Comparación de diferentes tipos de software de gestión de proyectos

Al comparar diferentes tipos de software de gestión de proyectos, puede ser abrumador ver las muchas funciones que existen y descubrir qué necesita y dónde puede encontrarlo. Incluso después de elegir, la implementación posterior puede presentar desafíos propios, creando una necesidad de soporte adicional que muchas veces no existe.

En este blog, lo guiaremos a través de cómo comparar y contrastar los beneficios del software de administración de proyectos, qué características buscar y cómo el soporte adicional puede mantener su negocio funcionando de manera eficiente.

Cómo comparar el software moderno de gestión de proyectos

Para comparar diferentes programas de gestión de proyectos, debe saber qué funciones necesita para realizar el trabajo. Hay muchas opciones disponibles y cada una ofrece ofertas únicas en términos de características, modelos de precios y experiencias de usuario, pero lo más probable es que haya una opción específica que no solo cubra exactamente lo que necesita, sino que también brinde el soporte que necesita para trabajar de manera efectiva.

Características que necesitan las empresas modernas

Para planificar proyectos modernos, ciertas características son simplemente imprescindibles. Aquí hay un vistazo a algunos de estos tipos de funciones, por qué son cruciales para las empresas y cómo ayudan a los equipos a administrar sus proyectos:

• Vistas flexibles: las personas trabajan de diferentes maneras y necesitan formas únicas de ver y administrar sus tareas. Un software de gestión de proyectos moderno debe tener múltiples vistas (calendario, semanal, lista de verificación, etc.) para permitir que las personas vean sus proyectos como quieren y de la manera que mejor les funcione.
• Filtros y formato: es importante que todos puedan encontrar lo que necesitan cuando lo necesitan. Con filtros, formato y herramientas de búsqueda, las tareas y los proyectos son fáciles de clasificar para encontrar la información necesaria para completarlos.
• Automatizaciones: no todos los trabajos deben realizarse manualmente, y esto es especialmente cierto para la gestión de proyectos. Con tantas partes móviles (hacer malabares con los horarios, cambiar los cronogramas, ajustar las tareas, etc.), es útil implementar la automatización para que esto sea más fácil. Los trabajos como la creación de proyectos, las notificaciones, los recordatorios y más se pueden automatizar para aliviar la carga de los administradores de proyectos.
• Herramientas de comunicación: sin herramientas efectivas de comunicación y colaboración, los equipos pueden perderse en sus propias tareas, cronogramas y proyectos. Una herramienta de gestión de proyectos moderna debe brindar a las empresas la capacidad de comunicarse dentro de la aplicación a través de mensajería instantánea, notificaciones, formularios, tableros y más.
• Formularios de proyecto: Hablando de formularios, la capacidad de crear formularios personalizados en una herramienta de gestión de proyectos es una excelente manera de optimizar el proceso de creación de proyectos y recopilar, organizar y administrar datos de otras personas dentro de una organización.
• Integraciones: ni siquiera el mejor software de gestión de proyectos puede hacer todo por sí solo. Es por eso que la capacidad de integrarse con aplicaciones de terceros es importante para utilizar herramientas poderosas como Dropbox, HubSpot y Google Analytics dentro de un proyecto.
• Personalización del flujo de trabajo: los flujos de trabajo mantienen todo en movimiento sin problemas. Un software de gestión de proyectos efectivo brinda a las empresas el poder de crear flujos de trabajo personalizados (o trabajar a partir de plantillas) para automatizar y realizar tareas sin más entradas manuales y para mantener los proyectos en movimiento sin la necesidad de que un gerente de proyectos los supervise directamente.

¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos?

Cuando se trata de encontrar el software de gestión de proyectos adecuado, las empresas tienen muchas opciones, cada una con sus propias ventajas, desventajas y características.

Todos estos software de gestión de proyectos traen al menos algunas de las características principales que discutimos anteriormente que son necesidades absolutas para las empresas modernas. Monday.com, Kintone, Microsoft Project, Basecamp, Asana, Trello, Microsoft Project y otros software de uso común marcan muchas de las casillas, pero no siempre llegan al punto de revolucionar la forma en que las empresas manejan los proyectos.

Hoja inteligente

Smartsheet es un verdadero software multiusos sin el compromiso de ser un maestro de nada. De hecho, Smartsheet contiene todas las funciones necesarias para administrar proyectos grandes y pequeños. Tiene todas las características necesarias para que las empresas de todos los tamaños administren proyectos de manera efectiva y hagan las cosas a tiempo.

Relacionado: Smartsheet brinda a los equipos y gerentes de proyectos todo lo que necesitan para mantener a sus equipos organizados, incluida la automatización, la personalización del flujo de trabajo, las herramientas de comunicación, la creación de formularios útiles y las vistas flexibles que los usuarios pueden personalizar a su gusto.

Si hay una desventaja de Smartsheet, sería la complejidad de su potencial de gestión de proyectos. Con tantas funciones y opciones disponibles para las empresas dentro del software, puede ser una tarea en sí misma garantizar que todo se utilice de manera eficiente. Ahí es donde un equipo experimentado de gerentes de proyecto, desarrolladores y especialistas en aplicaciones comerciales sería útil para tener a alguien en quien confiar para garantizar que la herramienta PM se utilice de la manera más efectiva.

Las ventajas de un software de gestión de proyectos compatible con MSP

La gestión de proyectos es complicada y, por sí sola, puede ser demasiado difícil de manejar para la gestión de proyectos pequeños y los equipos internos de TI. Ahí es donde entra en juego un proveedor de servicios gestionados (MSP).

El aspecto más importante de tener una gestión de proyectos respaldada por MSP es el acceso a los expertos que conocen el software por dentro y por fuera. Cualquier inconveniente que encuentre, preguntas que tenga o ideas que desee implementar pueden ser manejadas por expertos para garantizar que todo continúe funcionando sin problemas y que su solución PM continúe satisfaciendo sus necesidades a medida que su negocio evoluciona.

Además, un MSP se encargará de la concesión de licencias y respaldará la implementación adecuada en su negocio, lo que incluye integraciones con aplicaciones de terceros, capacitación de empleados y más para garantizar que salga de los bloques rápidamente.

La gestión de proyectos es una de las claves para un negocio exitoso y eficiente. Si bien existen muchas opciones, Smartsheet ofrece todo lo que una empresa moderna podría necesitar. Cuando cuentan con el respaldo de un MPS como Impact, las empresas pueden obtener el soporte que necesitan cuando lo necesitan para asegurarse de que todo se mantenga en orden.

Sin este tipo de soporte, contratiempos como flujos de trabajo o automatización mal creados, problemas de comunicación, implementación lenta y creación y administración de proyectos ineficientes pueden paralizar a empresas enteras.

Obtenga más información sobre cómo funciona Smartsheet a través de nuestro video de demostración del producto que lo guía a través de todas las funciones, cómo funcionan y cómo puede ayudar a su negocio. Mira el video ahora.