Fragen und Antworten: Warum ist Projektmanagement wichtig?

Bei digitalen Transformationsprojekten ist das Projektmanagement ein wichtiger Aspekt, um sicherzustellen, dass Ihre Technologieimplementierungen mit so wenigen Problemen wie möglich übernommen werden.

Wir bei Impact haben viele DX-Projekte beaufsichtigt und haben im Laufe der Jahre selbst eine erhebliche Transformation durchlaufen, sodass wir ein oder zwei Dinge über Projektmanagement wissen.

Wir haben uns mit Alex Park, Direktor des Program Management Office von Impact, getroffen, um zu besprechen, was Projektmanagement heute bedeutet und warum Unternehmen jeder Größe bei ihren Implementierungen von qualitativ hochwertigem PM profitieren.

Lassen Sie uns gleich einsteigen.

Wie wichtig ist die Beziehung zwischen Initiativen zur digitalen Transformation und Projektmanagement?

AP: Absolut zwingend. In der Vergangenheit haben Projekte aller Art unter Budget-, Umfangs- und Ausrichtungsproblemen gelitten. Mit den Bemühungen um die digitale Transformation (DX) – die das Alte mit dem Neuen zusammenbringen – werden diese historischen Risiken erheblich vergrößert.

Wie profitiert das Projektmanagement von digitalen Tools?

AP: Meiner Erfahrung nach ist das richtige Toolset nur so gut wie die zugrunde liegenden Daten, die die Ausführung der Arbeit vorantreiben. Mit einer richtigen Projektskizze und einer guten Ausrichtung der Verantwortlichkeiten können viele traditionelle Projektmanagementaufgaben automatisiert werden, vorausgesetzt, dass alle Projektmitglieder ihre Datenpunkte in das Toolset einbringen.

Workflow-Erinnerungen können die Aktualisierungsanfragen „Einchecken von Aufgaben“ und „Offene Postenzuordnung“ automatisieren. Wenn Entscheidungs- oder Genehmigungspunkte erreicht sind, können automatische Workflows vorprogrammiert werden, um nach einem festgelegten Zeitplan zu senden und zu aktualisieren.

Zu den zugrunde liegenden relevanten Daten gehören Dinge wie Projektbudget, Zustand des Zeitplans, Ressourcenbesetzung, offene Posten, Meilensteine ​​und mehr – über die alle berichtet werden können.

Viele DX-Projekte werden von Unternehmen als gescheitert angesehen, wenn die erwarteten Ergebnisse nicht erreicht werden. Wo, glauben Sie, neigen Unternehmen dazu, in Bezug auf die Ergebnisse Fehler zu machen?

AP: Ein Mangel an Führung, Ausrichtung und kontinuierlichem Buy-in sind unserer Erfahrung nach der Anfang von Problemen.

Alle beteiligten Parteien an einen Tisch zu bringen, um Ziele, wichtige Geschäftsanforderungen, Erfolgsmetriken und Leistungsindikatoren zu besprechen, ist für den Beginn einer DX-Bemühung von entscheidender Bedeutung, aber es ist noch wichtiger, all diese während des gesamten Projekts konsequent neu zu bewerten.

Die Geschäftslandschaft ändert sich ständig und erfordert einen konsistenten iterativen Ansatz, um mit den aktuellen Zielen und Zielsetzungen von Führungskräften und Unternehmensmanagern in Einklang zu bleiben – wir müssen nur auf das letzte Jahr zurückblicken, um zu sehen, wie schnell sich die Umstände ändern können.

In ähnlicher Weise berücksichtigen viele Organisationen nicht die Ressourcenzeit, die für die Umsetzung eines Kulturwandels benötigt wird. Ressourcenzeit nicht nur von Management und Führung, sondern auch von direkten Endbenutzern, die wichtiges Usability-Feedback geben.

Darüber hinaus werden die erforderlichen engagierten technischen und Managementfähigkeiten, um Lösungen, die die definierten Ziele einhalten, effektiv zu entwerfen, zu koordinieren, zu implementieren, zu iterieren und bereitzustellen, von Unternehmen häufig unterschätzt, was einer der Gründe ist, warum Menschen überhaupt zu uns kommen.

Wie trägt ein effektives Projektmanagement dazu bei, diese Probleme mit aktuellen Ansätzen in KMUs zu lindern?

AP: Das Projektmanagement kann dazu beitragen, einige dieser Probleme auf der Lieferseite zu mindern, wenn die gemeldeten Kennzahlen und Anforderungen aktuell sind und den Erwartungen von Führung und Management entsprechen.

Wenn diese Abstimmungsgespräche nie stattfinden oder sie im Verlauf der DX-Reise des Unternehmens nicht konsequent und iterativ stattfinden, dann wäre das Projekt immer noch ein Projekt, egal wie gut Ressourcen zugewiesen werden oder wie streng der Plan sich an einen Bereitstellungszeitplan hält Versagen.

Was sollten Unternehmen beachten, wenn sie das Projektmanagement intern durchführen oder einen Dritten beauftragen?

AP: Wie bei allem anderen muss ein Unternehmen eine Kosten-Nutzen-Analyse zwischen Talent und Wissen durchführen, um zu verstehen, was für seine Organisation sinnvoll ist.

Einige Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten, sind: Wie viel Geschäftstätigkeit ist mit projektbezogener Arbeit verbunden? Welche Projekte werden verfolgt? Ob das technische Talent ausgelagert wird; und welche Fähigkeiten haben ihre internen Managementressourcen im Vergleich zu einem verfügbaren Drittanbieter?

Dann haben Sie weitere Überlegungen zur Durchführung des Projekts, wie Projektfristen, Liefermöglichkeiten für diese Fristen, die Aufteilung der Verantwortlichkeiten unter den Interessengruppen, Sponsoring durch Führungskräfte und die Messung und Berichterstattung der Ergebnisse.

Mit anderen Worten, wenn ein Unternehmen sich auf all die verschiedenen Aspekte verlassen kann, die für die Durchführung eines Projekts erforderlich sind, ist das großartig. Wenn ein Unternehmen jedoch der Meinung ist, dass es nicht über die Kapazität oder Fähigkeit verfügt, ein DX-Projekt einzuführen, kann es sich durchaus lohnen, externe Hilfe von einem Dritten in Anspruch zu nehmen.

Worauf würden Sie Interessenten bei der Beauftragung eines Drittanbieters für die Verwaltung eines DX-Projekts bei einem MSP raten?

AP: Exposition und Erfahrung mit den Plattformen, Prozessen oder Systemen, die an einer DX-Bemühung in einem Unternehmen beteiligt sind.

Bei Impact nutzen wir den internen Betrieb als Prüfstand für alle Lösungen, die wir für unsere Kunden entwickeln.

Abgesehen von der richtigen technischen Erfahrung und der richtigen Projektmanagement-Methodik und -Erfahrung sollte ein Unternehmen nach einem Partner suchen, der seine Führungsziele verstehen kann – oder ihnen hilft, sie zu leiten – und leicht Berichte zu diesen Indikatoren erstellt, die sie darüber informieren, ob diese Ziele auf dem richtigen Weg sind, und der über einen etablierten und ausgereiften Projektabwicklungsprozess verfügt, der verbrauchbare Informationen in Echtzeit in Bezug auf Risiken, Entscheidungen, Probleme, Zeitpläne, Meilensteine, Budget und Leistung des Projekts und des Portfolios als Ganzes bereitstellt.

Der Umfang der digitalen Transformation nimmt von Jahr zu Jahr zu und Initiativen stehen Unternehmen jeder Größe heute mehr zur Verfügung. Welche Rolle werden Projektmanager vor diesem Hintergrund im Jahr 2021 und darüber hinaus spielen und was bedeutet dies für Unternehmen, die digitalisieren wollen?

AP: Projektmanager wandeln Geschäftsziele in Phasen um und unterteilen diese Phasen dann in mundgerechte Ergebnisse.

Sie übersetzen die Geschäftssprache in eine Fachsprache, die von anderen Ressourcen interpretiert und ausgeführt werden kann, erstellen Berichte zu den wichtigsten Leistungskennzahlendaten, um den Projektfortschritt für die Führung und das Management sichtbar zu machen, und arbeiten daran, alle Ressourcen auf Aufgaben-/Zeitplan zu halten und Anpassungen zu kommunizieren wann und wo erforderlich in der Befehlskette nach oben und unten.

In dem Wissen, dass DX normalerweise mehrere Kundensilos durchquert, ist die Koordination und Verwaltung aller miteinander verbundenen Teile wichtiger denn je und für eine umfassende und strategische DX-Bemühung von entscheidender Bedeutung.

Gibt es Situationen, in denen Sie einem Unternehmen empfehlen würden, keinen Projektmanager einzustellen?

AP: Die Kosten des Projektmanagementteams dürfen nicht höher sein als der Wert, den das Team der Organisation bringt.

Wie eine Organisation „Wert“ definiert, ist in diesem Kontext flexibel.

Organisationen ohne viele definierte Prozesse oder eine gute Arbeitsteilung erkennen die Vorteile eines Projektmanagers möglicherweise nicht. Organisationen, die keine Geschäftsführung oder Managementausrichtung haben, würden nicht vollständig von einem Projektmanager profitieren, da die Bemühungen, die PM leiten würde, in Bezug auf Umfang, Ergebnisziel usw. verschwommen wären.

In diesen Fällen muss der Fokus auf die Vision und Führung der Geschäftsführung gelegt werden, und dann kann ein PM helfen, die Initiativen zu lenken, sobald es eine gute Richtung gibt.

Was sind Ihre abschließenden Gedanken und Empfehlungen für Führungskräfte, die sich nicht sicher sind, ob sie einen dedizierten Projektmanager für ihre Initiativen benötigen?

AP: Bevor Sie darüber nachdenken, ob das Projektmanagement Ihre Ziele und Bemühungen zurückhält, überprüfen Sie die Realität, ob Sie gute Arbeit geleistet haben, indem Sie Ihre Ziele „SMARTly“ definiert haben – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitnah – was ist das explizite Ziel, das Sie sind aus zu erreichen?

Nachdem Sie Ihr Endziel verstanden haben, arbeiten Sie mit Ihren Geschäftsführungsleitern zusammen, um die operativen Schlüsselanforderungen (OKRs) für jede Einheit zu identifizieren.

Sobald Sie ein gutes Verständnis und einen guten Rahmen für diese Bereiche haben, können Sie darüber nachdenken, einen Projektmanager einzustellen, der dabei hilft, diese Ziele und OKRs in einem Rahmen-Lieferplan mit Meilensteinen und Ergebnissen zu formalisieren.

Key Performance Indicators (KPIs) können dann von Management und Führung gesammelt werden, um den Erfolg der OKRs zu beurteilen, und entsprechende Berichte aggregieren diese Daten, um den Status eines Projekts zu beurteilen.

Eine langfristige Ausrichtung des Projektmanagements und der Organisation ist notwendig, um sicherzustellen, dass die Lieferanstrengungen auf der Projektseite konsistent mit den Geschäftszielen auf der Führungsseite übereinstimmen.

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