7 Esempi di formato e-mail per le aziende

Quando si tratta di gestire un'attività di successo, la comunicazione è fondamentale. Una comunicazione aziendale efficace non richiede solo chiarezza, ma anche l'uso di formati di posta elettronica e galateo appropriati. In questo articolo, esamineremo 7 diversi esempi di formato e-mail per le aziende per aiutarti a iniziare a creare e-mail professionali che ottengono risultati ogni volta. Iniziamo!

Perché è importante un formato e-mail corretto?

Le e-mail professionali con il formato corretto sono importanti per assicurarti di apparire come una persona professionale e credibile nella tua corrispondenza. Aiuta a trasmettere il messaggio giusto, costruire buoni rapporti con i tuoi contatti e mantenere una buona reputazione. Un'e-mail correttamente formattata può anche aiutare a mantenere le conversazioni chiare, organizzate e in tema.

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In che modo un formato di posta elettronica formale differisce da un formato di posta elettronica informale?

Un formato di posta elettronica formale è in genere meno casuale di un formato di posta elettronica informale. In un'e-mail formale, dovresti usare un tono più professionale ed evitare di usare contrazioni o gergo. In genere dovresti anche evitare di usare le emoticon in un'e-mail formale.

Qual è il formato corretto dell'e-mail aziendale?

La scrittura di e-mail aziendali segue un certo insieme di convenzioni che la distinguono da altri tipi di scrittura. Seguendo queste convenzioni, crei un'impressione raffinata e professionale che sarà apprezzata dai tuoi destinatari. Diamo un'occhiata al formato di posta elettronica aziendale corretto e alcuni suggerimenti per assicurarti che le tue e-mail siano ben scritte ed efficaci.

1. Indirizzo e-mail professionale

Il tuo indirizzo email dovrebbe essere professionale e facile da ricordare. Evita di usare soprannomi o altri indirizzi poco professionali. Puoi creare un indirizzo email separato da utilizzare solo per la corrispondenza di lavoro. Se la tua azienda ha un sito web, il tuo indirizzo email dovrebbe includere il nome di dominio della tua azienda.

2. Riga dell'oggetto

Le righe dell'oggetto dovrebbero essere chiare, concise e pertinenti. Usa parole d'azione se possibile, come "Azione richiesta" o "Annuncio importante". Una riga dell'oggetto può anche aiutare il destinatario a riconoscere rapidamente lo scopo dell'e-mail. Assicurati di evitare righe dell'oggetto generiche come "Ciao" o "Ciao" così come qualsiasi potenziale parola spam come "gratis" o "promozione".

3. Apertura e-mail

La tua apertura dovrebbe essere chiara e professionale. Inizia con un saluto come "Caro", seguito dal nome del destinatario. Se conosci bene la persona, puoi usare il suo nome. Altrimenti, attenersi a un saluto più formale. Anche la frase di apertura dovrebbe essere educata e cordiale, come "Spero che questa email ti trovi bene".

4. Corpo dell'e-mail

Il corpo della tua email dovrebbe essere conciso e organizzato. Suddividi il contenuto in paragrafi, ciascuno con il proprio argomento o idea. Usa un linguaggio attivo come "Suggerisco" o "Consigliamo" quando appropriato ed evita di usare parole o frasi lunghe. È anche importante evitare un linguaggio eccessivamente casuale come lo slang o le abbreviazioni.

5. Conclusione e-mail

Una conclusione efficace per la tua e-mail dovrebbe riassumere i punti principali del tuo messaggio e includere un invito all'azione come "per favore fammi sapere se hai qualche domanda" se necessario. Mantieni la conclusione della tua email breve, educata e professionale. Può anche essere utile includere un saluto di chiusura o un'altra dichiarazione.

6. E-mail di firma

La tua email di approvazione dovrebbe essere educata e professionale. Esempi comuni includono "Cordiali saluti", "Grazie" o "Cordiali saluti". Se appropriato, puoi anche includere una firma con le informazioni di contatto.

7. Firma e-mail

La tua firma e-mail dovrebbe includere il tuo nome completo, il titolo di lavoro, il nome dell'azienda e le informazioni di contatto. Puoi anche includere un'immagine alla testa o un logo se desideri personalizzare ulteriormente la tua firma.

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Suggerimenti sul formato e-mail professionale

Le e-mail aziendali dovrebbero seguire un formato e-mail standard e professionale per garantire che i tuoi messaggi risultino chiari e organizzati. Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per creare e-mail aziendali efficaci:

Inizia con un oggetto accattivante e pertinente

Quando si scrive un'e-mail professionale, l'oggetto deve essere chiaro e conciso per garantire che il destinatario conosca lo scopo dell'e-mail. Può anche essere utile usare parole d'azione nella riga dell'oggetto per attirare l'attenzione.

Personalizza la tua e-mail

Quando si scrive un'e-mail professionale, personalizzare l'e-mail con il nome del destinatario, il titolo professionale o il nome dell'azienda può aiutare a creare una connessione più significativa con il destinatario. Ciò è particolarmente vero per le e-mail inviate a più persone.

Mantieni le e-mail succinte e pertinenti

Le e-mail aziendali dovrebbero essere concise e pertinenti. Evita di usare parole o frasi lunghe ed evita dettagli inutili che potrebbero confondere il tuo lettore. Dovresti anche mantenere le e-mail brevi se possibile, mirando a non più di due o tre paragrafi.

Rendi la tua email facile da leggere

Quando scrivi un'e-mail aziendale, usa un linguaggio attivo e frasi brevi. Dovresti anche suddividere il contenuto in paragrafi per facilitare la lettura da parte del lettore. Evita di usare termini gergali o tecnici e usa elenchi puntati per rendere più facile per il tuo lettore trovare rapidamente i punti chiave.

Evita di usare espressioni gergali, contrazioni o emoticon

Le e-mail aziendali dovrebbero essere professionali e, come tali, slang, contrazioni ed emoticon generalmente non sono appropriate. Evita di usarli a meno che tu non sia certo che non saranno fraintesi dal tuo destinatario. Evita espressioni gergali come LOL e usa le emoticon con parsimonia. Le contrazioni da evitare includono "non posso", "non voglio" e "non dovrei".

Sii consapevole del tono

Il tono della tua email dovrebbe riflettere il tipo di conversazione che avresti di persona. Scegli attentamente le parole ed evita di sembrare arrabbiato, aggressivo o sarcastico. È importante essere educati e professionali, anche se l'e-mail contiene informazioni negative.

Sii gentile, cortese e grato

Le tue e-mail dovrebbero essere sempre educate e cordiali. Usa parole come "per favore", "grazie" e "gentilmente" nei tuoi messaggi per mostrare rispetto. Dovresti anche apprezzare il tempo e gli sforzi della persona, soprattutto se ti sta aiutando in qualcosa.

Sii estroverso, energico e simpatico

Quando si scrive un'e-mail aziendale, è importante essere estroversi ed energici. Usa parole positive che trasmettono entusiasmo e assicurati di includere le tue informazioni di contatto in modo che il destinatario possa contattarti facilmente.

Menziona i punti della tua conversazione precedente

Se la tua email è una risposta a qualcosa che il destinatario ha detto o chiesto in precedenza, assicurati di includere punti specifici della tua conversazione precedente. Ciò contribuirà a dimostrare al destinatario che hai prestato attenzione ai suoi pensieri e alle sue preoccupazioni. Aiuterà anche a rinfrescare la memoria del destinatario e renderà più facile per loro capire cosa stai dicendo.

Termina con un invito all'azione

Al termine della tua e-mail professionale, assicurati di includere un invito all'azione. Questo potrebbe essere chiedere al destinatario la sua opinione, input o feedback su qualcosa che hai menzionato nella tua email. Potrebbe anche invitarli a intraprendere un'azione specifica. Qualunque cosa sia, assicurati che il tuo invito all'azione sia chiaro e di facile comprensione per il tuo destinatario.

Usa una firma e-mail professionale

Come accennato in precedenza, la tua firma e-mail dovrebbe includere il tuo nome, il titolo di lavoro e le informazioni di contatto, nonché un'immagine della testa o un logo, se lo desideri. Ciò contribuirà a creare un'impressione più professionale con il destinatario, il che è importante quando si inviano e-mail aziendali. Inoltre, dovresti prendere in considerazione l'inclusione di un disclaimer professionale nella tua firma e-mail per motivi di privacy e legali. Ciò contribuirà a proteggere te e il tuo destinatario.

Allega una lettera di accompagnamento o altro file pertinente

Se disponi di documenti pertinenti da includere nelle tue e-mail, come una lettera di presentazione o un curriculum, assicurati di allegarli. Ciò contribuirà a dimostrare che stai prendendo l'iniziativa e sei proattivo. Ricorda solo di assicurarti che i tuoi allegati siano privi di virus prima di inviarli.

Rileggere attentamente le e-mail prima di inviarle

Prima di inviare un'e-mail aziendale, è una buona idea correggerla per errori di grammatica, ortografia e punteggiatura. Presta particolare attenzione a eventuali istruzioni o richieste che includi nell'e-mail, poiché è importante che siano precise e chiare. A volte è utile leggere l'e-mail ad alta voce prima di inviarla, in quanto ciò può aiutarti a rilevare eventuali errori.

Rispondi prontamente a tutte le email

Sebbene ciò non debba necessariamente essere fatto in pochi minuti, dovresti fare del tuo meglio per rispondere prontamente a tutte le e-mail. Questo mostra al destinatario che rispetti il ​​suo tempo e apprezzi il suo contributo. Ciò contribuirà anche a sviluppare solidi rapporti di lavoro con colleghi e clienti.

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Come si avvia un'e-mail professionale?

Un'e-mail professionale dovrebbe avere uno scopo chiaro ed essere priva di errori grammaticali o ortografici.

Il primo passo è determinare lo scopo dell'e-mail. Stai cercando di organizzare un incontro, presentarti a un potenziale cliente o ringraziare qualcuno per la sua attività?

Una volta che conosci lo scopo dell'e-mail, puoi iniziare a creare il tuo messaggio. Mantieni il tuo linguaggio conciso e chiaro ed evita qualsiasi gergo o linguaggio informale.

È anche importante correggere la tua e-mail prima di inviarla per rilevare eventuali refusi o errori. Se ti prendi il tempo per creare con cura la tua email professionale, farai sicuramente un'ottima impressione.

Quali sono le quattro parti di un'e-mail formale?

Le quattro parti di un'e-mail formale sono la riga dell'oggetto, il saluto, il corpo del messaggio e la firma.

La riga dell'oggetto dovrebbe essere breve e pertinente. Dovrebbe dare al lettore un'idea di cosa tratta l'e-mail.

Il saluto o il saluto dovrebbe rivolgersi al lettore per nome o titolo di lavoro. Il corpo del messaggio è dove scriverai la tua email. Assicurati di rileggere il tuo messaggio prima di inviarlo.

La firma è il tuo nome, il titolo di lavoro e le informazioni di contatto. Ciò consente al destinatario di sapere con chi sta parlando e come può mettersi in contatto con te.

Immagine: Elementi Envato