7 exemples de formats de courrier électronique pour les entreprises

Lorsqu'il s'agit de gérer une entreprise prospère, la communication est essentielle. Une communication d'entreprise efficace exige non seulement de la clarté, mais également l'utilisation de formats de courrier électronique et d'étiquette appropriés. Dans cet article, nous examinerons 7 exemples de formats d'e-mails différents pour les entreprises afin de vous aider à créer des e-mails professionnels qui obtiennent des résultats à chaque fois. Commençons!

Pourquoi un format d'e-mail approprié est-il important ?

Les e-mails professionnels au format approprié sont importants pour garantir que vous apparaissez comme une personne professionnelle et crédible dans votre correspondance. Cela aide à transmettre le bon message, à établir de bonnes relations avec vos contacts et à maintenir une bonne réputation. Un e-mail correctement formaté peut également aider à garder les conversations claires, organisées et sur le sujet.

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En quoi un format d'e-mail formel diffère-t-il d'un format d'e-mail informel ?

Un format d'e-mail formel est généralement moins décontracté qu'un format d'e-mail informel. Dans un e-mail formel, vous devez utiliser un ton plus professionnel et éviter d'utiliser des contractions ou de l'argot. Vous devriez également généralement éviter d'utiliser des émoticônes dans un e-mail formel.

Quel est le bon format de courrier électronique professionnel ?

La rédaction d'e-mails professionnels suit un certain ensemble de conventions qui la distinguent des autres types d'écriture. En suivant ces conventions, vous créez une impression soignée et professionnelle qui sera appréciée par vos destinataires. Examinons le format d'e-mail professionnel approprié et quelques conseils pour vous assurer que vos e-mails sont bien rédigés et efficaces.

1. Adresse e-mail professionnelle

Votre adresse e-mail doit être professionnelle et facile à retenir. Évitez d'utiliser des surnoms ou d'autres adresses non professionnelles. Vous pouvez créer une adresse e-mail distincte que vous n'utiliserez que pour la correspondance professionnelle. Si votre entreprise a un site Web, votre adresse e-mail doit inclure le nom de domaine de votre entreprise.

2. Objet

Les lignes d'objet doivent être claires, concises et précises. Utilisez des mots d'action si possible, tels que « Action requise » ou « Annonce importante ». Une ligne d'objet peut également aider votre destinataire à reconnaître rapidement le but de l'e-mail. Assurez-vous d'éviter les lignes d'objet génériques comme "Salut" ou "Bonjour" ainsi que tout mot de spam potentiel comme "gratuit" ou "promotion".

3. Ouverture par e-mail

Votre ouverture doit être claire et professionnelle. Commencez par une salutation telle que "Cher", suivie du nom du destinataire. Si vous connaissez bien la personne, vous pouvez utiliser son prénom. Sinon, tenez-vous en à une salutation plus formelle. La ligne d'ouverture doit également être polie et cordiale, telle que "J'espère que cet e-mail vous trouvera bien".

4. Corps de l'e-mail

Le corps de votre e-mail doit être concis et organisé. Divisez le contenu en paragraphes, chacun avec son propre sujet ou idée. Utilisez un langage actif tel que « Je suggère » ou « Nous recommandons » lorsque cela est approprié et évitez d'utiliser des mots ou des phrases longs. Il est également important d'éviter un langage trop informel comme l'argot ou les abréviations.

5. Conclusion par e-mail

Une conclusion efficace pour votre e-mail doit résumer les principaux points de votre message et inclure un appel à l'action du type "veuillez me faire savoir si vous avez des questions" si nécessaire. Gardez votre conclusion par e-mail brève, polie et professionnelle. Il peut également être utile d'inclure une salutation de clôture ou une autre déclaration.

6. Signature d'e-mail

La signature de votre e-mail doit être polie et professionnelle. Les exemples courants incluent "Sincèrement", "Merci" ou "Meilleures salutations". Le cas échéant, vous pouvez également inclure une signature avec des informations de contact.

7. Signature d'e-mail

Votre signature électronique doit inclure votre nom complet, le titre de votre poste, le nom de votre entreprise et vos coordonnées. Vous pouvez également inclure une photo ou un logo si vous souhaitez personnaliser davantage votre signature.

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Conseils professionnels sur le format des e-mails

Les e-mails professionnels doivent suivre un format d'e-mail standard et professionnel pour garantir que vos messages soient clairs et organisés. Voici quelques conseils supplémentaires pour créer des e-mails professionnels efficaces :

Commencez avec une ligne d'objet accrocheuse et pertinente

Lorsque vous rédigez un e-mail professionnel, votre ligne d'objet doit être claire et concise pour vous assurer que votre destinataire connaît l'objet de l'e-mail. Il peut également être utile d'utiliser des mots d'action dans votre ligne d'objet pour attirer l'attention.

Personnalisez votre messagerie

Lors de la rédaction d'un e-mail professionnel, personnaliser votre e-mail avec le nom du destinataire, le titre du poste ou le nom de l'entreprise peut aider à créer une connexion plus significative avec votre destinataire. Cela est particulièrement vrai pour les e-mails envoyés à plusieurs personnes.

Gardez les e-mails succincts et précis

Les e-mails professionnels doivent être concis et précis. Évitez d'utiliser des mots ou des phrases longs et évitez les détails inutiles qui pourraient dérouter votre lecteur. Vous devez également garder les e-mails courts si possible, en ne visant pas plus de deux ou trois paragraphes.

Rendez votre e-mail facile à lire

Lorsque vous écrivez un e-mail professionnel, utilisez un langage actif et des phrases courtes. Vous devez également diviser le contenu en paragraphes pour que votre lecteur puisse le parcourir plus facilement. Évitez d'utiliser du jargon ou des termes techniques et utilisez des puces pour permettre à votre lecteur de trouver plus facilement les points clés rapidement.

S'abstenir d'utiliser de l'argot, des contractions ou des émoticônes

Les e-mails professionnels doivent être professionnels et, à ce titre, l'argot, les contractions et les émoticônes ne sont généralement pas appropriés. Évitez de les utiliser sauf si vous êtes certain qu'ils ne seront pas mal compris par votre destinataire. Évitez l'argot tel que LOL et utilisez les émoticônes avec parcimonie. Les contractions à éviter incluent « ne peut pas », « ne veut pas » et « ne devrait pas ».

Soyez conscient du ton

Le ton de votre e-mail doit refléter le type de conversation que vous auriez en personne. Choisissez vos mots avec soin et évitez de donner l'impression d'être en colère, agressif ou sarcastique. Il est important d'être poli et professionnel, même si l'e-mail contient des informations négatives.

Soyez gentil, courtois et reconnaissant

Vos e-mails doivent toujours être polis et cordiaux. Utilisez des mots comme « s'il vous plaît », « merci » et « gentiment » dans vos messages pour montrer du respect. Vous devez également apprécier le temps et les efforts de la personne, surtout si elle vous aide pour quelque chose.

Être extraverti, énergique et sympathique

Lors de la rédaction d'un e-mail professionnel, il est important d'être ouvert et énergique. Utilisez des mots positifs qui véhiculent de l'enthousiasme et assurez-vous d'inclure vos coordonnées afin que votre destinataire puisse facilement vous contacter.

Mentionnez des points de votre conversation précédente

Si votre e-mail est une réponse à quelque chose que le destinataire a déjà dit ou demandé, assurez-vous d'inclure des points spécifiques de votre conversation précédente. Cela aidera à montrer à votre destinataire que vous avez prêté attention à ses pensées et à ses préoccupations. Cela aidera également à rafraîchir la mémoire de votre destinataire et lui permettra de comprendre plus facilement ce que vous dites.

Terminez par un appel à l'action

Lorsque vous terminez votre e-mail professionnel, assurez-vous d'inclure un appel à l'action. Il peut s'agir de demander au destinataire son opinion, sa contribution ou ses commentaires sur quelque chose que vous avez mentionné dans votre e-mail. Il peut également s'agir de les inviter à effectuer une action spécifique. Quoi qu'il en soit, assurez-vous que votre appel à l'action est clair et facile à comprendre pour votre destinataire.

Utilisez une signature électronique professionnelle

Comme mentionné précédemment, votre signature électronique doit inclure votre nom, votre fonction et vos coordonnées, ainsi qu'une photo ou un logo si vous le souhaitez. Cela aidera à créer une impression plus professionnelle avec votre destinataire, ce qui est important lors de l'envoi d'e-mails professionnels. De plus, vous devriez envisager d'inclure une clause de non-responsabilité professionnelle dans votre signature électronique à des fins de confidentialité et à des fins légales. Cela aidera à vous protéger, vous et votre destinataire.

Joindre une lettre de motivation ou tout autre fichier pertinent

Si vous avez des documents pertinents à inclure dans vos e-mails, comme une lettre de motivation ou un CV, assurez-vous de les joindre. Cela aidera à montrer que vous prenez l'initiative et que vous êtes proactif. N'oubliez pas de vous assurer que vos pièces jointes sont exemptes de virus avant de les envoyer.

Relisez attentivement les e-mails avant de les envoyer

Avant d'envoyer un e-mail professionnel, c'est une bonne idée de le relire pour les erreurs de grammaire, d'orthographe et de ponctuation. Portez une attention particulière à toutes les instructions ou demandes que vous incluez dans l'e-mail, car il est important qu'elles soient précises et claires. Il est parfois utile de lire l'e-mail à voix haute avant de l'envoyer, car cela peut vous aider à détecter les erreurs.

Répondre rapidement à tous les e-mails

Bien que cela ne doive pas nécessairement être fait en quelques minutes, vous devez faire de votre mieux pour répondre rapidement à tous les e-mails. Cela montre au destinataire que vous respectez son temps et que vous appréciez sa contribution. Cela vous aidera également à développer de solides relations de travail avec vos collègues et vos clients.

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Comment démarrez-vous un e-mail professionnel ?

Un e-mail professionnel doit avoir un objectif clair et être exempt de toute erreur de grammaire ou d'orthographe.

La première étape consiste à déterminer le but de l'e-mail. Essayez-vous d'organiser une réunion, de vous présenter à un client potentiel ou de remercier quelqu'un pour son entreprise ?

Une fois que vous connaissez le but de l'e-mail, vous pouvez commencer à rédiger votre message. Gardez votre langage concis et clair, et évitez tout argot ou langage informel.

Il est également important de relire votre e-mail avant de l'envoyer pour détecter les fautes de frappe ou les erreurs. Si vous prenez le temps de rédiger soigneusement votre e-mail professionnel, vous serez sûr de faire bonne impression.

Quelles sont les quatre parties d'un e-mail formel ?

Les quatre parties d'un e-mail formel sont la ligne d'objet, la salutation, le corps du message et la signature.

La ligne d'objet doit être brève et directe. Cela devrait donner au lecteur une idée du sujet de l'e-mail.

La salutation ou la salutation doit s'adresser au lecteur par son nom ou son titre. Le corps du message est l'endroit où vous écrirez votre e-mail. Assurez-vous de relire votre message avant de l'envoyer.

La signature est votre nom, le titre du poste et vos coordonnées. Cela permet au destinataire de savoir à qui il parle et comment il peut vous contacter.

Image : Éléments Envato