solo socio y minimizará las interrupciones en la fabricación.

Almacenamiento y seguimiento del inventario de producción.

Para mantenerse al tanto del almacenamiento y seguimiento del inventario de producción, cada vez más marcas están abandonando los registros, las hojas de cálculo y los procesos manuales en favor de los sistemas modernos de gestión de inventario.

Con la ayuda de programas de software, las empresas pueden mantener información sobre SKU individuales, números de lote, fechas de vencimiento y ubicaciones de almacenamiento en un lugar de fácil acceso.

Estos programas también rastrearán automáticamente el inventario de producción a medida que se mueve a través de la cadena de suministro, lo que aumenta el control y la visibilidad del inventario.

Al digitalizar y automatizar las funciones de almacenamiento y seguimiento, los sistemas de administración de inventario reducen el error humano, automatizan los procesos para aumentar la eficiencia y, en última instancia, ahorran tiempo y esfuerzo a los propietarios de negocios.

“Tenemos una tienda Shopify pero no usamos Shopify para rastrear el inventario. En términos de seguimiento de inventario, usamos ShipBob para todo: para poder realizar un seguimiento de cada botella de perfume, lo que nos queda y lo que hemos enviado, mientras obtenemos mucha más información sobre cada pedido. Los análisis son muy útiles.

Descargamos archivos de Excel del tablero de ShipBob todo el tiempo y los usamos para analizar todo, desde cancelaciones hasta examinar el peso de los pedidos y verificar si ShipBob está enviando los pedidos a tiempo. Incluso la forma en que funcionan sus pedidos de recepción de almacén (WRO) para enviar inventario es muy sencilla”.

Inés Guien, Responsable de Logística de Dossier

Cómo ShipBob está permitiendo que las marcas de DTC crezcan durante la era de COVID-19

ShipBob proporciona a las pequeñas empresas y marcas en crecimiento las herramientas que necesitan para administrar su inventario de productos terminados de manera efectiva, incluso durante las crisis de la cadena de suministro.

El tablero para comerciantes de ShipBob brinda a las empresas una variedad de capacidades de administración de inventario, que incluyen:

• Sincronización directa con las principales plataformas de comercio electrónico para una transferencia de información fluida
• Recuentos y actualizaciones de inventario en tiempo real
• Alertas automáticas de reorden que ayudan a los comerciantes a programar correctamente las órdenes de compra.
• Seguimiento de datos para facilitar pronósticos de demanda más precisos
• Herramientas de análisis diseñadas para descubrir tendencias de inventario y recuperar información
• Análisis de distribución de inventario ideal que los comerciantes pueden usar para distribuir el inventario de manera óptima en ubicaciones estratégicas de cumplimiento

Lo mejor de todo es que ShipBob permite a los comerciantes subcontratar por completo el proceso de almacenamiento y cumplimiento, liberando su espacio, su tiempo y su energía para hacer crecer su negocio de otras maneras.