Acenteniz Müşterilerinizi Faturalandırmanın Doğru Yolu mu?

Çoğu ajans gibiyseniz, müşteriler tarafından ödeme almak her zaman bir kazanç gibi hissettirir, ayrıca ışıkları açık tutar ve ekibi çalışır ve odaklanmış halde tutar. Ancak faturalandırma ve faturalandırma süreciyle ilgili çok fazla şey stresli olabilir. Aslında, yanlış yapıldığında, siz ve müşteriniz için kafa karıştırıcı, garip bir süreç. Ayrıca, bir müşteriyle çalışmanın tartışmasız en önemli adımıdır - yalnızca zamanında ödeme almanızı sağlamak için değil, aynı zamanda profesyonelliğinizi oluşturmanın ve uzun vadeli olumlu bir müşteri ilişkisi kurmanın bir yolu olarak. Zorlu bir faturalandırma sürecini müşterileriniz ve ajansınız için harika bir deneyim yaratan stratejik bir avantaja dönüştürmek için bugün neler yapabileceğinizi size göstereceğiz.

1. Net beklentilerle sürprizlerden kaçının

Hiçbir şey bir müşteri ilişkisini, bir müşterinin size gelip "Bu faturaya ne oluyor?" diye sormasından daha fazla zorlamaz. Beklemedikleri ürün/hizmet ve ücretler Faturanızı sorgulayan müşteriler, ilk etapta yeni bir müşteri bulmanın getirdiği tüm iyi hisleri öldürebilir.

Buradaki anahtar, açık, ayrıntılı tahminler ve iş kapsamları belirlemek ve müşterinizi başlangıçta dahil etmek için önceden zaman harcamaktır.

Siz ve müşteri, sağlayacağınız şartlar, kapsam ve hizmetler veya mallar üzerinde anlaştıktan sonra, her şeyi önemli teslimatları ve tarihleri ​​vurgulayan bir sözleşmeye yazın. Müşterinizin incelemesini ve imzalamasını sağlayın ve tüm i'lerinizi noktaladığınızdan ve tüm t'lerinizi geçtiğinizden emin olmak için ajansınızdan bir başkasının kontrol etmesini sağlayın.

2. Ödemeyi her müşteri için kolay ve özelleştirilmiş hale getirin

Bulut tabanlı bir faturalandırma hizmeti kullanın

Bu, herkesin faturalarının nerede olduğunu bilmesini sağlamanın en kolay yoludur. Müşteriler, doğru yazılıma sahip olmadıkları için bir yığın e-postayı aramak veya erişemedikleri dosyaları açmaya çalışmak zorunda kalmayacak. Hiveage gibi bulut tabanlı bir faturalama hizmeti, müşterilerin faturalara ihtiyaç duydukları her yerde ve her zaman erişebilecekleri anlamına gelir.

Bulut tabanlı yazılım ayrıca müşterilerin eski faturalara her zaman erişebileceği anlamına gelir. Bu, vergi zamanında yardımcı olabilir ve müşterilerinizle bir güven ilişkisi kurmanıza yardımcı olur. Ayrıca, tüm ajansınızın finansmanı tek bir yerden takip edebilmesi de iyidir.

Basit ödeme seçeneklerini dahil edin

Müşterilerle sahip olduğunuz her temas noktası, harika bir izlenim bırakmak için bir şanstır. Sizinle çalışmanın kolay olduğundan ve geri gelmeye devam edeceklerinden emin olun.

• Birden fazla ödeme yöntemiyle tek tıkla ödeme seçeneği sunun. Ödeme almayı bir düğmeye tıklamak kadar kolay hale getirirseniz, meşgul müşterilerin faturanızı gelen kutularına ulaştığında ödeme olasılığı daha yüksektir. Ne kadar zorsa, o kadar uzun erteleyecekler.
• Şifreler/güvenlik soruları oluşturup gönderme ihtiyacını ortadan kaldırmak için e-Transferler için otomatik para yatırma ayarlayın .
• Elinizden geldiğince konsolide edin. Bir ajans olarak, bir müşteri için birden fazla proje üzerinde çalışan birden fazla ekibiniz olabilir. Müşteriye, onların ve finans departmanının istediği şekilde faturalandırdığınızdan emin olmak için müşteriyle görüşün, ancak mümkün olduğunda tek bir faturada birleştirin. Net bir iş dökümü eklediğinizden ve mümkünse birden fazla faturalandırmadan kaçındığınızdan emin olun.
• Kısmi ödemeler sunun. İster bir depozito alıyor olun, ister büyük ölçekli projelerde çalışıyor olun, ister müşterilerin mali nedenleriyle, ister aşamalı olarak faturalandırma esnekliği, müşteriler için çok önemlidir: müşterilerinizi ağırlayabilmek, onlara bu işte birlikte olduğunuzu gösterir.
• Esnek ödeme yöntemlerine sahip olun: Uluslararası müşteriler için işleri kolaylaştırmak için birden çok ödeme türü ve birden çok para birimi alabildiğinizden emin olun.

Profesyonel faturalandırma, müşterilerin size ödeme şeklinin ötesine geçer; faturanızı nasıl sunduğunuz da önemlidir.

Bir numaralandırma sistemi içeren, ücret ve hizmetlerin net bir dökümünü içeren, ödeme koşullarını (alındıktan sonra, 30 gün içinde vb.), gecikme ücretlerini ve ödeme yöntemini içeren profesyonel bir şablon kullanın.

3. Faturalandırma sürecinizin sizin ve müşterileriniz için çalışmasını sağlayın

Kendi en kötü müşteri hizmetleri deneyimlerinizi tekrar düşünün: belki bir internet veya telefon sağlayıcısı ile anlaşmaya çalışıyordunuz, telefonda saatlerce sadece bir kişi tarafından bir şey ve bir başkası tarafından farklı bir şey söylendi. Tüm bunlardan sonra, sorun çözülmedi ve tamamen farklı bir cevap almak için başka bir zaman tekrar aramak zorunda kaldınız. Bunların çoğu, açık iletişim ve insan hatası olasılığını ortadan kaldırarak çözülebilir.

Bulut tabanlı bir faturalama hizmeti kullanmak, yolun neredeyse her adımını otomatikleştirebileceğiniz anlamına gelir.

• Fatura döneminizi otomatikleştirin. Fatura gönderme süreci, özellikle gönderilecek çok sayıda faturanız varsa, e-postaları takip etmek, her müşteri için doğru fatura dönemine sahip olduğunuzdan emin olmak vb. gibi zaman alıcı olabilir. Bir kez ayarlamanıza ve ardından tüm süreci sizin için otomatikleştirmenize olanak tanıyan faturalama yazılımını kullanarak çok zaman kazanın. Ayrıca, müşteriniz, özellikle de yinelenen bir müşteriyse, faturalarını tam olarak ne zaman bekleyeceğini bilmenin rahatlığını yaşayacaktır.
• Otomatik takipler gönderin. Vadesi geçmiş faturalar için otomatik hatırlatıcılar oluşturarak zamandan ve zihinsel enerjiden tasarruf edin. Bu e-postaları standart hale getirmek, geç ödeme konusunda canınız sıkkın olsa bile, her zaman profesyonel olacakları anlamına gelir.
• Otomatik yinelenen faturalandırmayı ayarlayın. Müşterilerinizi şaşırttıktan ve bir hizmet sözleşmesi veya tekrar eden bir sözleşme imzaladıktan sonra, yinelenen faturalandırma ile işleri daha da kolaylaştırın. Bu ayrıca her zaman doğru fatura döneminde faturalandırmanızı sağlar. Sizin peşinat takibi yapmak zorunda kalmamanız gerektiği gibi, müşterileriniz de size ödeme yapmak için fazladan iş yapmak zorunda kalmamalıdır.
• Otomatik ödeme makbuzları gönderin. Yukarıdaki ipuçları gibi, bu da size zaman kazandırır ve iş akışınızı daha iyi otomatikleştirir, böylece manuel makbuzlar göndermek zorunda kalmazsınız. Ayrıca, müşterilerinizle harika bir ilişki kurmanıza yardımcı olur ve kayıtları için onlara işlemin bir makbuzunu verir. Hatta ilişkinizi daha da geliştirmek ve işlerini takdir ettiğinizi bilmelerini sağlamak için bunu sıcak bir mesajla kişiselleştirebilirsiniz.

Müşteri ilişkilerinizi güçlendirmek için faturalandırmayı kullanın

Günün sonunda, çalışmanız için ödeme almanız gerekir. Ancak faturalandırma süreci bir işlemden çok daha fazlasıdır ve bilgili ajanslar etkilemek için her fırsatı değerlendirir. Müşterilerinizi elde etmek için çok uğraşıyorsunuz ve istediğiniz son şey, özensiz bir faturalandırma süreci gibi bir şeyle ilişkiyi mahvetmek. Müşterilerin sizinle çalışmayı bir güçlük olarak değil, hayatlarını kolaylaştıran bir şey olarak görmelerini istiyorsunuz ve bu ilişkinizin her yönüne uzanıyor.

Küçük ayrıntılar eklenir. En başından itibaren açık ve net olmak, müşterinizi süreç boyunca yönlendirmek ve onlara tam olarak ne için (ve ne kadar) ödediklerini göstermek için zaman ayırmak ve size ödeme yapmalarını mümkün olduğunca basit hale getirmek. profesyonellik ve harika bir müşteri deneyimine katkıda bulunur. Ve doğru faturalama yazılımı, faturalandırmanın müşterileriniz için olduğu kadar sizin için de sorunsuz olması için tüm süreci sorunsuz hale getirebilir.