سؤال وجواب: لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة؟

عندما يتعلق الأمر بمشاريع التحول الرقمي ، تعد إدارة المشاريع جانبًا مهمًا لضمان اعتماد تطبيقات التكنولوجيا الخاصة بك مع أقل عدد ممكن من المشكلات.

في Impact ، أشرنا على العديد من مشاريع DX ، وعلى مر السنين مررنا بتحول جوهري ، لذلك نحن نعرف شيئًا أو اثنين عن إدارة المشروع.

التقينا مع Alex Park ، مدير مكتب إدارة البرامج في Impact ، لمناقشة ما تعنيه إدارة المشروع اليوم ولماذا تستفيد الشركات من جميع الأحجام من الجودة PM في تطبيقاتها.

دعنا نقفز مباشرة.

ما هي أهمية العلاقة بين مبادرات التحول الرقمي وإدارة المشاريع؟

ا ف ب: حتمية تماما. تاريخيا ، عانت المشاريع من جميع الأنواع من مشاكل الميزانية والنطاق والمواءمة. مع تضافر الجهود حول التحول الرقمي (DX) - الجمع بين القديم والجديد - تتضخم هذه المخاطر التاريخية بشكل كبير.

كيف تستفيد إدارة المشروع من الأدوات الرقمية؟

AP: من واقع خبرتي ، فإن مجموعة الأدوات المناسبة جيدة فقط مثل البيانات الأساسية التي تدفع تنفيذ العمل. مع مخطط مشروع مناسب ومواءمة مسؤولية جيدة ، يمكن أتمتة العديد من مهام إدارة المشروع التقليدية ، بشرط أن يساهم جميع أعضاء المشروع بنقاط بياناتهم في مجموعة الأدوات.

يمكن لتذكيرات سير العمل أتمتة طلبات تحديث "إيداع المهام" و "فتح تعيين العنصر". عند الوصول إلى بوابات القرار أو الموافقة ، يمكن برمجة مهام سير العمل التلقائية مسبقًا للإرسال والتحديث وفقًا لجدول زمني محدد.

تتضمن البيانات ذات الصلة الأساسية أشياء مثل ميزانية المشروع ، وصحة الجدول الزمني ، وتوظيف الموارد ، والعناصر المفتوحة ، والمعالم ، والمزيد - وكلها يمكن الإبلاغ عنها.

تعتبر الكثير من مشاريع DX فاشلة من قبل الشركات عندما لا تتحقق نتائجها المتوقعة. في رأيك ، أين تميل الشركات إلى الخطأ في نهجها عندما يتعلق الأمر بالنتائج؟

أسوشيتد برس: الافتقار إلى القيادة التنفيذية ، والمواءمة ، والاستمرار في الشراء هي بداية المشكلات في تجربتنا.

يعد إحضار جميع الأطراف المعنية إلى الطاولة لمناقشة الأهداف ومتطلبات العمل الرئيسية ومقاييس النجاح ومؤشرات الأداء أمرًا حيويًا لبدء جهود DX ، ولكن من الأهمية بمكان الاستمرار في إعادة تقييم كل هذه الأمور باستمرار طوال فترة المشروع.

يتغير مشهد الأعمال باستمرار ويتطلب نهجًا تكراريًا ثابتًا للبقاء متسقًا مع الأهداف والغايات الحالية للقيادة التنفيذية ومديري الأعمال - علينا فقط أن ننظر إلى الوراء في العام الماضي لنرى مدى السرعة التي يمكن أن تتغير بها الظروف.

وبالمثل ، فإن العديد من المنظمات لا تأخذ في الاعتبار الوقت الذي يستغرقه المورد لتنفيذ تغيير الثقافة. وقت الموارد ليس فقط من الإدارة والقيادة ، ولكن من المستخدمين النهائيين المباشرين الذين يقدمون تعليقات حيوية حول قابلية الاستخدام.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن البراعة التقنية والإدارية المكرسة المطلوبة للتصميم الفعال ، والتنسيق ، والتنفيذ ، والتكرار ، وتقديم الحلول التي تحترم الأهداف المحددة كثيرًا ما يتم التقليل من شأنها من قبل الشركات ، وهو أحد الأسباب التي تجعل الناس يأتون إلينا في المقام الأول.

كيف تساعد إدارة المشروع الفعالة في التخفيف من حدة هذه المشكلات المتعلقة بالنهج الحالية بين الشركات الصغيرة والمتوسطة؟

AP: يمكن أن تساعد إدارة المشروع في التخفيف من بعض هذه المشكلات من جانب التسليم ، إذا كانت المقاييس والمتطلبات المبلغ عنها محدثة ومتوافقة مع توقعات القيادة والإدارة.

إذا لم تحدث محادثات المحاذاة هذه مطلقًا ، أو لم تحدث باستمرار وبشكل متكرر على مدار رحلة DX للشركة ، فبغض النظر عن مدى جودة تخصيص الموارد أو مدى التزام الخطة بالجدول الزمني للنشر ، سيظل المشروع بمثابة خزي.

ما الذي يجب على الشركات مراعاته عند القيام بإدارة المشاريع داخل الشركة مقابل التعاقد مع طرف ثالث؟

أسوشيتد برس: مثل أي شيء آخر ، هناك تحليل التكلفة والعائد للموهبة مقابل المعرفة الذي تحتاج الشركة إلى القيام به لفهم ما هو منطقي لمنظمتهم.

بعض الأسئلة التي يجب على الشركات طرحها على نفسها هي ؛ ما هو حجم النشاط التجاري الذي يحيط بالعمل المرتبط بالمشروع؟ ما هي أنواع المشاريع التي يتم متابعتها؟ ما إذا كانت المواهب الفنية يتم الاستعانة بمصادر خارجية ؛ وما هي قدرات موارد الإدارة الداخلية الخاصة بهم مقارنة بطرف ثالث متاح؟

ثم لديك المزيد من الاعتبارات حول تنفيذ المشروع ، مثل المواعيد النهائية للمشروع ، وقدرات التسليم لتلك المواعيد النهائية ، وتقاسم المسؤوليات بين أصحاب المصلحة ، والرعاية التنفيذية ، وقياس النتائج والإبلاغ عنها.

بمعنى آخر ، إذا كان بإمكان الشركة أن تثق في جميع الجوانب المختلفة المطلوبة في تسليم المشروع ، فهذا أمر رائع. ومع ذلك ، إذا شعرت شركة ما أنها لا تملك القدرة أو القدرة على طرح مشروع DX ، فقد يكون من المفيد البحث عن مساعدة خارجية من طرف ثالث.

عند التعاقد مع طرف ثالث لإدارة مشروع DX ، ما الذي تقترحه على الآفاق التي تبحث عنها في MSP؟

AP: التعرض والخبرة للمنصات أو العمليات أو الأنظمة المشاركة في جهد DX في شركة.

في Impact ، نستخدم العمليات الداخلية كسرير اختبار لجميع الحلول التي نبنيها لعملائنا.

بصرف النظر عن الخبرة الفنية المناسبة ومنهجية وخبرة إدارة المشروع المناسبة ، يجب أن تبحث الشركة عن شريك يمكنه فهم أهدافهم التنفيذية - أو المساعدة في توجيههم - بسهولة إنشاء تقارير حول تلك المؤشرات التي ستعلمهم إذا كانت هذه الأهداف على المسار الصحيح ، ومن لديه عملية تسليم مشروع راسخة وناضجة توفر معلومات قابلة للاستهلاك في الوقت الفعلي تتعلق بالمخاطر والقرارات والقضايا والجداول الزمنية والمعالم الرئيسية والميزانية وأداء المشروع والمحفظة ككل.

يزداد نطاق التحول الرقمي كل عام والمبادرات متاحة أكثر للشركات من جميع الأحجام اليوم. مع وضع ذلك في الاعتبار ، ما مدى أهمية الدور الذي سيضطلع به مديرو المشاريع في عام 2021 وما بعده وماذا يعني هذا بالنسبة للشركات التي تتطلع إلى الرقمنة؟

AP: يقوم مديرو المشاريع بتحويل أهداف العمل إلى مراحل ثم يقسمون تلك المراحل إلى مخرجات صغيرة الحجم.

يترجمون الأعمال التجارية إلى لغة تقنية يمكن تفسيرها وتنفيذها بواسطة موارد أخرى ، وإنشاء تقارير مقابل بيانات مقياس الأداء الرئيسية لتقدم المشروع المرئي إلى القيادة والإدارة ، والعمل على الحفاظ على جميع الموارد في المهمة / الجدول الزمني ، وإبلاغ التعديلات متى وأينما كان ذلك مطلوبًا صعودًا وهبوطًا في سلسلة القيادة.

إن معرفة أن DX عادةً ما يتجاوز عددًا من صوامع العملاء ، فإن تنسيق وإدارة جميع الأجزاء المترابطة يعد أكثر أهمية من أي وقت مضى وحيوي لجهود DX الشاملة والاستراتيجية.

هل هناك أي ظروف قد توصي فيها بأن الأعمال التجارية لا تحصل على مدير مشروع؟

ا ف ب: لا يمكن أن تكون تكلفة فريق إدارة المشروع أكثر من القيمة التي يجلبها الفريق للمؤسسة.

إن الطريقة التي تحدد بها المنظمة "القيمة" تتسم بالمرونة في هذا السياق.

قد لا تدرك المنظمات التي ليس لديها العديد من العمليات المحددة أو التقسيم الجيد لمسؤوليات العمل فوائد مدير المشروع. المنظمات التي ليس لديها قيادة تنفيذية أو محاذاة إدارية لن تستفيد بشكل كامل من مدير المشروع لأن الجهود التي سيقودها مدير المشروع ستكون غامضة من حيث النطاق ، والهدف من النتائج ، وما إلى ذلك.

في هذه الحالات ، يجب التركيز على الرؤية التنفيذية والقيادة ، ومن ثم يمكن لرئيس الوزراء المساعدة في توجيه المبادرات بمجرد وجود اتجاه جيد.

ما هي أفكارك وتوصياتك النهائية لقادة الأعمال الذين ليسوا متأكدين مما إذا كانوا بحاجة إلى مدير مشروع مخصص لمبادراتهم؟

AP: قبل التفكير في ما إذا كانت إدارة المشروع تعيق أهدافك وجهودك ، تحقق مما إذا كنت قد قمت بعمل جيد في تحديد أهدافك "بشكل ذكي" - محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وذات صلة وفي الوقت المناسب - ما هو الهدف الصريح الذي أنت عليه خارج لتحقيق؟

بعد فهم هدفك النهائي ، اعمل مع قادة إدارة الأعمال لديك لتحديد المتطلبات الأساسية التشغيلية (OKRs) لكل وحدة.

بمجرد أن يكون لديك فهم جيد لهذه المجالات وإطار عمل لها ، يمكنك بعد ذلك التفكير في تعيين مدير مشروع للمساعدة في إضفاء الطابع الرسمي على تلك الأهداف و OKRs في خطة تسليم إطار العمل مع المعالم والتسليمات.

يمكن بعد ذلك جمع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) من الإدارة والقيادة للحكم على نجاح OKRs ، وتقوم التقارير المقابلة بتجميع هذه البيانات للحكم على حالة المشروع.

تعد إدارة المشروع والمواءمة التنظيمية على المدى الطويل ضرورية لضمان أن جهود التسليم على جانب المشروع تتماشى باستمرار مع أهداف العمل على الجانب القيادي.

اشترك في مدونتنا لتلقي المزيد من الأفكار حول تكنولوجيا الأعمال والبقاء على اطلاع دائم بالتسويق والأمن السيبراني وأخبار واتجاهات التكنولوجيا الأخرى (لا تقلق ، لن نضايقك).