7 個企業電子郵件格式示例
已發表: 2023-01-05在經營一家成功的企業時，溝通是關鍵。 有效的商務溝通不僅需要清晰明了，還需要使用適當的電子郵件格式和禮儀。 在本文中，我們將檢查 7 種不同的企業電子郵件格式示例，以幫助您開始創建每次都能收到結果的專業電子郵件。 讓我們開始吧！
為什麼正確的電子郵件格式很重要？
具有適當格式的專業電子郵件對於確保您在通信中給人以專業和可信的印象非常重要。 它有助於傳達正確的信息，與您的聯繫人建立良好的關係並保持良好的聲譽。 格式正確的電子郵件還可以幫助保持對話清晰、有條理和切題。
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正式電子郵件格式與非正式電子郵件格式有何不同？
正式的電子郵件格式通常不如非正式的電子郵件格式隨意。 在正式的電子郵件中，您應該使用更專業的語氣，避免使用縮略語或俚語。 您通常還應該避免在正式電子郵件中使用表情符號。
什麼是正確的商務電子郵件格式？
商業電子郵件寫作遵循一套特定的慣例，將其與其他類型的寫作區分開來。 通過遵循這些約定，您可以營造出優美而專業的印象，並會受到收件人的讚賞。 讓我們來看看正確的商務電子郵件格式和一些確保您的電子郵件寫得很好和有效的技巧。
1. 專業電子郵件地址
您的電子郵件地址應該專業且易於記憶。 避免使用暱稱或其他不專業的地址。 您可以創建一個單獨的電子郵件地址，僅用於與業務相關的通信。 如果您的公司有網站，那麼您的電子郵件地址應包含您公司的域名。
2.主題行
主題行應該清晰、簡明、切題。 盡可能使用行動詞，例如“需要採取行動”或“重要公告”。 主題行還可以幫助您的收件人快速識別電子郵件的目的。 請務必避免使用“嗨”或“你好”等通用主題行以及“免費”或“促銷”等任何潛在的垃圾郵件詞。
3. 郵箱開通
你的開場白應該清晰而專業。 以“親愛的”等問候語開頭，然後是收件人的姓名。 如果你很了解這個人，你可以使用他們的名字。 否則，堅持更正式的稱呼。 開場白也應該禮貌和親切，例如“我希望這封電子郵件能找到你。”
4. 郵件正文
電子郵件的正文應該簡潔有條理。 將內容分解成段落，每個段落都有自己的主題或想法。 適當時使用“我建議”或“我們建議”等主動語言，避免使用長詞或短語。 避免使用俚語或縮寫等過於隨意的語言也很重要。
5. 電子郵件結論
電子郵件的有效結論應該總結信息的要點，並在必要時包括諸如“如果您有任何問題請告訴我”之類的號召性用語。 保持您的電子郵件結論簡短、禮貌和專業。 它還可以幫助包括結束稱呼或其他聲明。
6. 電子郵件簽收
您的電子郵件簽收應該禮貌和專業。 常見的例子包括“Sincerely”、“Thank you”或“Best regards”。 如果合適，您還可以包括帶有聯繫信息的簽名。
7. 郵件簽名
您的電子郵件簽名應包括您的全名、職位、公司名稱和聯繫信息。 如果您想進一步個性化您的簽名，您還可以包括頭像或徽標。
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專業電子郵件格式提示
商務電子郵件應遵循標準、專業的電子郵件格式，以確保您的消息清晰有序。 以下是創建有效商務電子郵件的一些額外提示：
從一個吸引人的、相關的主題行開始
撰寫專業電子郵件時，您的主題行應清晰簡潔，以確保您的收件人了解電子郵件的目的。 它還可以幫助在您的主題行中使用動作詞來引起注意。
個性化您的電子郵件
在撰寫專業電子郵件時，使用收件人姓名、職位或公司名稱對您的電子郵件進行個性化設置有助於與收件人建立更有意義的聯繫。 對於發送給多人的電子郵件尤其如此。
保持電子郵件簡明扼要
商務電子郵件應該簡明扼要。 避免使用冗長的單詞或短語，並避免可能使讀者感到困惑的不必要的細節。 如果可能，您還應該保持電子郵件簡短，目標是不超過兩到三個段落。
讓您的電子郵件易於閱讀
撰寫商務電子郵件時，請使用活躍的語言和簡短的句子。 您還應該將內容分成段落，以便您的讀者更容易瀏覽。 避免使用行話或技術術語，並使用要點讓讀者更容易快速找到關鍵點。
避免使用俚語、縮略語或表情符號
商業電子郵件應該是專業的，因此，俚語、縮略語和表情符號通常是不合適的。 除非您確定收件人不會誤解它們，否則請避免使用它們。 避免使用諸如 LOL 之類的俚語，並謹慎使用表情符號。 要避免的縮寫包括“不能”、“不會”和“不應該”。
注意語氣
您的電子郵件的語氣應該反映您面對面的談話類型。 謹慎選擇你的措辭，避免給人留下憤怒、攻擊性或諷刺的印象。 禮貌和專業很重要，即使電子郵件包含負面信息。
友善、禮貌和感恩
您的電子郵件應始終禮貌和親切。 在您的消息中使用“請”、“謝謝”和“請”等詞來表示尊重。 您還應該感謝對方付出的時間和精力，尤其是當他們幫助您做某事時。
外向，精力充沛，討人喜歡
撰寫商務電子郵件時，外向和精力充沛很重要。 使用表達熱情的積極話語，並確保包含您的聯繫信息，以便您的收件人可以輕鬆地跟進您。
提及您之前談話中的要點
如果您的電子郵件是對收件人之前說過或詢問過的內容的回复，請務必包含您之前對話中的具體要點。 這將有助於向您的收件人表明您已經關注他們的想法和擔憂。 它還將有助於刷新收件人的記憶，並使他們更容易理解您在說什麼。
以號召性用語結束
完成您的專業電子郵件時，請務必包含號召性用語。 這可能是詢問收件人對您在電子郵件中提到的內容的意見、意見或反饋。 也可以邀請他們採取特定行動。 無論是什麼，請確保您的號召性用語清晰且易於收件人理解。
使用專業的電子郵件簽名
如前所述，您的電子郵件簽名應包括您的姓名、職位和聯繫信息，如果您願意，還可以包括頭像或徽標。 這將有助於給收件人留下更專業的印象，這在發送商務電子郵件時很重要。 此外，出於隱私和法律目的，您應該考慮在電子郵件簽名中包含專業免責聲明。 這將有助於保護您和您的收件人。
附上求職信或其他相關文件
如果您有相關文件要包含在您的電子郵件中，例如求職信或簡歷，請確保附上它們。 這將有助於表明您正在採取主動並積極主動。 請記住在發送附件之前確保您的附件沒有病毒。
發送前仔細校對電子郵件
在發送商務電子郵件之前，最好先校對一下語法、拼寫和標點符號錯誤。 請特別注意您在電子郵件中包含的任何說明或請求，因為它們的準確性和清晰性非常重要。 在發送之前大聲朗讀電子郵件有時會有所幫助，因為這可以幫助您發現任何錯誤。
及時回复所有電子郵件
雖然這不一定必須在幾分鐘內完成，但您應該盡最大努力及時回复所有電子郵件。 這向收件人表明您尊重他們的時間並重視他們的投入。 這樣做還有助於與同事和客戶建立牢固的工作關係。
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您如何開始使用專業電子郵件？
一封專業的電子郵件應該有明確的目的，並且沒有任何語法或拼寫錯誤。
第一步是確定電子郵件的目的。 您是要安排會面、向潛在客戶介紹自己，還是感謝某人的生意？
了解電子郵件的目的後，您就可以開始製作郵件了。 保持您的語言簡潔明了，避免使用任何俚語或非正式語言。
在發送電子郵件之前校對電子郵件以發現任何拼寫錯誤或錯誤也很重要。 如果您花時間精心製作您的專業電子郵件，您一定會給人留下深刻印象。
正式電子郵件的四個部分是什麼？
正式電子郵件的四個部分是主題行、稱呼、郵件正文和簽名。
主題行應該簡明扼要。 它應該讓讀者了解電子郵件的內容。
問候語或稱呼應以讀者的姓名或職務稱呼他們。 郵件正文是您編寫電子郵件的地方。 請務必在發送之前校對您的消息。
簽名是您的姓名、職位和聯繫信息。 這讓收件人知道他們正在與誰通話以及他們如何與您取得聯繫。
圖片：Envato 元素