Agenția dvs. facturează clienții în modul corect?

Dacă sunteți ca majoritatea agențiilor, să fiți plătit de clienți se simte întotdeauna ca o victorie, plus că menține luminile aprinse, iar echipa funcționează și concentrată. Dar atât de multe în jurul procesului de facturare și facturare pot fi stresante. De fapt, făcut incorect, este un proces confuz, incomod pentru tine și clientul tău. Este, de asemenea, probabil cel mai important pas al lucrului cu un client – ​​nu numai pentru a vă asigura că sunteți plătit la timp, ci și ca o modalitate de a vă stabili profesionalismul și de a construi o relație pozitivă cu clientul pe termen lung. Vă vom arăta ce puteți face astăzi pentru a transforma un proces de facturare dureros într-un avantaj strategic care creează o experiență grozavă pentru clienții dvs. și pentru agenție.

1. Evita surprizele cu asteptari clare

Nimic nu pune mai multă presiune asupra relației cu clientul decât atunci când un client vine la tine și te întreabă: „Ce se întâmplă cu această factură?” Acea întrebare poate provoca panică și îndoială: a fost mai mult decât se așteptau? Mai devreme decât se așteptau? articole/servicii și taxe la care nu s-au așteptat? Clienții care vă pun la îndoială factura pot distruge toate sentimentele bune care vin odată cu obținerea unui client nou, în primul rând.

Cheia aici este să petreceți timp dinainte, stabilind estimări și domenii de lucru clare și detaliate și să vă includeți clientul de la început.

Odată ce dvs. și clientul sunteți de acord cu privire la termenii, domeniul de aplicare și serviciile sau bunurile pe care le veți furniza, scrieți totul într-un contract care evidențiază rezultatele și datele cheie. Solicitați clientului dvs. să examineze și să semneze și cereți pe altcineva de la agenția dvs. să o verifice pentru a vă asigura că ați punctat toate i-urile și că ați încrucișat toate t-urile.

2. Faceți plata ușoară și personalizată pentru fiecare client

Utilizați un serviciu de facturare bazat pe cloud

Acesta este cel mai simplu mod de a vă asigura că toată lumea știe unde sunt facturile. Clienții nu vor trebui să caute printr-o grămadă de e-mailuri sau să încerce să deschidă fișiere pe care nu le pot accesa deoarece nu au software-ul potrivit. Un serviciu de facturare bazat pe cloud precum Hiveage înseamnă că clienții pot accesa facturile oriunde și oricând au nevoie de ele.

Software-ul bazat pe cloud înseamnă, de asemenea, că clienții vor avea întotdeauna acces la facturile vechi. Acest lucru poate fi util în momentul taxării și ajută la construirea unui raport de încredere cu clienții dvs. De asemenea, este bine ca întreaga agenție să poată urmări finanțele într-un singur loc.

Includeți opțiuni simple de plată

Fiecare punct de contact pe care îl aveți cu clienții este o șansă de a face o impresie grozavă. Asigurați-vă că este ușor să lucrați cu dvs. și că ei vor continua să revină.

• Oferiți opțiunea de plată cu un singur clic cu mai multe metode de plată. Dacă faci plata la fel de ușor ca și făcând clic pe un buton, clienții ocupați sunt mai probabil să-ți plătească factura atunci când aceasta ajunge în căsuța lor de e-mail. Cu cât este mai dificil, cu atât o vor amâna mai mult.
• Configurați depuneri automate pentru transferurile electronice pentru a evita necesitatea de a crea și trimite parole/întrebări de securitate.
• Consolidează cât poți de mult. Ca agenție, este posibil să aveți mai multe echipe care lucrează la mai multe proiecte pentru un singur client. Verificați cu clientul pentru a vă asigura că îi facturați așa cum doresc ei și departamentul financiar, dar consolidați-vă într-o singură factură ori de câte ori este posibil. Asigurați-vă că includeți o defalcare clară a muncii și evitați mai multe facturări dacă puteți.
• Oferiți plăți parțiale. Flexibilitatea de a factura în etape este esențială pentru clienți, indiferent dacă primiți un depozit, lucrați la proiecte de anvergură sau din motive financiare ale clienților: posibilitatea de a vă găzdui clienții le arată că sunteți în acest lucru împreună.
• Aveți metode de plată flexibile: asigurați-vă că puteți efectua mai multe tipuri de plăți și mai multe valute pentru a ușura lucrurile pentru clienții internaționali.

Facturarea profesională depășește modul în care clienții vă plătesc — contează și modul în care vă prezentați factura.

Folosiți un șablon profesional care include un sistem de numerotare, are o defalcare clară a tarifului și a serviciilor, include termene de plată (datorată la primire, în 30 de zile etc.), taxe de întârziere și metoda de plată.

3. Faceți ca procesul de facturare să funcționeze pentru dvs. și clienții dvs

Gândiți-vă la cele mai proaste experiențe de serviciu pentru clienți: poate încercați să aveți de-a face cu un furnizor de internet sau de telefonie, petrecând ore întregi la telefon doar pentru a vi se spune un lucru de către o persoană și altceva de către altcineva. După toate acestea, problema nu a fost rezolvată și a trebuit să suni altă dată doar pentru a primi un răspuns complet diferit. O mare parte din aceasta ar putea fi rezolvată printr-o comunicare clară și prin eliminarea oportunității erorii umane.

Utilizarea unui serviciu de facturare bazat pe cloud înseamnă că puteți automatiza aproape fiecare pas.

• Automatizați-vă perioada de facturare. Procesul de trimitere a facturilor poate consuma mult timp - urmărirea e-mailurilor, asigurându-vă că aveți perioada de facturare potrivită pentru fiecare client etc., mai ales dacă aveți multe facturi de trimis. Economisiți mult timp utilizând un software de facturare care vă permite să îl configurați o singură dată și apoi să automatizați întregul proces pentru dvs. În plus, clientul dvs. va avea liniște sufletească știind exact când să se aștepte la factura lor, mai ales dacă este un client recurent.
• Trimiteți urmăriri automate. Economisiți timp și energie mentală prin crearea de mementouri automate pentru facturile restante. Standardizarea acestor e-mailuri înseamnă, de asemenea, că vor fi întotdeauna profesioniste, chiar dacă sunteți frustrat de o întârziere a plății.
• Configurați facturarea recurentă automată. Odată ce v-ați uimit clienții și ați obținut un contract de reținere sau un contract recurent, faceți lucrurile și mai ușoare cu facturarea recurentă. Acest lucru vă asigură, de asemenea, că facturați întotdeauna în perioada corectă de facturare. Așa cum nu ar trebui să lucrezi la urmărirea plăților în avans, clienții tăi nu ar trebui să facă muncă suplimentară pentru a te plăti.
• Trimite chitanțe automate de plată. La fel ca sfaturile de mai sus, acest lucru vă eliberează timp și vă automatizează mai bine fluxul de lucru, astfel încât să nu trebuie să trimiteți chitanțe manuale. De asemenea, ajută la construirea unui raport excelent cu clienții dvs. și le oferă o chitanță a tranzacției pentru evidențele lor. Puteți chiar să personalizați acest lucru cu un mesaj cald pentru a vă construi relația și pentru a le spune că le apreciați afacerea.

Utilizați facturarea pentru a vă consolida relațiile cu clienții

La sfârșitul zilei, trebuie să fii plătit pentru munca ta. Dar procesul de facturare este mult mai mult decât o tranzacție, iar agențiile pricepute profită de orice ocazie pentru a impresiona. Depuneți mult de muncă pentru a vă atrage clienții, iar ultimul lucru pe care îl doriți este să acreți relația cu ceva de genul unui proces de facturare neglijent. Vrei ca clienții să vadă lucrul cu tine ca pe ceva care le face viața mai ușoară – nu ca o bătaie de cap – și care se extinde la fiecare aspect al relației tale.

Micile detalii se adaugă. Fiind clar și direct de la început, făcându-ți timp pentru a vă ghida clientul prin procesul dvs. și pentru a le arăta exact pentru ce (și cât) plătesc și a face cât mai simplu posibil ca ei să vă plătească, demonstrează că profesionalism și contribuie la o experiență excelentă pentru clienți. Iar software-ul de facturare potrivit poate face întregul proces fără dureri, astfel încât facturarea să fie la fel de fluidă pentru dvs., precum este pentru clienții dvs.